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加油站台账标准及填写规范(2009版)

加油站台账标准及填写规范(2009版)

加油站台账标准及填写规范

(2009版)

加油站台账标准及填写规范(2009版)

二00八年十二月

前言

为了加强加油站内部管理,降低员工劳动强度,提高员工工作效率,同时适应零售管理信息系统开发的需要,根据销售公司《中国石化加油站新账表》要求,省公司组织人员加油站经营和管理账表进行深入研讨。经过多次论证和修改,并征求相关处室和各市州分公司的意见、建议,现统一加油站经营和管理账表46本,其中:经营流转类账册表单15本,基础管理台账15本,加油IC卡台账13本,ME使用记录3本。

为顺利推广使用本套账表,特编写本规范。加油站将以使用本套账表为主,未经省公司零售中心同意,各单位不得改变任何账表格式和填写规范,严禁在加油站增加任何账表。

本规范由湖北石油分公司零售中心负责解释。

目录

1.加油站进油核对单 (6)

2.加油站交接班表 (7)

3.加油站商品盘点月报表 (9)

4.加油站油品回罐记录 (11)

5.加油站自用油记录 (12)

6.加油站应收预收客户台账 (12)

7.加油站代存代付客户台账 (13)

8.加油站营业款上缴台账 (13)

9.加油站付油日报表 (14)

10.加油站销售日报表 (16)

11.加油站油品分罐保管登记账 (18)

12.加油站库存商品明细分类账 (20)

13.加油站润滑油销售班报表 (22)

14.加油站润滑油销售日报表 (23)

15.加油站发票领用记录 (23)

16.加油站卸油流程“十步法”程序检查表 (24)

17.加油站发电机运行记录 (24)

18.加油站督导记录本 (25)

19.加油机校机记录 (25)

20.加油站客户档案 (26)

21.加油站运行日志 (26)

22.加油站计量原始记录本 (27)

23.班组保险柜存款记录本 (28)

24.加油站员工学习记录 (29)

25.收入资金上缴日记账 (29)

26.加油站HSE管理综合记录……………………………………

30

27.加油站设备管理记录本 (31)

28.加油站未遂事故报告单 (32)

29.加油站水电表交接记录表 (32)

30.加油站水电月报表 (33)

31.内部卡使用管理台账 (33)

32.加油卡卡片盘点表 (34)

33.加油卡付油差异表 (35)

34.加油卡卡片领用申请单 (36)

35.加油卡领用存管理台账 (38)

36.加油卡业务处理申请单 (38)

37.加油卡上缴明细单 (39)

38.加油卡发卡网点业务日报表 (39)

39.IC卡预收款日报表 (39)

40.加油IC卡客户业务申请表 (40)

41.加油IC卡客户业务申请表附表 (40)

42.加油IC卡额度预分配申请表 (40)

43.加油IC卡充值三联单 (40)

44.片区经理(ME)巡检日志……………………………………

41

45.片区经理(ME)商品检查表…………………………………

41

46.片区经理(ME)资金检查表…………………………………

42

一、加油站进油核对单

1.此单据由油库和加油站计量人员共同填写,一式五联:第一联油库留存,第二联加油站留存、第三联承运单位留存、第四联数质量部留存、第五联物流部留存。

2.“品种”、“提货单号”、“原发计量温度”、“原发高度”、“原发水高”、“原发升数”、“原发罐车升数”、“提货地点”、“原发重量”、“原发密度”、“原发损耗”、“原发损耗率”、“原发应补升数”、“起运日期时间”、“运输里程”数据由油库提供,由有关人员实测、计算后如实填写,加油站验收时复核。

3.原发高度:根据各省罐车油品体积计量要求,填制空高。

4.原发升数=原发重量/原发密度;油库按该体积数发油,作为加油站进油核算的体积数(实行了油品温差体积补偿的单位,则以“核算升数”作为加油站进油核算的体积数)。

5.原发罐车升数:油库计量人员实测的罐车净油升数。

6.原发损耗=原发升数-原发罐车升数。

7.原发损耗率=原发损耗/原发升数×1000。

8.验收计量温度、验收高度、验收水高:由加油站计量人员

实测后如实填写,其中“验收高度”根据各省罐车油品体积计量要求,填制空高。

9.罐车应收升数=原发罐车升数+运输温差引起体积变化。

10.罐车实收升数:填写由加油站计量人员实测的罐车净油升数。

11.运输温差引起体积变化:填写运输途中温度变化造成的体积变化数量,运输温差引起体积变化=(验收计量温度-原发计量温度)×f×原发罐车升数;(f值:汽油0.0012,柴油0.0008)。

