高校档案的信息化建设应该注意的几个问题

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高校档案的信息化建设应该注意的几个问题作者：刘林青

来源：《科技创新导报》2011年第27期

摘要:高校档案信息化建设是高校档案建设的一大进步,也是一项系统工程,它必须与学校信息化建设相结合,也要与高校发展规划同步推进。同时档案管理软件的设计也应与档案事业的

发展趋势相一致,以最大的兼容性,为社会提供服务。

关键词:高校档案息化建设注意问题

中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)09(c)-0215-01

我们知道,高校是培养人才的重要基地之一,应该充分利用人才和技术资源优势进行校园信息化建设。与之相应的档案信息化建设也应该成为高校档案建设的重要内容。档案信息化建设中,基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设是其主

要内容,难度之大是可想而知的。基于这种现实,笔者认为,高校进行“数字档案馆”的信息化建设,应该充分结合高校实际,应该注意以下几个问题。

1 结合学校信息化工作,共同推进档案信息化建设

随着高校管理制度的改革,高校信息化建设的推进中,高校档案的信息化建设应该与学校信息化建设工作相结合,共同推进,整体发展。

首先,高校档案馆的信息化建设应该充分注意到与高校信息化工作的有机结合,要充分利用高校现有资源,走与高校信息化建设共同推进,整体发展的路子。

我们知道,高校的信息化建设的目标是“数字化校园”,而“数字化校园”软件系统平台的四个

子系统,即信息门户平台、统一身份认证平台、共享数据平台和部门业务系统。高校档案信息

化建设完全可以利用这个系统平台,这样可以减少基础设施建设的投入,如购买服务器、网络设备和安全设备,以及档案馆网站的建设、档案管理软件的开发等。利用“校园信息发布平台”建设档案馆网站,在“部门业务系统”设置档案管理信息系统的连接。这将从多方面弥补高校档案管理人力、财力、物力不足的缺陷。

其次,高校档案馆的信息化建设应该充分注意到与学校信息化工作有机结合,要充分利用高校现有资源,走与高校信息化建设共享数据之路,整体发展。档案信息化的文件管理格式是多种多样的,但多数是建立在原有的管理模式基础之上的,这在很大程度上存在着使用不方便的困难,

档案信息化建设

档案信息化建设 发表时间：2019-06-20T09:35:49.940Z 来源：《基层建设》2019年第8期作者：王建强[导读] 摘要：当今社会，信息化、大数据成为主流，越来越多的企业和单位开始重视信息化的建设。 山东省栖霞市档案局 摘要：当今社会，信息化、大数据成为主流，越来越多的企业和单位开始重视信息化的建设。档案作为记录人们在各项社会活动中具有保存价值的原始记录，所以其利用频繁，在以前人们通常需要去查找纸质档案来寻找自己想要的记录，这种方式效率极其低。所以为了更好为人民服务，实施档案的规范化管理，方便当事人更加便捷的查询档案，档案资源信息化建设变得尤为重要。 关键词：档案信息化建设；档案数字化；计算机信息技术档案信息化建设是新世纪档案事业发展的重要方向，但它是一个缓慢的过程，不能急于求成。2002年11月25日国家档案局印发的《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。 一、档案信息化建设面临的障碍 1.传统观念限制 档案信息化建设主要技术支持来源于先进的计算机信息技术以及大数据的储存与利用，这都属于近几年的高新技术，尽管在诸名行业中已经有了较为良好的应用，但是依旧有很多传统从业者不认同。不少传统行业从业者依然坚持认为档案信息就应当是以传统信息存储方式中的实体档案为主但这很明显是过时的想法，计算机信息存储容量大、速度快、保存手段简单，而且理论上可以做到无限期保存。 2.从业者专业知识掌握不够 档案信息化建设主要技术支持来源f先进的计算机信息技术以及大数据的储存与利用，所以首先要求从业者需要掌握部分的硬件知识:其次，档案信息化建设最重要的是将档案数字化，这就要求从业者需要拿握部分的档案数字化知识，比如如何整理，如何制定档号，如何填写归档章等。 3.人力物力投入过大 档案信息化建没离不开先进的计算机信息技术面计算机信息技术离不开先进的软硬件的支持，所以要想进行档案信息化建设，首先需要购买软硬件，包括主机设备、网络设备、数字化设备、档案管理系统软件以及各种与档案数字化相关的设备。有了这些设备以后，还需要对相关人员进行培训，培训以后档案的数宁化比如档案扫描等均需要大量的人力。 4.档案标准不统一 由于以前各地及各档案馆对档案不重视，导致各地档案管理混乱，因此档案数字化等相关标准一股都是由各地自己进行制定，没有统-的标准。 二、档案信息化建设的必要性 1.信息化时代需要 当今时代是信息化大数据时代，档案也是信息化大数据时代的重要组成部分之一。随着社会发展，档案的利用价值越来越高，这就需要档案工作在收、管、存、用等方面做出调整以适应社会发展。 2.档案安全及保存需要 以前档案查询均需要去翻阅纸质档案，而档案进行数字化后，以后的编研、统计、直询、鉴定等各项工作就不再需要去翻阅纸质档案，这样便减少了对档案的各种人为损坏，大大提高了实体档案的安全及保存。 3.社会需求 当今社会，人们的时问观念越来越强，生活节奏越来越快，广大群众对档案信息需求最越来越高，如婚姻档案、人事档案等等。以前的查档方式费时又费力，档案信息化建设成功以后就可以利用计算机进行查询，缩短了查档时间，充分发挥了档案信息化的作用，极大的提高了档案利用效率。 三、如何推动档案信息化建设 首先，应该进行档案行业人才的培养及储存:其次，制定相关标准，使档案信息化工作更加正确、更加规范:有了标准以后还需要大量人力物力的投入，首先档案信息化需要大量的软硬件设备进行支持，有了这些设备以后还需要投入大量的人力将纸质档案进行数字化。 四、结语 随着新时代的到来，计算机信息技术与大数据已成为主流。档案作为人类社。会发展过程中重要的记录，必然要与时俱进，与新时代接轨，这就导致档案信息化建设面临着巨大的考验。在巨大的考验面前，我相信只要我们齐心协力，各部门各成员团结致，定可以将档案信息化建设做的迅速、完美。

