档案管理学基础

第一章档案收集工作★

第一节档案收集工作概述

一、收集工作的内容

（一）收集工作的含义

档案收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接受制度和专门征集的方法，把分散在各组织、个人手中的散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

（二）档案收集工作的内容

1. 档案室对本单位需要归档的档案的接收。

2. 档案馆对所辖区内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保管价值的档案的接收。

3. 对历史档案的接收和征集工作。

二、收集工作的意义

1. 收集工作是档案部门积累档案的手段，是存储档案信息资源的重要途径。它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。

2. 收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。

3. 收集工作是档案管理其他业务环节的基础。

4. 收集工作是决定档案工作存在和发展的前提条件。

三、档案收集的要求

1. 大力丰富和优化馆（室）藏。

2. 加强档案馆（室）外的调查和指导。

3. 积极推进入馆档案的标准化。

4. 保持全宗和全总群的不可分散性。

5. 要注意处理局部和整体、当前与长远的关系。

第二节机关文件的归档（档案室的收集工作）

一、归档制度

1.归档制度的定义

各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。

在我国归档是党和国家规定的一项制度，称为归档制度。

2.归档制度的内容

（1）归档范围：详见《机关文件材料归档与不归档的范围》。

（2）归档时间：文书档案第二年六月底（18个月）以前归档。

（3）归档要求：归档文件的质量总的要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

具体要求：①归档文件齐全、完整②归档文件系统、条理

③技术加工标准规范④移交目录清点、核对履行签字手续

二、归档组织工作

1. 档案室要关心文件的形成，力争做到事事有记载，件件都规范。

2. 指导和协助文书部门组织归档工作。

3. 加强临时性的文件收集工作（如保密检查、机构调查、人员调动、更换工作地点等）。

4. 加强“帐外文件”的收集工作。

5. 加强归档的管理。

补充：◆机关文件收集的主要途径——归档

◆档案室是归档工作的责任者

第三节档案馆的收集工作

一、档案馆档案的来源和收集范围

1. 档案馆档案的来源

（1）接收现行机关的档案（2）接收撤销机关的档案

（3）征集历史档案（4）档案馆之间交接档案

2. 接收方式——定期接收、逐年接收

二、对现行机关和撤销机关档案的接收

（一）对现行机关档案的接收期限

◆省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的永久保存的档案。

◆省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的长期和永久保存的档案。

（二）对现行机关档案的接收要求

1. 进馆档案要齐全完整、整体移交。

2. 按规定整理好。

3. 与档案有关的资料和检索工具一并接收。

4. 交接双方根据移交目录清点核对（移交双方编制移交目录一式三份）履行签字手续。

第二章档案的整理

第一节档案整理工作概述

一、整理工作的含义及意义

（一）含义：档案整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，使之组成有序的体系的工作。

（二）意义：档案整理工作在档案总体管理中具有重要意义。

1. 档案整理是文件转化为档案的重要标志。

2. 档案整理是档案利用、开放，发挥档案作用的一项重要条件，是整个档案工作中重要的基本建设。

3. 档案整理是开放档案信息资源的重要基础。

二、（一）档案整理工作的内容：分类、组合、排列、编目

三、整理工作的原则

（一）充分利用原有基础

1.不要打乱重整

2.不要改变原来的历史面貌

（二）保持文件之间的历史联系（天然客观）

文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源（首要联系，机关、组织、个人）、时间（自然联系）、内容（最紧密的联系）和形式（一般联系）几个方面。

（三）便于保管和利用（最高原则）

（补充：判断：档案整理的目的是为了使杂乱无章的档案变得条理、系统起来。（×）

目的是便于保管和利用，可将“目的”改为“任务”。）

第二节区分全宗

一、（一）全宗定义

全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。是档案馆保管档案的基本单位。全宗解放初称为“芬特” 1955年称为“全宗”。

（二）全宗的含义

1. 全宗是一个有机整体，具有单一性、整体性和不可分散性。

2. 全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性。

3. 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的，其形成者或机关或组织或个人，具有界定性和稳定性。（补充：整理一个单位党、政、工、团的档案时，全宗划分为1个全宗。）

