公司会议管理规定范文
公司会议管理规定范文
1目的
为了规范公司会议管理，明确公司会议的申请、审批及组织管理要求制定本规定。
2范围
本规定适用于公司机关各部门、所属单位的各类会议(含视频会议)。
3术语和定义
无
4职责
4.1办公室(党委办公室)(以下简称办公室
4.1.1是公司会议的归口管理部门;
4.1.2负责对机关各部门年度会议计划及会议费用预算的统计汇总，并组织向领导报批;
4.1.3负责对各部门上报会议申请中有关会议执行的标准、召开会议的地点、发生费用等内容的初核;
4.1.4负责牵头组织公司一类会议的召开;
4.1.5协助各会议主办部门组织召开二类会议;
4.2生产运行处
4.2.1是视频会议系统的技术管理部门;
4.2.2负责视频会议设备管理、维护、保养;根据会议要求调试设备，与各分会场保持联系，进行会前点名
4.2.3负责监测和疏导各条广域网信道的流量，确保影像、音响、网络正常;
4.2.4负责组织设备管理人员技术培训，为公司各级视频会议管
理提供技术支持。
4.3财务处
4.4所属各单位
4.4.1负责本单位会议的组织召开。
4.4.2负责本单位各类会议(含视频会议)系统的管理、使用、维护。5管理内容
5.1会议分类
会议实行分类管理，根据会议性质和重要程度，确定参会人员和会期。
5.1.1一类会议
5.1.1.2参会人员视会议内容决定，一般为公司领导，机关部门
负责人、各所属单位领导、机关和基层一定比例员工代表，会期由
公司领导根据实际情况确定，原则不超过2天。
5.1.2二类会议
5.1.2.1二类会议为以公司名义召开的年度专业会议，主要包括：年度HSE委员会工作会议、宣传工作会议、纪检监察工作会议等。
5.1.2.2参会人员一般为主管领导、机关相关部门领导、所属单
位有关领导以及与此业务相关机关和基层的人员。会期原则不超过
1天。
5.1.3三类会议
三类会议为公司领导根据工作需要召集的会议，主要包括：公司领导办公会、生产经营例会以及机关部门根据工作需要召开的业务
会议。
5.1.4受政府部门、集团公司、股份公司委托承办的会议，经公司领导批准，由公司承办的会议，按一类会议管理，由公司所属单位承办的会议，视情况按二类或三类会议管理。
5.1.5视频会议根据会议性质和重要程度分类，并按类别执行。
5.1.6所有会议的要求均执行附录A《会议要求》。
5.2会议计划管理
5.2.2办公室进行分类统计汇总，报公司主要领导审批后执行。
5.3会议审批管理
5.3.1会议召开前10个工作日，由主办单位提出会议申请，填写《会议费用审批单》，并附会议代表名额分配表，主办单位负责人负责审核会议是否需要召开(会议议程)、会议主要内容和参会人员范围等;
5.3.3办公室负责初核会议执行的标准、召开会议的地点、发生费用等;
5.3.4二类会议公司分管领导负责审批;一类会议由公司主要领导负责审批。
5.3.5在办公楼内召开的各项日常、临时性会议，不列入年度会议计划。各部门需在会议召开前一周提出申请，报办公室，由办公室统一安排。申请使用同一会议室时，以先申请为准。会议当天会议召集单位应安排专人到场，负责会场桌卡摆放、联系与会单位，并做好会议的召集和组织工作。
5.4会议组织
5.4.1会议组织分工
5.4.1.2二类会议由各主办部门牵头组织，办公室协助配合;
5.4.1.3三类会议原则由各主办部门自行组织。
5.4.2会议资料管理
5.4.2.1各类会议材料的准备，办公室负责公司主要领导讲话等
材料统一整理印制发放，其他专业类材料由各部门自行整理、印制、发放。会议指南及会议汇报材料建议采用统一格式。会议办公用品
由办公室统一购置，其费用进入当次会议费。
5.4.2.2会议资料归档应包括会议申请、会议通知、会议指南、
会议签到表、会议材料、会议声像资料的纸质及电子版。承办部门
留存会议声像资料作为归档会议资料的一部分，一类及需要专业摄
像的会议由办公室负责声像资料的采集。会后承办部门需填制会议
存档文件交接单，与各项会议资料一并提交办公室档案室。
5.5会议费用
5.5.1会议费用预算包括会议费和需由主办单位统一支付的参会
人员住宿费。
5.5.2会议费包括接送站、餐饮、场租、会标、印刷等除住宿以
外的所有费用，主办单位不再另行收取会议费、资料费等其他费用。
5.5.3会议费标准和参会人员住宿费用标准按照公司《五项费用
管理规定》执行。
5.5.4会议结束后，主办单位凭《会议费用审批单》及有效票据
到财务处核销会议费用，财务处按审批的最终确认数核销支出。
5.5.5会议费预算指标的下达及调整执行公司《预算管理程序》。
6流程
暂无
7相关文件
7.1相关的公司体系文件
7.1.1《五项费用管理规定》
7.1.2《预算管理程序》
8记录
8.1会议费用审批单
附录
附录A会议要求
附录A
会议要求
一、各类会议的召开应坚持务实、节约、从简的原则，讲求实效，不安排与会议无关的活动。会议文件和材料除特殊需要外，采用普
通纸张黑白印刷，不发放各种参考材料、宣传材料及纪念品等。会
场安排布置简洁大方，讲求实用。
二、各类会议应当严格控制参会人员范围，不得随意延长会期，不得擅自提高会议标准、超计划开支。禁止将会议费用摊派和转嫁。
三、会议要贯彻精简的原则，会议内容可以合并的提倡一次召开，尽量采用视频会议形式。同时严格按年度计划和预算安排会议和费
用支出，避免无计划和无预算先开会的现象。
四、各类会议必须按照HSE规定、保密纪律和宣传报道要求做好相关安排。