档案信息化基础理论与实践-测试最新带答案

档案信息化基础理论与实践-测试 试卷提交时间:2020-03-25 10:41:33.787 试卷得分：94.0 窗体顶端 1、题型：判断题分值：2 照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。 正确 错误 答案正确 2、题型：判断题分值：2 上网档案信息鉴定方式一般有两种：一是直接鉴定法；二是间接鉴定法 正确 错误 答案正确 3、题型：判断题分值：2 在公众网上发布的数字档案资源，不需要办理审批手续。 正确 错误 答案正确 4、题型：判断题分值：2 档案数字资源的鉴定主要包括价值鉴定、开放鉴定和发布鉴定。 正确 错误 答案正确 5、题型：判断题分值：2 数字档案馆拥有局域网、政务网、公众网甚至保密网等众多网络利用平台。不同的网络平台存储和管理着不同的资源，面向不同的用户群体，即便同一网络也要面向具有不同权限的用户群体。 正确 错误 答案正确 6、题型：判断题分值：2 信息安全是指信息网络的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不受偶然的或者恶意的破

坏、更改、泄露，系统连续可靠正常地运行，信息服务不中断等。 正确 错误 答案正确 7、题型：判断题分值：2 数字档案馆的档案信息资源共享与利用的途径主要是数字档案的提供利用、电子政务网中的数字档案共享和互联网上数字档案的发布等。 正确 错误 答案正确 8、题型：判断题分值：2 如果把数字档案（电子文件）作为数据，档案元数据就是描述或反映档案文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。 正确 错误 答案正确 9、题型：判断题分值：2 内容数据库是指数字档案的原文数据集，其信息类型多种多样，如文本、图片、表格、音频、视频等，它们是数字档案资源建设的主体。 正确 错误 答案正确 10、题型：判断题分值：2 广义的档案信息系统是指档案信息管理应用系统。 正确 错误 答案正确 11、题型：判断题分值：2 误操作是安全威胁因素中的头号触发因素。 正确 错误 答案正确