六、全宗的补充形式

（一）联合全宗

1. 概念：就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。

（二）全宗汇集

1. 概念：是按照一定的特征组成的，档案数量很少的若干全宗的集合体

联合全宗与全宗汇集的区别

1. 构成不同

联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依据较强；全宗汇集一定具有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起，便于保管和统计，人为性相对较大。

2. 性质不同

联合全宗的永久性的单位，整理之后不再变动；全宗汇集是暂时性的单位，若其中某个全宗增加了大量档案，就应从中分离，另立全宗。

（三）档案汇集

1. 概念：档案汇集是将难以确定所属全宗的零散、残缺文件，按其内容、时间、形式到特点集中在一起组成的档案混合体。

第三节全宗内档案的分类

一、档案分类的含义及意义

（一）含义

全宗内档案的分类，就是根据档案文件的来源、时间、内容、形式等的异同，把立档单位形成的档案分成若干层次和类别，使之构成有机体系的工作。

（二）意义

1. 档案分类整理有助于反映立档单位的历史面貌。

2. 档案分类整理有助于准确地揭示档案的内容，只有对全宗内档案进行合理分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。

3. 档案分类整理有助于体现档案之间的区别与联系。

4. 档案分类整理有助于对档案实行科学管理。

三、分类的一般方法

1.时间分类法—— A.年度分类法 B.时期分类法

2.来源分类法—— A.组织机构分类法 B.作者分类法 C.通讯者分类法

3. 内容分类法—— A.问题分类法 B.实物分类法 C.地理分类法

4. 形式分类法—— A.按文件种类（名称）分类 B.按文件的载体形式分类 C.按文件的形状规格分类

四、档案常用的分类法（选择、判断）

（一）年度分类法

1. 含义：年度分类法就是将档案按其形成或处理的年度分成若干类别。

2. 优点

A.符合档案按年度形成的特点和规律，能保持档案在形成时间方面的联系。

B.可以很好地反映出一个立档单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况。

C.与归档制度（年度归档的要求）相吻合。

D.简便易行，便于操作，容易掌握。

E.便于人们按年度查找利用档案。

3.使用注意事项

（1）准确判断档案文件所属年度。

（2）某些专门档案划分专门年度（如教学年度、兵役年度、粮食年度等），要注意执行相关规定。（二）组织机构分类法

1.含义：组织机构分类法就是将档案按其形成机构分成若干类别。

2.优点

（1）能保持全宗内档案文件在来源方面的联系，符合文件形成的特点和规律。

（2）是同一机构形成的档案集中在一起，能保持文件在内容上的联系，使同一个问题的档案得到相对集中。

（3）标准明确，简便易行，容易掌握。

（4）与归档制度（每个机构必须在规定时间移交归档文件）相吻合。

3.使用组织机构分类法立档单位必须具备的条件

（1）单位要有一定的规模，要有若干个内部组织机构。

（2）单位内部组织机构要比较稳定，不能经常变化。

（3）单位内部组织机构之间职责清楚，分工明确。

（4）单位文书工作正规，文件能按组织机构分开。

（党政机关、部分事业单位）

4. 使用组织机构分类法的注意事项：准确判断档案文件所属机构。

（1）某一机构形成的文件归属于该形成机构。

（2）涉及到几个机构的文件，应当有统一的规定，合理而有规律地归类，做到前后一致。如经党委讨论而以机关行政名义发出的文件，一般归入行政机构；业务机构起草而以机关名义发出的文件，一般归入综合机构或业务机构；两个以上机构合办的文件，归入主办机构或最后承办机构。

