公司档案编号规则

公司档案编号规则

一、目的

为了规范公司档案管理，在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。

本规则规定了企业档案的分类整理、类目标识、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

二、档案编号规则

档案编号：由四个部分组成，分别是一级目录、二级目录、三级目录（年月）、流水号

1、一级目录

根据企业的情况，一级目录以部门为划分

例如：人事部（RS）、财务部(CW)、物流部(WL)。

2、二级目录

以档案的类别为划分：取类别的拼音的首个字母。

如：项目（XM）、合同（HT）

3、三级目录（年月）

因考虑到很多档案都是日累月积的，并且查找的时候也大多是以时间为依据的，故取文件形成的年份和月份为档案编号的三级目录，年份取后两位数字，月亦为两位数，如果不能确定具体月份则以00表示

如：2013年3月—1303，2013年12月—1312，2013年—1300

4、流水号

四位数字为流水号，如0001，0033

5、例子

人事部2013年6月5日签订的办公楼装修合同：RS-HT-1306-0021

三、档案排架规则

排架顺序以档案字母为序，按字母前后顺序排例，具体档案架排序，以二级目录的字母顺序为序。

企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(国家档案局令10号)

企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 国家档案局令第10号 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》已经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2013年2月1日起施行。 局长杨冬权 2012年12月17日 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。 第四条企业文件材料归档范围是：

（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 第五条企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件

有限公司资料档案分类及编号办法

**有限公司档案分类及编号办法 1 总则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置 2.1 档案的类别共设置九个大类, 即: 党群行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体档案类。 2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类编号方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映九个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群行政管理类（A）、经营管理类（B）、生产技术管理类（C）的案卷排架, 按大类一年度一保管期限进行排列编号。 档案编号( 档号 )标识举例示意: A 2007 永久 01 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷（件）顺序号 ┃┃┗━━━━━━━━保管期限 ┃┗━━━━━━━━━年度代号 ┗━━━━━━━━━━━━党群行政管理类

3.2.2 产品类（D）、科研类（E）、基本建设类（F）、设备仪器类（G）的案卷排架 a) 根据成套性原则,原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。 b)产品、基建、设备仪器、科学技术研究类档案的编号由大类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。（类号之间的标点什么时候用“·”或是用"-"请参照科技档案整理规范） 举例示意: G. C2000- 001 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━案卷顺序号 ┃┗━━━━━━━━━━━产品型号( 项目代号 ) ┗━━━━━━━━━━━━━━设备仪器类 3.2.3会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号。 3.2.4特殊载体档案，按载体类别分别编号。即：按照片、录像片、光盘、实物分别编号，用特殊载体（IZ）?类别[照片（Z）、录像带（X）、光盘（G）、实物（SW）]?顺序号标识。 示例：IZ?R?001； IZ?Z?001……。 4 案卷排架的基本要求 4．１企业档案按大类分别排架，要反映出《工业企业档案分类试行规则》设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。 4．２案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。 4．３各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。 5 附则 本办法由总裁办负责实施并解释。 附表：档案分类方案

公司人事档案管理规定

人事档案管理规定 第一章? 总? 则 第一条为加强和规范员工档案管理，制定本办法。 第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。 第三条人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。 第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。 第二章机构和职责 第五条人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。 第六条档案管理员职责：

(一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护； (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续； (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜； (四) 做好员工档案的保护工作； (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。 第三章人事档案保密规定 第七条? 涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。 个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。 第四章材料归档规定 第八条人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料

包括：?履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；?委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料 包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。? (三) 鉴定、考核、考察材料 包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。? (四) 评定岗位技能和学历材料 包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、着作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料 包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结

公司档案管理办法

公司档案管理办法 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

公司档案管理办法一、总则 （一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。 （二）本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）和《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）有关规定，并结合公司实际工作制定。（三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 （四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。 （五）公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 （一）归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料； 2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；

