连锁管理系统操作说明书

盖达尔连锁管理系统操作使用说明书

第一章功能模块操作说明

［盖达尔连锁管理系］主要有前台和后台两种操作版本。

５.１基本信息管理

［基本信息管理］是整个系统所有操作的信息来源，贯穿于整个系统的业务流程；因此，基本信息数据的准确性直接影响到整个系统数据的准确性，在进行基本信息录入时，一定要做到准确、详细。基础信息的建立，是开始使用本系统之前所必须做的重要工作之一。它主要包括［公司部门］、［内部职员］、［往来单位］、［银行帐号］、［会员管理］、［仓库资料］、［固定资产］、［会计科目］、［销售门店］、［库存商品］等功能模块；

５.１.１公司部门

［公司部门］的设置是为了，在整个管理系统的方便，对各个部门的仔细设置能够给管理带来很大的好处，对于各个部门的设置要能够具体分类：部门代码和部门都不能重复，部门代

码编码建议用部门名称的各个大写字母；

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊本系统所有的数据添加的流程均是：

单击［增加］后在相应的文本框里输入内容后，单击［保存］即可，

［修改］数据直接是先在相应的文本框里输入内容后，单击［修改］即可，系统会出现如下图所示的界面

确定需要修改单击［确定］就可以；

［删除］数据的操作是直接［删除］当前文本框里所显示的数据；系统也会弹出类似与［修改］操作的界面，只要［确定］就可以进行［删除］操作。

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５.１.２其他类似操作

内部职员\往来单位\银行帐号\会员管理\仓库资料\固定资产\会计科目\销售门店\库存商品，这些操作和部门操作方法类似。不再重复介绍：

5．1．3库存商品

库存商品主要记录商品的各种详细信息如：商品全名、商品编号、规格、计量单位、生产厂家、批准文号、注册商标、批号、有效期以及商品的预设售价等。库存商品信息库建好后，发生业务时只需调用库存商品内的信息即可。进行库存商品录入时首先应做好商品的分类工作，系统允许5级分类，分类方式用户可自行定义。界面如下图：

1.建立商品分类

商品分类的正确建立可方便库存管理、销售管理及各种统计报表。建议分类方式如下，例如文具类：

第一级：按镜片、镜架、隐形眼镜、配套等大类进行分类；

第二级：在第一大类基础上按品牌进行分类如对镜片：阳光镜片、树脂镜片等。

第三级：在第二级基础上按产地进行分类如：广州阳光镜片、美国阳光镜片等；。

第四级：在第三级基础上按商品的基本信息录入等：“规格型号”、“颜色”和“球面”、“计量单位”这四个选项；

第五级：根据商品分类输入每种商品的详细信息。

*分类级数用户可以自己定义*

**对于镜片的球面度数和柱面读书的设置如下：

近视或远视度数需带“-或+”标志；

商品分类方式确定后，即可建立树型目录，进入[基本信息]/[库存商品]

1)点击［增加］按钮进入“基本信息－商品信息框”，在“商品全名”处输入商品类别，在“商品编号”处输入自定义商品编号，以及它的产地后［保存］即可；

2)可以对商品分类进行［删除］、［修改］

2.输入商品信息

当建好商品类别后，即可输入商品信息，进入[基本信息]/[库存商品]，选定商品类别后点击［增加］，录入商品实际信息时应注意：

1）选择树型结构后，选择需要编辑的商品的分类后，正确填写商品的全部信息后［保存］即可；

2）以对商品进行［删除］、［修改］。

3）基本单位（小）”输入商品的最小零售单位，此计量单位系统默认显示在各类业务单据中，并作为数据处理的计量单位，如盒、瓶等。“整件单位

（大）”输入该商品的大单位，如件、箱等，当发生业务时，用户可根据

实际情况对计量单位进行选择，系统会根据“单位换算比率”来进行大小

单位间的数量换算。

3.“有效日期（月）”输入商品从生产日期到失效日期的时间长度，如：12、24。表

示有效期为一年、两年。此数据将自动转换为“有效日期（日）”。

5．1．4往来单位

往来单位主要记录业务往来单位和个人的相关信息，如：单位名称、地址、联系电话、信用额度、开户行、帐号及税号等信息。系统允许分类，具体分类操作方法可参考库存商品的分类操作方法。

1）单位名称”和“单位编号”栏内容不能为空，否则信息无法保存。

2）当系统设置使用信用额度时，“信用额度”的数值将会影响该单位的往来款项金额，即超过信用额度的往来金额，系统将自动提示不能过帐，但可存入草稿。

3）初应收余额”和“期初应付余额”的数值可以在这里录入，也可以在[期初建帐]/[应收应付期初]中录入。

5．1．5内部职员

1.部门信息和职务信息的分类

部门信息和职务信息的分类和商品分类的方法一致；

2.[基本信息]/[内部职员]记录公司每个员工的基本信息，如：电话、地址、所属部门

等。：

**规定是公司所有员工严格按照统一编号：规则如下：

部门代码(2位)+编号(8位)，其中编号是员工的关键，编号是所有员工的整体编号；

比如财务部的张三则定义成：CW00000001

该界面上的“职员全名”和“编号”不能为空；“所在部门”、“所属职务”为可选栏，部门的增加及修改可以自己定义。

5.1.6银行帐户

银行帐户记录公司的银行存款情况，当用户前台使用银行刷卡系统时，在此帐户下应以卡类名称建立多个分类帐户，以便与银行对帐及统计。系统允许多级分类。“科目全名”及“科目编号”不能为空；“期初余额”的数值将影响现金银行期初值的变化。