浅谈档案管理中的信息化建设

浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信

息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统

《[高校档案信息化建设思考]档案信息化建设方案》

《[高校档案信息化建设思考]档案信息化建 设方案》 随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也直接决定了档案的管理与利用工作质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其信息化建设也得到了较快的发展。但由于档案信息化管理标准、档案信息化管理软件开发、高校自身条件等限制，高校档案信息化建设仍处于探索完善之中，如何做好高校档案信息化建设，使其能够结合高校档案工作实际，在较长时间内发挥作用，是档案行政管理部门、信息技术开发部门和高校共同探讨的话题。现在结合实际工作，对这一工作进行尝试性探讨。 一、做好高校档案信息化、现代化建设必须具备的基本条件 高校档案管理信息化建设是高校信息化建设的重要组成部分，也是高校档案工作在新形势下确保高校档案信息资源的齐全、安全，提高服务效率和服务质量的有效途径。烟台大学、鲁东大学等单位档案信息化建设走在全市的前列，为全市数字化档案室建设开了个好头。结合他们建设与实施档案数字化工作的经验，我们认为做好这项工作必须具备以下几个条件： 1、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，领导是关键 高校档案信息化、现代化建设首先需要一定的资金投入，没有经济上的保证，档案信息化建设就如同空中楼阁。如果单位领导认识不到档案对各项工作的依据作用和参考价值，认识不到档案信息化建设将为领导决策、各项工作开展提供更快、更系统、更全面的信息，他

就不会舍得投入。这项工作也就无法开展。 2、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，高校经济实力是物质基础 从烟台大学等单位数字化档案室建设情况看，要真正实现档案管理现代化，没有几十万，甚至上百万的投入是不行的。如果单位经济上条件不允许，即使领导再重视，档案工作人员再争取，档案信息化建设也达不到应有的效果。当然，经济条件差也不能做等靠，档案信息化建设，资金只是一个方面，大量的基础工作需要我们档案工作人员去完善，只有这样，一旦经济条件许可，档案信息化建设也就有了很好的基础，从而发展也会很快。 3、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，档案管理软件是前提 高校档案信息化建设要求高校档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为高校提供档案网络化服务，并实现档案管理系统与高校信息系统的无缝链接。这必然要求档案管理软件具有较高、较全的性能。如果档案管理软件达不到要求，那么其他工作也就无从谈起。我们花费大量人力、物力、财力在档案信息化建设上，自然希望能够一次性投入，无限次产出，这就要求我们的档案管理软件具有一定的稳定性和前瞻性，不但当前的情况能处理，随着科技的快速发展，出现的新载体、新情况也能处理。这样，才有利于档案信息化建设的健康发展。

高校数字化档案与信息化建设的关联性研究

高校数字化档案与信息化建设的关联性研究 作者：李梅 来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第3期 【摘要】高校档案信息化建设随教育信息化逐步推进已受众多研究者关注，一方面由于信 息化技术在现代办公应用的普及提高了档案管理的效率，并扩大了获取档案的渠道，另一方面 档案管理信息化能发挥更有效便捷服务于民众和社会的价值。本文主要通过三个方面对高校数 字化档案与信息化建设的关联性进行了分析研究。 【关键词】高校档案；信息化；关联性 随着科学技术在各行业的深入应用，档案信息化研究在国家有关档案政策和数字化档案建 设标准出台的新形势下步入新的阶段，本文将将从高校数字化档案与信息化建设在依存度和相 互影响程度上做研究分析，以便解决档案实践中相关问题。 一、数字档案与现行实体档案的依存关系 从信息化发展的现阶段分析两者并不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。能将 一所大学自身的人文传统与精神血脉传递给一代代学子，实现最有意义的“入学教育”的方法，就是以新技术的数字档案形式将每一份鲜活历史档案展示在这些新生力量的面前，这既能使新 生全方位了解学校历史和文化，增强其对学校的认同感和归属感，还能将传统的文化历史记忆 重塑，形成与当下接续生生不息的“活的存在”。高校建设数字档案馆就是利用电子网络远程 获取档案文件信息进行展示的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户利用档案信息 资源的便利性。 近年来各高校分别展开以档案便捷利用为主题的数字档案资源建设活动。通过活动开展加 强了数字档案资源建设，推进档案信息化服务进程。实践中将利用率较高的信息如学生录取名 册和教学科研等相关材料逐步建立档案目录全录入、档案内容全文扫描工作，资源存在的方式 实现了存取档案信息的网络化，是一种无形的利用环境和信息组织。想要完成数字化档案建设 就需要对现在的实体馆藏实行新的管理方式和建立新的服务机制。数字化档案资源的形成是建 立在实体馆藏信息的基础之上，从而改变了实体档案的展现形式。 二、高校数字化档案馆建设对档案信息化的影响 高校数字档案馆是信息化条件下档案馆的“升级版”，它是高校教育信息化档案建设连接 现代需求与历史存在的关键一环。档案管理部门在信息化条件下运用现代化信息技术将实体档 案进行信息采集、加工整理储存。并通过不同类型的网络资源为数字化档案信息提供管理服务 平台。随着档案信息化建设的不断普及，传统高校档案工作对档案数字化建设、办公自动化应 用和用户的多样化需求也越来越高。 高校数字化档案馆是档案信息化建设中的重要节点。高校数字档案的建设不仅符合了国家 和社会对信息化发展的趋势，还推动了档案的信息化建设，提升了行政机关的公共服务能力、 办事效率、以及档案管理者的工作水平，为高校的核心信息资源建以及对增加信息资源总量、 提高工作质量和优化结构方面都起到了促进的作用，从而更好地推动了高校档案信息化的发展，真正实现了全面、均衡、健康的发展。 三、高校档案信息化发展推动数字档案馆的建设

