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文件与资料管制程序

文件与资料管制程序
文件与资料管制程序

ISMS文件和资料管理程序

ISMS文件和资料管理程序 1. 目的 对信息安全管理体系所要求的文件进行控制,确保可获得适用文件的有效版本。 2. 适用范围 本程序适用于公司各部门的信息安全管理体系有关的文件和资料控制和管理。 3. 职责 3.1 DXC负责本程序文件的编制、更改、实施和控制管理;负责外来文件(国家、地方、上级和顾客与信息安全有关的文件和资料)的识别控制和管理。 3.2 DXC负责ISMS-1001《信息安全管理手册》的编制、发放、更改和控制管理,负责各程序文件编制工作的指导、印制、发放、更改和控制管理。 3.3 DXC负责编制规范、标准和标准图等有效版本控制清单,下发到相关部门和单位,并组织对作废版本进行识别;负责重大技术项目施工组织设计编制工作;参与竣工的审核验收工作。 3.4 DXC负责组织项目工程竣工资料的审核验收;参与重大工程项目施工组织设计编制工作。 3.5 DXC负责收集国家颁布的信息安全方面的法律法规并进行有效的控制和管理。 3.6各职能部门负责本部门所管辖的业务和相关的外来文件;以及内部文件资料的识别、控制与管理。 4. 文件和资料编号/版本规定 4.1本公司采用X级层次文件编写法。所有信息安全管理的文件(含记录)均以ISMS作为开

头,规定由4或5个数字构成编号。 ●首数字代表文件层次:1为手册、2为程序文件、3为作业指导书、4为表格记录; ●第二层次文件中第二位数字全部为0,末两位为自然序号,从01开始往后排序; ●第三层次文件中的第二位和第三位两个数字与第二层次文件的自然序列号相对应, 第四或第五个数字为本层次的自然序列号; ●第四层次的文件编号中第二、三两个数字全部对应需要填写此表格的程序文件或作 业指导书,后两个数字为自然序列号;。 4.2版本及修订号的编制方法采用“英文字母自然排序/数字自然排序”法。 如:“A/0”。以此类推。 第0次修定(按照数字自然顺序号,依次使用1、2、3……) 第A版(按照英文字母自然排序,依次使用B、C、D……)版本及修订号的标注方法:1、2、3层次文件标注在封面。记录作为一种特殊形式的文件,没有标注版本及修订号的时候,默认为A/0版;当记录更新版本及修订号后,需要在记录的标题前增加更新后的版本及修订号,以示区别。

文件和资料控制程序

文件和资料控制程序

1. 目的:此程序文件范围了本公司内部制订社论手外部接受国际标准资料的管 理,以确保公司文件的使用爱到严密的控制,避免误用旧版文件。 2. 范围:此程序文件适用于控制质量手册,程序文件,指导书表格,外部提供 公司之国际或国家的标准,政府相关法规等。(客户、供应商提供之相 关技术资料,不在本范围,参阅:技术资料控制程序)。 3. 权责: 质量中心主管: 负责监察文控中心的工作。 质量中心文控中心的工作。 负责保管四阶内部文件的原稿。 安排文件的编号。 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。 文件之制订、审核与核准: 文件种类核准人审核制订

文件的修订若由原制订部门提出,则按程序执行,若由非原制订部门提出,则填写文件修订/废止申请表经原制订部门同意后,按之要求审核和核准。 表单格式之制订和修改,可采用:随同文件的制订和修订,或部门主管于表单背面核准。 外部文件: 国际标准(女口QS9OO0,国家标准统一由质量中心接收,质量中心主管于圭寸面签核后,列管于质量中心。 法律相关政府规定统一由行政部收集,主管签核、列管。 4. 名词定义:(无) 5. 相关文件: 【技术资料控制程序】(TST-QC-P-05-02) 1.作业程序: 二阶文件标准格式,参照本程序,其同一类型文件昼采用同样样式。 文件编号系统: 第一、二、三阶文件依下列系统方式编

□ □口一DEL 版本 要素号/要素流水编号 文件类别 部门代号 公司代号 版本管理:文件新制订以A为版本或以A0为版次,而后修订则以A1、A2 A5 BO B2依此类推直到Z5 文件类别:M---质量手册S----- 作业指导书 P--- -程序文件 空白表格编号原则参见《质量体系文件记录的管理作业指导书》生产资料与文件的编号依产品编号,版本编号同参见《生产资料管理作业指导书》部门代表: 总经理室:GM 行政部:AM 生产部:PD IPQC : QCC 工程部:EN 油压:PDS 品管部:QC 备料:PDR 客户服务部:CS 会计部:AC 印刷:PDP QA : QCA 加工:PDF 质量中心:QQC 附加组:PDA

