江西省文书类电子档案著录规范

江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）

江西省档案局

二〇一一年十一月

目录

一、适用范围 (1)

二、著录项描述 (2)

三、著录项目 (2)

四、著录项定义与著录格式 (2)

㈠标识项 (2)

㈡内容描述项 (6)

㈢形式特征项 (8)

㈣管理与权限项 (8)

㈤附注项 (9)

五、文书类电子档案著录项简表 (9)

六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)

江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）

为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。

一、适用范围

本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。

本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。

本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。

本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。

本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。

确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。

二、著录项描述

本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：

定义：对著录项含义的描述。

著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。

约束性：该著录项或由著录项创建的数据库字段是否采用的强制程度，分“必选”、“可选”、“条件选”。“必选”表示必须采用此著录项，“可选”表示此著录项目为可选项，“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用该著录项。著录项的约束性对相应的数据库字段是否不能为空不作要求。

数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数字型、日期时间型等。

数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。

三、著录项目

本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档案的内容与形式特征。著录项共设5个大项、30个小项。5个大项分别是标识项、内容描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。

四、著录项定义与著录格式

㈠标识项

1.档号

档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

一个档案馆（室）内不能有重复的档号。

2000年及以前形成的以案卷为单位整理的文书档案档号结构主要有两种：全宗号-目录号-案卷号-页号，如示例1、示例2；全宗号-年度-案卷号-页号，该结构适用于年度下将保管期限为永久、长期、短期的案卷大流水排列的整理体系，如示例3。

2001年及以后形成的，以件为单位整理的文书档案档号结构主要有两种：全宗号-档案门类代码·年度-机构（问题）代码-保管期限代码-件号·子件号，全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号·子件号。由同一项业务活动中形成的多份档案构成的组合件，件内单份档案应编制子件号，如示例4；一项业务活动仅形成一份档案时，子件号可以不编制，如示例5。

上述档号构成规则如果不能适应馆藏档案已有编目体系需要，应遵循已有档案整理、编目成果，在确保馆内档号不重复的基础上自定义档号构成规则，并正式公布。

档号各构成项的著录格式参见对应的著录项。档号各构成项之间用半角“-”相连，类别号中各子项之间用中间“·”相连。

示例1：X035-003-005-025

示例2：X043-1990Y-001-002

示例3:1003-1990-002-096

示例4：X043-WS·2011-01-Y-001·01

示例5：X068-WS·2010-D30-026

2.全宗号

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗号是国家综合档案馆为同级立档单位给定的全宗的规范化代码。

不向国家综合档案馆移交档案的单位由各单位根据本单位法人变更情况自行设定。

全宗号由4位代码构成。其中第一位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆内不能有相同的全宗号。

示例1：X001

示例2：1001

3.档案门类代码

档案所属门类的规范化代码。

文书档案门类代码为WS，由“文书”两个中文字的拼音头字母组成。2001年及以后形成的文书类电子档案，该著录项必选。

4.年度

文书类电子档案形成年度。

著录文书类电子档案的形成年度，用4位阿拉伯数字标识。当形成年度无法考证时，著录其归档年度，并在附注项加以说明。

5.机构（问题）代码

赋予归档文件分类方案类目的标识符号。

2001年及以后形成的文书类电子档案，该著录项必选。

按归档文件形成单位制定的分类方案类目代码表著录。

6.保管期限代码

保管期限的规范化代码。

保管期限代码为“Y”、“C”、“D”、“D30”、“D10”，分别对应永久、长期、短期、定期30年、定期10年等五种保管期限。按文书类电子档案的实际保管期限著录。

7.目录号

全宗内案卷所属目录的代码。2000年及以前形成的纸质文书档案，该著录项必选。

目录号著录项适用于2000年及以前形成的纸质文书档案数字副本，有两种构成方法：一是全宗内案卷所属目录的代码或顺序号，用3位阿拉伯数字标识，不足三位，前面用“0”补足。二是由文件形成年度与保管期限代码组合构成，如“1982Y”代表1982年形成的、保管期限为永久的一组案卷。

