ERP概述

第一章ERP基础知识及用友软件概述

第一节ERP基础知识

一、ERP的概念

ERP是建立在信息技术的基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的全方位、系统化的管理平台它集成了企业管理的各方面功能（除销售、生产、财务外，还包括质量管理、人力资源管理、设备维修管理、项目管理等），它是以财务管理为中心的企业管理信息系统。

ERP是当今国际上先进的企业管理模式。其主要宗旨是对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资料进行综合平衡和优化管理，面向全球市场，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，使企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥足够的能力，取得较好的经济效益。

二、ERP的内涵

1、ERP是一种企业管理理念、原理、方法——在制造资源计划（Manufacturing Resources

Planning，MRP-II）基础上进一步发展而成的面向供应链的管理思想。

2、ERP是一套企业管理应用软件——采用先进的信息技术开发的计算机软件产品。

3、ERP是一个管理与决策的平台——同时集先进管理思想和当代信息技术为一体的高度集

成的企业资源管理与决策系统。

三、成功实施ERP的必要条件

1. 人为因素

2. 重视数据的规范性、准确性和及时性

3. 能力交付

4. 有效的项目管理

5. 不要把原来的工作方式搬到ERP系统中去

6. ERP不是万能的

7. 全盘规划，分步实施

第二节用友ERP-U8简介

一、简介

用友ERP-U8管理软件，会计核算部分共有十个模块，各个模块之间相互联系，共享数据。其财务、分销、决策支持三个部分相互联系。财务、购销存及决策三大功能模块构成的会计软件总体结构，可以结合为整体应用，满足使用单位的管理需求。同时又相对独立，具有完善及细致的功能.

二、主要功能模块

包括总账系统、工资管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理、成本管理、资金管理、财务分析及UFO报表和现金流量表；购销存功能模块包括采购计划、采购管理、库存管理、存货核算、销售管理；决策支持系统包括：决策支持；行业集团管理包括：行业报表、合并报表；WEB功能系统目前包括：财务WEB、业务WEB。

第三节用友ERP-U8数据流程

一、用友ERP-U8数据流程数据流程图

二、流程分析

（1）销售管理：销售部门使用。对企业销售业务的流程进行全面的管理，提供销售报价、销售订单、销售发货、销售开票、销售收款和销售分析的完整的销售流程管理。提供信用报警、控制，最低售价控制和交货预警。

（2）采购管理：采购部门使用。对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、采购结算的完整采购流程，提供比生单。用户可根据实际情况进行采购流程的定制。提供采购订单的到货期提前预警功能，提供供货商价格对比分析等报表。

（3）库存管理：仓库人员使用。能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库、其他出入库、盘点管理等业务需要，提供仓库货位管理、批次管理、保质期管理、出库跟踪入库管理、可用量管理等全面的业务应用。提供最高库存、最低库存和安全库存报警等工作。提供配额领料、限额领料和组装拆卸业务。

（4）存货核算：材料会计使用，处理存货的数量信息。存资金的角度管理存货的出入库业务，主要用于核算企业的入库成本、出库成本、结余成本。反映和监督存货的收发、领退和保管情况；反映和监督存货资金的占用情况。

（5）总账管理：处理由各模块传递过来的凭证，也可以自己填制凭证，生成财务报表，进行月底转账工作。

第四节安装用友ERP-U8

用友V8.50有网络和单机两种使用方式。在局域网环境下，如果多人使用用友软件，则可以指定一台机器作为服务器，其它机器作为客户机。服务器兼有计算、保存数据和响应客户端请求等功能。单机环境下，用户机器既是服务器又是客户机，需要先安装SQL Service2000个人版或MSDE，然后再安装用友软件。无论在哪种条件下，都要先安装数据库。