（三）问题分类法

1.含义：又称事由分类法，就是按档案反映的内容或事由进行分类。

2.优点

（1）使内容相同或相近的文件集中在一起，较好地保持了文件在内容方面的联系。

（2）能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌。

（3）便于人们按专题系统全面地查找利用档案。

3.缺点

（1）由于档案文件所反映的问题相当复杂，按问题常常因主观认识上的差异而发生意见分歧，使分类不准确，归类不恰当（受分类者的主观影响较大）。

（2）利用档案者的要求与实际分类也难以完全一致（认识不一致）。

4.使用问题分类法的单位必须具备的条件（适用范围）

（1）基层小单位，没有内部机构的单位。

（2）内部机构不稳定，经常变化的单位。

（3）内部机构分工不明确，职责不清楚的单位。

（4）文书处理工作不规范，文书工作混乱、文件难以按机构分类的单位。

（尤其适用于：中小企业、部分事业单位）

5.注意事项

（1）按照档案文件内容中最基本的问题设置类项，如实反映立档单位的主要活动面貌。

（2）类目体系要力求简明、类项概念明确，合乎逻辑。

（3）研究确定文件内容的主要问题，根据文件内容准确地区别和归类，按有关规则有规律地分类。

6.类项设置的步骤：（1）确定大类（2）完善项目（3）定稿

五、复式分类法的选择和分类方案的编制

（一）复式分类法

在实际工作中，单纯采用一种档案分类法对一个单位的档案实施分类是很少见的，也是不能解决档案分类问题的，多是采用两种或两种以上的分类方法结合使用，这种分类方法成为复式分类法或两合分类法。常用的复式分类法有以下4种：

1.年度——组织机构分类法

先把档案文件按年度分开，然后将同一年度的档案文件按组织机构分开。

主要特点：

（1）便于从时间角度查阅档案。

（2）简便易行，便于操作。

（3）按年度和机构顺序上架，无需留空。

（4）不便于对立档单位的内部结构进行纵向查考和研究。

适用范围：内部机构经常变化但不复杂的单位，重点适用于党政机关及部分事业单位。

2. 组织机构——年度分类法

先将全总内的档案按组织机构分开，然后再将一个组织机构的文件按年度区分。

主要特点：

（1）利用方便，便于人们按单位内部组织机构来查找档案。

（2）排架时需要留空，易导致倒架。

（3）伸缩性较差，立档单位内部发生变化时，档案的分类与排列都会产生很大的困难。

适用范围：内部机构基本稳定的单位，主要适用于撤销机关的某些全宗

3. 年度——问题分类法

将全宗内的档案文件先按年度分开，然后再将同一年度的文件按问题区分。

主要特点：

（1）便于从时间角度查找档案，能够就某一时间内的相关问题进行全面的查考。

（2）比较灵活，有较强的变通能力，每年设置的问题项可以因时而异。

（3）不便于对某一问题进行纵向查考和研究。

适用范围：多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确，文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用年度——问题分类法。

4. 问题——年度分类法

将全宗内的档案文件先按问题分开，然后再将同一问题的文件按年度区分。

主要特点：

⑴便于利用，同一问题的党干全部集中在一起，便于专题研究。

⑵排架时需要留空，易导致倒架。

⑶伸缩性较差，一旦立档单位的职能范围有所变化，就可能导致某些文件在归类上的困难。

适用范围：小型单位，多适用于撤销机关档案和历史档案。

第六节档号

一、档号的含义

档号是档案实体整理编号的总称，是为了固定档案的分类和排列顺序，为便于保管和查找而编订的一组符号。通常包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件（页、张）号等

