ERP系统操作规程及管理办法

ERP系统操作规程及管理办法

第一章总则

第一条为了加强ERP系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促进公司ERP系统工作持续健康的发展，实现领导对企业经营活动实时监控、预防风险，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本办法。

第二条本规定适用于公司所属各单位。

第二章 FMIS财务管理操作规程及相关制度

第三条系统用户: 财务管理系统操作用户分为核算用户和查询用户；财务部外部用户全部为查询用户。

（一）总账模块用户：总账管理超级用户、总账查询用户、总账日记账录入用户、总账预算管理用户。

（二）应收模块：应收管理超级用户，应收查询用户，应收核算用户。

（三）应付模块：应付管理超级用户，应付查询用户，应付发票录入用户，供应商维护用户，应付付款用户。

（四）固定资产模块：资产管理超级用户，资产查询用户，资产核算用户。

第四条用户角色定义及职责

（一）会计业务负责人是总账四个业务模块的查询用

户。在系统中主要负责对总账模块的各项业务进行审批、对公司下一周或月度的现金流进行预测、以及对发生的各项具体业务进行查询。

（二）核算会计为各模块的查询、录入用户，处理日常业务、供应商或客户地点层信息的维护。

（三）出纳是总账模块的查询用户，应付模块付款录入用户，应付模块查询用户。出纳主要负责手工开具各种付款单据并在系统中查询付款，依据系统中的付款进行实际的付款，编制银行存款余额调节表等。

第五条会计业务的模块分布

（一）固定资产的增加、减少，折旧的计提、固定资产的报废等在资产模块处理。

（二）提取现金、资金倒户、贷款、还款及付息；无形资产及待摊费用摊销、费用的预提、贷款利息的计提、税金的计提；期末外币账户余额的重估（仅限于外币账户）；工资的计提和发放；费用报销（包括员工费用报销）；其他应收、其他应付中除去与供应商相关的需要分析帐龄及帐龄有可能超过一年的业务、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、其他应交款业务；内部往来、拨付所属；月末结转；13月会计调整；利润分配、公益金下拨结转；预算管理等在总账模块处理。

（三）产品销售的收款业务在应收模块处理。需要进行帐龄分析的其他应收款项及其收款，不需要进行统计、跟踪并且是直接收款的业务，可以使用杂项收款。

（四）购入材料（备品等）、各部门领用低值易耗品的结转、结转领用材料等在供应链管理系统完成，相关数据自动传送到总账、项目及应付模块。

（五）除上述业务外，凡是需要付款的业务，包括物资采购、燃料结算、合同付款以及其他需要做帐龄分析的付款等在应付模块处理。

第六条编码规则

第七条主要请求及说明

第八条注意事项

（一）总体注意事项

1.各业务模块（资产模块除外）的会计期间的打开和关闭，统一由财务部负责。

2.在有文件夹的界面，可以到窗口“文件夹”下拉菜单，找到“显示字段”信息，选择所需的字段就会显示出来，在窗口“文件夹”下拉菜单可以把这种显示存为自己的个性设臵。

3.鉴于ORACLE 财务系统的特点，打印出来的会计凭证“出纳”和“会计主管”的名字要用手工盖章。

4.在“应付模块”或“总账”模块，凡是涉及分部门控制的“生产费用”科目，必须选择“部门”。

5.在月底和月初，在两个月的业务存在并行情况时，一定要辨别清楚，每项业务属于哪一个会计期间。一旦输错，

在相同期间进行红冲。

6.凡是涉及内部往来单位的必须选择相应的内往段。

7.凡是涉及产品的科目必须选择相应的产品段

8.凡是涉及项目的必须选择相应的项目段。

（二）总账操作注意事项

1.冲销日记账时要注意冲销的期间是否正确。进行日记账冲销业务后若将此冲销日记账不小心删除，则日记账的状态变为已冲销，若有需要只能手工做冲销日记账。冲销日记帐不可修改。

2.有关汇率，建议可以使用用户汇率，每次输入外币时再输入汇率，不用事先进行定义。

3.一个日记账只能使用同一种货币，不能既有外币又有本币。月末进行外币重估时，只能是在外币业务已经过账的情况下才能进行，否则只能手工做重估日记账。

4.“总账”模块，在输入涉及到“现金”以及“银行存款”科目时，必须要输入“现金调度”项目。

5.没有提交审批前和被拒绝审批的人工日记账可以进行修改（如果已保留资金撤销即可），各子模快传过来的日记账不能进行修改，只能通过在子模快进行修改，将修改结果传送到总账。

