华天动力OA公文发文使用说明
华天动力协同办公系统
公文发文使用说明
大连华天软件有限公司
2009年12月
目录
1：发文前设置(发文管理) (1)
1.1动作节点 (2)
1.1.1 新建节点 (2)
1.1.2 修改节点 (5)
1.1.3 删除节点 (5)
1.2预定义发文流程 (6)
1.2.1 新建流程 (6)
1.2.2 流程编辑 (10)
1.2.3 设置审批者的模式 (11)
1.2.4 设置发文流转的具体流程 (12)
1.2.5 设置跳转条件 (20)
1.2.6 发文流程的复制 (25)
1.2.7 预定义流程的修改 (27)
1.2.8 预定义流程的删除 (28)
1.2.9 分类显示 (29)
1.3发文模板设置 (30)
1.3.1 建立发文模板 (30)
1.3.2 设置模板详细信息 (31)
1.3.3 模板修改 (33)
1.3.4 模板删除 (34)
1.3.5 模板复制 (34)
1.3.6 更改模板名称及类别 (34)
1.4发文编号 (35)
1.4.1 新建发文编号 (35)
1.4.2 修改发文编号 (36)
1.4.3 删除发文编号 (36)
1.5发文模板类别 (36)
1.5.1 新建类别 (37)
1.5.2 修改类别 (37)
1.5.3 删除类别 (37)
1.6预定义流程类别 (38)
1.7主题词类别 (38)
1.8设置主题词 (38)
1.8.1 建立主题词 (38)
1.8.2 修改主题词 (39)
1.8.3 删除类别 (39)
2：发文流转过程(发文实例介绍) (40)
2.1：发文拟稿 (41)
2.1.1 填写发文单 (43)
2.1.2 附件上传 (44)
2.1.3 填写拟稿内容 (44)
2.1.4 发送拟稿信息 (45)
2.2拟稿一览 (46)
2.2.1 查看批阅记录 (46)
2.2.2 催办 (47)
2.2.3 查看拟稿信息 (47)
2.2.4 查询 (48)
2.3行政秘书（发文核稿） (49)
2.3.1 发文待审 (49)
2.3.2 发文经审 (56)
2.4办公室主任（发文审稿） (56)
2.4.1 通过发文待办批阅公文 (58)
2.5集团副总（发文会签） (61)
2.5.1 行政副总批阅 (61)
2.5.2 研发副总批阅 (64)
2.6总经理（领导签发） (66)
2.6.1 查看公文信息 (66)
2.7行政秘书（发文登记、发文打印、发文盖章） (69)
2.7.1 发文登记 (69)
2.7.2 发文打印 (72)
2.7.3 发文盖章 (73)
2.8办公室主任（文件分发） (76)
2.8.1 文件分发待办 (76)
3：发文后续操作 (78)
3.1发文阅读 (78)
3.2发文监控 (80)
3.2.1 查看公文信息 (80)
3.2.2 更改本步审批人 (81)
3.2.3 查看批阅记录 (82)
3.2.4 查看阅读记录 (82)
3.2.5 归档 (83)
3.2.6 催办 (84)
3.2.7 删除 (84)
3.2.8 查询 (84)
华天动力协同办公系统的公文发文模块是按照中国政府、企业的公文发文模式来设计的。设计符合国务院办公厅于1993年11月21日发布、2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》及中央军委于2005年10月7日颁布、2006年1月1日实施的《中国人民解放军机关公文处理条例》。
公文发文模块不仅能对不同公文做分类设置，走不同的审批流程，还能实现多次分发、翻印。可并与OA系统中的档案中心结合，做好公文的归档工作。
下面，我们就OA系统中公文发文模块做简要的介绍说明。
1：发文前设置(发文管理)
发文管理简单说就是对于发文流转的初始化设置，包括节点、流程和模板的设置过程。通过发文单的有效审批流转过程来实现企业内部管理和工作一体化。
在系统主画面左侧的功能菜单中选择[公文发文] [发文管理]，在主画面区会显示<发文管理>画面，如下图示：
［发文模板设置］：发文模板是把通用的发文正文格式以及流程预先定义好，使用者可直接调用模板进行发文操作，按照模板设定的流程及模板进行新建公文。