六、视频会议要求
1、建立视频会议终端的单位，要指定专人负责视频会议设备管理，并保证人员相对稳定。若人员发生变动，须及时与信息中心联系。
2、与会单位接到视频会议通知后，应及时通知设备管理人员，
严格按照规定时间打开视频会议设备，做好会前调试及会场的各项
准备工作，确保线路、设备处于良好运行状态，使影像、声音达到
最佳效果，会场灯光、环境符合公司对视频会议会场环境的要求。
3、视频会议会前调试及会议期间，各级技术管理部门要有专人
在会场值守，及时协调处理各类技术问题;未经许可不得擅自接入其
它会场;点名前安静等待，非特殊情况不得抢呼，更不得向会场中播
放音乐或聊天;点名后等待期间不得随意退出;会议期间如无发言或
未轮到发言应保持话筒静音状态;保证热线电话畅通。
为了杜绝会议的各种不良风气，提高会议效率和会议质量，特制订本规定。
1.召开会议或专题会议时，由会议主持人确定会议内容、会议时间、会议地点和参加会议的人员名单并通知各参会人员，或者由会
议主持人指定人员通知与会人员。
2.开会前30分钟，会议主持人或由其指定的人员一定要将会议
议题、开会时间、开会地点等有关信息通知到与会人员。
3.如果与会人员有紧要或重大的事情，确实一时无法参加会议的，要亲自向会议主持人请假;如果无法亲自向会议主持人请假的，要在
开会前亲自向会议主持人电话请假。事情处理完毕后，要迅速赶来
参加会议。
4.所有参加会议的人员，不得迟到、早退、不得中途离开。确实有紧要或重大的事情，需离开会场处理的，必须向会议主持人说明
情况，并得到同意后，才能离开。事情处理清楚后，要迅速赶回来
继续参加会议。
6.会议期间，所有参加会议人员的手机和BP机不能设置铃声，
原则上只能开振动档。如会议期间有电话打入，如果是无关紧要的
电话，原则上不要接听;如果是重要的电话，也不得在会场中接听，
在征得会议主持人同意后，可到会场外接听。
7.会议期间，与会人员不得做与会议无关的事，也不得交头接耳、开小会和大声喧哗。
8.责任处理
8.1议迟到者，每次扣迟到人员工资10元。由于会议主持人或
由其指定的人员未能及时通知与会人员，导致与会人员迟到或缺席的，不追究迟到者或缺席者的责任。
8.3不带笔记本和笔参加会议的，每次扣责任人工资5元。
8.4参加会议时，手机和BP机不开振动档，导致来电铃声影响
会议正常进行的，或在会场接听电话的，每次责任人扣工资5元。
8.5会议期间，与会人员做与会议无关的事，或交头接耳或开小
会或大声喧哗
的，每次扣责任人工资5元。
9.各车间、部门召开的各种会议可参照本规定执行。
10.本规定自发文之日起执行。
桂林纸业有限公司
20xx年8月13日
会议制度
第一章总则
第二条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，并严格遵守
执行会议的各项决定。
第三条会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。
第四条本制度适用于总公司、子公司及各部门。
第二章会议类别
第五条本制度所指的会议包括公司周例会、月例会、季度例会、年度总结会、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。
第二章会议的组织管理
第一节周例会
第八条周例会原则上每周召开一次，每次时间控制在30分钟内。
第九条周例会由总裁办公室主任主持，公司总经理、部门负责人等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。
第二节月例会
第十一条月例会是通报上月经营情况和各项工作完成情况，总结上月工作，部署本月工作，对上月未完成工作任务，查找原因，寻
找对策。研究解决当前日常管理中亟待解决的问题，传达上级有关
会议、文件精神并提出要求，贯彻落实其他会议需研究通报的事项。
第十二条月例会时间为每月最后一周的工作日，由总经理确定开会时间和会议议程，会议由副总经理主持，公司全员参加。
第十三条月例会由总裁办公室通知、记录和整理会议纪要。
第三节季度会议
第十五条季度会议每个季度的最后两周召开。
第十六条季度会议由公司总经理批准，公司全体员工参加，会议由总经理主持。
第十七条季度会议由总裁办办公室通知、记录和整理纪要。
第四节年度总结会议
第十九条年终会议时间定为次年元月举行，公司董事会成员、股东及全体员工参加，各类合作伙伴及客商参加。
第二十条年终会议由公司总经理主持。
第二十一条总裁办负责通知、记录和整理纪要。
第五节专题会议
第二十二条公司专题会议是研究批准相关部门提出的行政、招商、策划、工程、财务等工作方案;分析该方案提出的的突出问题，提出
解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的
任务的会议。
第二十三条专题会议召开时间采取不定时召开制。
第二十四条专题会议由公司总经理批准，分管的部门负责人主持，相关方案参与人员参加。
第二十五条专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要。
第二十六条专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》下发。
第六节对外接待会议
第二十七条对外接待会议主要包括政府机关、上级领导及外来客商来公司检查、指导工作的汇报会议。