（三）应付操作注意事项

1.付款条件的选择，一定要力求准确，否则，现金预测根本不准确，要注意的是，由于有的收付款（如资金借贷）是在总账进行的，所以预测时是不包含在总账处理的业务

的。

2. 正式系统中录入的发票在验证后，不让修改，此时若没有进行其他任何操作，可以先把分配中的金额改为零（如此时不让改就只好取消发票），再把发票金额改为零，即可删除改发票，存盘后再重新录入新的发票。

3.核销预付款时，允许针对发票只需要选中核销就行，不能选中发票的金额，否则会出错。

4.若在应付模块，“发票类型”选择错误，若没有付款，可以直接点击“活动”，取消发票；若发票已经过审批，且已经付款，则要在“付款”功能菜单下，找“活动”，选择好GL日期，再取消付款，不要同时取消发票，然后再到发票录入中找到该发票取消发票。

5.要根据具体业务做具体描述填写发票及付款的说明一定要填写。

6.在应付模块，录入发票时，可采用“标准”、“预付款”、“贷项通知单”几种方式。

7.涉及到用“现金”以及“银行存款”科目付款时，必须要在弹性域中输入“现金调度现金流量表”项目。

8.在标准报表中只能看出在“应付模块”核算的有供应商的应收、应付款项，而不能计算在总账核算的应收、应付款项，在总帐中发生的往来款项需要确定唯一的会计科目。

9.代扣代交税金业务、质保金业务都采用的中转银行进行虚拟支付，在做质保金业务操作时，需要注意在做过中转银行的支付后需要同时做质保金标准发票，但暂不进行付

款。这些特殊的应付业务处理请参考特殊业务的处理建议。

（四）应收操作注意事项

1.付款条件的选择和应付一样，要力求准确。

2.已被收款核销过的事务处理不可以进行修改。

3.根据具体业务描述事务处理和收款的备注要写。

（五）固定资产操作注意事项

1.由于资产模块的期间关闭跟其他模块不一样，一旦关闭期间，将无法再打开，所以关闭前一定要确认无误、要谨慎。

2.由于资产的金额等信息在保存后没有计提折旧前，可以进行修改且没有任何提示，要小心不要误操作改掉原来的信息还不知道而存盘。

（六）项目会计操作注意事项

1.在项目/任务资本化过程中，定义资产时注意资产帐簿的正确选择。

2.项目名称第一个字不能为符号，如#1机组大修。应改为1#机组大修。

3.项目会计的报告期需要设臵在年末。

4.不能直接在项目模块中录入项目支出，所有项目发生成本都来源于D7i系统。

5.资本化只能在项目决算状态下进行，因此要进行资本化应该先更改项目状态。

6.在资本化时资产的实际投入使用日期必须填写。

第三章 SCM供应链管理操作规程

第九条供应链管理系统操作用户分为：操作用户和查询用户。

（一）库存模块用户分为：库管员用户、库存期间用户、库存超级用户、库存查询用户。

（二）采购模块用户分为：需求计划用户、采购员用户，计划员用户，采购审批用户、采购超级用户、采购期间用户。

（三）销售模块用户分为：销售发运用户、销售订单用户、销售业务审批用户、销售管理超级用户。

第十条用户角色定义及职责

（一）供应链管理系统包括关键用户和操作用户，关键用户负责本部门供应链模块的日常维护，操作用户是供应链管理各环节的一般用户，如材料员、计划员、采购员、库管员等相关人员。

（二）关键用户应熟练掌握《供应链操作手册》各环节操作要求，负责本部门日常业务操作的规范管理，针对一般用户的现场培训，以及解决使用过程中的用户操作问题。操作用户应熟练掌握《供应链操作手册》关于本岗位各环节操作要求，以及相关各项编码标准；具备计算机使用基础知识，懂得如何保养计算机客户端，预防计算机病毒，积极接受用户培训和指导。

