Word模板使用

Word模板使用

用Word编排文档时，我们时时刻刻都在使用模板，或许您还不知道，或许您已知道，但对模板抱有神秘感，不知道怎么使用它，更不用说如何修改和创建符合自己需要的模板了。其实文档模板也是一种Word文档，只是比普通的文档多了一个内容罢了。

1.模板的概念

模板是一类特殊的文档，它可以提供完成最终文档所需要的基本工具，一般包含以下内容：

同类文档中都相同的文本：每篇文档中都需要的文字和图形，比如页眉和页脚；用于插入日期、时间、文件名和文档标题等信息的域；固定的图文标识；公司徽标等；

页面格式：用“文件”菜单的“页面设置”命令设置的页边距和其它页面选项；

样式：它们是格式化文档所必须的工具；

自动图文集词条：以自动图文集词条形式保存的文字或图形，以便快速地向文档添加相同的文本和图形；

宏命令；

占位文字：其实是一个域，单击它可以选定域，然后输入对应的内容，以便快速地套用文档模板的排版格式；

自定义菜单项、快捷键、工具栏。

模式是为了加速文档的编撰过程而建立的，您可以使用Word提供的模板来创建新文档，以模板提供的文本、图形和格式为蓝图，快速地编写文档，以节省时间和精力。Word提供了许多常见文档类型的模板，如备忘录、报告、传真、商务信件、简历等。您可以直接利用这些模板，也可以对它们加以修改，或创建符合自己要求的模板。在创建文档时，如果您不选用其它模板，Word默认使用默认模板。

1.1模板的种类

模板分为普通模板和特殊模板两类。特殊模板包括向导和默认模板两种，除此之外的模板都是普通模板。普通模板中有一种较为特殊的模板叫共用模板，它不是因为具有什么特别的属性，而是由于对它进行了特殊的处理，使其具有特殊的使用属性。默认模板和共用模板又统称为通用模板。

1.1.1默认模板

在“Template”文件夹或者“用户模板”文件夹下有一个Normal.dot的模板，就是默认模板，它适用于创建任何类型的文档。Word启动时或者单击“常用”工具栏上的“新建”按钮创建的新文档，都是基于默认模板的空白文档。

在用Word工作期间，默认状态下Word将您创建的自动图文集词条、宏、工具栏、自定义菜单设置和快捷键都保存在它上面。请您记住：保存在“Normal”模板中的所有自定义项对任何文档都是有效的。

如果Word在Word程序文件夹（如WinWord）或模板文件夹（如Template）中都未找到“Normal.dot”模板，它就会创建一个带有标准Word文档格式、常用菜单、工具栏和快捷键设置的新“Normal.dot”模板。如果您修改了默认模板，但是现在您想撤销修改，可以将上述文件夹下的Normal.dot删除或改名，让Word 给您创建一个新的标准默认模板。

值得注意的是：如果将默认模板删除，那么保存在它上面的所有用户自定义内容，比如工具栏、快捷键、宏、样式、自动图文集词条等将统统被删除。较好的办法是：先将原来的Normal.dot改个名字，再生成一个新的Normal.dot，如果发现丢失了什么东西，再打开被改名的默认模板，从中查找需要的内容，并将它们复制到新创建的默认模板上。

1.1.2共用模板

在编排文档时，只能使用该文档所套用的模板（即活动模板）和默认模板中的自动图文集词条、宏、自定义工具栏、菜单设置和快捷键。如果想使用其它模板上的一些项目，可将这个模板安装为共用模板。共用模板是指除默认模板、活动模板之外的，用“文件”菜单中的“模板”命令加载的模板，因此所有的模板都可以成为共用模板。在“Word编程”一章我们讲了如何使用Word提供的宏命令，就是将含有这些宏的模板加载为共用模板来实现的。加载共用模板的方法如下：