第二十八条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关部门负责人主持;属于业务对接的由公司总经理和指定人员接待。
第二十九条对外接待会议属公司层面的由总裁办公室负责联系和组织;属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，
总裁办公室可协调会议室安排接待等工作。
第七节其他会议
第三十条公司党委会、党员大会、职代会(工代会)、董事会、监事会及团队研讨等其他会议，可根据实际或部门职责由公司有关部
门对应组织。
第三章会议的组织、管理和服务
第一节会议的组织
第三十一条会议的批准
(一)临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。
(二)本制度已列出的会议按照规定程序批准。
第三十二条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的
会议，由总裁办公室联系，备案会议情况;需总裁办公室协调安
排的，由总裁办公室统一安排。
第三十四条会议通知
(一)会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日通知。
(二)会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。
第四十四条会议的准备
(一)做好会议通知。确保应到人员按时参会。
(二)做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务。人员和服务用品。
(三)做好参会人员的引导和组织。
(四)重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公
共活动等安排。
第二节会议室的管理与服务
第三十五条会议室由总裁办公室负责管理。
第三十六条会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使
用、环境保洁、设施管理、会议服务等。
第三十七条会议室要做到会议召开前20分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。
第四章会议资料管理
第一节会议纪要的整理与印发
第三十八条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由总裁办和会议组织部门负责拟写和下发。
(二)专题会议根据安排整理会议纪要。
(三)其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。
第三十九条会议纪要的签发
周例会、月例会、季度会议、年终总结会结束后，总裁办公室及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要
由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。
会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。
第四十条会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成，特殊情况除外;若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。
第二节会议资料的存档
第四十一条各类会议资料必须存档。周例会、月例会、季度会议、年终总结会、专题会议及对外接待会议等会议资料由总裁办公室负
责按季度分类分次存档;其他会议资料由各承办部门自行存档。
第四十二条公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图
片及会议纪要等。
第五章会议精神的督办
第四十三条总裁办公室负责对周例会、月例会、季度会议及有关专题会议的重大决定事项进行督办。
第四十五条公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以书面形式对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期向公司领导汇报。
第六章会议纪律和要求
第四十六条会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。
第四十七条不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。
第四十八条会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。
第五十条会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议应严格控制时间。各级会议主持人应主动接受监督。
第五十一条会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。
第五十二条做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。
第七章附则
第五十三条本制度自下发之日起执行。