第十一条供应链业务的模块分布

（一）物资需求计划的申报、变更、审批等、物资到货的检验与验收在需求计划模块中处理。

（二）采购申请、物资采购订单、服务采购订单的录入与修改，采购物资与服务的接收入库在采购模块中处理。

（三）领料申请、领料处理、物资搬运单、盘点、现有量查询、出库、发运业务，物资编码、物资类别等物资的基础数据定义等在库存模块中处理。

（四）销售订单、挑库、销售结算在销售模块中进行处理。

第十二条编码规则

第十三条主要请求及说明

第十四条注意事项

（一）总体注意事项

1.为了保留历史记录，所有业务的原始单据一旦录入系统保存确认后将不能删除。

2.在有文件夹的界面，可以到窗口“文件夹”下拉菜单，找到“显示字段”信息，选择所需的字段就会显示出来，在窗口“文件夹”下拉菜单可以把这种显示存为自己的个性设臵。

3.在需求计划与物料领用业务中，采用预算控制，超过预算的业务不允许发生。

4.物料的编码与分类一定要准确，不允许一物多码的现象存在。

5.物料的分类和财务结账的科目相关，在定义物料时要准确。

6.物资的整体业务流程为：需求计划->平库->采购订单->检验->接收入库->领料出库。

（二）采购管理操作注意事项

1.需求计划和项目进行了集成，所有的需求计划都必须有项目及任务预算。

2.需求计划单审批通过后，由计划员进行平库，系统提供建议采购数据，计划员可以修改采购数量，并分配采购申请。

3.在发现需求计划编写有错时，如果没有执行采购，可以进行变更，变更后可以释放项目预算。

4.采购订单分为服务类采购与物资类采购，服务类采购直接进行接收，物资类采购订单需求先进行检验，检验合格后接收入库。

5.领料单匹配需求计划单，匹配的条件为：部门、子部门、项目、任务、车间

（三）销售管理操作注意事项

1.只有在销售订单审批完成后，可以通过销售发运进行挑库业务。

2.每月注意销售单位成本的确认。

3.销售订单发运后，需要运行一个“连接行程停靠站–SRS”的请求才可以发运成功，发运成功后才能进应收模块的接口，发运成功后才能进入结算开票接口，因销售模块结算做了客户化开发，结算单需要审批。

（四）库存管理操作注意事项

1.物料编码要准确，不能一物多码，物料说明字段的格式为物料中文描述+空格+物料的规格型号，定义物料编码时要确定物料的正确分类，物料编码保存后，不可以修改。

2.如果物料编码没有在系统中引用，可以通过标准的删除物料组件的功能进行删除。

3.定义物料时，物料的量纲要正确。

4.物料的出入库历史记录可以通过物料事务处理功能进行查询

5.物料在主组织进行定义，然后分配多个组织进行使用，分配组织后，不可以删除分配数据。

6.通过现有量功能可以实时查询物料的库存现有量

7.铝锭产品分批次管理，在入库时按照明细批次入库。

第四章 EAM企业资产管理操作规程

第十五条企业资产管理系统操作用户分为：操作用户和查询用户。

第十六条用户角色定义及职责。

（一）企业资产管理系统包括关键用户和操作用户，关键用户负责本部门（分厂）供应链模块的日常维护，操作用户是设备管理的使用用户，如分厂领导、主任、主管、运行、检修、技术员等相关人员。

（二）各专业关键用户应熟练掌握《EAM操作手册》关于本专业各环节操作要求，负责本专业日常业务操作的规范管理，针对一般用户的现场培训，以及解决使用过程中的用户操作问题。各专业一般操作用户应熟练掌握《EAM操作手册》关于本岗位各环节操作要求，以及相关各项编码标准；