一、用友V8.50对硬件和软件环境的需求：

●硬件环境：

服务器：：主频700MHz以上，内存256MB、硬盘推荐10GB以上

客户端：主频500MHz以上，内存128MB、硬盘推荐1GB以上

●软件环境：

服务器：操作系统为Windows2000 Server，后台数据哭为SQL Server2000 客户端：操作系统为Windows98/NT/2000/XP

网络协议：TCP/IP

二、安装数据库

用友V8.50使用的后台数据库是Micrsoft公司开发的SQL Server2000。

第二章系统管理

第一节注册

一、注册步骤

用户运行用友U8管理软件系统管理模块，登录注册的主要操作步骤如下：

（1）选择进入系统管理模块。

（2）选择注册。

（3）登录。

（4）此时确定即可登录,从系统管理界面可以看出，系统管理的功能列表分为上下两部分，上一部分列示的是正登录到系统管理的子系统，下一部分列示的是子系统中正在执行的功能。查看时，用户可在上一部分用鼠标选中一个子系统，下一部分将自动列示出该子系统中正在执行的功能。这两部分的内容都是动态的，它们都将根据系统的执行情况而自动变化。

●选择服务器：在客户端登录，则选择服务端的服务器名称(标识)；在服务端或单机用户

则选择本地服务器名称(标识)。

●输入操作员注册名称和密码。如要修改密码，则单击"改密码"选择钮。

●选择要进行操作的账套和进行业务处理的会计年度。

●在"操作日期"组合框内键入操作时间，一般默认是当前系统时间。输入格式为

yyyy-mm-dd。也可点日历参照选择一个自然时间。

二、注意事项。

对于系统管理员(Admin)和账套主管看到的登录界面是有差异的，系统管理员登录界面只包括：服务器、操作员、密码三项，而账套主管则包括：服务器、操作员、密码、账套、会计年度、操作日期六项。

第二节角色和用户

一、概述

在本版产品中继续加强企业内部控制中权限的管理，增加了按角色分工管理的理念，加大控制的广度、深度和灵活性。角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们可以是一个部门的人员，也可以不是一个部门但工作职能是一样的角色统称)。我们在设置角色后，可以定义角色的权限，如果用户归属此角色其相应具有角色的权限。此功能的好处是方便控制操作员权限，可以依据职能统一进行权限的划分。本功能可以进行账套中角色的增加、删除、修改等维护工作。

用户功能主要完成本账套用户的增加、删除、修改等维护工作。设置用户后系统对于登录操作，要进行相关的合法性检查。其作用类似于WINDOWS的用户账号，只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。

二、“角色”功能操作步骤

●在"系统管理"主界面，选择【权限】菜单中的【角色】，点击进入角色管理功能界面。

●在角色管理界面，点击〖增加〗按钮，显示"增加角色"界面，输入角色编码，可以录

入12位字符；输入角色名称，可以是40位字符(角色编码和名称都不允许重复录入，而且此两项是必输项)；在备注中可以加入对此角色的注释，可以录入119位字符。在所属用户名称中可以选中归属该角色的用户。点击〖增加〗按钮，保存新增设置。

●选中要修改的角色，点击〖修改〗按钮，进入角色编辑界面，对当前所选角色记录进行

编辑，除角色编号不能进行修改之外，其它的信息均可以修改。

●删除当前的角色，点击〖删除〗按钮，则将选中的角色删除，在删除前系统会让您进行

确认。如果该角色有所属用户，是不允许删除的。必须先进行"修改"，将所属用户置于非选中状态，然后才能进行角色的删除。

●点击〖刷新〗按钮，重新从数据库中提取当前用户记录及相应的信息。

●对于界面的选项"是否打印所属用户"是指在打印角色的同时将所属的该角色的客户同

时打印出来。

三、“用户”功能操作步骤

●在"系统管理"主界面，选择【权限】菜单中的【用户】，点击进入用户管理功能界面。

●在用户管理界面，点击〖增加〗按钮，显示"增加用户"界面。此时录入编号、姓名、口

令、所属部门，E-mail，手机号内容，并在所属角色中选中归属的内容。然后点击〖增加〗按钮，保存新增用户信息。

●选中要修改的用户信息，点击〖修改〗按钮，可进入修改状态，但已启用用户只能修口

令、所属部门，E-mail，手机号和所属角色地信息。此时系统会在"姓名"后出现"注销当前用户"的按钮，如果需要暂时停止使用该用户，则点击此按钮。此按钮会变为"启用当前用户"，可以点击继续启用该用户。