12.运输损耗=罐车应收升数-罐车实收升数。

13.运输损耗率=运输损耗/罐车应收升数×1000。

14.承运方应补升数=运输损耗-罐车应收升数×定额损耗率;[销售公司定额损耗率标准:50km以内为0损耗,50km 以上每增加50km定额损耗率增加0.1‰(不足50km按50km计算)也可执行省市公司定额损耗率标准]。

15.平均销售温度:对油品进货实行温差补偿的单位填制,我省暂不填写。

16.核算升数:实行油品进货温差体积补偿的单位,作为加油站进油核算的体积(未实行油品温差体积补偿的单位,按“原发升数”作为加油站进油核算的体积)。核算升数=原发升数×〔1+(平均销售温度-原发计量温度)×f〕。

17.损耗分析及处置:填写发油或运输环节发生超耗后的分

析、处理情况。

18.其它栏目由相关人员按实际情况填写。

二、加油站交接班表

1.本表反映加油站每班交接时情况,由交班人员填写,接班班长、收银员、记账员签字确认。本表在加油站保存,作为其余账表制作依据。

2.站名、班次:按实填写。

3.日期:用阿拉伯数字填写本班实际日期和时间。

4.品种:油品名称,可用简称。

5. 枪号:用阿拉伯数字填写加油枪编号。

6.接班字码:接班时所对应的泵码数,保留两位小数。

7.交班字码:交班时所对应的泵码数,保留两位小数。

8.跳变数:为本班次中油机出现异常跳变的跳变数,保留两位小数。

9.走字数=交班字码-接班字码-跳变数,保留两位小数。

10.走字总数:本班同一种油品所有加油枪走字数的总和。

11.回罐罐号:填写回罐油品的相应罐号,多个罐号用逗号隔开。

12.数量:本班同一种油品回罐的数量。

13.合计:油品的付油总数,合计=走字总数-回罐。

14.现金、IC卡、银行卡、预收货款、应收货款、代存代付:分别填写相对应方式的付油量。

15.单价:油品零售价格(若遇调价要将不同价格的销售数据填写在不同的班报里,对于自主加油优惠等销售数据可与正常销售在同一班报里填写),保留两位小数。

16.金额=现金付油量×单价,保留两位小数。

17.接班油水总高:接班时测量各油罐的油水总高度。

18.接班水高:接班时测量各油罐的水高度。

19.接班净油升数:接班油罐油品数量,用接班油水总升数减去接班水升数。

20.原发进油升数:为本班油罐收到油品的原发数量,即为《加油站进油核对单》中的“原发升数”。

21.站内移库:为本班站内移库的升数。

22.交班油水总高:为交班时测量油罐的油品高度。

23.交班水高:为交班时测量油罐的水高度。

24.交班净油升数:交班时油罐油品数量,用交班油水总升数减去交班水升数。

25.付油量=接班净油升数+原发进油升数+站内移库-交班净油升数。

26.普通发票、增值税发票,依据当班发票收、领、开、转的实际情况进行填写。

27.交班班长、接班班长、收银员、记账员必须本人签字确认。

三、加油站商品盘点月报表

1.本报表综合反映加油站当月经营情况,在月末盘点时,由计量监督员、财务代表、站长签字确认,经片区ME审批,作为本站核销损耗的依据。

2.日期:加油站本月经营的起止时间段(一般为一个工作月)。

3.品种:填写油品名称,可写简称。

4.上期账存:填写上月《加油站商品盘点月报表》中的“本期账存”。

5.本期调入:填写本月对应油品进油的总升数,包括内部调拨、代存代付调入、站间移库、非加油机销售虚拟调入。

6.本期付出:填写本月对应油品付油的总升数,分为加油机付出和非加油机销售。

7.核销损耗:填写本月上级单位审批核销的损耗数量(损耗填“+”号)。

8.调节:填写油品升、降级升数。

9.本期账存:本期账存=上期账存+本期调入-本期付出-核销损耗+调节,本期账存应等于《加油站付油日报表》本月最后一天的本日罐存。

10.实际盘点数量:填写对应油品的实际盘点的净油升数。

11.损耗=本期账存-实际盘点数量。

12.损耗率=损耗÷本期付出×1000,(损耗填“+”号)。

13.发货运输损耗:填写对应油品本月油库原发升数与罐车

到站验收升数的差额。

14.接卸损耗:填写对应油品罐车到站验收升数与油罐实收升数的差额,即:接卸损耗=罐车验收升数-油罐实收升数。

15.储发损耗=加油站本月累计损耗-发货运输损耗-接卸损耗,其中“累计损耗”量为分罐保管账中本月盘点日“累计损耗”量。

16.清罐损耗:填写清罐时产生的损耗,为储发损耗的一部分。

17.损耗分析:对本月损耗情况进行简单文字性说明。

18.上级审批:由ME审批后签字,作为加油站帐务损溢上移的依据,片区数质量监督员按照《加油站月度实物库存盘点月报表》填报《湖北石油分公司分公司月损(溢)处理申报表》,按内控流程审批后作为损溢财务核销的最终凭据。