档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定; 4.1.3建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公 司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具,编辑档案参考资料,开发档案信息资料,提高档案信息的 利用效率,促进信息传递和沟通; 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档; 4.2.2负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知人事行政部;4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件;

4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间(见附表一) 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理: 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》, 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识, 整齐排放在文件/档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限:填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类:绝密档案需经总经理批准。 b)机密类:机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类:普通档案借阅属于本部门的,由本部门经理批准;借阅其他部

工程资料管理流程程序

工程内业资料管理流程 1、总则 1.1为了使恒旭置地在建工程资料管理规范化、标准化, 实施此流程制度。工程资料是工程的重要组成部分,工程资料的形成过程是个逻辑性、综合性强的工作,它不同于实体工程的感官化,但工程资料的含金量却比实体工程量更重,因为不管在工程的哪个阶段,它都将是反应一个工程质量安全的重要依据,特别是在工程竣工后,工程资料更是整个工程竣工验收的重要节点。 2、适用范围 置地公司在建工程各项目公司(部)资料管理工作。 3、各责任主体职责 3 . 1 资 料 管 理 人 员 及 岗 位

职 责 3 . 1 . 1 资 料 管 理 组 织 机 构 为有序的进行资料管理,真实反映工程实体情况, 项目部设置专职部门进行资料管理,并设专职负责人员 执行操作。资料管理部门为资料室,设内业资料管理人 员。 3.2资料负责人员职责 3.2.1项目经理岗位职责(资料方面) 项目经理是工程资料管理的主要责任人,对工程资料的全过程进行监督管理; 定期组织相关人员进行资料管理的学习,提高整体资料管理

水平。 指导各个相关部门负责人对资料的管理工作,保证资料与工 程进度 司步。 定期对工程资料进行检查,召开资料检查分析会议,及时分析及处理检查过程中发现的问题。 3.2.2技术负责人岗位职责(资料方面) 协助项目经理搞好资料管理工作,是资料的工作的重要责任人。 检查资料填写是否正确,规范。 收集所有相关资料,及时与各个部门进行沟通,掌握工程的第一手 资料。 各种洽商、施工方案、审批文件及时进行办理。 3.2.3工长岗位职责(资料方面) 协助资料员收集工程资料,及时将工程中发生的资料递交资料员。 3.2.3.2建立施工日志,准确记录各种原始施工数据并整理成册,妥善保管。 保证工程资料的及时性,做到每道工序报验前相关资料准备齐全。 3.2.4资料室岗位职责 资料员是整个资料工程的核心责任人,是在项目经理指导下开展工作,负责施工资料的管理工作。

《文件和资料控制程序》(2020年九月整理).doc

1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制,统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止等管理,确保文件正确、完整、有效,特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类: 3.1.1红头文件:包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件(A):公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件(B):管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件(C):管理规章制度、操作规程、作业指导书。 (D):检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件(管理表单):用来记录管理过程的表单,作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件(E):包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件(F):包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2文件分为受控文件及非受控文件: 3.2.1受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来

文件、记录表单类文件等。 3.2.2非受控文件:若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1文件的审查、批准权限为: 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3文件使用管理:各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料,确保文件及记录的正确、完整及安全性。

文件资料管理的系统控制程序

XXXX 文件管理控制程序

文件修订履历

目录 1目的 (4) 2适用范围 (4) 3职责 (4) 4术语和定义 (4) 4.1文件编写 (5) 4.2文件审批 (5) 4.3文件发放 (5) 4.4文件检查 (6) 4.5文件更改 (6) 4.6文件作废 (6) 5内容 (7) 5.1文件编码 (7) 5.2文件版本 (7) 5.3文件格式 (8) 6附则 (8) 7附录 (9) 附录 1 ISMS 文件清单 (9) 附录 2 文件更改记录 (12) 附录 3 文件签阅表 (14)

XXXX 文件管理控制程序 1目的 对信息安全管理体系文件的编制、审批、发放、检查、更改、废除等过程实施控制,保持体系运行各环节相关文件的有效性。 2适用范围 适用于XXXX的文件的编写、审批、颁发、版本升级以及失效文件的回收、留用和报废处理过程。 3职责 1、所有信息安全管理体系文件由信息安全管理委员会负责控制。 2、程序文件和记录文件由使用部门进行调用。 3、各部门负责管理本部门体系运行相关文件。 4术语和定义 1、单位内部文件:由单位内部(包括单位级、各部门和各项目组)编写、审批、颁发、版本更新和做失效处理的文件。 2、外来文件:来自于单位外部的文件,包括: 国家或行业的法令、法规; 从客户处正式收到的需求文件、设计书、开发规范和行业标准等; 设计所需的手册、技术资料或由合作伙伴提供的与单位业务相关的文件等。 3、受控文件:按照已批准的颁发范围颁发的文件。这些文件需要按照文件的编写、审批、标识、颁发、版本更新等过程管理规定进行控制和管理。 4、参考文件:为了研修、市场或者商务合作的需要,发放给颁发范围以外的人的文

