公文的概念、特点、作用、种类

公文的概念、特点、作用和种类

一、概念、特点和作用

（一）概念：公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。

（二）公文具有三个特点：

1、权威性。首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。

2、规范性。公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。

3、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。

（三）公文的作用有五个：

1、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。

2、管理作用。公文具有管理公务的基本职能。各机关通过制发公文来表达意图，传达组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。

3、规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，法规文件是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。

4、沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。

5、凭证作用。公文具有法定效力，可以作为办事的依据、工作的指针，俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是机关工作的记录和保存。

二、公文的种类

（一）从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。

1、上行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。

2、下行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。

3、平行文。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。函是最典型的平行文。

（二）从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，有下列文种。

1、命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章、宣布实行重大的强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。

2、决定。适用于对重大行动或者重要事项作出安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

3、公告。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

4、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

7、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复。适用于答复下级机关的请示事项。

11、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12、函。适用于不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（三）1996年5月3 日，中共中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定了党的机关使用的主要公文为：

1、决议、

2、决定、

3、指示、

4、意见、

5、通知、

6、通报、

7、公报、

8、报告、

9、请示、10、批复、11、条例、12、规定、13、函、14、会议纪要。

公文主要有以下几个方面的作用：

（1）法规行政约束作用。各种法规是以文件的形式制定和发布的。如国家行政机关发布的命令、公告、通告，作出的决定，或制定的章程、条例、规定、办法、细则等等。这些公文一经制定和发布生效，就必须坚决执行，具有法规约束作用。法规文件在没有修改和宣布作废之前，始终有效。在它有效的范围内，人人必须遵守，不得违反。

（2）领导指导作用。国家机关为了行使管理国家的职权和处理社会事务的职能，总要通过制发公文的形式制定方针政策，进行工作部署，对一些主要事项提出意见、措施和办法，而这些公文都具有领导指导作用。这种领导指导作用，正是公文制发机关的性质和职能决定的，也是上下级机关本来具有的领导指导关系的一种体现。公文中的决定、通知、批复、意见等都起这个作用。

（3）联系公务作用。公文除用于有隶属关系的上下级机关之间的公务联系之外，还具有与同级部门和不相隶属的机关之间互通情况、商洽工作的作用。如通过“函”的形式，互相了解情况，请求批准等。

（4）宣传教育作用。贯彻执行党和国家的路线方针政策，首先要对干部群众进行宣传教育，提高他们的自觉性。党的十一届三中全会以来，我们党确立了以经济建设为中心、坚持四项基本原则、坚持改革开放的基本路线；党和国家就经济、政治、教育、科学、文化体制等方面的改革政策，发出了一系文件，教育了广大干部和群众，调动了他们建设有中国特色的市场经济的积极性。这就是公文的宣传教育作用。如决定、通知、通告、公告等。

（5）沟通信息作用。随着社会的现代化，政务、经济信息量迅猛增长。各级机关在日常工作中，经常利用公文与上下左右的机关单位进行联系，沟通信息，解决问题。例如，发通知、通报，报送工作计划，报告、请示问题，总结工作经验，发送公函、信息快报等。诸如此类公文和文书显然对于领导掌握信息、科学决策和沟通上下信息有关十分重要的作用。

（6）依据凭证作用。各种公文都反映了制发机关的意图，收阅机关以此作为处理工作的根据，这类公文就具有依据作用。有些公文，如会议纪要、函等，还具有某项活动和公务联系的凭证作用。