3、以公司资质中标项目的竣工验收资料； 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 （二）公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案： （1）公司章程及企业批准设立文件等； （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等； （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等； （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；（5）公司合同及其他法律事务资料； （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等； （7）公司安全管理资料； （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等； （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等； （10）图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案： （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等； （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；

工业企业档案分类编号规则

工业企业档案分类编号规则 2007-11-30 15:21:30 DB37/T180-93 1 主题内容和适用范围 本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。 本标准适用于各类工业企业的档案管理。交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。 2 引用标准 GB3792.5档案著录规则 3 名词术语 3.1 企业档案是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。 3.2 档案分类是根据档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。 3.3 类目标识识别与区分档案类别的符号。 3.4 档号档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。 3.5 目录按照一定的次序编排而成的条目组合，是档案检索和报导的工具。 3.6 档案著录在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

4 档案分类 4.1 分类原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 4.2 一级类目的设置设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。 4.3 二级及二级以下类目的设置二级类目按照企业管理职能和档案的形成特点设置，如附录A（补充件），附录A中设置的二级类目，是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。 工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附录A中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。 4.3.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题（机构）分类设置二级及二级以下类目。 4.3.2产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置，四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。 4.3.3科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置。 4.3.4基本建设类档案二级类目按工程性质或用途（生产设施、辅助生产设施、生活设施……）设置，三级类目按建筑项目设置，四级类目按子项工程或专业分工设置。 4.3.5设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类（性能、用途）设置，三级类目按设备仪器型号设置。特大型企业的分厂、车间规模较大，设备数量多，可按分厂或工艺流程设置二级类目，按设备仪器种类设置三级类目，按设备仪器型号设置四级类目。 4.3.6会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐

档案分类编号规则

QP/JMGE 03-XX-0010-A/0-2007 档案分类编号规则 2007-01-20发布 2007-01-20实施 南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司

前言 本流程为规范南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案分类编号工作，根据公司的实施情况，并参照ISO/TS16949相关要求制定。 本规定由信息部提出并归口管理。 本流程起草人： 本流程审核人： 本流程批准人：

企业标准 Q/JMGE52001--2006 1 范围 本办法规定了南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案的分类整理，组织案卷和案卷排列管理的基本要求。 本办法适用于公司的档案管理。 2 引用文件 3定义 无 4 职责 4.1 信息部 4.1.1负责对已入库的档案进行档案的分类整理、编号，并依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学的管理与开发利用. 4.1.1.1 档案的分类 4.1.2.1将文件材料按其产生年代分开; 4.1.2.2 按《档案分类表》的一级类目划分成十大类； 4.1.2.3在一级类目下按保管期限（永久、长期、短期）三种分类划分开，然后按公司《档案分类表》中的二级类目继续往下划分; 4.1.2.4在第一、二级类目划分完毕，按（内容）分类编写档案案卷顺序号（采用流水号的编排方式）; 4.2 档案的编号方法 4.2.1 公司档案各级类目代表统计表统一采用阿拉伯数字，每一级类目之间，用“-”隔开； 4.2.2 一级类目采用“十进位”编号制标识，即十个一级类目用阿拉伯数字从0-9顺序标识； 4.2.3 二级类目同样采用“十进位”编号制，从01号开始标识。 4.2.4 三级类目的设置,则是按立卷单位档案数量的实际情况来确定. 4.2.5档案案卷号按顺序用阿拉伯数字标识，流水号之间不能重号、缺号。 4.2.6公司档案分类编号确定之后，一般不能随意改动，要保持相对稳定 4.3 公司各类档案编号示意：

档案实体分类编号规范

附件三 档案实体分类编号办法 1 总则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置 2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类标识方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大

类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(?但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。 档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。 档案编号( 档号 )标识举例示意: A1. A12. 010 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷顺序号 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 ) ┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号) ┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录） 3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架

