总部会议室管理制度(公司内部使用)

会议室管理制度

一、制订目的：

为节约公司资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，总部校长办现特制定会议室使用管理制度。

二、适用范围：

本制度适用于***总部公司会议室的管理与使用。

三、权责：

1.总部校长办：全面负责会议室日常管理。

会议室使用接收、审核及相关协调工作；

会议室物资准备、音响投影等设备服务；

会议后会议室内所有器材设备的保管与维护，以及会议室内环境卫生的检查。

2.各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。

会议室的及时申请；

会议中会议室内所有器材设备的保管与维护；

会后会议室整理。

三、具体流程：

1．申请：各部门使用会议室，请指定专人，在前台处登记会议室使用申请表（附件1）。

2．申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行：

物资准备申请时限

无需物资准备30分钟前申请需提供纯净水摆放1小时前申请

需准备鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务

1个工作日前申请

需提供横幅、X展架、与会人员席卡等制作类物资3个工作日前申

3．会议时限：每30分钟为1节，每次申请不超过4节，请各部门按需申请，提高会议效率。

三、管理制度：

1. 会议室如需使用电脑请各部门自行准备，并请认真做好保密工作，严禁传播、泄露公司商业秘密；

2. 会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏或遗失的由会议室申请部门按价赔偿；

3. 话筒、投影仪等设备由前台调试，未经允许，不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知总部校长办。

4. 会议室的使用，必须按照申请时间使用，需要变更使用时间（延长或取消）或会议地点的，必须向前台提出申请，经同意方可。

5. 会议室使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般的原则，如遇到会议室占用，总部校长办负责协调工作；

6. 会议室使用结束后，申请部门应整理会议室环境，收拢相关会议室设备，通知前台验收；前台应根据验收结果，对会议申请部门进行评价。

四、奖惩

会议的奖惩采用部门信用分制度，每个部门每季度100分（最高100分）。

1. 每次会议结束后，会议室环境和设备通过前台验收，会议申请部门可加信用分5分（总分不超过100分）；

2. 会议室预订冲突时，原则上优先由信用分高的部门使用（信用分相同时，上一季度信用分高、部门累计被扣的信用分少的部门优先使用）；

3. 部门信用分低于80分，原则上不允许借用会议室；确有需要借用会议室的，部门负责人每次乐捐100元。

4. 未做好保密工作，在会议室电脑上遗留会议资料的，每次扣取会议申请部门5分的信用分，造成公司机密泄露的，扣取信用分20分，并根据公司相关制度惩罚；

5. 人为损坏或遗失会议设备的，根据损失的大小和影响程度，扣取会议申请部门5~20分的信用分；

6. 擅自调整会议室设备，影响会议室正常使用的，扣取会议申请部门10分；

7. 未申请擅自使用会议室的，前台应责令使用部门立即退出会议室，并扣取会议组织部门信用分5分；一个月内累犯2次以上的，第三次起每次扣10分；拒不改正，影响正常会议召开的，扣10分；

8. 擅自调整会议室设备，影响会议室正常使用的，扣取会议申请部门10分；

此制度自通知发布之日起开始执行，未尽事宜由总部校长办负责解释。

附件一 [会议室使用申请表]

会议室使用申请表