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会议管理制度

会议管理制度

第一章会议规定

第一条为规范公司的会议管理工作,充分利用会议时间,提高会议工作品质与效率,降低会议成本,保证会议高效、有序,特制订本规定。

第二条本制度适用于公司所有层面召开的各类会议。

第三条会议管理制度由公司人事行政部负责制定和修改,并负责监督执行。会议准备、会议召开及会后工作跟进均由各会议的参会主要负责人员负责,并有权对违反本规定的行为提出处罚。

第四条会议分类如下表,特殊情况由人事行政部会同相关部门另行拟定。

会议分类及说明

第二章会前管理

第五条针对大型会议会前需要做以下工作

第六条会前管理

(一)立项:确定会议主题。(大型会议)

(二)筹备:确定地点、时间、人员、议题、议程等。(所有会议)

(三)会议申请与审批。(大型会议)

(四)起草下发会议通知,准备会议材料与物品,要求大型会议提前1个月下发会议通知,提前2小时进场布场调试;中小会议提前3天下发会议通知,提前半小时到10分钟进场调试准备。

(五)会议变更:及时告知相关人员会议变更事项,做好后备预案。

(六)会议通知包括会议主题、会议时间、会议地点、会议议程、注意事项等内容,以公文的形式下发。

第七条对于中小型会议,需要做以下工作:

(一)会议负责人(即会议主持人)在会前应明确会议的主题和出席人员。

(二)人事行政部门做好通知工作。对于出席会议的人员应通过邮件等方式确认参会情况,并做出相应安排。

(三)会议负责人应在会议时间确定后准备好会议文件及资料,会前十分钟完成会场布置、设备调试、会议物品等准备工作。

(四)参会人员应根据会议要求做好准备,对于提交的会议报告,需按照会议通知时间要求按时提交会议负责人并抄送人事行政部负责人。

第八条会议议程

会议议程由会议负责部门拟定,包括会议内容、讨论事项、目的、参会人员、时间、地点、会议时长、发言人报告

内容等。具体要求:

(一)重点、重要议题安排在会议前先发议题内容;

(二)做好会议议程,控制会议中各议题的时长;

(三)控制议题数量,确保议而有决,能够解决问题;(四)保证与会人员有备而来;

(五)会议资料应提早下发,使与会人员会前明确会议主题内容和自己的建议看法;

(六)持续3小时以上的会议,议程中视情况安排中间休息时间,一般为10分钟。

第九条会议变更

已列入计划的会议如需改期,更改会议内容或遇到特殊情况需要安排其他会议时,人事行政部负责人需立即发邮件通知,并电话告知与会人员,及时更改或取消会议室预订。

第三章会议过程管理

第十条会议负责人的责任(大型会议)

(一)会议负责人为整个会议的第一负责人,负责做好统筹、协调工作;

(二)会议负责人必须有效掌控会议的各个环节、协助指导会议进程的工作,及时发现并处理会议中存在的问题;(三)负责管理和控制会议过程的质量进度,发现偏离计划,应及时给予纠正;

(四)现场协调与秩序管理,突发事件处理;

(五)会议总结工作。

第十一条会议主持人必须遵守以下规定(中小型会议)(一)主持人应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备;

(二)主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、

须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明;

(三)会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率;(四)属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议做出结论。对需集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见;

(五)主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

第十二条参会者必须遵守以下规定:

(一)参会者应积极按照会议要求事先做好各项准备工作;(二)参会者应积极支持会议目标达成,确保会议高品质和高效率, 在限定时间内全面表达自己的观点与意见;

(三)参会者应积极聆听其他人员关于议题提出的建设意见和建议,按照主持人要求主动发表建设性意见;

(四)会议进行中,参会者应按照主持人的要求在限定时间和主题下发表意见,以确保议程顺利推进。不发表和主题不相关的话题和论点,确保会议围绕主题进行不浪费大家时间;(五)属讨论、决策性议题的会议,对集体议决的事项, 即使有不同观点和意见,也应尊重和服从集体决策意见;