浅谈档案的信息化建设

浅谈档案的信息化建设 摘要:档案是人类对各项实践活动的记录，档案管理的工作植根于人类的工作和社会生活之中，随着社会文明的提高也逐渐深入到人类社会生活的各个方面，并发挥着越来越重要的作用。而档案的信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路，同时也是档案工作实现历史与未来有机链接的手段。本文首先讨论了档案信息化建设的内涵及重要性，分析现阶段档案信息化建设过程中存在的问题，并提出档案的信息化建设的具体措施。 关键词:档案管理信息化建设建设策略 1、档案信息化建设的内涵及重要性 1.1 档案信息化的定义 所谓的档案信息化是指在国家档案行政管理部门的规划和组织下,在档案管理的活动中应用现代化的信息技术,对各类档案的信息资源进行处置、管理以及提供相应的服务。也就是说,档案的信息化要以计算机技术、网络技术以及信息技术为手段,并以现代化的管理学为理念,以全力服务于社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识的新型工作模式,档案信息化的核心和目标是发展档案业务,同时提高档案工作的现代化管理水平。 1.2 档案信息化建设的过程 档案信息化建设一般包括基础设施的建设、档案信息资源的建设、标准规范的建设、应用系统的建设以及人才队伍建设等几个方面。档案信息化建设则要随着信息技术水平的提高和变化来拟定档案信息化建设的阶段性目标,档案信息化建设的推动力量就是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。档案信息化建可以提高档案工作的现代化水平并确立网络环境中档案管理与服务的阶段性目标。档案信息化建设的目标是要最大限度延长档案信息的保存时间,以满足社会各界人士的需求,从而地为档案信息的社会化而服务。 1.3 档案信息化建设的重要性 档案管理的信息化可以给管理人员带来显而易现的效果和收益。首先是档案管理在实现自动化、实时化和网络化之后,档案的检索与查询通过网络就可以实现即时的查询,在时间还是空间上都更为方便简洁。此外管理人员也可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出所需要的档案信息。档案管理的信息化之后,管理人员可以更好的从事档案的收集工作以及档案的整理和编研工作,极大的提高职能部门的工作效率。只有实现档案管理工作的信息化,才能让档案管理与社会的发展相协调,并适应不断变化的外部环境。 2、现阶段档案信息化建设过程中存在的问题 2.1 急需档案信息化建设的标准和规范 很多档案部门在建设档案信息化的过程中往往只重视采用先进的通信设备和购置高档计算机系统,却忽视了档案信息资源标准规范化的建设,造成巨额资金建成的档案信息系统却无法提供有效的服务,例如计算机软件的开发缺乏整体的规划性,软件在实用性方面存在着不足之处,以及所购买的计算机和有关设备型号各异,设备的档次参差不齐,并没有形成标准的硬件环境等。 2.2 档案工作人员的信息化素质有待进一步的提高 档案工作人员的信息化素质参差不齐,有些上了年纪的档案管理人员对纸质档案的管理技术比较熟悉,但是却不懂电子档案的形成、信息的存储、传输以及

档案信息化建设发展规划

档案信息化建设发展规划 为适应国家档案信息化建设的发展要求,提高我县档案事业现代化水平,根据《全国档案信息化建设实施纲要》及省档案局档案信息化建设要求,结合我县电子政务的实际,对我县档案信息化建设提出以实施方案。 一、指导思想和基本原则 XX县档案信息化建设的指导思想是：以科学发展观为指导，适应档案信息化建设和社会对档案信息的需求，以档案信息资源建设为核心,以创新档案开发利用方式为重点，积极推进档案资源数字化，信息管理规范化，信息服务网络化的进程，带动档案事业的快速发展，不断提高档案资政育人和为社会各项事业服务的能力，促进档案信息化建设与经济和社会协调发展。 全县档案信息化建设应坚持“纳入规划，有序推进；统一标准，统筹建设；突出重点，分级实施；安全保密，注重实效；引导示范，逐步展开”的基本原则。 二、总体目标和主要任务 (一)总体目标 各部门、乡镇，企事业单位档案信息化建设要纳入同级电子政务体系和本单位办公自动化统一部署，统一规划，同步建设，逐步实现电子公文处理和电子档案管理的规范化与一