模板本身由流程、公文签批单、公文内容模板三部分组成，所以设置模板前一般都需要先预设好流程。当然，在审批模板设置中也可以直接定义流程。
［预定义发文流程］：预先定义好一些流程，一方面可供模板使用，另一方面可实现对同一流程的重用。多个模板可共用一个预定义好的流程。流程本身由一个个流程步骤组成，步骤是通过继承节点的权限而来。
［动作节点］：动作节点是定义流程步骤的基本权限，不同流程的动作节点就是具有不同的审批操作。
［发文模板类别］：对建好的模板进行分类，便于最终使用者的使用与查找。
［预定义发文流程类别］：对预定义的流程进行分类。
［设置发文编号］：显示发文单的号码，可设定多个发文编号供不同的发文模板使用。
［设置主题词］：设置发文单的主题词，发文时可直接选择已有的主题。
［设置主题词类别］：对主题词进行分类，便于规范管理。
1.1动作节点
节点，相当于单位内部发文流转过程中审批的各个步骤的基本权限，如会签、审稿、核稿、阅读等。不同节点对应不同的操作权限，进而实现实际运转中不同的审批权限，如选择的是发文审稿，就可以进行痕迹显示。
单击[公文发文]→[发文管理]→[动作节点]，出现如下画面
上面显示的节点名称为系统自带的默认节点，通过这些节点基本可以满足大多数单位的发文需要。当然，单位也可根据自身的具体实际状况，建立符合自身的新节点。
1.1.1新建节点
单击[新建]按钮，出现如下画面
节点的权限设置：
⑴基础设置
人工节点：即需要人工审批的节点。
系统节点：即不需要人员参与，可自动流转的节点。目前系统节点分为归档和分发两种。系统节点的分发，类似于邮件的CC功能，这一步不会有实际的操作人，根据设定自动分发给相应指定人员。
●节点名称——此节点的名称
●快速回复短语——使用此节点默认的回复语句
●所属类别——此节点所属的节点类别
●详细说明——对此节点功能的介绍
⑵基本工作设定
从发文审稿、领导签发、文件分发、发文登记、发文打印、发文盖章中选择一个动作，则审批时对应的节点名称可到设定的对于动作中审批相关的发文。
⑶操作权限设置：
操作权限设置，是指设置不同的节点时，对应下面的不同功能。系统默认是同时具有列表的全部功能，用户可根据设置节点的实际情况从中选择部分或全部功能。
●退文——允许在审批中将申请退回申请人或退回上级管理人员，可自行选择退还的
对象，包括起草者或者之前审批过的任何人员。
●上传附件——允许使用附件，可在附件中上传与文件相关的资料。
●打印——允许打印，不允许修改原文档。
●加签——允许当前审批人指定一个流程之外的人进行审批。
●另存到本地——在该步骤中允许保存文档。
●该节点是否允许由委托人审批——确定某节点是否仅限本人使用。
●加盖公章——是否允许该步骤加盖公章。
●添加个人签章——节点操作中允许加盖个人的印章。
●修改——可修改文件中具体的内容，如果设为不允许只能是只读文档。
●痕迹保留——在审批操作中的修改或审批是否有痕迹保留（仅限word）。
1、设置人工节点
通过以上权限的组合，并给予一个与实际相配的命名，是节点和节点所对应的特有权限。设立节点步骤如下：
⑴填好节点名称、快速恢复短语
⑵选择相应的节点所属类别，并对节点进行简短的说明。
⑶为节点选择合适的操作权限和操作权限设置
单击[保存]按钮，返回主画面。
2、设置系统节点
在建立节点时选择系统节点，显示设置系统节点界面。
系统节点一共有两种：一种是系统分发，另一种是系统归档。输入动作名称和相关说明后，选择分发或归档，即可完成该系统节点的设置。
系统分发节点，即cc。但流程中审定的人员审批后，可自动给指定人员发一条阅读信息，阅读人便可知晓当前审批文件的进程，但阅读人不用额外批阅。
系统归档，即审批人审批完成后，自动归档。
1.1.2修改节点
单击[公文发文]→[发文管理]→[动作节点]，选中要修改的节点名称后单击【修改】按钮。
⑴填好节点名称、快速恢复短语
⑵选择相应的节点所属类别，并对节点进行简短的说明
⑶为节点选择合适的操作权限和操作权限设置
⑷对流程节点进行修改完毕，单击[保存]，返回主画面。
1.1.3删除节点
单击[公文发文]→[发文管理]→[动作节点]，选中要删除的流程节点。