注意:此栏不能填写“同意核销”,只能填写“同意上移”。

四、加油站油品回罐记录

1.本记录反映加油站油品回罐情况,由加油站站长填写,参与此次回罐业务的加油员、维修员、计量员和ME必须签字确认。本记录一式三联,第一联加油站留存,第二联零管部门留存,第三联财务部门留存。

2.年月日:回罐实际发生日期,与相应《加油站交接班表》日期相同。

3.枪号:回罐油品对应的加油枪编号。

4.起码、止码:发生回罐业务的加油枪起止泵码数。

5.数量=止码-起码。

6.回罐罐号:回罐油品对应的油罐编号。

7.回罐类型:主要包括维修、排空、自检、强检等。

8.回罐原因:对回罐类型进行简单原因描述,维修回罐要说明维修部件。

五、加油站自用油记录

1.本记录反映加油站自用油管理情况,由加油站站长填写。加油员、站长和ME必须签字确认。

2.日期:发生自用油业务的当天日期。

3.品名、数量、枪号:按实填写。

4.加油时点:自用油付油的时间,精确到分钟。

5.用途:自用油实际使用原因。

六、加油站应收(预收)款客户台账

1.本台账反映加油站应收(预收)款客户加油情况,由记账员(核算员)根据应收(预收)款客户加油凭证汇总填写。应收款客户不准超过该客户的信用额度,预收款客户不准出现负数。

2.站名、客户名称、客户额度、日期:按实填写。

3.摘要:按业务发生的类型填写。

4.油品名称:填写应收(预收)客户所加油品名称。

5.增加金额:填写应收(预收)客户交款的实际金额,分现金、支票、其它等三种支付类型。

6.减少:

(1)油品名称:填写客户所加油品名称。

(2)数量:填写加油数量。

(3)单价:填写应收预收加油的价格。如有合同约定价格的,按合同价格填写;无合同约定价格的,按加油时,加油机显示价格结算。

(4)金额:等于数量×单价。

7.剩余金额=上期余额+增加金额-减少金额。

七、加油站代存代付客户台账

1.本台账反映加油站代存代付客户加油情况,由记账员(核算员)负责填写。

2.站名、客户名称、日期、油品名称:按实填写。

3.摘要:按业务发生的类型填写。

4.增加数量:填写客户代管油品的进货升数,按照加油站实际计量升数为准。

5.减少数量:填写客户的加油数量。

6.剩余数量=上期结存+增加数量-减少数量。

八、加油站营业款上缴台账

1.本台账反映加油站营业款上缴情况,由记账员(核算员)负责填写。财务人员定期对加油站营业款解缴情况进行审核。

2.站名、日期:按实填写。

3.摘要:填写当日移交款项的说明。

4.当日移交收入:

(1)合计=现金+支票+其他。

(2)现金:当日移交款项的现金合计。

(3)支票:当日移交款项的支票合计。

(4)其他:当日移交的其他款项合计。

5.当日解交银行款项:

