高校基层单位办公室工作中的规范化管理

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高校基层单位办公室工作中的规范化管理

作者：吴文婧

来源：《人力资源管理》2012年第06期

摘要：高校基层单位办公室工作规范化管理将有利于工作的顺利开展，有利于提高工作效率。本文从办公室工作职能、规范化管理的必要性和制度化建设三个方面简述办公室工作的规范化管理。

关键词：高校基层单位办公室工作规范化管理

随着社会主义市场经济的不断发展，知识经济时代的到来，为我国高等教育带来了前所未有的发展机遇和挑战，也给办公室管理提出了新的要求。如何抓住机遇、回应挑战，促进高等教育迅猛发展；如何使高校办公室工作逐步步入制度化、规范化、科学化管理的轨道，保证办公室职能的正常、合理、有序、高效运作是摆在所有高校面前的重要课题。作为高校系办公室人员，要全面准确地把握自身职能意识，清楚自身工作的运行规律，端正思维方式，提高职业素质，发挥管理人员本职工作的作用，为高校教育整体工作的完成奠定坚实的基础。

一、高校基层单位办公室职能

1.处理好日常事务。系办公室作为系科对外的一个窗口，需要处理大量的日常事务及各种临时性、突发性的任务。主要有：①参加、安排会议。经常性地要参加学校会议，获得学校最新动态，安排系里会议，传达上级精神，讨论教学工作进展情况，组织教师进行经验交流等。

②办理、处理各种文书和档案。负责系里各种文件、信函、资料的收集、登记、下发、传阅、催办等工作及各种档案的归档立卷工作。③协助学校有关部门和系领导具体安排新生入学、毕业、排课、安排教室、办理证件、管理各种公章印件等。

2.协调职能。高校系办公室作为一个沟通上下、协调左右的基层综合管理机构，理所当然要承担起综合性、整体性的协调职能。主要有以下几个方面：①协调处理好与学校其它各部门之间的关系。②协调好领导之间的关系。③协调好领导与教师之间的关系。④协调好教师和学生之间的关系。只有这样才能使系领导集中精力抓好教学，提高系科教学质量，达到系办公室为教学服务的目的。

3.服务职能。无论从办公室工作的性质看，还是从办公室工作的职能看，为部门服务、为领导服务、为教学服务、为师生服务是高校系办公室工作的重要职责。系办公室服务工作不能只停留在口头上、表面上，对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情应妥善解决，要办得好、办得快。因此，搞好系办公室的服务工作，对提高一个系的教学水平、科研水平具有重要意义。

二、办公室工作规范化的必要性