⑴选择要删除的节点，单击【删除】按钮。
⑵弹出删除信息确认对话框，单击【确认】删除该信息，单击【取消】则取消删除操作。
1.2预定义发文流程
预定义流程相当于将单位内部常用的流程规范化显示，可供多个部门调用同一流程。可以把单位内部一系列的流程固定下来，供各类审批使用即可。
根据单位自身实际运转流程，制作与公司相适应的自动化流程。由于各单位都有自己的一套或多套发文流程，如行政发文、党委发文、工会发文、共青团发文等。因此在使用公文发文前，需要先按照自己单位的发文流程，将流程在发文管理的预定义发文流程中建立出来。
1.2.1新建流程
单击[公文发文]→[发文管理]→[预定义发文流程]，出现如下画面
单击[新建]按钮，出现如下画面
预定义流程设置界面说明：
●流程名称：所要创建的流程的名称。
●所属类别：在[所属类别]下拉列表中选择所要创建的流程的类别。
●流程状态：启用：表示该流程可用，停用：表示该流程不可用。
●允许修改人员：设置谁可以修改该流程。操作方法：单击[设置]按钮，在弹出的人
员选择画面中选择具有修改权限的人员。
●允许使用人员：设置谁可以使用该流程。操作方法：单击[设置]按钮，在弹出的人
员选择画面中选择具有使用权限的人员。
●详细说明：对流程的一个概要介绍。
●流程编辑：设置该流程在执行过程中的各个节点。
按照预定义流程界面说明的顺序逐个设置。
⑴填好流程名称、所属类别并选好流程状态。
⑵设置允许修改和使用流程的人员，并对流程的设置进行简短的说明。
单击[设置]按钮，可基于员工和部门设置允许修改此流程的人员。
设定允许修改流程的人员（按人员设置）
按照员工名字来指定人员，选择允许修改该模板的人员，再单击[确认选择]。如果想发送给全部人员，只需单击【发送给全体人员】按钮，便可选中全体人员。
显示允许修改人员
按部门设定允许使用流程的人员
如果仅选择本部门，则只有本部门人员才可使用此流程。如果想多个部门共用一个审批流程，可选择多个部门，或者选择系统默认的全体人员。选择可以使用此流程的部门，单击【确认选择】按钮。
设定可使用此流程人员的操作，同设置流程可修改的人员。输入流程设置用途的简要说明，显示流程设置状况。
1.2.2流程编辑
流程的基本信息和使用、修改人员的权限设置完毕，下面就该设置流程的具体审批流转过程。
单击[点击此处进行流程编辑]，编辑具体的流程。
单击【新建】按钮，显示流程设置界面。
流程设置画面说明：
●步骤名称：规范审批步骤，使审批流程清晰简洁。
●设置流程节点：设定流程步骤的权限。选择该流程节点的名称。（节点名称包含发
文会签、发文核稿、发文审稿、领导签发、发文登记、发文打印、发文盖章、文件
分发）
●审批人员选择：审批人员选择方式有三种。
A）【当前指定人员】：即步骤中设定的审批者；
B）【指定的人员中选择】：该流程走到该步骤时从设定的审批人中选择一人或者多人进行审批。在该步骤的上一步审批人完成时，自动弹出选人画面，画面中
列出了该步骤中选定的人员，供上一步审批人选择。该功能用于不确定该步骤
是哪个人员审批时使用。
C）【当前用户审批时指定审批人员】：类似于“指定的人员中选择”，但是可选对象为全体人员。
●设置审批者：设置审批者有以下几种方式：
A）设定审批者的姓名。
B）按审批人的岗位来设定。
C）起草者
D）起草者的直属领导，如起草者是普通员工，上面有部门经理，通过该设定可以直接找到部门经理。
E）当前审批人的直属领导，同D），但是对应的是上一步审批人的直属领导。
F）基于起草者的哪级领导。如起草者是普通员工，上面有部门经理和主管副总，采用本方法可直接找到主管副总。
G）基于上一步审批的哪级领导。同F），对应关系不是起草才，而是上一步的审批者。
●设置评审方式：一种是工作流程的并行执行，即操作群组中的任何一人对工作流执
行了操作，工作流都会流转到下一目标节点。另一种是工作流程的串行执行，即只
有每一操作组成员都对请求执行了操作，工作流才能流转到下一目标节点。
●消息提醒设置：当执行审批人员没有及时处理申请信息时，可根据需要向指定人员
发出提醒消息。
●结束时间设置：指按照本身流程的整体时间，从后往前推算剩余的时间。
1.2.3设置审批者的模式