5.1.7仓库资料

仓库基本信息包括：仓库代码、仓库名称、仓库类型、所属地区、仓库管理员、仓库大小、备注说明等；

*仓库代码编码的规则：地区简码+地区号+编号;比如上海第二仓库写成：SH-021-0002

5.1.8会员管理

会员管理记录了VIP卡持有者以及VIP卡的信息，如持卡人姓名、所属区域、地址、联系电话、VIP卡卡号、类型、折扣等。通过会员管理可实现对持卡人的消费折扣，还能通过“自动折扣”的设定实现对顾客累计消费的折扣改变；此外，还能对VIP卡的挂失及停用进行设置。会员管理又分为[会员卡管理]、[会员卡类型设置]、[会员卡自动折扣设置]三部分。

1.会员卡管理

进入会员卡管理，可对会员卡进行挂失和停用设置，也可进行过滤及查询

点击［增加］按钮进入会员卡输入界面，该界面可对会员卡的相关信息进行录入。“发卡日期”为系统默认时间，可修改；当使用的会员卡超过“有效期”时间时系统会自动提示卡已过期；“持卡类型”为选取栏，增加及修改可在菜单“会员卡类型管理”中进行，也可直接设置；用户使用“自动折扣”功能时，只需选取即可，当用户定义了自动折扣设置时，系统可根据消费累计金额自动变更折扣值。

点击[查询]可按会员卡卡号、姓名、类型、有效期及发卡日期对会员卡信息进行查询；

2.会员卡类型管理

3.会员卡自动折扣设置

通过会员卡管理，系统会自动记录每位消费者的次消费金额，当消费金额累计达到“自

动折扣率设置”的金额段时，即可享受与之相对应的消费折扣。进入“会员卡自动折扣设置”界面后点击[增加] 键，系统进入“自动折扣率设置”界面，在该界面输入每种折扣相对应的起始金额和终止金额。

5.1.9费用类型

费用类型用于建立费用科目，可根据公司的具体情况进行增加和分类，允许进行3级分类，其分类操作方法可参考“库存商品”的分类操作方法。

5.1.10其他收入

其他收入用于建立销售收入以外的收入科目，根据实际情况用户可自行增加及分类，允许进行3级分类，其分类操作方法可参考“库存商品”的分类操作方法。

5.1.11固定资产

固定资产用于记录固定资产项目，允许多级分类。

5.1.12会计科目

会计科目用于记录会计科目名称，允许多级分类。

5.1.13分店信息

分店信息必须在系统启用前设置，一旦设置后，只有相应的操作人员才能进行分店信息的编辑；分店信息包括：分店代码、分店名称、所属地区、共有柜组、店长、备注说明等；

1.分店代码的编码规则：地区简码+地区编号+分店编号；

比如上海的第一分店：SH-021-00001

2.分店信息录入

详细记录每个分店的基本信息，具备增加、删除、修改等功能；在进行分店信息编辑时“分店名称”、“分店编号”均不能为空，否则系统会不保存，便退出系统。

5.2系统维护

5.2.1期初建帐

当［基本信息］的录入工作完成后，应进行[期初建帐]。

因为期初建帐是为了，以后的操作进行的，必须设置该项。

操作界面如下图：

5.2.1.1库存商品期初

[库存商品期初]模块是，操作[进销存]的关键。

只需要双击网格控件后，系统回弹出一个界面如图：

选择了[商品名称]后就可以进行[期初库存商品]的修改

单击[修改期初]后回弹出如图界面

在上图中只要正确填写[期初数量]和[期初单价]后就可以了，这样一个商品的期初建帐就算完成了。

5.2.1.2[应付应收期初]

[应付应收期初],[现金银行期初]，[固定资产期初]的操作和[库存商品期初]操作类似：

双击[网格控件]，系统便相应的弹出对应的项目，进行设计。

5.2.2更换用户

该模块是为了，在不退出系统的情况下，更换操作员，系统会自动登记更换前的操作员的登

陆系统的时间和退出系统的时间，同时也会登记当前操作员的登陆时间

5.2.3修改密码

该模块是为了修改当前操作员的[操作口令]而设计的，只能够修改本身的密码：

5.2.4超级用户

当系统第一次使用时，系统只能够一[超级]用户的身份进入该系统；

5.3采购信息管理

[采购信息管理]它包括了以下几个部分：

[商品需求]、[采购合同]、[采购入库]、[采购退货]、[库存状况]、[采购付款]、[委托代销]、[采购入库统计查询]、[采购退货统计查询]、[采购日报]、[采购月报]、[采购报表]

5.3.1商品需求

[商品需求]模块是为了系统的采购而设计的，它是分店生成的单据，总部是没有权利生成该单据的。只能够审核；提交[采购部]；采购部根据审核后的[商品需求]单。生成才[采购订单] ,系统设计思想是：根据分店的需求或库存报警，生成的单据，在总部打开[采购信息管理]窗体时若有便能够看见[商品需求]，有相应的部门做出审核和决定。若分店没有[需求]，则上面的界面是非可视的。

负责采购的部门可以根据[商品需求]审核后可以修改后直接生成[采购合同]或[采购订单]；

这里的[采购合同]以便今后的[采购入库]和[采购退货]

[采购入库]时可以参照[采购定单]