体化；加大档案信息资源管理力度，建立长效发展机制，全面整合档案信息资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高和结构优化；利用馆内局域网、电子政务网、公众信息网，推进服务机制创新，促进档案信息资源公开、共享和再利用；本着“利用优先，由近及远，先重点后一般”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。制定统一标准，推进档案数字化与网络化建设。按照共通共享，互联互通的要求，建立与完善全市档案信息目录数据库，实现档案信息资源优势互补和共享。利用电子政务网络平台进行政府公开信息的网上数据传输，信息集聚和档案发布，条件具备的区县档案馆要逐步建设电子文件中心和数字档案馆。 (二)主要任务 1、加快档案馆局域网建设，各部门、乡镇，企事业单位要建立和完善档案数字化处理、电子政务网和社会公众网，以提高档案管理水平和服务质量。 2、各部门、乡镇，企事业单位建成同级政府电子政务平台下的电子文件接收管理和电子政务备份中心，负责电子政务系统电子文件的收集和管理、利用。 3、在县级机关进行文档一体化管理，实现纸质档案、机读目录和电子档案同时移交进馆。建立电子公文归档和电子档案管理的标准规范体系;在我县电子政务平台上构建文档一体化管理系统,建立各种载体档案和相关电子档案同步的

教育部国家档案局第27号令(高等学校档案管理办法)

教育部国家档案局第27号令（《高等学校档案管理办法》） 中华人民共和国教育部令 第27号 根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。 教育部部长周济 国家档案局局长杨冬权 二○○八年八月二十日 第一章总则 第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。 第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。 第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。 国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。 第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是： （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度； （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展； （三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费； （四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。 第二章机构设置与人员配备 第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。 具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆： （一）建校历史在50年以上； （二）全日制在校生规模在1万人以上； （三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。 未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。 第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档

新时期推进高校档案信息化建设的方法

新时期推进高校档案信息化建设的方法 发表时间：2013-07-08T09:24:49.763Z 来源：《素质教育》2013年5月总第119期供稿作者：曹娜 [导读] 人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。 曹娜内蒙古建筑职业技术学院010070 一、正确理解档案信息化建设的科学内涵 1.在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法 由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须做出理性与科学的回答。 2.高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平 人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。 二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务 1.加强电子文件的归档和管理 电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、有效地保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。 2.加快馆藏档案的全文数据库建设 高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用出发，不能仅仅满足于目录及检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件及目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。 3.建立档案信息安全保障体系 在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，一是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密码管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。 三、有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件 1.基础设施建设 档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。计算机软件分为系统软件和应用软件。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件是解决某些具体应用问题的程序，如：档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系，应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。 2.高校档案馆的经费投入 经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过Internet、CERnet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门要充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，增强造血功能。 3.加强档案信息化人才建设 档案工作人员整体素质如何，关系到高校档案信息化建设的进程。档案人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。档案人员必须掌握现代信息技术，熟练地应用计算机进行档案信息现代化的管理和应用，否则就无法适应档案信息化管理的要求，也根本无法介入到电子文件的收集和管理中去，更不可能高质量地实现档案信息化、网络化的管理和服务。所以，高校不但要为档案部门配备计算机专业人才，还要采取多种方式加强档案管理人员的在职培训工作，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要，优化档案队伍整体结构，为创建高校档案工作新模式提供有力的人才保障。

浅谈档案馆信息化建设

浅谈档案馆信息化建设 随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应档案馆发展的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作，适应新时代档案馆的发展，是档案工作者面临的重要课题。 标签：信息化;档案管理;改进;发展 信息化时代科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源，信息化建设工作是档案馆重要的基础管理工作之一。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了挑战。在新时代档案馆必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。 1.转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理 传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案馆不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。 2.建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案 要实现档案信息化，就必须建立管理计算机信息系统，为此，档案馆要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下的档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要;其次，依据档案处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。 在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客