单击“文件”菜单中的“模板”命令，弹出一个对话窗口；

单击“共用模板及加载项”组框中的〖添加〗按钮，弹出与打开对话窗口类似的窗口；

在模板文件夹下查找需要的模板，选中它；

单击〖确定〗按钮打开模板作为共用模板；

单击模板对话窗口的〖确定〗按钮返回。

装入模板后，保存在其中的项目在本次Word运行期间对任何文档就有效了，但是，用这种方法装入的加载项和模板会在关闭Word时自动卸载。下次再启动Word时，如果还要使用，还得重复以上的步骤。如果在每次使用Word时，都要将某一模板加载为共用模板，可以将这个模板复制到Word的Startup文件夹中，这样Word启动时就会自动加载这个模板了。如果一个共用模板不再需要时，为了提高系统的运行效率，需要卸载共用模板，方法如下：

单击“文件”菜单中的“模板”命令，弹出模板与加载项对话窗口；

选定“共用模板及加载项”组框中要卸除的一个模板或加载项；

单击〖删除〗按钮将模板或加载项从列表框中删除；若要卸载一个模板或加载项，但仍将其留在列表框中，可清除该项前的复选框。

单击〖确定〗按钮返回。

2.使用模板

使用模板的途径有：创建新文档时直接选用、将模板加载为共用模板、为活动文档套用新的模板。将模板加载为共用模板的方法前面我们已经讲过了，下面介绍其余两种方法。另外，还可以使用“格式”菜单中的“样式库”命令，直接套用其它模板上的样式，注意这种方式引用的仅仅是模板的样式，而不包括其它项目。

2.1创建新文档

在Word中，不论您愿意与否，只要创建新文档都会直接套用模板。您会说我又没有选用模板，怎么可能呢？其实，单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，将创建基于默认模板Normal.dot的空文档；如果单击“文件”菜单中的“新建”命令，那么会弹出窗口让您选择模板，然后创建基于这种模板的新文档。创建新文档的步骤如下：

单击“文件”菜单中的“新建”命令，弹出对话窗口，单击对话窗口中的某一个选项卡标签，弹出一个“新建”对话窗口；

单击窗口左边列表框中的一个图标，在“预览”框中会显示该模板的排版效果；

单击〖确定〗按钮，创建基于选定模板的新文档。

2.2为活动文档套用模板

如文档编排好后，对文档排版格式不满意，可以通过修改相应段落的样式，以改变文档中的特定段落的编排格式。但是，当要大幅度修改文档格式时，可以试着更改当前活动模板，从模板库中选择一个更加合适的模板，以便快速更改文档的编排格式。方法如下：

单击“文件”菜单中的“模板”命令，弹出“模板与加载项”对话窗口；

单击“文档模板”组框中的〖选用〗按钮，弹出类似于打开文档的选用模板对话窗口；

选中一个合适的模板，单击〖打开〗按钮，选中的模板会显示在模板和加载项对话窗口的“文档模板”编辑框中；

选中“自动更新文档样式”复选框；

单击〖确定〗按钮返回。

当返回编辑状态后，Word将模板中的样式添加到文档中，如果文档和模板中的样式名称相同，Word会更新文档样式以符合模板样式，并且自动对文档内容套用新选模板中的样式。

2.3套用其它模板中的样式

如果想使用其他模板中的样式来设置文档格式，但又不想更改文档所基于的模板，使用“格式”菜单中提供的“样式库”命名可以完成这项功能。步骤如下：

单击“格式”菜单中的“样式库”命令，弹出“样式库”对话窗口；

在“模板”列表框中选中合适的模板，这时在右边的“预览”框中可以看到文档套用这种模板中样式时的实际效果；

如果符合您的要求，单击〖确定〗按钮返回，这时Word将自动对您的文档套用选用模板的样式。

3.修改模板

就像普通的Word文档可以修改一样，您可以修改已有的模板。模板被修改之后，您对模板文本、样式、节格式所做的修改对以前基于该模板创建的文档没有影响；然而，您在模板中创建或修改的自动图文集词条、宏、工具栏、菜单和快捷键对基于这个模板上的所有文档（不论是以前创建的文档还是刚创建的文档）都有效。修改模板的步骤如下：

单击“文件”菜单中的“打开”命令，或者单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，弹出打开文件对话窗口；