三、档号的使用规则

1. 唯一性（不重）

2. 合理性（不乱）

3. 稳定性（不变）

4. 简明性（不繁）

5. 完整性（不缺、不空）

第七节档案整理改革

一、归档文件整理的基本内容（步骤/程序）

（一）区分全宗（分级别）

将文件按本级、上级、下级分开

（二）件的确定与装订

确定：1. 一般情况下，一份文件为一件 2.正本和定稿为一件 3.正文和附件为一件

4.原件和复制件为一件

5.转发文和被转发文为一件

6.报表、名册、图册等一册为一件

7.来文和复文可以合为一件

装订：缝纫，胶粘、三孔或五孔一线

（三）分类及保管期限的确定

年度 + 组织机构（问题） + 保管期限

（四）文件的排列

1. 上、下级文件按收文的先后顺序排列。

2. 本级文件先排有文号文件，后排无文号文件，最后排会议文件。

排列时注意以下几点：

⑴上级的批复与本级的请示，本级的批复与下级的请示要排在一起，批复在前，请示在后。

⑵正文在前，附件在后。

⑶正本在前，定稿在后。

⑷重要法规性、方针文件历次修改稿依次排在定稿之后。

⑸非诉讼案件材料结论、决定、判决文件在前，依据材料在后。

（五）文件的编号（盖归档章）

归档文件应依分类方案和排列顺序逐渐编号，在文件首页的右上方加盖归档章并填写相关内容。 P177 必备项目：全宗号、年度、保管期限、件号

选择项目：机构（问题）、档案馆编号等

全宗号：档案馆给立档单位编制的代码

年度：文件形成年代，以4位标准公元纪年，如2008

保管期限：归档文件保管期限的简称或代码

件号：文件的排列顺序号

（六）编目并输入电脑

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件目录设置件号、责任号、文号、题名、日期、页数、备注等项目，A4规格，装订成册并编制封面。可一年装订成一本，也可每年区分保管期限装订成三本，归档文件目录除集中装订外，无需分别在档案盒中放置。

（七）装盒上架

1. 盒的规格—— 310mm * 220mm 盒的厚度—— 2cm 3cm 4cm

2. 不同年度形成的文件不可放入同一个档案盒（请示、批复、跨年度的会议文件除外）。

3. 不同保管期限的文件不可放入同一个档案盒。

4. 根据文件厚度选择适宜的档案盒，尽量做到装盒后文件与盒成为一个整体，直立位置时不至于使文件弯曲受损。

5. 档案盒只是归档文件的装具而非保管单位，并不要求同一事由文件必须装入同一盒中。只需按件号排列顺序依次装盒，盒装满后顺次装入下一盒即可。

6.档案盒应根据摆放方式的不同，应在盒脊或盒底设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目，盒号即档案盒的排列顺序号。档案室目前不需要以盒为单位编流水号。如要编号，可用铅笔临时编号。

注意：珍贵文件横放，普通文件竖放。

第三章档案的鉴定★

第一节档案鉴定工作概述

一、档案鉴定工作的内容

档案鉴定工作有广义和狭义之分。广义的档案鉴定工作包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值。狭义的档案鉴定工作即指档案价值的鉴定。档案界所说的鉴定工作通常是狭义的。

（一）档案鉴定工作的含义

档案鉴定工作是指档案馆（室）按一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。

补充：判断：档案鉴定的目的是确定档案的保管期限（×，片面）。

（二）档案鉴定工作的内容

1. 制定鉴定档案价值的统一标准及各类档案保管期限表。

2. 判定档案的价值，确定档案的保管期限。

3. 拣出本无保存价值和保管期限满的档案予以销毁。

二、档案鉴定的意义

1. 档案鉴定是“去粗取精”，提高档案管理效益的科学措施，便于做好档案管理工作。

2. 档案鉴定便于人们对档案的利用。

3. 便于应对突发事变。

4. 档案鉴定工作是一项直接关系到档案命运的严肃工作。

第二节鉴定档案的原则与标准

一、决定档案价值的因素（依据）

1.档案的客体属性（档案自身的特点和状况，包括档案的来源、内容、时间、文种可靠程度、有效性、外形特点和完整程度等）。

2.人们的主体需求（社会利用的需要）是决定档案价值的社会条件。

二、鉴定档案的原则

鉴定档案价值的原则是：从国家和民族的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。

三、鉴定档案价值的标准

1. 来源标准：档案的来源是指档案的形成者。

2. 内容标准：档案的内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析着重于以下几点：档案内容的重要性、档案内容的独特性、档案内容的时效性、

