培训档案管理制度
培训档案管理制度
深圳市卓翼科技股份有限公司公司文件
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培训档案管理规定
1.目的:
为了更好的利用和保护培训文档资料，加强培训文档管理工作，使培训文档管理工作规范化，
并作为转正、升(降)级、晋(降)职、转岗的重要依据之一，特制订本规定。 2.适用范围:
公司所有的培训活动。
3.定义:
培训档案:
是指人力资源部在推进课程体系开发、组织培训项目以及在进行其他培训活动时所形成的全
部档案的总和，包括但不限于培训年度规划、培训项目计划、培训教材、教材资源、培训需
求调研等文件材料。
4.0职责:
4.1人力资源部培训人负责培训档案的保管工作
5(0工作
4(文件材料的移交、接收和归档:
4.1移交与接收;
4.1.1人力资源部在完成制订与修改年度培训计划、组织培训项目以及其他培训活动后，应将所
有相关文件材料整理好，移交给人力资源部档案管理员(以下简称档案管理员)进行编号、
分类与存档。
4.1.2内部讲师在负责完成课程开发工作过程中所形成的各种载体形式文件材料，需按规定向档
案管理员移交、集中管理。
4.1.3档案管理员在接收相关人员移交的档案时，需注意接收的档案应当清晰、完整，且具有保
存的价值。
4.2归档范围;
4.2.1培训规划与制度类主要包括公司年度培训工作规划、总结，发布的各类培训制度等文件材
料。
4.2.2课程体系与教材开发类主要包括与课程体系、培训项目相关联的课件、讲义、教材、培训
评估等文件材料。
4.2.3培训项目类主要包括培训项目详细计划安排、通知、培训总结、学员成绩表等所有相关文
件材料。
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深圳市卓翼科技股份有限公司 4.2.4讲师与学员管理类主要包括专、兼职讲师开发教材与授课记录档案，以及总部与下属机构
员工接受培训记录等文件材料。
4.3归档要求
4.3.1人力资源部建立完善的培训档案归档制度，并纳入档案管理员的职责范围之内，做到培训
规划、课程体系、教材开发、培训项目等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，
且归档的文件材料应真实的反应公司年度培训规划、培训项目、课程体系开发等活动的真实
内容
4.3.2档案管理员对培训规划、课程体系、教材、培训项目等相关文件材料进行鉴定、验收时必
须有人力资源部相关负责人员参加。相关人员应会同档案管理对应归档的文件材料加以审
查。没有完整、准确、系统的文件材料，不予验收、归档保存。
4.3.3培训档案归档实行文件材料形成项目立卷的制度。一般由培训组织者按项目材料的自然形
成规律，加以系统整理组卷后，移交给档案管理员检查并归档。
4.4归档时间
4.4.1规划、制度内的文件材料在确定或公布之后应立即移交归档;
4.4.2教材类档案应在确定教材开发完成后的一个星期内移交归档。
4.4.3培训项目内的文件材料应在项目完成后的一个星期内移交归档;
5.档案的管理
5.1档案管理员及其职责
5.1.1贯彻执行公司关于档案工作的规定，规划培训档案工作;
5.1.2负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管培训档案及有关资料;进行档案鉴定工作，对
已经超过保管期限的档案，提出存毁意见，定期修改与维护档案;
5.1.3督促有关人员把需要归档的文件材料，正确的进行编号和拟定保管期限，并移交给档案管
理员;
5.1.4收集、整理、保管与培训档案有关的参考资料，配合档案提供利用。5.2文件材料管理
5.2.1归档的文件材料应进行正确分类、编号和排列。
5.2.2档案管理员应对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案应报给人力资源部领导同意批准
之后，予以销毁，未经鉴定与销毁，不得销毁任何档案。
5.2.3档案管理员应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向人力
资源部领导报告，及时处理。
6. 档案的开放与利用
6.1档案的开放与利用
6.1.1公司培训档案只供人力资源部所有工作人员查阅，其他部门的人员如果需要查阅人力资源
部档案，需要书面提出申请，说明查阅目的，并经过人力资源部负责人同意之后，方可查阅，
同时档案管理员需要做好查阅登记，且不允许将档案内容外泄。
6.1.2教材类之公共管理课程可对外开放阅读，其他涉及到机密和业务类教材一律不准对外传播。 6.1.3涉及到培训机密以及人力资源部规定限制利用的档案一律不准开放利用。 6.1.4对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经人力资源部负责人同意，对于重要、
珍贵的文件材料，一般不提供原件使用，如有特殊情况，须经人力资源部负责人同意。 7. 附则
7.1本办法自公布之日开始执行。
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7.2本办法由人力资源部负责制定、解释。
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