(1)合计:当日移交款项解交银行的款项合计。

(2)现金:当日移交款项解交银行的现金合计。

(3)支票:当日移交款项解交银行的支票合计。

(4)其他:当日移交款项解交银行的其他款项合计。

6.解交银行日期:此笔营业款解交银行的日期。

7. 站长督缴签字:站长监督缴款并签字确认。

8. 银行回单是否收到或备注:收到填“是”,未收到填“否”并说明原因。

9.财务审核签字:负责审核的财务人员签字。

10.审核日期:财务审核的当天日期。

九、加油站付油日报表

1.本报表反映加油站每日油品进、付、存情况,由加油站记账员(核算员)负责填写,站长签字确认。本表一式两份:一份加油站留存;一份上交上级主管部门。

2.日期:填写与提供数据的相应各班《加油站交接班表》中相同的日期,即业务实际发生日期。

3.品种:油品名称,可写简称。

4.上日罐存:上一天《加油站付油日报表》中相应品种的“本日罐存”栏内的升数。

5.本日进货:相应品种当日进货的合计数。

6.提货单号:提单编号的后四位,多个提货单号间用逗号隔开。

7.进货数量(KG):《加油站进油核对单》中的原发公斤数。

8.进货数量(L):《加油站进油核对单》中的原发升数;采取公布温度的,填写《加油站进油核对单》中的核算升数。

9.加油机付出:本日《加油站交接班表》中所有班次相同油品付油数量的合计数。

10.非加油机付出:未通过加油机付出的本日小额配送数量。

11.核销损耗:每月盘点后,经上级批准核销的油品损耗升数。

12.调节:油品变类升数。

13.本日罐存=上日罐存+本日进货-加油机付出-损耗+调节。应与(《加油站油品分罐保管登记账》中相应品种的各罐之和、《加油站库存商品明细分类账》中相应品种“账面罐存”保持一致。

14.交接班走字数:按加油枪编号顺序填写,并合计出走字数。数据来源于本日的《加油站交接班表》,起码为本日第一班的起码,止码为本日最后一班的止码。

15.跳变:为加油机异常跳变数量。

16.回罐情况:数据来源于本日的《加油站交接班表》,分回罐的罐号和品种填写当日回罐汇总数。

17.付油分类及升数

(1)品种:油品名称,可写简称。

(2)现金、IC卡、银行卡、预收货款、应收货款、代存代付:当日相对应方式的付油数量。

(3)合计:当日各种付油方式的付油合计数量。

十、加油站销售日报表

1.本报表反映加油站每日油品销售情况,由加油站记账员(核算员)负责填写,记账员(核算员)和站长签字确认。本表一式两份:一份加油站留存;一份上交上级主管部门。

2.日期:填写与提供数据的相应各班《加油站交接班表》中相同的日期,即业务实际发生日期。

3.现金及记账销售报表:

(1)品种:油品名称,可写简称。

(2)现金、预收货款、应收货款、非加油机销售:相对应方式的销售量。

(3)合计:各类销售方式销售数量的合计数。

(4)单价:油品零售价格,同种油品有不同价格时分行填写。

(5)金额=合计×单价,保留两位小数,即保留到“分”。

(6)金额总合计:加油站当日销售金额总合计。

4.IC卡销售日报表:

(1)品种:油品名称,可写简称。

(2)单价:刷卡金额/付油数量保留两位小数。

(3)付油数量:用户卡方式的付油量,等于《加油站交接班表》中本日各班该油品用户卡付油数量合计,保留两位小数。

(4)刷卡金额:用户卡刷卡销售金额,等于本日各班该油品用户卡刷卡销售金额合计,保留两位小数。

(5)金额总合计:为IC卡各品种刷卡金额合计。

5.银行卡销售日报表:

(1)品种:油品名称,可写简称。

(2)单价:刷卡金额/付油数量保留两位小数。

(3)付油数量:银行卡方式的付油量,等于《加油站交接班表》中本日各班该油品银行卡付油数量合计,保留两位小数。

(4)刷卡金额:银行卡刷卡销售金额,等于本日各班该油品银行卡刷卡销售金额合计,保留两位小数。

(5)金额合计:为IC银行卡各品种刷卡金额合计。

6.销售收入:

(1)现金销售金额小计:等于现金及记账销售报表中现金销售量×单价的金额。

(2)IC卡刷卡金额小计:将IC卡销售日报表所有油品的刷卡金额进行合计,填入此栏。

(3)银行卡销售金额小计:将银行卡销售日报表所有油品的刷卡金额进行合计,填入此栏。

(4)预收货款销售金额:当日预收货款付油方式形成的销售金额小计。

(5)应收账款金额金额:当日应收货款付油方式形成的销售金额小计。

(6)非加油机销售金额:当日非加油机销售方式形成的销售金额小计。

(7)合计:销售收入合计栏将现金及记账销售金额、IC卡刷卡金额和银行卡刷卡金额进行合计。

7.现金收入:

(1)现金销售金额小计:当日现金方式的销售金额收入。

(2)收到预收款小计:当日收到的预收货款。

(3)收到应收款小计:当日应收账款回笼数。

(4)退票重入:指上次存入银行支票被退回后,换取正确支票再次存入银行金额。

(5)非加油机销售金额:当日非加油机销售金额收入。

(6)合计:当日加油站所有收到的现金(包括支票)的收入。

8.发票使用情况:

(1)普通发票:依据当日发票“收、领、开、转”的实际情况进行填写。