档案内容的真实性、档案内容的完整性。

3. 档案的形式特征标准：是指档案文件的名称、形成时间、载体形态、记录方式、外形特点等。

4. 相对价值标准：即被鉴定档案与其它档案相比较而存在的价值。

第四节档案保管期限表 P201

一、（一）含义：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

二、档案保管期限表的类型

1. 通用档案保管期限表

2. 专门档案保管期限表

3. 同系统档案保管期限表（银行、电力、邮政等）

4. 同类型档案保管期限表（高校、医院等）

5. 机关（单位）档案保管期限表

三、档案保管期限表的结构和保管期限的划分

（一）结构：通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目

（二）保管期限的划分（标准）——永久、定期

1.永久保管：无限期保管

凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案列为永久档案。

永久保管的档案主要是：

（1）本单位的重要文件

①本单位制定的法规性、政策性文件。

②本单位召开重要会议及举办重大活动形成的主要文件材料。

③本单位职能活动中形成的重要业务文件材料。

④本单位关于重要问题的请示与上级的批复、批示。

⑤重要的报告、总结、综合统计报表。

⑥本单位机构演变主要领导人人事任免的文件材料。

⑦本单位房屋买卖、土地征用和重要的合同协议，资产登记等凭证性文件材料。

（2）外单位的重要文件

①上级单位颁发的，属于本机关主管业务的重要文件材料。

②同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示，与本单位的复函、批复等文件。

2.定期保管（保管30年或10年）

凡是在较长时间内本单位需要查考的档案，列为定期保管。

定期保管的档案主要是：

（1）本单位的一般文件

①本单位形成的一般性业务文件材料。

②本单位召开会议举办活动形成的一般性文件材料。

③本单位人事管理工作中形成的一般性文件材料。

④本单位一般性事务管理文件材料。

⑤本单位一般性问题的请示与上级单位的批复、批示。

⑥一般性的工作报告、总结、统计报表等文件材料。

（2）外单位的一般文件

①上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料

②上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的文件材料

③同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

④下级单位报送的年度或年度以上的计划、总结报告等

第五节档案鉴定工作制度和组织

一、档案鉴定工作制度基本内容包括以下三方面：（◆区别与鉴定工作的内容）

（一）遵循全国统一的鉴定档案价值的原则和标准。

（二）确定鉴定工作的组织和领导，使档案鉴定工作有计划、有组织、有领导地进行，要组成相关领导、档案人员和有关业务人员参加的“三结合”的鉴定小组或委员会负责对档案鉴定工作。

（三）销毁档案的批准制度和监销制度

经过鉴定，需销毁的档案，必须办理批准手续。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁准销的档案时，实行两人监销制度。

第四章档案保管工作

第一节档案保管工作概述

一、档案保管工作的含义与内容

是指根据档案的成分和状况所采用的存放和安全防护措施。

内容包括三方面： 1.库房管理 2.档案流动过程中的保护 3.保护档案的专门措施

二、保管工作的任务

1.防治档案的损坏：包括自然损坏和人为损坏

2.延长档案的寿命

3.维护档案的安全

4.建立和维护档案的存放秩序

第三节档案库房管理

一、库房编号

1.为所有库房编一总的顺序号

2.分区编号

二、档案架柜的排放与编号

1.整齐一致

2.避光通风

3.空间利用

4.统一编号，顺序从左到右，从上到下

三、全宗排列和档案存放

四、编制档案存放地点索引

五、档案代理卡

六、全宗卷（含义P231）

七、档案库房温、湿度的控制和调节

八、库房“八防”（火、水、潮、霉、虫、光（白炽灯）、尘、盗）

九、保卫、保密制度

十、档案的安全检查

第五章档案检索

第一节档案检索概述

一、档案鉴定工作的含义及内容

档案鉴定是对档案信息进行系统存贮和根据需要进行查找的工作。

档案检索的内容：

检：存贮，包括著录标引和组织检索；索：查找，包括确定查找内容和查找操作。

二、检索工作在整个档案工作中的地位（意义）

1.检索是提供利用的先期工作。

2.检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。

3.检索是档案业务工作中一个独立的重要环节。

三、档案检索效率★

档案检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低的最基本的指南。通常用检全率和检准率来衡量和表示。