8.案卷号

目录内案卷排列的顺序号。

2000年及以前形成的纸质文书档案，该著录项必选。

著录档案所属的案卷号，用3位阿拉伯数字标识。案卷号不足三位，前面用“0”补足，如“003”。

9.页号

案卷内文件每页排列的顺序号。

2000年及以前形成的纸质文书档案，该著录项必选。

著录每份文件在卷内的起始页号。页号用3位阿拉伯数字标识。页号不足三位，前面用“0”补足，如“003”。

10.件号

单件文书类电子档案在一个保管期限下排列的顺序号。

2001年及以后形成的文书类电子档案，该著录项必选。

件号用3位阿拉伯数字标识。件号不足三位，前面用“0”补足，如“026”。

11.子件号

指组合件内单份文书类电子档案排列的顺序号，如请示、批复分别著录两个子件号。

2001年及以后形成的文书类电子档案，该著录项必选。

子件号用2位阿拉伯数字标识。子件号不足2位，前面用“0”补足，如“01”。

12.盒号

文书类电子档案对应的纸质原件或复制件所在档案盒的编号。

可自定义盒号构成规则。建议盒号构成规则为：全宗号-档案门类代码·年度-档案盒顺序号，档案盒顺序号是在年度下编制的流水号，由3位阿拉伯数字组成，不足三位，前面用“0”补足。

示例：1012-WS·2002-008

13.电子档案名

在计算机存储器中唯一标识电子档案的一个字符串，由名称、扩展名二部分组成。

可采用文件级档号或其它命名规则为文书类电子档案命名。

示例：X035-WS·2008-06-Y-102.pdf

㈡内容描述项

1.题名

又称正题名，一般指单份文书类电子档案文首的题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。

有题名且能反映文书类电子档案主要内容的，照原题名著录。没有题名或题名不规范的，须重拟标题，并用“［］”号将重拟题名括起。题名中出现的年、月、日，统一用阿拉伯数字表示，年度用4位阿拉伯数字标识。

示例：通知［关于首届江西省档案工作者年会征文的通知］

2.文件编号

文书类电子档案制发机关赋予文件的发文字号。

按照原文著录。文件上有多个文件编号时，立档单位编制的文件编号必须著录；多个文件编号中间用全角的“；”隔开；文件编号中的年度统一用四位阿拉伯数字标识。

3.责任者

对文书类电子档案内容进行创造、负有责任的组织或个人。

责任者为机关团体时，著录单位全称或规范性的通用简称；责任者为个人时著录姓名，必要时姓名后著录职务，姓名与职务间以“，”相隔。多个责任者之间以全角“；”号相隔。

4.附件题名

文件正文后所附材料的题名。

按原文著录具有检索意义的附件题名。有多个具有检索意义的附件时，应逐一著录附件题名，附件题名之间以全角的“；”相隔。

5.成文时间

文书类电子档案的形成时间。

成文时间按照DA/T18-1999 “9.4.1文件形成时间”的规定著录，用8位阿拉伯数字标识。

示例：一份文书类电子档案的形成时间为2011年2月18日，应著录为：20110218。

6.机构（问题）

归档文件分类方案类目的名称或规范化简称，用以描述文书类电子档案的来源信息。

2001年及以后形成的文书类电子档案，采取年度、机构（问题）、保管期限分类方案的，该著录项必选。

按归档文件分类方案类目名称著录。本著录项与机构（问题）代码著录项是关于同一问题的两种描述方法。

7.主题词

能够揭示文书类电子档案主题内容的规范化词，按公文版记中已有公文主题词著录，多个主题词之间以全角的“；”相隔。

8.人物

文书类电子档案中出现的人物信息，包括在文件上作了亲笔批示的重要领导人、干部任免名单、单位领导班子组成人员名单以及各行各业代表性人物等。

著录具有检索意义的人物姓名，必要时可同时著录人物的职务、出生地、工作简历等信息。不同人物信息之间用全角的“；”号隔开。对作出批示的重要领导人，应著录领导人的职务、姓名及批示行为等信息。

示例：中共江西省委书记苏荣作重要批示

㈢形式特征项

1.页数

一份文书类电子档案的页数。

著录每份文书类电子档案的实际页数。

2.语种

文书类电子档案正文所使用的语言类别。著录《语种名称代码第1部分：2字母代码》（GB/T 4880.1-2005）中与语种对应的汉语名称。

㈣管理与权限项

1.密级

文书类电子档案保密程度的等级。

按照文件原文标明的密级或经鉴定变更的密级著录。《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）将文献保密等级划分为五个等级:公开、限制、秘密、机密、绝密。

2.保密期限

与密级相对应的文书类电子档案保密期限。

依据《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003），除有特殊规定外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。

3.保管期限

根据档案价值确定的档案保存时间。2000年及以前形成的纸质文书档案保管期限包括永久、长期、短期等三种。2001年及以后形成的文书类电子档案保管期限有永久、定期30年、定期10年等三种。

