搜档网

搜档网

当前位置:搜档网 > 合同签订程序及审批制度

合同签订程序及审批制度

合同签订程序及审批规定

为配合公司的业务进程,规范公司合同管理工作,提高合同签订及审批的效率,特制定以下制度:

一、合同谈判、起草(业务经办人)

1.各部门合同经办人与合同对方就合同意向和内容进行协商;

2.在合同基本内容没有分歧的情况下初步起草合同;

3.在本公司有范本合同的情况下,尽量使用范本合同;

4.为提高合同审批和签订的效率,业务经办人应在合同起草阶

段,与财务部、法律顾问就相关条款进行沟通。如果有需要,

应及时向总经理汇报。

二、签约部门审核

合同经办人需填写《对外签约审批表》(附件1)的基本内容,

并将填写完的《对外签约审批表》及合同草稿提交部门负责

人审批。

三、执行部门审核

合同经办人将经业务负责人签字的《对外签约审批表》及合

同草稿提交具体执行部门审批。如签约部门与执行部门为同

一部门,则不执行该程序。

四、协作部门审核

合同经办人将经业务负责人、执行部门签字的《对外签约审

批表》及合同草稿提交具体需要协作的部门审批。如无需其

他部门配合,则不执行该程序。

五、财务部门审核

合同经办人将经业务负责人、执行部门、协作部门签字的《对

外签约审批表》及合同草稿提交财务部门负责人审批。

六、法律部门审核

1.合同经办人将经业务负责人、财务负责人审批签字的《对外

签约审批表》交公司法律顾问,同时将合同草稿的电子文本

发送到律师的信箱里,并在邮件中注明本人姓名、所属部门

以及联系方式(座机号和手机号)。

2.法律顾问对合同条款进行审核,如有需要进行修改。

3.法律顾问将审核并修改完毕的合同文本发送给相关的合同经

办人确认。

七、合同确认(业务经办人)

1.合同经办人负责将经修改过的合同文本以传真或邮件方式发

送给合同对方确认。

2.合同经办人应保证经过各部门相关负责人业务审核与法律部

门法律审核的合同文本不得随意修改。

3.如合同对方坚持要对合同做修改,业务经办人应明确了解对

方的修改意见,并书面(发邮件)通知业务部门负责人和财务部门负责和律师,从业务和财务、法律三方面确认是否能够修改,以及如何进行修改。

七、合同签署及存档

1.经合同对方确认完毕后,律师顾问在《对外签约审批表》上

签字。

2.合同经办人将合同文本连同各部门负责人签完字的《对外签

约审批表》交给总经理审批签署,并交由财务部合同管理人完成盖章手续。如果属于需要特别批准的事项还应取得董事会的特别批准。

3.合同签字盖章之后,合同经办人将合同交给合同对方签字盖

章。合同经办人将合同原件及《对外签约审批表》一起交由财务部合同管理人存档,业务经办人留存合同复印件。

八、合同查询

1.合同签字文本:合同经办人应保存自己经手签订的合同复印件,必要时可到财务部合同管理人查询。

2.合同最终稿电子文本:合同经办人应保存自己经手签订的合同最终稿电子文本,也可在必要时向法律顾问查询。

九、合同履行(合同经办人)

1、各部门的合同凡涉及付款的,合同经办人应填写相关单据,

附合同复印件,到报财务部申请付款。

2、各部门的合同经办人应保证和监控我方及对方按照约定履行

合同,如我方或对方未按约定履行合同,应及时将有关情况告知财务部及法律顾问。