◆检全率：满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部档案的百分比。

●漏检率：未检出的有关档案与全部档案的百分比。

◆检准率：满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。

●误检率：检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。

两者关系：检全率与检准率两者呈互逆（反比）关系。

第二节档案检索语言

一、（一）档案检索语言的含义：

档案检索语言也称标引语言、标识系统等。它是根据检索的需要而编制的一种人工专门语言。

其特点：单义性（查准率）和专业性（查全率）。

（二）档案检索语言的作用

1.作为概念转换的依据。

2.揭示检索标识之间的逻辑关系。

3.对检索标识进行系统化排列。

第三节档案著录与标引

一、（一）档案著录与标引的含义

档案著录，是指在编制档案目录时，对档案的内容与形式特征进行分析、选择、著录的过程。

◆档案的内容特征是指从档案内容中获取的信息与特征，如内容提要、分类、主题词等。

◆档案的外形特征是指从档案正文以外直接获取的特征，如文件字号、文件日期、密级、档号等。

档案标引，是指对档案内容进行主题分析，并赋予其规范化检索标识的过程。赋予其分类号标识的过程称为分类标引；赋予其主题词标识的过程称为主题标引。

三、档案标引的步骤和方法

（一）主题分析

1.主题类型及构成因素

（1）主题类型：可分为单主题和多主题两种。

（单主题——一文一事；多主题——组配/分别标引）

（2）主题结构：

◆主体因素，及主题中心，档案文件的检索入口。（3-8个主题词）

◆通用因素，指某些通用的词汇或概念，一般表示性质、特征、状态、机能、归属等，一般无须标引。

◆位置因素，文件内容涉及的空间范围，包括地区、机关等。

◆时间因素，文件涉及的时间，而不是文件制发的时间。

◆文件类型因素，及文件类型和形式方面的概念。

（主体因素为主，选择通用因素、位置因素、时间因素、文件类型因素以解释、说明、修饰、限制主体因素。）

2.主题分析的方法

（1）阅读和理解文件题名

（2）阅读主题词、文摘、简介、前言、领导人批语等

（3）浏览正文

（4）查阅文件的外表特征。如责任者、时间、密级等，对确定文件主题也有一定意义。

（二）概念转换

将提炼的文件主题概念转换为规范化的检索语言（分类号、主题词）

（三）标引结果的审核

第四节档案检索工具

一、档案检索工具的含义、基本功能及其作用

（一）含义：档案检索工具用以揭示档案馆（室）保存档案的内容和成分，报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。

（二）基本功能：1.存储 2.查检

（三）作用：1.桥梁作用 2.交流作用 3.管理作用

二、档案检索工具的种类

1.按编制方式分：目录、索引、指南

2.按载体形式分：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具

3.按检索范围分：文件级检索工具、案卷级检索工具、全宗范围检索工具、

专题范围检索工具、档案馆范围检索工具、馆际检索工具

4.按功能分：★（试述检索工具的特点P262-263）

馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具

六、档案检索工具体系的基本要求

1.要有一定数量的不同种类的检索工具（不能少于三种）。

2.各种检索工具要具备功能互补的作用（不能平行重复）。

3.检索工具设置要与利用需求相吻合。

4. 馆藏性、查检性、介绍性检索工具相并举；分类法、主题法兼备。

第五节常用档案检索工具的编制方法

二、查找性检索工具的编制

（一）分类目录

1.定义

2.编制方法：①著录、标引②排列：按《中国档案分类法》

3.形式：卡片式、书本式、机检式

4.作用：①便于族性检索②便于专题查找研究

5.特点：①系统性强②适用面广③体系庞大，检索繁琐

（二）主题目录

1.定义：以文件或案卷为逐鹿对象，将主题作为标目，并按主题字顺组织起来的检索工具。

2.编制方法：①著录、标引②排列：按字顺排列

3.形式：卡片式、书本式、机检式

4.作用：便于特性检索和课题查找研究

5.特点：①集中性强②专指性、针对性强③系统性差

三、介绍性检索工具的编制

（一）全宗指南（介绍）

1.定义

2.结构：◆立档单位及全宗概括P163（次要部分）

◆全总内档案内容和成分介绍（来源、内容、形式、时间、完整程度）

3.编写方法

分类：组织机构、问题

介绍形式：1.简要介绍 2.详细介绍 3.综合介绍

附录：重要图片、名称对照表、检索工具的目录

（三）档案馆指南

馆藏档案介绍：全宗指南

馆藏资料介绍：名称、代号、数量、时间、作者

索引附录：全宗名册、档案资料出版情况

第六章档案编研工作

第一节档案编研工作概述

一、档案编研工作的和含义及内容

编研工作就是档案部门以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用需要为主要目的，在研究基础上编辑史料、编写参考资料、参加编史修志，以及撰写专门著作的工作。