●选中要删除的用户，点击〖删除〗按钮，可删除该用户。但已启用的用户不能删除。

●对于"刷新"功能的应用，是在增加了用户之后，在用户列表中看不到该用户。此时点击

"刷新"，可以进行页面的更新。

●点击"退出"按钮，退出当前的功能应用。

四、操作注意事项

●用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权

限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属那一个角色，则用户将自动具有该角色的权限。

●一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。

●若角色已经设置过，系统则会将所有的角色名称自动显示在角色设置中的所属角色名称

的列表中。用户自动拥有所属角色所拥有的所有权限，同时可以额外增加角色中没有包含的权限。

●若修改了用户的所属角色，则该用户对应的权限也跟着角色的改变而相应的改变。

●只有系统管理员有权限进行本功能的设置。

第三节建立新账套

一、账套概念

在使用系统之前，首先要新建本单位的账套。用户在系统管理界面单击【账套】菜单选择【建立】，则进入建立单位新账套的功能。建立账套，即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。有一组相互关联的数据组成。首次使用总账系统时,应根据企业的具体情况进行账套参数设置

二、建立步骤如下：

第一步：输入账套信息，用于记录新建账套的基本信息。界面中的各栏目说明如下。

●已存账套：系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而

不能输入或修改。其作用是在建立新账套时可以明晰已经存在的账套，避免在新建账套时重复建立。

●账套号：用来输入新建账套的编号，用户必须输入，可输入3个字符(只能是001-999

之间的数字，而且不能是已存账套中的账套号)。

●账套名称：用来输入新建账套的名称，作用是标识新账套的信息，用户必须输入。可以

输入40个字符。

●账套路径：用来输入新建账套所要被保存的路径，用户必须输入，可以参照输入,但不

能是网络路径中的磁盘。

●启用会计期：用来输入新建账套将被启用的时间，具体到"月"，用户必须输入。

●会计期间设置：因为企业的实际核算期间可能和正常的自然日期不一致，所以系统提供

此功能进行设置。用户在输入"启用会计期"后，用鼠标点击〖会计期间设置〗按钮，弹出会计期间设置界面。系统根据前面"启用会计期"的设置，自动将启用月份以前的日期标识为不可修改的部分；而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）标识为可以修改的部分。用户可以任意设置。

第二步：输入单位信息，用于记录本单位的基本信息，单位名称为必输项。

输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第三步设置。

第三步：核算类型设置，用于记录本单位的基本核算信息，界面各栏目说明如下：

●本币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码，系统默认的是"人民币"的代码

RMB。

●本币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称。系统默认的是"人民币"，此项为必

有项。

●账套主管：用来确认新建账套的账套主管，用户只能从下拉框中选择输入。对于账套主

管的设置和定义请参考操作员和划分权限。

●企业类型：用户必须从下拉框中选择输入与自己企业类型相同或最相近的类型。

●行业性质用户必须从下拉框中选择输入本单位所处的行业性质。

●是否按行业预置科目

输入完成后，点击〖下一步〗按钮，进行第四步设置。

第四步：基础信息设置界面各栏目说明如下：

●存货是否分类：如果您单位的存货较多，且类别繁多，您可以在存货是否分类选项前打

勾，表明您要对存货进行分类管理；如果您单位的存货较少且类别单一，您也可以选择不进行存货分类。注意，如果您选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。

●客户是否分类：如果您单位的客户较多，且您希望进行分类管理，您可以在客户是否分

类选项前打勾，表明您要对客户进行分类管理；如果您单位的客户较少，您也可以选择不进行客户分类。注意，如果您选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。

●供应商是否分类：如果您单位的供应商较多，且希望进行分类管理，您可以在供应商是

否分类选项前打勾，表明您要对供应商进行分类管理；如果您单位的供应商较少，您也可以选择不进行供应商分类。注意，如果您选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案。

●是否有外币核算：如果您单位有外币业务，例如用外币进行交易业务或用外币发放工资

等，可以在此选项前打勾。

输入完成后，点击〖完成〗按钮，系统提示"可以创建账套了么"，点击"是"完成上述信息设置，进行下面设置；点击"否"返回确认步骤界面。；点击〖上一步〗按钮，返回第三步设置；点击〖取消〗按钮，取消此次建账操作。

