【管理制度】办公室设施设备管理制度

办公设备设施管理规定

第一章总则

1.1 目的：为便于综合部对设备设施的管理，对微机、打印机和复印机、扫描仪的使用、维护

进行控制及管理，特制定本管理规定。

1.2适用范围：适用于公司对所有的办公设备设施、微机、打印机、复印机等设备的管理和控

制。

第二章职责

2.1综合部职责

2.1.1公司综合部负责办公设备设施、配件、耗材、工具等的《采购计划》的编制，负责公

司移动硬盘、U盘的保存、管理。

2.1.2综合部全面负责微机室设备使用的管理，监督检查微机的使用情况；负责按微机室工

作人员的采购需求，制定《采购计划》。

2.1.3负责检查各部门使用的情况，并对设备清洁卫生状况进行监督检查考核。

2.2 使用者职责

2.2.1设备设施使用者负责对自己使用的设备设施进行日常清洁卫生、保养维护。

2.1.2负责使用的计算定期进行杀毒及软件的升级工作，防治病毒感染系统损坏。

2.1.3每天下班或不使用时负责关掉电源，预防事故或火灾的发生。

第三章办公场所的管理

3. 1 办公室工作人员不准在办公室抽烟、吃零食、打闹嬉戏、聊天、不准上网聊天、玩游戏、

赌博、下载或阅览淫秽图片、书籍、影片等非工作上网等活动，一经发现视情节严重程度罚款金额可在20——200元。

3.2 各岗位负责保管所使用的设备实施及工具（笔、纸、本、书、软件等），不准乱扔乱放，闲

杂人不准进入办公室。

第四章设备使用管理规定

4.1设备设施因人为破坏时，根据事情发生的情况和严重程度，综合部及时拿出处理意见经总

经理审批后实施，并对责任人进行批评教育，要求其承担经济责任，造价赔偿。

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4.2综合部将各岗位使用的计算机落实到人,对每个人使用的计算计进行编号、做好计算机的配

置详细记录存档，任何人不准随意拆卸、更换计算机的配件。

4.3各部门使用人员负责计算机、桌椅等设备、设施进行日常保养和维护，因工作需要更换计

算机配件时，需填写《出库单》或《领料单》经综合部经理审核，总经理批准后方可领用。

4.4综合部负责对所有微机进行管理,微机使用者不准随意拆卸微机设备配件，不准随意安装卸

载软件。

第五章移动硬盘和U盘的使用、保管规定

5.1 移动硬盘、U盘分别为保存公司重要文件和存储临时文件设备，由公司综合部保管，公司

人员使用移动硬盘或U盘时，须经综合部经理批准后使用，使用完毕必须及时交回综合部，不允许带出公司。

5.2综合部负责整理移动硬盘上的各类文件,并建立移动硬盘文件清单,包括所有当前文件夹，

文件夹下每层文件夹或文件的路径，为便于公司人员查找和使用。

5.3 移动硬盘除公司总经理及授权人以外，任何人不得带出公司以外的场所。

5.4 U盘作为公司临时储存文件的活动盘，不允许带出公司，如工作需要将带到公司以外的工

作场所时，须经总经理批准后方可带出公司。

5.5公司人员使用移动硬盘或U盘，应由借用人员在《文件借阅记录》中明确使用时间、用途

等信息，并由综合部经理批准后方可借用。

5.6综合部负责根据文件的重要程度和文件类型分别存放在文件夹中，便于对文件查阅和使用，

并按一定的时间间隔对硬盘进行清理和查杀病毒，将临时存档的文件删除，确保硬盘的使用空间，防止病毒入侵。

5.7各部门经理负责保管使用时的移动硬盘和U盘，对本部门人员使用移动硬盘和U盘进行监

督检查，并作为员工考核的一项内容。

第六章设备设施的采购

6.1综合部根据需求负责编制《采购计划》，报公司总经理审批后实施。

6.2总经理批准《采购计划》后，由采购员组织相关人员实施采购，采购员应根据产品的不同，

对供应商进行评价，选择质优价廉的供应商，确保供应商提供的产品占有良好的市场份额，能满足公司对产品和提供服务的要求(针对特定产品提供售后服务)。

6.3采购品由综合部负责采购的物品进行验收，验收不合格的产品，由采购员采取换货、退货

等措施处置。

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6.4验收合格的微机及配件，由综合部组织使用者进行安装、调试，由使用者负责验收和日常

维护。

6.5采购的工具软件，由使用者进行安装，经检验能够正常使用后，将软件或采购的工具书交

综合部进行编号、标识、保管；使用者填写《文件借阅记录》，经综合部批准后进行借用或借阅。

第七章打印机、复印机使用管理规定

7.1综合部经理负责打印机、复印机的使用管理和日常维护。

7.2综合部经理根据需要向保管员领取纸张，微机室工作人员打印或复印文件时，需填写《文

件打印或复印记录》，由综合部经理批准后按需领取纸张打印复印；公司其他人员打印复印文件经综合部经理批准后，由打字员打印复印。

7.3打印机、复印机出现故障时，由综合部及时联系维修公司进行维修，避免影响公司的正常

工作。

第八章微机室的违规处理规定

8.1设备设施因人为造成损坏时，由综合部及时澄清事实、明确责任，向公司总经理说明原因，

由责任人全价赔偿。

8.2微机设备包括光驱、软驱、硬盘、主板等，由于人为造成损坏，经综合部判定责任后，责

任人承担全部责任。

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