档案编研工作的内容有以下几方面：

1.编纂档案史料，汇编现行文集

2.编写参考资料

3.编史修志，撰写文章著作

二、编研工作的意义

1.积极提供利用服务的有效方式，是利用档案的高层次体现，也是提高档案利用效率的有效途径。

2.提高工作水平的重要途径。

3.有利于档案原件的保管和流传。

第二节档案参考资料

一、（二）档案参考资料的特点

1. 档案参考资料，作为档案提供利用的方式之一，它提供的不是档案原件或复制件，而是对档案内容进行研究、综合、加工而编写成的三次文献。所以档案参考文献是经过综合的档案信息，是经过加工的档案信息，是具有倾向性的档案信息。

2. 档案参考资料，不同于档案“目录”、“索引”、“指南”一类的检索工具。

3. 档案参考资料，不同于利用档案材料而撰写的专门历史著作和其他学术著作，它只是按照一定的题目，综合档案的内容，经过一番加工而成的作品，提供的是比较系统的实际史料。

三、档案参考资料的编写

（一）大事记（及相关内容）

1.含义：大事记是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。

2.作用：

（1）可以向利用者提供了解某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。

（2）便于实际工作的查考

（3）大事记可以弥补的档案史料汇编、历史著作、地方志之不足。

3.大事记的种类

①机关大事记②国家和地区大事记③专题大事记④个人生平大事记

大事记的名称比较灵活，有的称：大事年表、大事记要、大事辑要、纪年、月表、日志等

4.大事记的编写要求

大事记由两部分组成：大事时间和大事记述

第一，观点正确，用材真实

第二，按时间顺序排列，大事突出；要事不漏；小事、琐事不谈。

第三，系统条理，一条一事，简明扼要，因果始末清楚。

5.编写方法

（1）跨年度大事记，组成编写小组，定好计划、落实好分工和完成时间

（2）一个年度大事记，建立大事记的平时记载制度，随时记载，定期汇总

（二）组织沿革（及相关内容）

1.定义：组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。

2.作用：

⑴便于人们查考和研究本地区、本机关、本系统内部组织机构和人员编制的发展变化情况。

⑵也可为研究国家机关史、地方史、革命史和专业史提供必要的参考材料。

⑶也能为档案馆（室）编写立档单位历史考证提供系统材料，对整理档案、鉴定档案价值和帮助利用者了解立档单位的历史情况，都要一定的参考作用。

3.种类：①机关组织沿革②地区组织沿革③专业系统组织沿革

4.内容

（1）机关、地区或专业系统的历史概述、行政区划、建制变更情况。

（2）机关的性质、任务、职权范围、隶属关系。

（3）机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况。

（4）机关领导人的任免情况。

（5）机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等。

5.体制（编写方法）

（1）编年法：即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织概况

（2）系列法：即以组织机构为主线，对每一个内部结构及其负责人的变化情况进行系列编写，分别记述其沿袭变化的始末概况。此法适用于组织机构比较稳定的单位。

（3）阶段法：即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段，在每一个阶段分别编写。

（4）形式：组织的编写大多采用文字与图表相结合（图文并茂）形式。既减少篇幅，又条理清晰，便于查阅。

第七章档案利用工作（利用服务）

第一节档案利用工作概述

一、档案利用工作的含义

档案利用服务工作：简称“档案利用工作”，又称“提供利用”，即档案部门通过一定方式、方法直接提供利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。

三、开展档案利用工作的指导思想（要求）

1.树立正确的服务思想

①全面地为档案用户服务②及时地为档案用户服务

③准确地为档案用户服务④有效地为档案用户服务

2.正确处理提供利用与保密之间的关系

提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。

澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。

3.正确处理利用工作与基础工作的关系

档案业务工作按其性质分为基础工作和利用工作两大部分。收集、鉴定、保管、检索、编研等皆为利用工作的基础工作，没有良好的基础工作就不可能有利用工作，基础工作是前提，是条件。反之，轻视或忽略利用工作，基础工作也就失去了它存在的意义和方向。