施工单位资料与文件管理规定含流程

施工单位资料与文件管理制度 总则 一、为做好公司工程技术文件资料管理工作,保证公司工程技术文件资料的完整性、准确性、时效性和系统性。根据公司有关制度,结合公司的实际情况,特制定本《施工单位资料与文件管理制度》。 二、本制度适用于公司总工办、设计部和工程项目部;适用于工程技术文件资料的形成、收集、整理、归档与管理。 三、工程技术文件资料是指公司工程项目施工相关的所有资料包括但不仅限于以下文件资料:图纸资料(电子文件和效果图、设计变更等)、工程洽商、工程会议纪要、报告、日报等。 资料管理人员职责 一、工程项目部资料员职责 1、负责接收工程项目施工各参建单位的工程资料(日报、报告、工作联系单、进度计划等)。 2、工程项目建设过程中,项目部资料员应对所接收的工程文件,按照项目和文件类别进行分类、编号和标识,并分别存放,存放时应保证文件资料的完整和安全。 3、项目部资料员将项目现场所接收的资料文件收集、整理完整,确认无误后,将资料文件移交给总工办内勤(资料员)。

4、负责接收总工办内勤(资料员)移交的工程文件、施工图纸及设计变更等资料,并根据资料内容分别递交项目经理和项目部专业工程师及有关人员。 二、总工办、设计部内勤(资料员)职责 1、负责接收项目部资料员移交的工程文件及设计院交付的施工图纸及设计变更等资料,并将正式图纸资料、文件资料下发给项目部资料员及各参建单位的资料员。 2、根据需要负责给公司前期、采供、成本核算等部门提供设计图纸及设计变更等资料。 3、总工办内勤(资料员)应对所接收的工程文件、图纸资料,按照项目和文件类别进行分类、编号和标识,并分别存放,存放时应保证文件资料的完整和安全。 4、总工办内勤(资料员)将项目资料员处接收到的工程文件进行整理,确认无误后归档。根据文件内容分门别类的呈交给公司领导及上交档案室。 5、负责工程图书的借阅和保管工作。 工程资料与文件的管理规定 一、公司员工有保护工程文件和资料的义务,未经批准擅自将文件携带外出,转借他人,宣泄机密,造成严重后果者,将根据公司制度予以惩罚。 二、工程资料与文件的收集整理与归档应严格按照公司规定的管理程序进行。资料和文件必须体现工作责任的可追溯性,必

档案管理程序(1)

档案管理程序 1.目的和范围:建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保公司档案完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2.职责: 2.1 公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理,即图书档案室 (隶属人力资源部)负责公司档案的总体管理,部门资料员负责本部 门的立卷归档工作,图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和 检查。 2.2 鉴于财务档案的特殊性,公司财务档案(包含各类合同)由财务计统 部自管,图书档案室提供存放点。使用时,由财务计统部指定专人调 档。 2.3 鉴于人事档案的特殊性,公司人事档案由人力资源部人力资源口自管, 人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。 3.流程: 3.1 档案分类: 3.1.1 文书档案:即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文 件。 3.1.2 基建档案:即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。 3.1.3 财务档案:即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等 具有保存价值的会计核算专业材料。 3.1.4 人事档案:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映 个人基本情况、工作表现的个人资料。、 3.1.5 经营销售档案:即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价 值的历史记录,如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场 调研资料、楼盘宣传资料等。 3.1.6 客户服务档案:即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查 价值的历史记录,如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户 满意度调查与分析记录等。 3.1.7 对外联络档案:即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查 价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪 要等。 3.1.8 声像档案:即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或

1.技术资料和文件控制程序.