档案信息化建设方案

档案信息化建设方案 篇一：档案信息化建设方案加强档案信息化建设，既是档案事业适应时代发展和社会进步的必然选择，又是加速档案管理现代化的客观要求。为了全面加强我馆档案信息化建设，根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》的要求和全省、全市档案方志工作会议精神，以及县委、县政府的安排部署和上级业务部门的指示精神，结合年初工作计划，特制定我馆档案信息化建设实施方案。一、指导思想以邓小平理论和三个代表重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，按照党的XX大和XX届五中、X中全会精神，认真学习自治县第十二次党代会精神，进一步解放思想，开拓创新，大力推进档案馆的信息化、现代化建设，按照效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施的原则，将档案信息化分阶段完成，对馆藏重要档案全部进行扫描或复制刻录，基本实行计算机文件级检索，实现信息共享和电子档案网上归档，力争十二五末基本建成档案数据库，更好地为县委、县政府各项工作服务。二、总体目标档案信息化建设的总体目标是：本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，加快推进人才队伍建设，逐步实现档案管理现代化和办公自动化；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建印江自治县档案信息网。三、主要任务1、加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库，从现在起，争取利用3~5年时间，完成馆藏档案文件级检索工具的数字化。2、积极推进传统载体档案数字化建设。对各种类型档案进行数字化扫描、转换，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。3、加强电子文件归档管理。加强对本县机关和企业、事业单位以及乡镇的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。4、建立档案区域管理网络。与县政府电子政务建设紧密结合起来，将档案信息资源开发利用工作纳入县政府电子政务工程，公开档案信息网络查询利用，从而实现文件的网上传输和资源共

对高等院校档案管理信息化工作的几点思考

对高等院校档案管理信息化工作的几点思 考 摘要：随着信息社会的发展，高等院校档案工作远不能适应现代信息化发展的需要。笔者认为高等院校档案信息化管理工作应采取的对策，应该从学校档案机构建设；规范信息化管理制度；提高管理人员业务素质；提供信息化服务及开发利用四个方面进行重点加强。 关键词：高校档案信息化思考 高等院校档案是高等院校在长期教学实践、管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料，记载着高等院校的发展历程。目前，高等院校档案工作还存在着不少薄弱环节，特别是随着信息社会的发展，高等院校档案工作远不能适应现代信息化发展的需要。 一、高等院校档案管理信息化工作存在的问题 1.档案信息化意识不强。长期以来，有些高等院校领导片面认为高等院校的主要工作是教学、科研和培养学生的摇篮，以培养技能型、实用型人才为主。从而忽视档案工作，档案信息化工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的不利位置。特别是定编定岗时，对档案人员的编制过分压缩，或不设岗，造成人手过分紧张；高等院校各部门也

常因归档立卷不及时而造成资料或被忽视。 2.信息化管理体制老化，缺乏竞争激励机制。从总体上看，高等院校档案管理模式仍然是手工作业，极大地限制了档案的发展速度，致使档案管理人员没有时间钻研和科学开发管理，不能积极开发与主动提供利用档案。管理方式落后，部门之间没有网络连接，需求者到档案室查阅档案，致使检索速度慢，查准率、查全率低。虽然一些高等院校档案室配置了现代化管理设备，实现了信息化管理，但从利用计算机技术弄好档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面的情况看，还缺乏综合处理技术能力。 3.档案信息化利用率低。目前，大多数高等院校运行机制老化，服务方式和手段落后，使得档案管理工作长期处于利用率低、消耗高的低效运转状态。资源浪费严重，社会满足率低；而时代信息由于产业信息高速发展，社会灵活运转，服务多样，资源信息开发充足，因此利用率高的各类信息机构，在为社会提供的信息服务中，将显示出旺盛的生命力。传统档案管理的体制管理必须改革，否则就不能在激烈的市场信息上有所作为，甚至会挤出信息市场。 二、高等院校档案信息化管理工作应采取的对策 1.强化学校档案机构建设。档案工作首先要得到高等院校领导的高度重视，把档案工作列入高等院校管理工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。

关于高校档案信息化建设的几点思考(精)