(六)参会者应按照会议要求, 将会议决议事项认真付诸实施。

第十三条人事行政部负责必须遵守以下规定:

(一)负责提前进入会场,做好会场布置,保证会议所需设施、设备安装到位;

(二)负责分发会议文件、材料;要求重要文件要发到人手一份,并做好认领签收;

(三)负责会场内外联系、传递信息;负责会议进行过程中领导交办的事项;

(四)维护会场秩序;

(五)负责会议记录、录音及各项工作后续督办工作; (六)其他服务,会中一般需用物品应有余量准备,以应付个别需求。会场要保持通风、采光、地面要干净。时间长的会议应准备茶水散点。

第四章会后管理

第十四条会议纪要

(一)重要会议做全面记录并录音,会后归纳总结会议纪要,例行会议、分析、总结、提炼会议记录,形成会议纪要,要求真实、具体、准确反映出会议的内容和进展。

(二)会议纪要内容包括会议编号、会议时间、地点、参加人员、提议内容和会议决议。(会议主要精神和决议是重点,是反映会议效果的体现;纪要应达到记实、扼要、精确)。(三)会议纪要需在24小时内(重要会议12小时内)完成,大型会议的会议纪要(如大型培训会等)48小时内完成,报上级领导审批,审批后下发相关与会人员,任何人不得擅自泄露会议机密文件。

第十五条会议督办

(一)会议负责人(大型会议)、会议主持人(中小型会议)为会议的责任人,对会议的结果负责;

(二)会议秘书负责会后工作督办,按照会议决议、时间节点跟踪工作进度、并及时汇报给相关负责人;

第十六条会议存档

人事行政部负责整理会议资料并进行归档。按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。

第十七条会议资料借阅

会议纪要及会议资料借阅,需向人事行政部提出申请,批准后方可调阅(电子版/纸质版)。

第五章会议纪律管理

第十八条准时

严格遵守会议开始时间,与会人员须准时出席参会,提前 2-5 分钟到会场,因故不能参加的要提前向会议主持人请假,得到批准后并告知人事行政部负责人,不得无故缺席或迟到。如有上述现象发生将向公司乐捐20元/人/次。(一)迟到:所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的,视为迟到。

(二)早退:凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的,视为早退。

(三)缺席:凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,视为缺席。

第十九条高效

参会人员必须认真对待会议主题,积极发表自己的见解,要注意简明扼要,条理清楚。须按照会议要求认真撰写报告,并按时间节点提交报告,未按照会议时间要求提交报告者缴纳违规款 100元/人/次。

第二十条保密

参会人员需保守公司机密、在公司要求范围内进行信息的传达、并妥善保管会议资料,任何人不得泄露会议机密,不得向无关人员泄露会议内容,如发现违规者,视情况严重程度,做出相应处罚。

第二十一条秩序

会议期间,要求将个人通讯工具置于静音或振动状态,除非会议需要使用,不得在会场接打与会议无关电话,如有紧急电话可场外联系;遇紧急情况需要离开的,须向会议主持人请假,征得同意后方可离开;不得在会场内随意走动;不得大声喧哗;不做与会议无关的其他事情。如有以上违纪者缴纳违规款20元/人/次。

第二十二条会议着装

公司大型会议期间,与会人员必须穿着正装(衬衣、深色裤子/裙装),不得穿着过于随意。

第二十三条处罚费用将上缴公司财务部,由会务秘书及会议主持人确认违规后,签署《会议违规记录单》报财务部,由财务部负责从当月工资中扣除。

第六章附则

第二十四条本制度自颁布之日起实施。

附件:会议违规记录单

二〇一七年九月十二日

附件一:

会议违规记录单

会议名称:

姓名:时间:

违规原因:

1.无故缺席、迟到、早退乐捐20元。

2.未按时提交报告;乐捐100元。

3.未按要求将手机静音,非会议需要在会场内接打电话;乐捐20元。

4.非会议需要,在会场内走动,大声喧哗;乐捐20元。

5.未请假擅自离场,做与会议无关的事情;乐捐20元。

违规款金额:(元)

当事人签字:会议主持人签字:

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