1.目的 使技术文件处于受控状态,确保各有关场所使用相应文件的有效版本。 2.适用范围 2.1本程序规定了技术文件的编制、审定、批准、会签、更改、发放、回收等内容。 2.2本程序适用于技术文件的控制。 3.职责 3.1技术质量部负责设计文件、工艺文件、检验文件等技术文件的编制、更改、发放、控制和管理。 3.2技术质量部负责顾客发放技术资料和文件(含电子档)进行归档、控制和管理。 3.3相关部门对所接收的技术文件进行控制和管理。 3.4生产部负外协技术文件的二级发放。 4.程序 4.1技术文件受控范围 a)产品设计文件(含顾客发放设计图样、设计资料以及根据客户样件自绘或转化的技术图纸等);b)工装设计文件; c)工艺文件(作业指导书); d)检验文件(检验基准书); e)国家标准及其它外来资料。 4.2技术文件的批准和发布 4.2.1图纸签署 技术图纸必须经过设计/编制、校对/校核、审定/批准。 4.2.2技术文件变更 技术文件变更通知或附件必须经过设计/编制、校对/校核、审定/批准。 4.2.3技术质量部负责设计/编制工装设计文件、工艺文件和检验文件,按技术文件进行管理,服务生产和检验工作。 4.3技术文件管理 4.3.1技术质量部设计(编制)的技术文件要编写文件控制号。 4.3.2分类妥善保管所有技术文件及资料(含电子档),防止技术文件及资料损坏、霉变及丢失等。 4.3.3所有技术文件及资料(含电子档)应分类编目保存,以保证归档的技术文件及资料完整便于查 xxxx 公司质量管理体系程序文件文件编号: JJ-CX-01技术资料和文件控制程序 文件版本: B0版修订状态: 第0次修订页码:共3页

GBT23331文件和资料管理程序

GB/T23331文件和资料管理程序 一、目的 控制DXC能源管理体系相关的文件和资料,确保各有关场所使用有效的版本,为能源管理体系的有效运行提供可靠的保证。 二、适用范围 适用于能源体系文件和资料的管理与控制。 三、职责 ㈠环保科技中心负责能源管理手册和能源程序文件的控制。 ㈡办公室负责矿发文件和上级来文的控制,其他外来文件由接收部门控制。 ㈢各单位负责本职能范围内第三层文件的编制和控制。 四、工作程序 ㈠工作流程 编制批准发布实施更改换版评审㈡文件的分类 1、能源管理体系文件分为三个层次: ⑴能源管理手册; ⑵能源程序文件;

⑶第三层文件。 2、能源管理手册是阐述企业的能源方针、目标,对组织的机构、职责权限以及标准要求进行总体描述的文件。 3、能源程序文件是能源管理手册的支持性文件, 是为满足能源管理体系标准要求所规定的过程方法。 4、第三层文件是程序文件的支持性文件,是除能源管理手册、能源程序文件以外的其他控制管理作业文件。 5、有关能源法律法规等外来文件的控制,按《法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序》执行。 ㈢文件的编制、批准和发布 1、能源管理手册由环保科技中心负责组织编制,能源管理负责人审核,最高管理者批准后发布实施。 2、能源程序文件由环保科技中心组织有关专业/单位人员编制,相关部门负责人进行会审,报能源管理负责人批准后发布实施。 3、第三层文件由各单位编写,经单位负责人或分管领导批准后实施。涉及其他部门/单位共用或全矿使用的文件,由矿分管领导审批后发布实施。 4、上级来文由办公室报分管领导批准后登记、发放控制;其他外来文件由接收部门领导批准后登记、发放控制。 ㈣文件标识、编号和发放

公司档案管理流程

公司档案管理流程 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】

公司档案管理流程 一、主要内容及归档范围 1、主要内容 凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档,确保完整无缺。 档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作。 2、归档范围 行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 组织人事\教育培训类:员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。 会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表,政府主管部门下发的有关文件材料。 二、档案的管理机构及其主要职责 1、管理机构 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。 各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。 2、档案管理机构主要职责:

制定或参与制定档案工作的规章制度; 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督; 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作; 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。 三、档案的种类 1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。 2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

《文件和资料控制程序》

编号:06B001 B/1 1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制,统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止等管理,确保文件正确、完整、有效,特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类: 3.1.1红头文件:包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 3.1.2一级文件(A):公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件(B):管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件(C):管理规章制度、操作规程、作业指导书。 (D):检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件(管理表单):用来记录管理过程的表单,作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件(E):包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件(F):包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件: 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的

编号:06B001 B/1 外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1 文件的审查、批准权限为: 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3文件使用管理:各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料,确保文件及记录的正确、完整及安全性。

文件与资料管理程序和记录管理程序

文件与资料管理程序和记录管理程序xx公司文件与资料管理程序 企业标准 Q/XX?xx.40—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 1 页共 2 页 1、HSE管理体系文件和资料的控制范围 1)适用公司生产经营活动范围内HSE管理体系的法律、法规、规范、标准及其他文件的要求; 2)HSE管理体系文件; 3)HSE管理制度和管理规定; 4)年度HSE管理工作计划; 5)HSE管理体系内部审核资料和管理评审资料; 6)重要的HSE管理活动的工作文件; 7)各种HSE专题会议纪要 8)各种检查监督活动形成的检查、监测报告和整改通知; 9)HSE责任制; 10)风险评价报告、调查评估报告; 11)重大灾害事故(着火、爆炸、中毒、洪涝、地震、污染、流行性疾病等)的应急处理预案; 12)施工重点部位的HSE检查报告; 13)事故的调查处理报告; 14)各类作业许可证;