第五步：建账完成后，可以继续进行相关设置，也可以以后从企业门户中进行设置。

●继续操作：系统进入"分类码设置",然后进入"数据精度"定义。完成后系统提示"XXX套

建立成功,您可以现在进行系统启用设置,或以后从〖企业门户_基础信息〗进入〖系统启

用〗功能,是否进行系统启用设置"提示。选择"是"进入系统启用设置界面,选择"否"以后进入"业门户_基础信息_基本信息"进行设置

如果此时完成当前设置，则企业建账成功。对于其它相关参数，您可以在"企业门户"

中进行设置。

第四节角色和用户的权限设置

一、用户及权限管理

（一）基本概念

1、系统注册：以一名操作员的身份进入（登录注册）系统。分为系统管理模块的启动和所建账套各模块的启动。

注意：首次使用软件时，最好先建立自己的核算账套，否则系统启动后将只能进入财务软件自带的演示账套。

2、系统管理员：·负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中的所有账套。可以进行账套的建立、引入、输出，设置操作员和账套主管，设置修改操作员的密码和权限。

3、账套主管：负责账套主管的维护工作，对所选账套修改、年度帐的管理（创建、清空、引入、输出及子系统的年末结转、所选账套的数据备份）及该账套操作员权限的设置。（二）具体操作

为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供操作员设置功能。只有系统管理员才有权利设置操作员。因此，定义系统操作员时，必须以系统管理员的身份注册进入“系统管理”，然后单击“权限”下的“操作员”，进入操作员管理界面，在该界面中，可以完成增加操作员、修改操作员和删除操作员的操作。

1、增加合法操作员

（1）步骤：单击功能菜单中的“增加”，系统弹出“增加操作员”的界面，按实际情况填写完毕，单击“增加”表示确认，此操作员即设置成功

（2）注意：·只有系统管理员才有权限设置操作员

·操作员编号在系统中必须唯一，即使不同的账套，编号也不能重复；

·设置口令时，以“*”显示；

·所设置的操作员一旦被引用，就不能被修改和删除；

·操作时，每增加一个，无论是否需要继续增加均要单击“增加”按钮（“增加”是将已录入的操作员内容存盘，否则将放弃当前录入操作员的操作），当不要录入后单击“退出”。

2.修改操作员

已设置操作员在使用的过程中，可以由系统管理员随时修改其姓名及口令。但操作员的编号一旦被使用则不能被修改。

3、删除或注销合法操作员

（1）未启用前可在此处删除，选中要删除的操作员单击功能菜单中的“删除”即可。（2）启用后则不能从系统中删除，可在系统中注销。具体选中要注销的操作员，双击鼠标或单击功能菜单中的“修改”，即进入修改界面，单击“注销当前操作员”然后单击“修改”，表示确认注销的修改

4、设置合法操作员操作权限

会计实务中，操作员之间应分工明确，有内部控制，因此至少应设置一位账套主管及必要的操作员。

系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。

账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理以及该账套操作员权限的设置。

财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置。

系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。

操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。

明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核、科目制单及明细账查询打印权限进行设定。

（1）设定或取消账套主管：账套主管拥有已安装子系统下全部权限，设置时选中标记“√”

取消时去掉标记“√”。一个账套只能设置一个账套主管。

（2）增加操作员权限：a.选中操作员

b.单击“增加”，系统弹出“增加权限”窗口

c.在左侧选子系统，右侧选明细权限

注意：选择时应双击授权框使之变蓝为选中，取消时应双击授权框使之变白为选中。（3）修改操作员权限

修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限。

——设定或取消账套主管

账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的操作，首先在“操作员权限”左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面右上角选择账套，最后选中旁边的“账套主管”复选框。

——删除操作员权限：只有系统管理员、账套主管有此权限

第五节账套备份

一、账套输出

账套输出，即会计数据备份是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输出账套的功能。

二、账套引入

账套引入，即会计数据恢复，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。

三、系统内的自动备份

进入系统时，系统会自动检查数据库有无异常，如存在问题，系统会自动恢复最近备份的数据，以减少损失；如没有问题，系统自动将此时的数据库备份到用户指定的目录下

1、在系统管理窗口，以系统管理员身份注册，登陆成功后单击“系统/配置”