具备计算机使用基础知识，懂得如何保养计算机客户端，预防计算机病毒，积极接受用户培训和指导。

第十七条企业资产管理业务的模块分布管理

（一）资产设备的增加、更新，预防性维护计划的定义等在资产编号模块中处理。

（二）缺陷的录入、审批、驳回、查询在缺陷模块中处理。

（三）工作单的策划、分配、下达、执行、验收在工作单模块中处理。

（四）定期工作计划的定义与执行在定期工作模块中处理。

（五）项目的立项与预算的分解与录入在项目模块中处理。

第十八条编码规则

项目分类编码

第十九条主要请求及说明

第二十条注意事项

（一）总体注意事项

1.为了保留历史记录，所有业务的原始单据一旦录入系统保存确认后将不能删除。

2.在有文件夹的界面，可以到窗口“文件夹”下拉菜单，找到“显示字段”信息，选择所需的字段就会显示出来，在窗口“文件夹”下拉菜单可以把这种显示存为自己的个性设臵。

3.工作单的计划时间在业务流程中的数据只能由生产管理部EAM管理员进行修改，其他任何人不能修改。

4.EAM的业务都是按照专业进行的数据隔离，在技术员调整专业后，在系统能够中修改相关的职责与权限。

（二）缺陷操作注意事项

1.缺陷录入时，带“*”为必填项。

2.缺陷的审批按照缺陷单的专业进行，技术员在审批过程中可以转发和驳回。

3.驳回的审批到相应的检修车间主任，检修车间主任进行缺陷确认，如果确认是缺陷，缺陷审批通过并自动生成工作单，如果不是缺陷，缺陷驳回，此时缺陷的状态为驳回。

4.缺陷可以按照专业、分厂（部门）、班组等条件进行统计与查询，并支持穿透查询功能。

（三）工作单操作注意事项

1.缺陷审批通过后，缺陷自动生成工作单，

2.工作单策划完成后，技术员根据实际情况可以将工作单下达到检修人员，检修人员接收分配的工作单，在接收的过程中可以将工作单进行转发处理。

3.检修工作单完成后，检修人员必须填写详细的检修记录，由技术员和运行班长值班员进行验收，验收通过后，工作单状态为完成，缺陷状态为完成。

4.工作单可以进行挂起与延期操作。

（四）设备台帐操作注意事项

1.资产编号的定义必须按照设备的编码规则进行。

2.资产编号基础信息中的区域字段为必填项，区域的设臵和验收的流程相关，工作单的验收按照工作单标识的资产编号所在的区域进行验收。

3.设备台帐中的树形结构，按照资产编号中的父资产编号进行设臵。改变父资产编号可以改变设备树所在的位臵。

（五）定期工作操作注意事项

1.定期工作的设臵周期分为列表型和周期型。

2.列表型的格式按照指定的日期执行，周期型的格式在有效时间范围内按照循环周期执行。

3.和设备相关的周期性工作，需要定义预防性维护计划，和设备无关的周期性工作，需要定义定期工作。

（六）项目操作注意事项

1.EAM系统中有项目和任务，项目编码原则按《大唐国际发电股份有限公司信息编码原则和管理》执行，任务编码原则按《基层电厂项目分解及任务编码原则说明》执行。

2.EAM中反映完整的项目及分解任务树型结构，与实际发生费用的项目任务。

3.各分厂的项目与预算统一由生产管理部专责岗位进行操作。

4.项目超预算后，由生产管理部专职岗位进行统一调整。

5.项目允许多级结构，没有预算的任务可以多次分解；通过项目任务编码反映项目任务之间的相互关系。

6.系统按照部门（分厂）+支出类型+项目类型的方式产生会计分录，其所有组合方式在物资借方科目查找集进行定义。

第五章 OPM生产管理操作规程

第二十一条 OPM生产管理系统操作用户一般分为：操作用户和查询用户。

（一）配方管理模块用户主要为：配方管理用户、工艺路线管理用户。

（二）生产模块用户为：生产任务单管理用户。

（三）计划模块用户分为：生产计划管理用户。

（四）成本模块用户分为：成本核算用户、成本期间控制用户。

第二十二条用户角色定义及职责

（一）生产统计员是生产任务单管理的操作用户。在系统中主要负责对每日生产发生的领料/退料实际情况，在系统中做相应的发放和退料处理，以及月末生产数据与财务的核实。

（二）库管员在系统中主要负责对每日产成品生产完工入库实际情况，在系统中做相应的入库处理，以及月末生产数据与财务的核实。

（三）计划员是计划模块操作用户，在系统中负责对计划数据的录入，以及实际与计划差异的对比等。

（四）成本会计是成本核算模块的操作用户，负责对生产领料、完工入库等业务数据传递到财务的核实及核算工作，并最终结转生产成本、销售成本到总帐。

第二十三条生产业务的模块分布，业务主要包括配方管理、生产管理、生产计划、成本核算。

（一）配方管理主要是针对现有工艺路线设定的资源、

活动以及产品产出的配比逻辑，在上线期间设臵完成后，一般不需变动。

（二）生产管理是对生产实际领料、完工入库业务的数字化体现，要求生产统计岗位及时录入相关信息并在月末与财务核实相关数据。其中，生产完工入库是由库管员操作。

（三）生产计划主要是针对月末、年度生产任务、技经指标等数据在系统中录入，在实际发生后，系统自动出具计划与实际的对比情况。

（四）成本核算是对生产领料、入库，以及OPM库存组织中的杂项事务处理、原辅材料采购、产品销售等业务的核算，通过系统结转物料单位成本的同时，实现自动结转制造费用、生产完工成本、销售成本等，实现成本自动结转。

（五）除上述业务外，还有配套的动力数据录入、质量数据导入，用于生产相关信息共享、统一平台。

第二十四条编码规则

第二十五条主要请求及说明

第二十六条注意事项

（一）总体注意事项

1.为了保留历史记录，所有业务的原始单据一旦录入系统保存确认后将不能删除。

2.在有文件夹的界面，可以到窗口“文件夹”下拉菜单，找到“显示字段”信息，选择所需的字段就会显示出来，在窗口“文件夹”下拉菜单可以把这种显示存为自己的个性设臵。

3.根据财务要求，结转期间、计划期间都为每月26号至次月25日，非自然月，需要将每月26号到月末发生的数据记录为次月1号。

（二）生产操作注意事项

1.分厂专责岗位需要将生产领料数据、库管员需要将生产完工入库数据及时录入系统，才能实现生产数据的时时查询、反映。

2.月末要及时与财务相关部门核实当月数据。

（三）计划操作注意事项

1.每月25号与生产、物资部沟通并关闭生产任务单。

2.每月25号前，及时下达次月生产任务单，并于次月1号打开。