公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则 文件编号 行政类文件的编号，其代号组成： XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5 XX1：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“GY”表示； XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表 XX3：文件二级类号，本公司文件类号见下表 XXXX4：文件年份； XXX5：同类别下文件流水号； 1.1.1.文件编号例： GY-XZ05-2012-001 文件顺序号 年份 文件类别 公司简写 意为共远行政部通知通告类2012年001号文件 一级类目（代码）二级类目 （代码） 归档范围 行政类 XZ 证照 01 各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产 许可证，注册证，获奖证，商标证等） 公司战略 02 企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董事会决议等 制度 03 公司各项规章制度 合同 04 合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料 通知通告 05 红头文件，通知，通报等 办公文件 06 通联文件（上级下达的文件，下级上报的文件，平行部门往来文件等） 各职能部门工作总结，报告，计划等文件

会议 07 公司级会议文件（报告，纪要，记录，简报，发言材料等）政府文件 08 公司申请、批复等有关材料（项目文件，产品注册文件等） 活动09 公司印刷、汇编材料、大事记等 公司大型活动的议程，领导讲话，照片、录音、录像等资料 其它 10 其它类型文件 销售类 XS 市场 01 新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料销售政策 02 产品销售价格及调价政策等有关材料 其它 03 其它销售类文件 技术类 JS 分析报告 01 产品质量分析报告，样品问题反馈报告等项目 02 项目的调研立项报告、请示、批复等 产品设计定型、改型、改进报告、批复其它 03 其它技术相关文件 生产类SC 生产 01 生产统计报告，发货统计报告，库存盘点报告，质量统计报告等其它 02 其它生产相关文件

档案名称编码规则

档案名称、编号规则 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。 1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性 质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级 名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要， 应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 4.档案编号规则 4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三 级目录加流水号”。具体编码表见附件二（档案分类编码表）。 4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的 拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写见附表一。 4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。如：行政管理类、经营管理 类、基本建设类等等。 4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的 股东大会、董事会、监事会。 4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别， 4.1. 5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排 序。 4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放 置存档。 4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文 书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。 4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者， 应先确定其主要类别，再编列档号。 5.

档案如何编号

档案如何编码 档案实体分类编号办法 1总则 1.1为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法 1.2档案分类原则是以公司全部档案为对象根据管理职能结合档案内容和形成特点保持档案之间的有机联系?便于科学管理和开发利用 2档案类别的设置 2.1档案的类别共设置十个大类即:党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类 2.2根据职能活动和档案形成的特点每个大类下设置若干个二级类目(属类)不设置三级类目(详见附表) 2.3录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系不单独设置类目视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号 2.4各部门根据分类办法组织整理案卷以利于分类标识和管理 3分类标识方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目(大类)；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目(属类) 3.2档案实体排架和编号要反映十个基本大类从实际出发做到科学合理经济实用保证利用档案的系统性、有效性 3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架按大类一年度一属类进行排列不区分保管期限特征(?但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列)案卷顺序号按大类流水编号流水号编制到“999”时重新从“1”另行编号并用案卷目录号加以区别 档案编号(档号)由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成(全宗号是档案馆给企业的编号故企业暂不标识) 档案编号(档号)标识举例示意: A1.A12.010 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷顺序号 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目(属类代号) ┃┗━━━━━━━━━分类一级类目(大类代号) ┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）

档案分类和文书档案编号管理规则

1.目的与范围 1.1.本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。1. 2.本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。 1.3.本标准适用于公司档案的管理。 2.引用标准 ——《中华人民共和国档案法》 ——《山东省档案条例》 ——G/WLAI 0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》 ——DA/T1—2000档案工作基本术语 3.定义 3.1.档案 是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。3.2.档案管理 是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。 3.3.文书档案 是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。 3.4.科学技术档案 是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。 3.5.电子文件 是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。 3.6. 员工档案 是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。 3.7. 会计档案 是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。 3.8. 基建、设备档案 基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建设投产（使用）的全过程中形成的全部应当保存的文件材料；设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件材料。 4.职责