4.熟悉馆藏、主动服务

熟悉馆藏是档案工作人员的基本功，也是搞好档案利用工作的重要条件。

5.了解社会需要，搞好分析预测服务。

第二节档案利用服务形式与方式

一、提供档案材料的形式

1.提供档案原件

2.提供复制品

3.提供档案信息加工品

二、提供利用服务的方式

（一）阅览室服务

是指档案馆（室）在内部开辟阅览室，向利用者提供档案原件的一种服务方式。

注意事项: 1.选址适当 2.分区合理 3.设备适用 4.制度健全

（二）档案外界服务

档案外界是指在特殊情况下，档案馆、室允许利用者将档案原件后副本借出馆、室利用的情况。（三）制发档案复制本档案复制本分为副本和摘录两种类型。

（四）档案展览（及要求）★

档案展览是指档案馆、室根据需要按照一定的主题，采用平面或立体的展示手法，系统地成列展示档案原件或复制件的一种主动提供利用的方式。

档案展览的组织：1.确定主题 2.精选材料 3.设计格局 4.保证档案安全 5.讲解宣传

（五）制发档案证明（及要求）★

档案证明是档案馆、室根据机关、团体或个人的询问或申请，为了核审某个事实在本馆、室保存的档案中个有无记载和如何记载而开具的书面证明材。

1. 制发手续——用户申请

2. 制发依据——档案原件

3. 制发方法——引录、节录原文

4. 制发标志——加盖印章

（六）档案咨询

1.含义：档案咨询是档案馆、室以档案为根据，通过口头、书面或网络的形式解答利用者的问题，为利用者服务的一种提供利用的方式

2.种类：事实性、知识性、查询性咨询

3.程序：①接收咨询②咨询分析③查找档案④答复咨询⑤建立咨询档案

（七）网络提供利用

网络提供利用是档案馆室通过互联网或局域网提供档案原件和档案检索信息、举办档案展览、进行咨询等在线开展档案信息服务的方式。

主要步骤：1.选择形式、题目与制定计划 2.数字化准备与信息鉴定 3.网站设计与数据维护

第四节开放档案

一、开放档案的含义

档案开放就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开放利用。

三、开放档案的意义

1. 开放档案是有利于社会进步的新方针，是加快我们政治民主化的新步骤。

2. 开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。

3. 开放档案可以促进档案馆的各项业务开设。

第八章档案统计

第一节档案统计工作概述

一、档案统计工作的含义及内容

档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。

内容：档案的基本登记和综合统计两部分。从统计的对象来看，分为两方面：

1.对档案实体及其管理状况的统计

2.对档案事业的组织与管理状况的统计

目前我国档案工作的基本情况统计分为是个层次

其一，全国档案工作基本情况统计

其二，专业系统档案工作情况统计

其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计

其四，档案馆、室档案工作情况统计

二、档案统计工作的要求及步骤

1.要求：（1）准确性、客观性、科学性

（2）遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：

统计指标体系完整化；统计分类标准化；统计调查工作科学化；统计基础工作规范化；

统计计算和数据传输技术现代化；统计服务优质化

2.步骤：①统计设计（确定对象：可量化、可比较）②统计调查

③统计整理（资料归纳整理）④统计分析

六、综合指标

1.绝对数

2.相对数：一般以倍数、百分数、千分数等形式表示，以百分数最为普遍

3.平均数

第二节档案的登记

档案登记最基本的内容：档案数量和状况的登记和档案利用的登记

一、档案数量和状况的登记

①收进登记簿②全宗单③卷内文件目录、案卷目录

④全宗卡片⑤案卷目录登记簿⑥总登记簿

二、档案利用的登记

①利用者登记卡②阅览室入室登记簿③借阅单④档案借出登记簿⑤党干利用效果登记⑥人员进出库房登记⑦档案出入库登记⑧档案清点、检查登记⑨档案复制、摘抄登记