单击“文件类型”列表框，在弹出的列表框中选中“文档模板”；

在“文件名”编辑框输入欲修改的模板名；或者在“名称”列表框中选中欲修改的模板名称；

单击〖确定〗按钮，打开模板；

像对Word文档进行修改一样，您可以对模板中的文字和图形进行编辑和格式化，设置页面和文本格式，创建或修改样式，修改快捷键、工具栏或菜单，定义自动图文集词条，创建宏命令，或者复制、重命名或删除模板上的各种项目；

修改完毕，单击“文件”菜单中的“保存”命令，或者单击“常用”工具栏的“保存”按钮，保存模板；

单击“文件”菜单中的“关闭”命令，关闭模板。

由此可见修改模板和修改文档没有什么两样，不同的是，修改文档主要是修改文档中的文本和图形等内容，而修改模板主要是修改模板所包含的样式、自动图文集、宏命令、页面格式、节格式、工具栏、菜单、快捷键等内容。要完成样式、自动图文集、工具栏或宏命令的修改，您必须使用Word的“管理器”，这个管理器是专门用来管理上述项目的，可以用它来复制、删除、重命名这些项目。

打开管理器的方法是：

单击“文件”菜单中的“模板”命令，弹出模板与加载项对话窗口；

单击〖管理器〗按钮即可。

4.创建模板

4.1创建基于已有文档的模板

以现有的文档文件为模板，可以快捷地创建一个新模板，供以后编辑类似文档时使用。方法如下：

单击“文件”菜单中的“打开”命令，从文档列表框中选中所需文档，单击〖确定〗按钮打开它；

单击“文件”菜单中的“另存为”命令，弹出另存为对话窗口；

单击“保存类型”列表框，在弹出的文件类型列表中选中“文档模板”；

在“文件名”编辑框中输入新模板的名称；

从“保存位置”列表框中打开MSOffice（或Word）文件夹中的Template文件夹；

单击〖确定〗按钮保存模板；

删除模板中不需要的文本和图形；

添加该模板创建的所有新文档中都需要的文字和图形；

修改页边距设置、纸张大小和打印方向、样式和其它格式；

设置页眉和页脚的格式；

创建、修改、复制模板需要的自动图文集词条、宏命令、工具栏、快捷键等；

单击“常用”工具栏上的“保存”按钮；

单击“文件”菜单中的“关闭”命令，完成新模板的创建。

4.2创建基于已有模板的模板

如果系统中已经有类似的模板，执行下面的步骤，可以加快创建模板的进程。

单击“文件”菜单中的“新建”命令，弹出新建对话窗口；

选中与欲创建模板类似的模板；

选中“新建”组框中的“模板”互斥项；

单击〖确定〗按钮，创建新模板；

单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出另存为对话窗口；

以下步骤和“创建基于已有文档的模板”的第3步以后的相同。

4.3设置模板的预览功能

如果您留心，可能已经发现在“新建”对话窗口选中一个模板（默认模板NORMAL.DOT除外）后，在窗口的右边的预览窗口中显示出套用该模板的效果。那么，这种模板预览功能是如何实现的呢？需要完成两部分工作，步骤如下：打开需要设置预览功能的模板；

单击“文件”菜单中的“属性”命令，弹出文档属性对话窗口；

单击对话窗口中的“摘要信息”选项卡，切换到摘要信息对话页；

选中“保存预览图片”复选框；

单击〖确定〗按钮返回。

只有选中了“保存预览图片”复选框，在新建文档对话窗口中选中模板时才会有预览模板的效果，否则是不能预览的。但是，要看到文档的实际排版效果，还需要做如下的工作：

在模板中输入欲在预览时显示的文字和图形，并用样式格式化它们；

全部选定它们；

单击“编辑”菜单中“自动图文集”命令，弹出自动图文集对话窗口；

单击“自动图文集词条的有效范围”列表框，在列表框中选中正在编辑的模板，而不是“Normal.dot”；

在“名称”编辑框中输入“Gallery Example”；

单击〖新增〗按钮创建名称为“Gallery Example”的自动图文集词条；

单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮删除这些内容。

这样在以后打开“新建”对话窗口并选中该模板时，就会在“预览”框中看到自动图文集词条“Gallery Example”所包含的内容了，也就是模板具有了预览功能。