15)特种设备(锅炉、压力容器、压力管道、起重机械等)及其附件的安全技术监察检测资料; 16)重大工程项目和特殊危险作业的HSE实施程序; 17)各类安全操作规程; 18)化学危险品安全技术说明书、储存、使用防护指南; 19)承包商的评价材料。 2、文件和资料的分类 2.1 HSE管理体系文件按层次划分: 1)第一层文件为HSE管理手册:阐明本公司对HSE的承诺、方针、目标及适用《中国石油化工集团公司安全、环境与健康(HSE)管理体系》标准的HSE管理体系的描述。 2)第二层文件为HSE程序文件:说明体系各要素HSE活动的方法和途径。 3)第三层文件分为施工作业控制文件或作业指导书和其它各类HSE文件:指详细的规章制度和作业指导书、表格、报告等。 xx公司文件与资料管理程序 企业标准 Q/XX?xx.40—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 2 页共 2 页 2.2 HSE管理体系文件按种类划分: 1)管理性文件:HSE管理体系文件有关的各类文件。主要指程序文件、岗位职责、规章制度、管理细则、管理办法及相关记录表格等; 2)技术性文件:与HSE有关的文件。主要指各类施工技术标准、试验方法、技术操作规程、设备检维修规程及相关记录表格等; 3)其他文件:包括上级文件、外来产品标准、顾客提供的资料等。 2.3 文件和资料的形式有:书面、电子媒体、磁带、光盘等。

文件资料控制程序

文件资料控制程序 1.目的 明确本公司有关管理文件与资料之相关管理作业程序,使质量系统所使用之文 件迅速、正确流通,以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新文件。 2.范围 适用于与质量系统直接相关的文件和资料的控制。 3.权责 3.1品质管理部文管中心负责质量手册、程序文件、作业规范、产品图纸及外来文件等的编码、登录、发行、收回、销毁和管理工作。 3.2各相关部门应有文件管理员,负责本部门内的文件管理工作。 3.3品质管理部负责质量手册的制订。 3.4各相关部门负责各部门二、三、四级文件的制订与管理。 3.5管理代表负责审核质量手册和批准程序文件,监督工作指导书的实施状况,提出改进意见。 3.6总经理负责批准质量手册。 4.定义 4.1质量手册:是公司质量系统的纲领性文件,系统地规定了公司质量系统的构成内容及实施要求,是公司实施质量管理的基本规章。 4.2程序文件:根据公司质量手册中规定的要素编制的文件。 4.3工作指导性文件:即三阶文件,包括工程技术资料、图纸、包装资料、工作(作业)指导书、机器(仪器)操作指导书、检验指导书或规范及其它资料等。凡 在制程上须使用之文件均属之。 4.4受控文件:和质量系统直接相关的文件和资料,包括质量手册、程序文件、产品图纸、指导书类文件、各类质量记录报表以及外来文件等。受控文件在修订 或换版时均须收回相应变更的文件。受控文件始终反映现行要求。 4.5不受控文件:在分发时按书面规定控制但对修订或换版不作控制的质量文件。 不受控文件不能保证其完全反映现行要求。 4.6外来文件:指与质量系统有关的国际标准、国家或行业标准,法律法规或政府文件以及客户或供应商提供的检验标准、原器件或组件规格书、图纸、供应商 提供的机器、仪器设备使用维护说明书或手册以及技术资料文件(含软件及计 算机程序)等,此类外来文件须受控。其它外来文件不受控。 4.7以电子媒体方式存储的文件也应纳入受控范围,具体控制办法如下: A.建立磁盘或光盘文件清单。 B.以磁盘或光盘方式存储的文件须进行定时备份,以防资料损坏或丢失,造成不必要的损失。 C.对于与质量有关的电子邮件须进行下载备份,必要时以书面打印留存。4.8表单记录:凡记录作业结果所用之文件均属之。 5.作业内容