2、在系统配置窗口，在自动备份选项前打勾，在备份目录中输入账套存放路径（可修改为

D\ufsystem\backup

3、输入自动卸载时间

用友具备自动备份功能，能够自动对账套进行备份。系统可以定时备份账套，也可以同时备份多个账套。

第三章基础信息设置

第一节基本信息

一、系统启用

系统启用是指设定在用友应用系统中的各个子系统开始使用的日期，只有启用后的子系统才能进行登录。

二、编码方案

在进行账套基本档案信息的设置过程中，将会用到很多需要规定编码的基本资料，若在创建账套时没有对编码进行设置，可通过【企业门户】窗口中的“账套基本档案信息”对所需要的编码方案重新进行设置。

三、数据精度

在【企业门户】窗口的【基础设置】列表中，选择【基本信息】→【数据精度】菜单项，即可以打开【数据精度】对话框。

第二节基础档案

一、机构设置

机构设置包括部门档案设置和职员档案设置。

二、往来单位设置

往来单位设置包括设置客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案和地区分类等。

三、存货设置

存货设置包括存货分类设置、计量单位设置和存货档案设置等。

（1）存货分类

存货分类最多可分8级，编码总厂不能超过30位，每级级长用户可自行定义。存货分类用于社会自存货分类编码、名称及所属经济分类。

（2）计量单位

计量单位是存货不可缺少的一部分，当然也是基础档案必须设置的一项操作。不过必须先增加计量单位组，再在该组下增加具体的计量单位内容。

（3）存货档案

存货主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种存货信息，以便于对这些存货进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析。

四、财务

财务设置包括会计科目、凭证类别、外币设置、项目目录和备查科目设置等几项组成。

五、收付结算

收付结算包括结算方式、付款条件以及银行档案等选项。

六、业务信息

业务信息设置内容包括仓库档案、收发类别、采购类型、销售类型、产品结构、成套件、费用项目、发运方式、货位档案和非合理损耗类型等设置。

七、对照表

对照表设置内容包括仓库存货对照表、存货货位对照表和供应商存货对照表。

八、其他---常用摘要

摘要是填凭证时对分录的说明，企业有很多业务都是重复发生的，因此常用摘要要存储起来，在输入单据或凭证时直接调用，这样将大大提高业务处理效率。调用时可以直接输入摘要代码或按“F2”键来参照输入。

第三节数据权限

一、数据权限控制设置

本功能是数据权限设置的前提，用户可以根据需要先在数据权限默认设置表中选择需要进行权限控制的对象，系统将自动根据该表中的选择在数据权限设置中显示所选对象。

账套主管不参加数据权限分配。

二、数据权限设置

1. 必须在系统管理中定义角色或用户，并分配完功能级权限后才能在这里进行"数据权限分配"。

2.数据级权限分配包括

（1）记录权限分配：是指对具体业务对象进行权限分配。使用前提：在"数据权限控制设置"中选择控制至少一个记录级业务对象。

（2）字段权限分配：是对单据中包含的字段进行权限分配。

三、金额权限设置

本功能用于设置用户可使用的金额级别，对业务对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核额度、科目的制单金额额度。在设置这两个金额权限之前必须先设定对应的金额级别。对如下业务对象提供金额级权限设置：采购订单的金额审核额度、科目的制单金额额度。在设置这两个金额权限之前必须先设定对应的金额级别。

第四节单据设计

本功能主要是根据系统预置的单据模板，定义本企业所需要的单据格式。U8单据格式设计可对U8系列产品中的报账中心、采购、存货、库存、项目管理、销售、应收、应付模块中的各种单据进行格式设计。每一种单据格式设置分为显示单据格式设置和打印单据格式设置。

一、单据格式设置

在此可以设置单据显示格式和打印格式。

二、单据编号设置

这个设置选项用于设置核算单位使用的编码规则。填制单据时，一般情况下，单据编号是按流水号由系统自动产生的，但也可以由人工取号。另外，企业时常希望单据在取号时，在流水号前加上前缀，如“部门+业务员+流水号”。