关于高校档案信息化建设的几点思考 赵连丰 (湖州师范学院档案室,313000 摘要: 随着信息技术的快速发展和办公自动化的深化,加快了档案工作走向信息化建设的步伐。档案管理软件的迅速发展为档案信息化建设提供了技术保障,高校的快速发展状况迫使档案工作走信息化建设这条道路。结合实际分析高校档案信息化建设的意义及其必要性,提出目前高校档案信息化建设中的问题与策略。 关键词:高校档案; 信息化建设; 档案管理 随着计算机技术和网络技术的迅猛发展,信息技术已渗透到人们的生活领域和工作领域。网上办公也随着校园信息化建设走进人们的视野,档案工作作为高校快速发展的重要组成部分,也必将向数字化管理方向转变。因此,加快高校档案信息化建设步伐,充分发挥高校档案信息资源的重要价值和作用,是新形势下高校档案部门所面临的重要课题。 一、高校档案信息化的含义及信息化建设的必要性 1.高校档案信息化的含义。 高校档案信息化,就是在高校档案管理过程中全面应用现代信息技术,把从高校各部门运行过程中汇聚起来的信息资源充分开发出来,使之成为各部门便于接受和利用的信息产品,并以之为媒介,实现高校档案信息资源共享。换句话说也就是以数据库及网络为主体,把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息存储在光盘、磁盘等载体中,通过计算机网络和终端实现档案信息资源的有效利用和共享,为各管理部门提供更为便捷、生动、丰富的档案信息服务。高校档案信息化概括起来主要有以下内容:一是要实现档案信息的数字化和网络化;二是实现档案信息在接收、传递、存储、浏览、著录、查询等方面的一体化管理;三是实现档案信息数据库资源共享。

2.高校档案信息化建设的必要性。 首先,近几年来高校发展速度快,规模越来越大,形成的档案数量和门类相应增多,档案载体类型由过去单一的纸质档案发展为以磁盘、光盘等多种磁性材料为载体的档案。越来越多的纸质档案,不仅整理装订过程中需要大量人力、物力,而且存储起来还要占用很大库房空间。因此会受存储空间、保管期限等因素的影响,很多档案不可能做到永久保存,到了一定期限就必须销毁,这在某种程度上势必导致信息的流失,所以只有真正实现信息化,才能保证档案信息的完整与安全,提高档案部门的对外服务效率。另外,高校档案在校史研究、教学评估、科学研究、学历认证等方面也发挥了重要的作用。 其次,高校档案信息数字化、网络化,开展档案信息网上利用,这将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,逐步实现良性循环。到那时任何一位利用者将不受任何时间、空间的限制,在任何地点、任何时间,只需要有一台联网的电脑,即可进入高校档案管理系统,查询自己需要的档案信息。这使得编研工作、档案查阅工作变得更为简易、方便、快捷。这样档案管理人员就有更充足的时间用于档案数据整理、筛选和分析,既保证了档案质量,提高 了工作效率,又避免了档案因借阅造成的磨损。 第三,实现档案信息化可以保证档案利用的时效性。传统的档案归档方法,一来时间拖的很长,往往是今年归去年的档案,所以归档部门要对这些资料保存一年的时间,而各下属学院或部门在资料保管这方面又没有足够的条件,难免会造成资料的损坏或丢失,就无法保证将来档案的完整性;二来利用不方便,当利用者要查询某件档案时,可能会遇到:一方面职能部门未到归档时间,没有将资料移交到档案室,利用者不能满足所急需的档案资料;另一方面,归档部门已经移交到档案室,但档案工作人员因一时案卷数量太多而未输入管理系统,只能靠人工检索查阅档案,这样势必影响查询效率,给工作带来不便。第三,传统的归档方法,有时会在短时间内给档案工作人员带来很大的工作压力,往往会因为一时间案卷数量积累较多,而影响案卷整理的质量或在输入系统时失误,导致以后在查询某卷档案时出现信息空白的现象。

