档案信息系统建设的效益管理研究

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档案信息系统建设的效益管理研究

作者：朱宏余

来源：《中国新通信》2013年第19期

【摘要】档案部门是开发、利用档案信息的重要阵地[1]。档案信息的开发、整合与利用

是实现档案信息工作现代化的客观要求和档案事业发展的必然趋势。因此，企业档案信息化发展的方向是实现档案开发智能化、利用网络化，运用科学手段和先进技术，建立数字化档案馆，充分发挥档案信息系统建设的效益，把档案部门建成一个接收、储存档案信息的基地和开发、利用信息资源的中心。

【关键词】档案信信息系统建设效益优化管理

一、引言

随着当今社会信息化工作的飞速发展，信息管理工作也已发生了很大的变化，主要表现在信息内容及载体的变，信息量的骤增，服务对象的变化，以及档案、图书、情报信息资源，作为企业和社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来[2]。

二、档案信息系统建设的效益管理的方法

通常，档案部门评价经济效益的方法有历史考察法等几种，因此，评价档案信息系统经济效益的方法也有以下几种：（1）历史考察法。在建设了档案信息系统以后，它对现行档案工作的促进作用体现在一些统计数据、统计报表、文献资料中，利用这些信息可以对一个时期或一个历史阶段的档案工作，档案具体部门进行评比分析，评价出该信息系统产生的经济、社会效益水平。（2）差额计算法。它是以绝对量形式（必须是价值形式）评价经济、社会效益水平的一种方法。用于档案工作各部门的基本模式是以可能收入与可能支出的差额表示，其基本表达式为：经济效益=可能收入一可能支出。对于档案信息系统而言，其所能产成的效益的公式应是：经济效益=建设后可能取得的经济效益一建设前可能取得的经济效益。（3）比率计算法。它是评价经济效益最普遍的方法。评价的标准是比值大于1，比值越大经济效益越好，反之则差。一般表达式为：经济效益=劳动成果/劳动消耗=产出/投入。如果仅就经济效益来评估档案信息系统的投资可行性的话，如果经济效益小于1，就不值得投资。（4）综合评价法。

这是一种多种评价方法并用的评价方法，也是一种对档案工作社会经济效益评价应用最为普遍的方法。这种方法有利于克服上述单一评价方法的局限性或片面性、使评价更可靠、更科学。

三、优化档案信息系统建设的效益

3.1明确档案信息用户需求

（1）公司信息用户数量大、范围广，档案信息系统必须能覆盖全公司整个局域网。对于一个大的管理对象来说，信息化打破了以前物理上时间和空间的束缚，企业档案管理部门成为