材料管理详细流程图

公司材料管理流程 一、材料采购申请 各个工地项目负责人及核算员根据工程实际需要,开工前预算工程材料消耗量,至少提前一周申请,填写〈工程材料计划单》(样式付后),报项目负责人审批。 二、采购申请办理 1. 〈工程材料计划单》工程部审批完成后转交供应部,供应部汇总各个 工地计划单结合库存状况填写申请购买材料数量清单,并联系至少三家供应商进行采购招标,招标由供应部,工程部,技术部共同负责。 2. 招标完成后,提供书面材料报总经理审批,审批通过由技术部拟定采 购合同,并且相应部门审阅会签。 3. 对于价值大或供应周期长的材料,技术部、工程部等相关部门应协助 供应部进行市场询价,一旦发现价格波动,及时汇报工地负责人,第一时间调整合同定价。 三、材料验收及入库 1. 采购材料到达公司后,材料员必须当场验收、当场开票,由仓库管理 员验收并入库。填写入库单并交给供应部,供应部整理入库单和发票转交财务,财务根据入库单和发票记原材料入库明细账。 2. 由供应部米购材料直接发往工地的,由工地负责人及时填写〈工地 材料验收单》样式附后)并传真或邮寄回供应部,供应部再转交仓库开具入库单和出库单。供应部整理入库单和出库单并随发票一起

提供财务报账。 3. 由工地自行的零星材料采购,由财务按月转交工地材料验收 单》的复印件给仓库,仓库据此开具入库单和出库单并设单项工程材料明细账进行登记。 四、仓库材料实际领用 仓库根据各个工地的〈工程采购计划单》和领料单办理材料实际领用出库手续,填写出库单并统计各个工地的材料领用明细表月末报财务。 五、结算付款 1、供应部采购应按工地进行分类整理并凭发票报销并入单位往来 账,按月提供经审批的付款计划办理货款支付 2、工地零星的辅材采购由工地核算员拿发票和〈工地材料验收 单》按月报销,未附〈工地材料验收单》的票据一律不允许报销。 六、材料及设备租赁 1. 工地上租赁的周转材料、设备须签订租赁协议,由专人负责记时、计 数。通过工地负责人和核算员共同签字后方可结算。 2. 租借公司的周转材料、设备应填写工机具租借清单(清单需写明 用途和具体租借时间),并由工地负责人批准。报公司领导审批后,连同清单传递财务,由财务登记入账。 七、材料退回

文件和资料管理程序

查看文章 文件和资料管理程序 2009年09月02日星期三 01:23 文件和资料管理程序 1.目的 对与公司质量/环境体系有关的文件和资料进行控制,确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本。 2.范围 适用于质量/环境体系有关的文件控制。 3.职责 3.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。 3.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。 3.3 行政专员负责编制公司管理制度;体系维护专员负责组织编制质量环境管理手册、程序文件,编制《受控文件清单》,并及时更新,负责各类体系文 件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。 3.4 品管部负责组织编制工艺、技术文件和各类作业指导书,并经管理者代表审核。 3.5 各部门负责控制本部门适用的有关文件,同时报体系维护专员备案。 3.6各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施,编制本部门适用的《受控文件清单》。 4.程序 4.1文件分类 4.1.1质量环境管理手册; 4.1.2质量环境程序文件; 4.1.3作业指导书; 4.1.4 技术文件:QC工程图、化验标准、工艺标准; 4.1.5 管理制度、管理职责; 4.1.6记录表式及外来文件或资料(如国家或地方法律、法规和其它要求等)

4.1.7 外来文件包括适用的产品标准、法律法规等文件。 4.2 文件的编制与批准 文件应按其使用范围和性质,由其相应的管理者审批后生效。审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价,如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。必要时,可采用会签或会议方式予以沟通,确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件。 4.2.1文件审批和发布权限(一览表) 4.2.2其它需以公司名义发布的文件的审批权限由体系维护专员确定。各部门自行发布的非质量/环境体系有关文件由各部门领导审批,但应报行政专员备案。 4.3 文件编号按《文件编号规定》的有关规定执行。 4.4 文件的发放和领用 4.4.1 文件发放前,由分发部门视发放对象和目的,分受控文件和非受控文件。受控文件应加盖红色“受控”印章,并注明分发序号后发放。文件领用人应在《文件发放/回收登记表》上签收。 4.4.2各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容,及时使有关人员了解文件内容。 4.4.3文件因破损严重影响使用时,使用者应向发放部门办理更换手续,交出破损文件,换发新的文件。 4.4.4 受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因(如提供给顾客、供应商、认证、咨询机构)而需申请领用时,由申请人填写发放记录,发放部门核准后发放;提供给 顾客等相关方的文件,不加盖“受控”印章,不做更改(换)控制,但必须做好发放记录。 4.4.5 受控文件的使用人因工作岗位变动时,其使用文件按如下方式管理:

文件管理控制程序最新版

1 目的 为了规范品质体系文件,使供方及客户之资料,以及其它外部文件得到有效控制,防止使用失效和作废的各类文件,以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 2.1 质量体系文件的编制、管制方法。 2.2 供方及客户文件(如技术图纸、测试报告、使用说明书等)的控制方法。 2.3 其它外来文件(如适用的法律、法规、行业标准等)。 2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别,并控制其分发。 3 定义注释 3.1 受控文件:凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 3.2 非受控文件:不直接影响产品质量的文件或资料,如各类参考资料。 3.3 体系文件: 3.3.1质量方针:由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向 3.3.2质量目标:在质量方面所追求的目的。 3.3.3质量手册:质量管理体系的纲领性文件,它概括了本工厂质量管理 体系的构成及要素(过程)。 3.3.4程序文件:直接支撑质量手册的主要体系文件,是对各部门运作过 程及质量体系要求的具体说明。 3.3.5作业指导书:它从程序文件中引申出来,详细叙述各部门运作过程 及操作规程,它是程序文件的支持性内容。 4 职责 4.1 总经理或董事长:批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2 管理者代表:负责制定质量手册及相关程序文件。 4.3 各职能部门:负责编写相应的程序文件及作业指导书,及时签收和保存受控文件,并将已失效的受控文件退回综合办。 4.4 综合办:负责本工厂受控文件的整体控制,即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。

5文件格式及文字要求 5.1公司所有体系文件必需加页眉,格式如下。四级表单可不加页眉但必 5.2文件字体:公司所有文件一律为宋体黑色字,文件名称为二号字,正文内容序号题目为粗体四号字,正文内容为四号字,表单内容可根据需要采用四号或五号字。 5.3文件文件签批格式,在文件末页按以下方式 编制: 审核: 批准: 日期: 日期: 日期: 6 作业程序 6.1 编码原则: 公司名称 文件级别 部门类别 流水号

文件及资料管理程序

文件及资料管理程序 1、目的 1.1本程序文件叙述控制文件的制作、发放、更改及作废方法。 2、概述 2.1控制文件包括程序文件、工作指导书、技术标准类文件、外来文件及 电脑资料。 2.2 所有的品质文件统一由文控中心(DCC)发行管理。 2.3 QMR及各部门应鉴别有关控制文件和非控制文件的区别,用[控制文件 分配总表]进行管理,[控制文件分配总表]由QMR制定和更新,交由文 控中心保存。 2.4 DCC负责人负责确保所有陆续删改之控制文件能分配到已持有控制文 件的部门手中,更新其手上拥有的旧控制文件。 2.5 控制文件和需批核的非控制文件及表格,需经文件上有关负责人批核 后才可分发。 2.6 [品质手册]之管理方法在本身文件内叙述。 3、职责 3.1QMR负责建立程序文件,并透过定期的管理评审和内部审核去检讨其 有效及可行性。 3.2程序文件的使用部门负责人负责有效执行要求内容;并负责建议文件 更改,去表达系统的真正运作情况。 3.3 各相关部门负责人负责制定工作指示书,并确保其有效运用。 3.4 工程部负责制定及管理技术标准类文件(如图纸、etc……)。 3.5 工程部负责人负责管理外来文件和于软件内储存的文件。 4、程序 4.1程序文件的格式。 4.1.1第一页的格式包括: A:程序文件名称

B:编号、版号、页次(第页/共页) C:责任部门负责人,QMR文件确认的签署 D:更改资料;包括版号、日期及更改内容简述 4.1.2 其它页次的内容包括以上的B项。 4.1.3 程序文件的段落格式: A:目的 B:概述 C:职责 D:程序 E:记录及表格 4.2 [工作指导书]的格式。 4.2.1 [工作指导书]的每页须有文件编号、页次及版号。 4.2.2 [工作指导书]名称须写于第一页,而文件确认签名可于第一或最后一页。 4.3 品质文件的发放及确认 4.3.1 COP文件由QMR制定并负责与COP相关部门负责人取得共识,[工作指 导书]由PE或责任部门自行制定,确认及负责,所有的品质文件,由文控中心(DCC)统一管理。 4.3.2 QMR作成[控制文件分配总表],表上列明控制文件之种类及持有各复印 控制之部门名单,每份品质文件之控制版本的分配可依[控制文件分配总表]之持有部门进行分配,所有品质文件的原版由文控中心保管以作日后复印。文件的原版为负责人或其上司亲笔签名或盖印以区别于复印文件。 4.3.3 [文件清单]由DCC负责人作成,每份文件的名称、编号、版号、责任 部门及发行日期均需详细记录于[文件清单]上。