按照文书类电子档案的保管期限著录。本著录项与保管期限代码是有关同一问题的一组著录项。

4.控制标识

控制文书类电子档案能够安全利用的分类标识。对馆藏文书类电子档案进行著录和数据库建设时，该著录项必选。

根据文书类电子档案三网管理与分级利用的需要，控制标识符的值域有：开放、控制、待定、绝对控制、政务外网公开、互联网公开。“开放”、“控制”表示在国家综合档案馆局域内网的安全利用标识。“待定”表示文书类电子档案接收进馆后待鉴定，与“控制”的利用权限相同。“绝对控制”表示文书类电子档案在馆内数字档案管理系统的利用必须按规定经过审批。“政务外网公开”表示可在国家综合档案馆政务外网利用平台上公开。“互联网公开”表示可在互联网门户网站利用平台上公开。

5.离线存址

文书类电子档案离线备份介质的编号。

著录档案级光盘、磁带等离线备份介质的编号，多个编号之间用“；”隔开。离线备份介质编号规则按照《江西省数字档案与数据离线备份管理规范》编制。

示例1：X128G2008B0001

示例2：436001C2010D0001

6.电子档案生成方式

文书类电子档案的形成方式。

根据电子档案的实际生成方式著录。文书类电子档案生成方式有：原生、数字化。

示例：一份形成于1978年的纸质文书档案，其数字副本的电子档案生成方式著录结果为：数字化。

㈤附注项

附注是指文书类电子档案各著录项需要解释和补充的事项。

附注项的内容依各著录项目的顺序著录。项目以外需解释和补充的列在其后。

五、文书类电子档案著录项简表

六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范

1、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范(传统)

2、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范(简化)

电子档案管理系统平台

盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

文书档案管理作业以及答案

一、单选题（共6 小题，每题5 分） 1、（C ）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 2、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（A ）。 A、永久 B、30年 C、10年 3、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（B ）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（A）。 A、永久 B、30年 C、10年 5、（D）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办 6、单份文件整理的最终“产品”是（C ）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 二、多选题（共6 小题，每题5 分） 1、归档就是（A ）的文件经（C ）交档案室保存的过程。 A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

2、对于本单位收文，是以是否（BC）为归档判断标准的。 A、上级文件 B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件 3、归档文件的特点是（ACD ）。 A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理 D、来文机构的规格很高 4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ABCD）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际 5、归档时每份文件必须齐全完整，即（ABD ）必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本 D、转发件与被转发件 6、公文标题由（ABC ）组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度 三、判断题（共8 小题，每题5 分） 1、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用. 对 2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。错 3、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。错 4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。对 5、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错

江西省文书类电子档案著录规范

江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行） 江西省档案局 二〇一一年十一月

目录 一、适用范围 (1) 二、著录项描述 (2) 三、著录项目 (2) 四、著录项定义与著录格式 (2) ㈠标识项 (2) ㈡内容描述项 (6) ㈢形式特征项 (8) ㈣管理与权限项 (8) ㈤附注项 (9) 五、文书类电子档案著录项简表 (9) 六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)

江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行） 为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。 一、适用范围 本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。 本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。 本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。 本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。 本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。 确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。

电子文件归档管理规定

电子文件归档管理规定 第一条为适应办公及档案信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本处室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年3月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件数字档案应至少制作四套备份（一套硬盘，三套光盘），备份介质分开保管，一套提供利用、一套封存、一套异地保存、一套

电子档案管理系统平台

电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

文书档案管理作业

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 2、.单份文件整理的最终“产品”是（）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 3.、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。 A、永久 B、30年 C、10年 4、（）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 5、承办是公文处理过程中的（）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 6、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。 A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份 二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动 2、公文构成要素中的收文单位包括（）。 A、上级单位 B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位 3、公文结构的必备要素包括（）。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者 4、归档的时间一般设定为（）。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底 5、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者 6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期 三、判断题（共 8 小题，每题 5 分） 1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对错 2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对错 3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。对错 4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对错 5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对错 6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对错 7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对错 8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对错

档案归档目录著录细则

档案归档目录著录细则 1通用格式 1.1责任者： 所有责任者须填写单位全称或规范的简称。 如：单位全称：盐商集团人事行政部 规范的简称：人事行政部 不规范的简称：人事部 责任者在著录时应前后保持一致。 如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。 个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。 会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议 未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。 1.2日期： 所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。 如：92年1月23日 正确写法为19920123 错误写法：920123 或者1992123 如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。 如：原文日期为92年12月 正确写法为：19921200 如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321 1.3文号： 应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。 如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号 正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号 如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。