4.1.人事行政部是文书档案的归口管理部门，同时对综合档案室的管理符合国家规定要求负责； 4.2.财务部是会计档案的归口管理部门；人事行政部是员工档案的归口管理部门；生产制造部是 公司设备档案的归口管理部门；技术部是科技（产品、生产技术）档案、基建档案的归口管理部门； 4.3.在生产经营中形成的档案，考虑到档案的利用，应安排专人参照公司档案管理相关规定进行 组卷和管理，每年将档案目录移交总公司办公室综合档案室进行永久保存。 4.4.各归口部门负责组织、协调各类档案的管理工作；并对相应档案的收集、鉴定、整理、立卷、 销毁、利用等工作进行有效管理负责。 5.类目设置与分类编号 5.1一级类目的设置与编号 一级类目是由公司档案归口管理部门按档案内容进行设置，共设置十个一级类目：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基本建设类、设备类、会计档案类、人 5.2二级类目的设置与编号 二级类目的设置与编号由各档案归口管理部门按其档案的形成规律及内容自行进行规定。一级类目编号为4-8的即产品类、基本建设类、设备类、会计档案类和人事档案类的二级类目设置与编号，由各类档案归口管理部门负责按本专业的类别和分类确定。 5.3公司档案的编号办法 5.3.1类目编号采用隶属编号法，每一类目之间加间隔号“?”目录号与分类号，分类号与案卷号之 间用“—”隔开。档案编号形式如下图所示： 5.3.2综合管理性档案档号的编制示例：

电力工业企业档案分类规则及分类表

电力工业企业档案分类规则及分类表 能源部关于印发《电力工业企业档案分类规则》的通知 1991年3月18日，能源部 根据《国营企业档案管理暂行规定》和《工业企业档案分类规则》，制定了《电力工业企业档案分类规则（试行）》及附表《电力工业企业档案（0--5类）分类表》、《水电厂、火电厂、供电及火电施工企业档案（6--9类）分类表》，现印发试行。 各单位在试行过程中，请将问题及时告部办公厅。 附：电力工业企业档案分类规则（试行） 目次 电力工业企业档案分类规则 编制说明 使用说明 简表 主表 0 党群工作 1 行政管理 2 经营管理 3 生产技术管理 4 财务审计 5 人事劳资 电力工业企业档案分类规则 为加强电力工业企业档案标准化、现代化管理，促进企业档案工作的综合整体建设，健全和完善企业的信息工作，以更好地服务于企业生产和经营管理的需要，特依据国家档案局《工业企业档案分类规则》制定本规则。 1．主题内容和适用范围 本规则规定了电力工业企业档案的实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置。企业用本规则及附表对档案进行分类、整理和排架管理。0至5大类的分类表适用于全部企业；6至9大类的分类表不同性质的企业各不相同。 2．术语 2．1 企业档案 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，并包括计划统计、经营销售、物资管理、劳动人事、教育卫生和党政工团工作等方面的档案。2．2 类目 类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。 2．3 类号 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。 3．分类原则 企业档案分类是以企业全部档案为对象，依据企业职能，结合企业档案构成的内容特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。

公司档案管理制度流程

公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐 排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 总经理批准，批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目 录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

企业职工档案管理工作规定

职工档案管理工作规定 第一章总则 第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，制定本规定。 第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是企业档案的组成部分。 第三条企业职工档案工作，由人力资源部负责，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。 第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行国家有关档案、保密的法规和制度。 第二章机构和职责 第五条职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。 第六条职工失踪、逃亡、死亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。 第七条企业职工档案管理部门的职责： （一）保管职工档案； （二）收集、鉴别和整理职工档案材料； （三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续； （四）登记职工工作变动情况； （五）为有关部门提供职工情况； （六）做好职工档案的安全、保密、保护工作； （七）办理其它有关事项。 第三章档案的内容 第九条企业职工档案的内容和分类： （一）履历材料；

