制单员工作说明书
销售管理科——制单员岗位工作说明书
一、准备性工作内容和要求
1、编制《佣金、欠款与异常销售情况查询表》
根据销售助理提供的《销售合同》、《非常规销售备案申请表》、《总经理特批文件》、《欠款条》等文件资料，编制《激励、佣金与异常销售情况查询表》，详细记录相关的欠款资质信息、佣金与激励信息、非常规销售的各种备案信息、特殊销售价格信息等关键内容，以备制作订单时查阅、核对。
2、《物流价格及到货时间表》
每月与营运部物流管理部门沟通，核定、更新《物流价格及到货时间表》；及时将更新信息向销售人员发布，并以电话或短信方式通知注意。
3、《标准产品直销与最低售价表》
根据公司《标准产品价格表》，以“直销价格*90%”作为“最低售价”，编制《标准产品直销与最低售价表》。
4、《欠款订单和非常规订货需要的手续》
根据公司的欠款销售政策和非常规订货要求，编制《欠款订单和非常规订货需要的手续》。
5、《欠款订单的处理流程和要点》
根据公司的欠款订单处理要求，编制《欠款订单的处理流程和要点》。（欠款订单增加与客户沟通，传真、提醒《收货条》或回单盖章）。
6、《加急订单的处理流程和要点》
根据公司的加急订单处理要求，编制《加急订单的处理流程和要点》。
7、《常规订单处理流程和要点》
根据公司的常规订单处理要求，编制《常规订单的处理流程和要点》。
8、订单格式准备
涉及制单工作的人员，需分别准备具有各自签名的订单模板，包括：《常规订单》、《加急订单》、《欠款订单》和《加急欠款订单》。
9、货物出厂短信模板
编制货物出厂时向销售人员和客户发送的手机短信模板，包含产品名称、数量、预计的到货时间和感谢语句及联系电话等。
10、《制单员语言规范》
编制并不断改进制单员的标准用语规范和相应的话术。
二、订货信息的接收与要求
1、接收由客户直接发出的订货信息，需及时与主管销售人员联系、沟通。
2、接收客户或陌生询价电话，一律转交相关区域销售人员，并做《电话记录》。
3、涉及其他事项的，及时转交其他部门进行处理，并做《电话记录》。
4、根据销售人员或客户的沟通情况，判断或预估订单类型：
（1）常规订单：款到发货并符合到货时间要求或客户自提的订货；
（2）加急订单：款到发货但要求在常规到货时间之前到货的订货；
（3）欠款订单：延期付款但符合到货时间要求或客户自提的订货；
（4）欠款加急订单：延期付款且要求在到货时间之前到货的订货。
三、审核“非正常订货”的条件和手续
1、关于欠款订货条件的审核和处理
（1）凡涉及欠款的订货要求，均需严格按照《欠款订单需要的手续和处理要点》，审核制作欠款订单的相关手续是否完备。
（2）对于手续不完备的欠款订货要求，与相关销售人员沟通，提请其按照相关规定和流程完成相关手续。在手续不完备的情况下，一律不得制作订单。
2、关于非常规订货条件的审核和处理
（1）涉及非常规订货，包括：跨区域销售、异常价格订货、老产品延续性订货、定制性产品订货、包含其他非正常要求的订货，均需完成《非常规销售备案申请表》。
（2）对未完成《非常规销售备案申请表》手续的非常规订货要求，与销售人员沟通，提请其按照相关规定和流程完成相关手续。
四、制作销售订单
根据订单类型（《常规订单》、《加急订单》、《欠款订单》和《加急欠款订单》），选择具有本人签名的相应订单模板，按相应的《订单处理流程和要点》，制作相应订单。
五、跟踪订单处理结果
1实时跟踪订单的处理结果，并在货物出厂之后，通过手机短信，按固定格式将相关信息通告销售人员和客户。
2如出现不能按时到货等异常情况，及时通知销售人员，并编制说明性和致歉性手机短信通知订货客户。
六、记录、传递订单及其衍生信息
1、根据《佣金、欠款与异常销售情况查询表》和每日订单情况，通过《每日订货信息表》，记录相关订单的衍生信息，通过《销售佣金记账单》，记录详细的佣金信息，并每日扫描提交财务部、销售助理。
2、每日下班之前，将当日《发货单》复印扫描，传递给财务部和销售助理。
3、分类保存所有订单手续，并每月整理欠款订单的《订货确认单》移交财务部。
4、及时向“供应链科”收取《物流回单》或《收货条》，并核对客户的实际收货信息，对出
现差异的收货单，及时与营运部供应链科沟通，确定原因和针对客户的补偿方案，并做《客户收货异常及欠款回单记录表》，记录相关信息，并检索与“欠款订单”相关的《物流回单》或《收货条》，原件提交财务部保存。
七、编制《销售数据汇总表》
根据日常销售订单，每日将订单相关信息编入《销售数据汇总表》；
每月将《销售数据汇总表》提交销售助理，由销售助理编制《销售数据分析报告》。
八、欠款信息管理与欠款催缴
1、根据相关客户的欠款情况，于规定还款期限前三日，提醒并协助相关销售人员催要欠款，并做好催款、还款和对账记录，核算欠款利息并标记坏账，实时编制《催款、还款与对账记录表》，每月统计累积的欠款情况，编制《欠款情况汇总表》。
（1）欠款利息从到期日起计算，以15％年利率计算利息费用。
（2）经多次催讨无效或超过付款期限三个月的，公司将视之为坏账，由制单员在每月的《欠款情况汇总表》中进行标记，并根据情况选择进入司法程序。
（3）《催款、还款与对账记录表》每月提交销售助理，由其根据还款记录，核算销售人员提成。
2、根据客户的欠款和还款行为，建立并及时调整、更新客户的信用等级，并在制单员制定欠款订单和审核客户的欠款资质时，提供相关的信息支持。
4、对账管理
1)制单员每月与财务部核对相关客户的欠款金额和开票金额。
2)制单员于每月1号至5号，制作《对帐单》，与相关欠款客户对帐一次。
3)《对帐单》须由欠款客户加盖公章或财务专用章回传，并扫描给财务存档。对账信息记
录于《催款、还款与对账记录表》
七、相关合同和其他文档资料的处理
1、所有《销售合同》、《总经理特批文件》、《欠款条》、《无合同佣金情况说明书》等涉及客户欠款、佣金或激励的确认文件，均有财务部保存原件，销售助理和制单员保存扫描件，由制单员编制《佣金、欠款与异常销售情况查询表》。
2、涉及销售人员提成的《非常规销售备案申请表》，由销售助理保存原件，制单员保留扫描件，由制单员编制《佣金、欠款与异常销售情况查询表》。