2案卷目录格式要求 2.1案卷目录著录项目： 包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。 2.2著录格式： 2.2.1档号： 格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“?”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。位数不足的，以“0”补齐。 如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG?zg 2.2.2案卷题名： 一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。2.2.3责任者： 一般照录原文，规范同1.1。 2.2.4归档年度： 该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。 如归档年度为92年，应写为1992 一般文件发文年度即归档年度，个别情况下应注意区分。 例：文件《盐商集团2014年工作总结及2015年工作展望》，发文日期为2015年1月10日，如果该文件以总结为主，则应作为2014年文件归档，即归档年度为2014。 2.2.5页数： 填写该卷档案的总页数。 2.2.6卷内件数： 填写该案卷内总件数 2.2.7起始时间、终止时间： 分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。 2.2.8保管期限： 按原保管期限分别填入“永久”、“30年”“10年”。 一般将不同保管期限文件分开立卷。

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定 为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。 3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。 （3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总

档案数据著录规范.

档案数据著录规范 一、数据准备 数据准备，是指在档案目录信息进入数据库前规范档案目录内容，提供准确有效档案目录信息的工作。案卷不符规范要求的应改正，如没有页码的要补编、松散的案卷应重新装订等。数据准备工作应符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（ＤＢ35/Ｔ161－2002）及有关规定，著录目录时，对照档案逐“件”录入，不可直接按原有的目录进行录入。 二、数据录入 （一）文件级目录数据著录要求 １、全宗号：是档案馆给定每个立档单位的代码。全宗号用４个字符（半角）表示，如：“中共建宁县委宣传部”的全宗号为3，应著录为“0003”。全宗号的格式是：×××× ２、案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。（采用按不同保管期限、不同门类或不同载体形态设置，注意，一个全宗内的案卷目录号不得重复）。用３个字符（半角）表示，如：第１２号目录应为012，一个全宗内的目录号不能重复。 ３、案卷号：案卷排列的顺序号，每个目录内的案卷号不能重复；用4个字符（半角）表示。（建议各立档单位只编制归档号，案卷号待档案移交进档案馆后由档案馆编制） ４、归档号：是档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号，应据实著录。 ５、页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文页面为一页；页号著录每份文件首页所在的页号，页号不应有重号，用4个字符（半角）表示，如：102页应著录为0102。（案卷内文件首页的号码存在重码、跳码的现象，应重编页码） ６、文件题名：即文件标题。（是字符型，不得超过80个汉字，全角状态下著录）

（１）原则上照实著录原文标题，不能断章取义，如：题名“建宁县人民政府关于加强档案工作的通知”，就应照实录入，而不应录入为“关于加强档案工作的通知”。原文有错或漏字的，应照实录入，用“［］”在其后加以说明，如“中共建宁县委关于×××同的任通知”，应录为“中共建宁县委关于×××同［志］的任［职］通知”。 （２）文件题名冗长，超过规定字段长度的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。 （３）对题名中出现“我省”“你局”“本府”等不规范简称的，应据实著录并在其后注明全称或规范的简称，用“［］”标识。如“关于本局……工作总结”应录成“关于本局［××局］……工作总结”，而不应录成“关于××局工作总结”。 （４）文件有正题名、副题名或题名说明的，正题名能够反映文件内容，按正题名著录；正题名不能反映文件内容的，应同时著录文件的副题名或题名说明，在著录副题名之前加上“：”，如正题名为“开拓创新，实现新的跨越”、副题名为“二○○五年工作总结”，应录为“开拓创新，实现新的跨越：２００５年工作总结”。如果字段长度不够，可归纳后著录，用“［］”标识。 （５）文件没有题名的，应依据文件内容拟定题名，用“［］”标识；原文件题名不能揭示文件内容的，如“通知”、“报告”等，应依据文件内容另拟题名附后，用“［］”标识，如：“通知［×××］”，要把这份文件的主要内容拟写出来，题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种。 （６）应在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“［］”。例如：“关于×××等同志职务任免的通知”应著录为“关于×××［×××、×××］等同志职务任免的通知”。 （７）题名中所涉及到的数字，一般都要采用全角阿拉伯数字著录，但是对专用名称则要按原文进行著录。如“一九九一年”应录成“１９９１年”（如“九一年”应直接录成“１９９１年”）、但“三中全会”不得录成“３中全会”。 （８）题名中不能出现空格或半角字符，否则数据会出错。标题中出现的英文字母、标点符号要在全角状态下录入。 （９）上级简报信息若干期为一件时，应录为：工作简报“［第××期至第××期］”，但本级简报信息应一期录一条，如、“简报（１）［……］”。 （１０）会议记录本的著录：有卷内目录的按目录著录，没有卷内目