（二）自传材料； （三）鉴定、考核、考察材料； （四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）； （五）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； （六）奖励材料； （七）处分材料； （八）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料； （九）其他可供组织参考的材料。 （十）企业职工档案必须根据实际情况分为类： A类为国家统一档案；B类为企业自主建立的员工档案。 第四章档案的收集、保管和销毁 第十条职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。 第十一条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。 第十二条企业职工档案材料统一使用十六开（或A4）规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。 第十三条按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。第十四条档案目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。 1、档案袋 ■材料质量：可根据条件选用较好的牛皮纸。 ■袋面项目：“企业职工档案袋”、“姓名”、“编号”（见附件一）、“制作单位”。 ■字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边。 2、档案目录 ■可直接填写在档案袋表面，也可单独制作表单粘贴在档案袋封面。 ■目录内容:文件名称、页数等。 ■档案袋不可涂改，必须保持完好。

工业企业档案分类试行规则国档发〔1991〕20号

工业企业档案分类试行规则 （1991年7月4日国家档案局发布） 为深化企业档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进企业档案工作的整体建设，更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步，特制定本规则。 第一条本规则规定了工业企业档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围。 第二条本规则适用于全国工业企业档案的分类管理、组织案卷和排架管理。交通、邮电、建筑施工、农林和商业服务等企业亦可参照执行。 第三条工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 第四条工业企业档案分类设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。 第五条工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置（详见附表），附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。 第六条工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。 第七条工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下： 1、党群工作、行政管理、经营管理生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置； 2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目产品和设备仪器种类或型号设置； 3、科学技术研究类的二级及二级以下类目按按课题性质或课题设置； 4、基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置； 5、会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）设置；

润滑油公司档案分类与编号方法

关于印发《润滑油公司档案分类编号 方法》的通知 机关各部门、各直属单位： 现将《润滑油公司档案分类编号方法》印发给你们，请各单位遵照执行。 二○一一年十二月二十六日

1 基本要求 1.1 明确润滑油公司档案的分类原则、分类方法、类目代码、类目设置及基本 范围，档案编号的基本规则及标识符号。 1.2 分类原则 润滑油公司以国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和中国石化集团公司下发的《中国石化档案分类规则》（中国石化办〔2011 〕214 号）为分类原

则。 1.3 以润滑油公司全部档案为对象，充分反映润滑油公司的职能划分、档案形 成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的科学管理和开发利用。 2 类目设置 2.1 生产企业档案分类 2.1.1 一级类目：即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术 管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。 2.1.2 其类目名称、排列顺序、类目代码统一使用《润滑油公司档案 分类表》（附表）标记。代码根据企业分类情况以英文字母和阿拉伯数字顺序标记。 2.1.3 声像、照片档案或其他非纸质载体形成的档案，不单独设置类 目，与纸质档案对应分类编号，分库保管。 2.1.4 二级类目的设置按公司管理职能和档案形成特点设若干类，按《润 滑油公司档案分类表》中二级类目的代码和排列顺序统一使用。 2.1.5 二级及二级以下类目的分类方法党群工作类、行政管理类、经营管 理类、生产技术管理类档案在同一年度内按职能分工进行设置（只设置二级类目）。二级类目下一般按问题分类组卷。 2.1.6 产品类档案二级类目按专业性质分类，三级类目按产品类型分类 （目前只规定石油产品三级类目，化工产品和精细化工产品暂无三级类目）。 2.1.7 科学技术研究类档案二级类目按专业性质分类，三级类目按课题 分类。 2.1.8 基本建设类档案二级类目按专业性质分类，三级类目按工程项 目分类，四级类目按专业分类。 2.1.9 设备仪器类档案二级类目按专业性质分类，三级类目按类型分 类。 2.1.10 会计档案二级类目按文件材料的类别分类。

档案实体分类编号制度

附件三 档案实体分类编号方法 1 总则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号方法》,提高档案治理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、治理工作服务、特制定本方法。 1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 依照治理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学治理和开发利用。 2 档案类不的设置 2.1 档案的类不共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政治理类、经营治理类、生产技术治理类、产品类、科学技术研究类、差不多建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 2.2 依照职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 2.4 各部门依照分类方法组织整理案卷, 以利于分类标识和治理。