ISO27001文件和资料管理程序

文件和资料管理程序 (ISO27001-2013) 1.目的 对信息安全管理体系所要求的文件进行控制,确保可获得适用文件的有效版本。2适用范围 本程序适用于公司各部门的信息安全管理体系有关的文件和资料控制和管理。 3.职责 3.1 XX部负责本程序文件的编制、更改、实施和控制管理;负责外来文件(国家、地方、上级和顾客与信息安全有关的文件和资料)的识别控制和管理。3.2 XX部负责ISMS-1001《信息安全管理手册》的编制、发放、更改和控制管理,负责各程序文件编制工作的指导、印制、发放、更改和控制管理。 3.3 XX部负责编制规范、标准和标准图等有效版本控制清单,下发到相关部门和单位,并组织对作废版本进行识别;负责重大技术项目施工组织设计编制工作;参与竣工的审核验收工作。 3.4 XX部负责组织项目工程竣工资料的审核验收;参与重大工程项目施工组织设计编制工作。 3.5 XX部负责收集国家颁布的信息安全方面的法律法规并进行有效的控制和管理。 3.6各职能部门负责本部门所管辖的业务和相关的外来文件;以及内部文件资料的识别、控制与管理。 4.文件和资料编号/版本规定

4.1本公司采用X级层次文件编写法。所有信息安全管理的文件(含记录)均以ISMS作为开头,规定由4或5个数字构成编号。 ●首数字代表文件层次:1为手册、2为程序文件、3为作业指导书、4为 表格记录; ●第二层次文件中第二位数字全部为0,末两位为自然序号,从01开始往 后排序; ●第三层次文件中的第二位和第三位两个数字与第二层次文件的自然序列 号相对应,第四或第五个数字为本层次的自然序列号; ●第四层次的文件编号中第二、三两个数字全部对应需要填写此表格的程 序文件或作业指导书,后两个数字为自然序列号;。 4.2版本及修订号的编制方法采用“英文字母自然排序/数字自然排序”法。如:“A/0”。以此类推。 第0次修定(按照数字自然顺序号,依次使用1、2、3……) 第A版(按照英文字母自然排序,依次使用B、C、D……)版本及修订号的标注方法:1、2、3层次文件标注在封面。记录作为一种特殊形式的文件,没有标注版本及修订号的时候,默认为A/0版;当记录更新版本及修订号后,需要在记录的标题前增加更新后的版本及修订号,以示区别。

01文件资料控制程序(萨帕斯).

1 目的 1.1 对公司内部文件的管理做出规定,确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效性,防止过期 文件的非预期性使用。 2 范围 2.1 适用于公司内部文件的控制与管理; 2.2 记录的控制参见《记录管理程序》。 3 职责与权限 3.1 文件编写人员 3.1.1 负责文件的编写与修改的具体工作。 3.1.2 在文件得到适当的审查批准后交文管中心保存和发放。 3.2 文管中心 3.2.1 只接收按照统一格式要求编写的文件; 3.2.2 对文件进行格式上的确认,需要的情况下进行细微的修改; 3.2.3 负责文件的编号、发放、回收和销毁等工作; 3.2.4 负责受控文件原稿的保存。 3.3 部门经理 3.3.1 审阅新的或修改过的文件; 3.3.2 定期审阅本部门文件的有效性,检查文件的实施情况。 3.4 管理者代表 3.4.1 组织编写质量手册; 3.4.2 确保IS09001质量体系的有关文件得到建立和运行。 4 定义 4.1 文件:信息及其承载媒体,如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。 5 一般原则 5.1 文件必须得到适当的批准,所有文件的版次、修订状态必须清晰。顾客的工程规范与工程更改应得到 及时评审,限于两个工作周内完成。顾客工程规范与工程更改在生产中实施日期的记录应保持;5.2 文管中心是文件的归口管理部门,负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作,并确保各有关场所 使用文件的有效性;

5.3 对于新发行的文件其文件版次为A0,修订一次后版次号变为A1。依次类推,当文件修改 次数达到五次或文件内容修改幅度较大时,文件版次升为B0。外来文件、工程图纸等原 则上以批准日期作为版次状态的标识; 5.4 文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件,对状态不清的文件一律被 视为无效文件,退还文件送交人员或部门; 5.5 各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。 6 文件编号 6.1 文管中心负责文件编号的给定,文件的编号具有唯一性; 6.2 编写人员在需要对文件进行编号时,应到文管中心进行取号登记,由文管中心给定文件号并在《文件 取号登记表》中予以登记 6.3 手册的编号为:SPS- □ M-流水号 SPS公司名称 □——体系类别代号(Q:质量); M手册 流水号——从01至99 6.4程序文件与三阶文件的编号 6.4.1程序文件的编号为:SPS- □ P-X.X.X- XX □——-□为体系类别代号(Q质量); P ----- 程序文件代号; X.X.X——ISO9001对应条款号; XX—- -文件流水号(从01至99); 6.4.2三阶文件的编号为:SPS-部门代号-XX 部门代码:

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