企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司

目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应

文书档案管理论文

文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件

取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位

3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；

电子档案管理系统技术设计方案

电子档案管理系统 二○一六年十月

第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对

档案著录规则

中华人民共和国档案行业标准 档案著录规则 Bibliographical description for archives 中华人民共和国档案行业标准 档案著录规则 DA/T18-1999 (代替GB/T3792.5-85) 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施 ________________________________________ 1 范围 本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被

修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB/T3792.1-1983 文献著录总则 GB/T7156-1987 文献保密等级代码 GB/T9704-1988 国家机关公文格式 GB/T15418-1994 档案分类标引规则 GB/T3860-1995 文献叙词标引规则 DA/T1-1992 档案工作基本术语 DA/T19-1999 档案主题标引规则 3 定义 本标准采用下列定义。 3.1 著录 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA/T1中5] 3.2 著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 3.3 条目 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。 3.4 著录格式 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

文书档案整理

文书档案整理 一、做好档案工作应首先掌握的几个概念 面对一堆杂乱无章的文件材料～在归档前～我们需要掌握几个基本概念 ,一,、档案的种类。就目前现代档案可分为:文书档案、科技档案、专门档案,会计、照片、声像、光盘等, 1、文书档案---文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动～如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成～文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中～为互相联系和处理事务等实际需要～用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。如请示、批复、决定、决议～法规、法律等等 2、科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等, 3、专门档案是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。新型载体档案如照片、影片、录像、光盘档案又称声像或音像档案和电子档案是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案。 今天我们探讨的档案种类主要是文书档案。 ,二,文书档案的归档制度 就是文书部门处理完毕的文件～经过整理归档～定期移交给机关档案室集中保存～作为机关的一项制度执行。 它主要包括:归档范围、归档时间及归档的质量要求 1、归档范围:就是归档文件整理的范围。确定归档范围是整理工作

首先要解决的实际问题。收集中的文件材料～有本机关的～也有 上级、同级、下级送来的～有重要的～也有一般事务性的～有长 期效用的～也有短期效用的。在整理时～不是所有的文件材料都 需要归档～而是要正确分析～区别对待。在确定归档范围时～既 要保证该归档的文件材料收集齐全～完整归档～防止?有档不归?～ 又要注意不该归档的文件材料不能归档～防止?有文必档?。这 里的齐全---主要指归档率:实际归档文件,应归档文件。如100 个文件号～只归档了80个,或者有10个机构只归档了8个。完 整包含,1,、对破损文件进行修裱,,2,不要缺张少页,,3, 字迹模糊的要进行抢救,,4,、一套会议文件、一套资料要求完 整、齐全。如申请项目时有请示～还有可行性研究报告等附件～ 如无附件～文件归档就不齐全。具体的归档范围参照国家档案局8 号令第三条。,解读, 2、归档时间:一般在第二年6月底以前。 3、归档的质量要求:a、归档文件要齐全完整～公文必须是正式的 生效的公文,b、符合档案保护要求,字迹材料符合耐久性要求等,, c、对大纸张进行折叠, d、卷内文件排列有序 e、有编制目录、交 接手续。 二、归档文件的整理程序 将归档文件以件为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、录入、编目、装盒～使之有序化的过程。 ,一, 文件的整理 《归档文件整理实施细则》最根本的特点是以?件?为整理单位～进行文件级管理。

城市建设档案著录规范

城市建设档案著录规范 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】

城市建设档案着录规范（GB/T50323—2001，建设部、国家质量技术监督局 2001-03-05联合发布，2001-07-01实施） 1总则 1.0.1为建立健全全国统一的城建档案检索体系，提高全国城建档案的管理水平，充分发挥城建档案在城市建设中的作用，制定本规范。 1.0.2本规范适用于各类城建档案的着录工作，不适宜用作城建档案目录的组织方法。 1.0.3城建档案着录除执行本规范外，尚应执行有关标准规范的规定。 2术语、符号 2.1术语 2.1.1城建档案（urbanconstructionarchive） 在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形成的历史记录。 2.1.2建设工程项目（constructionproject） 具有计划任务书和总体设计，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。 2.1.3单项工程（singleproject） 在建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。 2.1.4工程档案（projectarchive） 工程档案是在整个工程建设过程中，包括从立项、审批到竣工验收备案等一系列活动中直接形成的文字、图表、声像等各种形式的有价值的历史记录。 2.1.5案卷（file） 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 2.1.6城建档案着录（descriptionofurbanconstructionarchive） 编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 2.1.7城建档案着录项目（itemofdescriptionforurbanconstructionarchive）

电子文件 电子档案 OA三者之间的区别

电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理

和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求