3 分类标识方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采纳英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采纳阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映十个差不多大类, 从实际动身, 做到科学合理, 经济有用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群工作类（A）、行政治理类（B）、经营治理类（C）、生产技术治理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(?但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区不。 档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。 档案编号( 档号 )标识举例示意: A1. A12. 010 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷顺序号 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 ) ┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号) ┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录）

档案分类编号规则

档案分类编号规则 为更好更科学地管理好档案，实现档案分类检索系统的规范化、标准化和现代化，根据《公司档案分类暂行规则》结合本公司实际，特制定本规则。 一、本规则规定了建设公司档案的分类原则、方法、类目 设置，适用于本公司及下属单位形成的全部档案的分类、整理、组卷和排架管理。 二、档案按照其属性和载体共设置五个基本类目，即一级类目。名称代号如下 （一）WS 文书档案 （二）KJ 会计档案 （三）GJ 工程建设档案 （四）SX 声像档案 （五）SW 实物档案 三、每一基本类目下根据需要分设若干属类即二级类目，方法如下 （一）文书档案按年度---问题---保管期限分类。 （二）会计档案，按文件形式设属类。 （三）工程建设档案，按工程（项目）使用性质设属类。 （四）声像档案，按载体形式设属类。 （五）实物档案，按内容形式设属类。 四、各类档案的分类及基本范围和编号方法如下

（一）WS 文书档案 （1）文书档案按年代---问题---保管期限设置以下10个二级类目即 1、党群工作 2、行政文秘 3、劳动人事 4、财务管理 5、企业管理 6、营销策划 7、工程技术管理 8、经营销售 9、物业管理 10、置业管理 （2）文书档案保管期限分永久和长期、短期。（永久为Y，长期、短期 为D） （3）编号格式举例 档案号 2020-1-Y-18 件号 保管期限 二级类目 年代 （二）KJ 会计档案 （1）会计档案二级类目设置四大类即 KJ.1 会计凭证类 KJ.2 会计帐薄类

KJ.3 财务报表类 KJ.4 其它类 （2）会计档案案卷排列按一级类目---二级类目---年度---案卷流水号排列. （3）编号格式举例 档案号 KJ-1-2020-56 案卷流水号 年度 二级类目 一级类目 （三）GJ工程项目建设档案 （1）工程建设档案分类按工程项目分类即工程项目—单项工程—案卷流水号 （2）案卷排列顺序为 a 基本建设项目依据性文件及可行性研究文件 b 设计基础材料，设计文件 c 工程管理施工及竣工文件 d 工程户外配套文件 （3）编号格式举例 档案号 **GJ20-18

资料分类编号规则

工业企业档案分类编号规则 DB37/T180-93 1 主题内容和适用范围 本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。 本标准适用于各类工业企业的档案管理。交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。 2 引用标准 GB3792.5档案著录规则 3 名词术语 3.1 企业档案是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。 3.2 档案分类是根据档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。 3.3 类目标识识别与区分档案类别的符号。 3.4 档号档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。 3.5 目录按照一定的次序编排而成的条目组合，是档案检索和报导的工具。 3.6 档案著录在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

4 档案分类 4.1 分类原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 4.2 一级类目的设置设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。 4.3 二级及二级以下类目的设置二级类目按照企业管理职能和档 案的形成特点设置，如附录A（补充件），附录A中设置的二级类目，是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。 工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附录A中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。 4.3.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题（机构）分类设置二级及二级以下类目。 4.3.2产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置，四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。 4.3.3科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置。 4.3.4基本建设类档案二级类目按工程性质或用途（生产设施、辅助生产设施、生活设施……）设置，三级类目按建筑项目设置，四级类目按子项工程或专业分工设置。 4.3.5设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类（性能、用途）设置，三级类目按设备仪器型号设置。特大型企业的分厂、车间规模较大，设备数量多，可按分厂或工艺流程设置二级类目，按设备仪器种类设置三级类目，按设备仪器型号设置四级类目。 4.3.6会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计