在设置审批者时，可分为基于用户审批和基于岗位审批两种。设置者，可依据企业业务流程的需求，选择基于用户或基于岗位审批。
⑴基于用户设定审批者：
基于用户审批，即根据员工姓名设置审批流转过程。
⑵基于岗位设定审批：
基于岗位审批，即根据个人的工作岗位设置审批流转过程。通常企业的岗位和人员是一一对应的。通过岗位设置的流程，不用因为岗位上的人员调动而修改流程，所以基于岗位设置的流程比基于人员设置的流程更具广泛性。
基于工作岗位审批是基于单位职务的工作岗位审批，仅设置单位具体的职务人员，不必具体指定人员来参与审批（从权限设置中能找到相关职务以及所属人员）。在对流程编辑过程中，选择基于岗位审批。
基于岗位审批说明：
在设置流程时，可以设置特定岗位进行审批。特定岗位包括：申请者、申请者的直属领导、当前审批者的直属领导三种。
●申请者：指在审批时将文件发送给原拟稿人进行具体审批。
●申请者直属领导：申请人的直属上级领导，指在审批时将文件发送给拟稿人的直属
领导进行具体审批。这个直属领导是根据岗位的设置来决定的。比如，当前拟稿人
是王英，她的岗位是行政秘书，她的直属领导就是办公室主任刘小宇。
●当前审批者直属领导：当前审批人的直属上级领导，指在审批时将文件发送给拟稿
人的直属领导进行具体审批。这个直属领导是根据岗位的设置来决定的。比如，当
前审批人是刘小宇，他的岗位是办公室主任，他的直属领导就是行政副总李国天。
1.2.4设置发文流转的具体流程
下面，以一则财务制度跳转的发文流程为例。具体介绍基于用户审批和基于岗位审批的设置方法。具体的发文流程图如下：拟稿人→秘书（发文核稿）→办公室主任（发文审稿）→集团副总（发文会签）→总经理（领导签发）→秘书（发文登记）→秘书（发文打印）→秘书（发文盖章）→办公室主任(文件分发)。
对于同一个流程，可采用不同的方式进行设置。
第一种设置方式：可以基于用户进行设置。将审批者用具体的用户名代替，而用户名和审批人之间一一对应。这类设置可应用于比较简单的流程，而且单位比较小。
第二种设置方式，可以基于岗位进行设置。将审批者和具体的岗位名称代替，岗位和审批人也是一一对应的。而且，基于岗位设置的审批，不用因为人员流动而修改流程，人员的去留不影响按岗位设置的审批流转。让对应的岗位出现空缺，只需调入新人到对应的岗位，
流程即可使用，无需修改。这种设置方式可以应用于单位比较大，流程比较复杂。在人员变动时，不需要更改流程，通过修改岗位对应的人员即可实现流程的变更。
下面我们以第二种设置为例来说明该流程的实现。在设定流程时请先在系统管理-岗位定义中定义好相关的岗位。
按照具体流程图，依次设置对应的步骤名称、审批人、评审方式和流程节点。
①秘书（发文核稿）
核稿：可对发文内容在不改变原意的状态下进行修正。
单击[点击此处进行流程编辑]，进行流程编辑，出现如下界面。
输入步骤名称，设置审批者、评审方式、评审人员选择方式和流程节点名称，单击【保存】按钮。
显示刚刚设置好的流程，可对已设置好的流程进行补充、修改和删除。
②办公室主任（发文审稿）
核稿：在审批当中，可修改发文的具体内容，可决定待审文件的去留。即可批阅自身意见，让文件向下流转，也可将文件退还给上一级审批人或申请人。
单击【新建】按钮，追加下一步骤的审批节点。输入步骤名称，设置审批者、评审方式、评审人员选择方式和流程节点名称，单击【保存】按钮。
单击【保存】按钮，显示刚设定的流程。
③集团副总（发文会签）
单击【新建】按钮，追加下一步骤的审批节点。输入步骤名称，设置审批者、评审方式、评审人员选择方式和流程节点名称，具体设置略，只显示设置界面截图。
④总经理（领导签发）
单击【新建】按钮，追加下一步骤的审批节点。输入步骤名称，设置审批者、评审方式、评审人员选择方式和流程节点名称，具体设置略，只显示设置界面截图。
⑤秘书（发文登记）
单击【新建】按钮，追加下一步骤的审批节点。输入步骤名称，设置审批者、评审方式、评审人员选择方式和流程节点名称，具体设置略，只显示设置界面截图。
⑥秘书（发文打印）
单击【新建】按钮，追加下一步骤的审批节点。输入步骤名称，设置审批者、评审方式、评审人员选择方式和流程节点名称，具体设置略，只显示设置界面截图。