加快高校档案信息化建设问题的思考

加快高校档案信息化建设问题的思考 发表时间：2015-03-01T09:45:21.283Z 来源：《中国科技教育·理论版》2014年第12期供稿作者：李电元田雪 [导读] 高校是信息化技术密集的场所，加快高校档案信息化建设，以适应高校管理现代化、规范化的需要，是时代要求和社会发展的必然趋势。 李电元田雪哈尔滨电力职业技术学院 150000 摘要高校是信息化技术密集的场所，加快高校档案信息化建设，以适应高校管理现代化、规范化的需要，是时代要求和社会发展的必然趋势。推进高校档案信息化建设，要准确理解信息化建设的科学内涵，把握信息化建设的中心环节，并采取相应措施把高校档案信息化建设切实落到实处。 关键词搞笑档案信息化思考 一、正确理解档案信息化建设的科学内涵是做好高校档案信息化建设工作的基本前提 1．在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法。由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆(室)建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须作出理性与科学的回答。 2．高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平。人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时作出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。 3．必须正确认识和把握高校档案信息化建设的基本框架与基本方法。档案信息化建设的阶段性目标是提高档案工作的现代化水平和确立档案管理与服务的基本框架。档案工作的现代化一般分为两个阶段：计算机辅助档案管理阶段和电子档案工程阶段。计算机辅助档案管理阶段主要是对已归档的传统档案采用计算机模拟传统手工工作方式进行管理，目的是开发信息资源，保护档案原件。电子档案工程阶段标志着档案管理进入一个新的阶段，并在新的理论与方法的指导下，完成电子文件的归档及电子档案管理。它改变了传统观念对电子档案的理解，有着自身特有的概念与特征。电子文件与电子档案管理有新的工作程序与工作方法；档案管理的管理对象、管理原则、管理方法和服务形式等都会区别于传统档案，并形成档案管理与服务网络化的基本框架。 二、档案信息资源开发是高校档案信息化建设的中心环节 1．档案基础工作的良性循环是做好档案信息资源开发利用工作的基础。档案基础工作的良性循环就是从档案的合理征集与接收进馆到档案的科学整理与保管，从档案信息资源的综合开发利用到更科学、更合理地征集和接收档案进馆都实现良性循环。如果对征集和接收进馆的档案不进行科学系统的管理及安全保管，就无法有效地开发档案信息资源。那么，研究档案的开发利用工作就要抓住档案管理的各个环节，始终保持档案管理的良性循环，确保及时、准确、完整地提供档案资料。 2．开发档案信息资源要坚持长期效益与近期效益相结合的原则。开发档案资源为改革和发展服务是当前档案工作的中心任务。高校档案信息资源的开发主要是为高校科研和教学服务，实践表明，高校档案工作也确确实实地为高校各项事业的发展起到了非常重要的作用。开发档案信息资源要坚持长期效益与短期效益相结合的原则。有些档案尽管在短时间或一定时期内没有得到利用，但这并不意味着档案的价值降低了。因此，要踏踏实实地做好档案基础工作，基础工作做不好，谈开发利用只是一句空话。 3．开发档案信息资源的方向和手段。首先，应深层次地开发档案信息资源。过去，高校档案利用主要采取被动的服务方式，因而档案信息没有得到系统的、深层次的开发。形 势的发展要求每个档案工作者都要针对高校所关注的热点问题进行档案资源开发，与此同时，还要增强领导的档案意识。其次，采取多种形式和手段，全面开发档案信息资源。要全方位、多层次地开发档案信息资源，就必须实现服务形式的多样性与服务手段的灵活性相结合。从加强对档案工作的宣传入手，让大家了解档案的作用，了解档案的相关内容。建立科学的现代化档案信息检索系统，运用现代化档案信息管理手段，做到及时、准确地为利用者提供优质的服务。再次，要大力开发档案信息资源，促进高校精神文明建设。档案工作作为社会主义精神文明建设的重要组成部分，应进一步得到升华，成为教育学生和造就新—代合格建设者的生动教材和理论源泉。 三、加快高校档案信息化建设的对策 1．加强档案网站建设。一方面，扩大上网档案资料的数量；另一方面，提高上网档案资料的质量。在网络技术、特色服务、网上档案圈资源开发、网上档案室等方面实实在在地下工夫。建立高校档案信息网络建设协调机构，制定一系列有实际约束力的规范和标准，改革当前条块分割、各自为政的局面，建立一个统一的全国高校档案网络，真正实现高校档案信息资源共享。尤其要注意加强标准化建设，通过制定共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等，建立标准化的数据库。同时，要充分利用高校资源优势，开发馆藏资源，加强数据库建设，全面实现资源共享，为高校及社会提供丰富的信息资源和优质的服务。 2．加强档案信息化建设的基础性工作。档案信息化建设需要用现代信息科学的观念、技术、设备、方法对档案工作业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。这就要求高校档案管理部门采取有力措施，抓好技术开发和人才队伍建设。在技术开发利用方面，要加快采用现代化的技术设施，加强档案现代技术的研究开发和应用推广。档案业务工作信息化的前提是建立起资源数据库，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，把馆藏档案信息开发出来．使服务水平和服务能力得到提高。在人才队伍方面，吸引一批具有现代科技知识的专业人才，通过建设数字档案馆，培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才；对现有档案人员进行业务和科技知识培训；在高校中加强数字档案管理相关人才的培养。通过上述途径，造就一支高素质复合型的高校档案人才队伍，为高校档案数字化建设提供最根本的人才支持。 3．加快馆藏档案资源的数字化建设。数字档案信息的来源之一是对馆藏传统纸质档案中的档案信息进行数字化处理。目前，数字化