推进党政机关档案信息化管理的建议

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推进党政机关档案信息化管理的建议

作者：孙露

来源：《管理观察》2014年第16期

摘要：随着社会经济的发展，社会的信息化发展已经十分全面，信息化已经涉及到我们社会的各个层面和领域。信息技术对机关档案的管理建设起到了重要作用，我们要通过规范化的管理，加快档案信息化建设，引领党政机关档案管理步入现代化、信息化。

关键词：党政机关档案管理信息化

1.机关档案信息化建设的构成要素

党政机关档案信息化管理是一个完整的体系，任何一个环节的缺失都将导致档案信息化管理的失败，一个完整齐全的档案管理体系，是开展档案信息化管理的前提和基础，这个体系通常是由以下几个组成部分构成：

一是档案的基础设施建设。作为机关档案的基础管理，基础设施的建设是信息化管理的重要前提，诸如档案专用库房、专用电脑等配备，另外，声像档案柜以及数码摄像机等电子摄像设备也是必不可少的档案管理基础设施。

二是信息化管理系统应用软件的开发与利用。软件作为档案信息化管理的支撑，能够便于机关档案的日常事务工作，诸如数字化传输等。其中，电子档案是一个重要的组成部分，按档案的信息化管理的发展趋势，电子档案的形成以及发展都会给传统的档案带来一定冲击，在未来的发展前途上，电子档案完全有可能占据传统档案的发展道路。电子档案的建立与完善不仅能够转变传统纸质档案的模式，还能方便机关档案在线上实现档案资源的共享，能够切实地提高档案的利用效益。

三是构造完整的内部办公局域网。在党政机关的内部建立办公局域网，作为党政机关内部的档案传输的重要途径，也是信息发布的重要平台。有利于政府机关内部快捷方便地利用档案，并且能随时在内网进行档案资源的共享。

2.机关档案信息化管理应该遵循的原则

顾名思义，信息化的管理就是对档案进行有效的数字化、信息化的处理，通过利用先进的现代化技术对已有档案或者未知档案进行分类处理，以提高机关利用档案的效率。

2.1规范性的原则

而随着机关内部档案数量的日益增加以及档案信息化发展的迅速，党政机关在档案的管理上运用到信息化的机会日益增多，规范档案的信息化管理工作是提高档案信息化管理能力的重