公司管理制度

安徽巨京建设工程有限公司管理制度

一、会议管理办法

二、印章管理制度

三、办公室管理制度

四、考勤与劳动纪律管理制度

五、财务报销管理制度

六、招待管理制度

七、办公用品用具管理制度

八、车辆管理暂行办法

九、档案资料管理制度

会议管理办法

为提高公司会议质量，实现会议管理规范化，更好地为公司生产经营服务，特制订本办法。

公司的会议类型有：总经理办公会议、经营层碰头会、全体员工大会等。

一、总经理办公会议

1、主持人：总经理

2、出席人员：总经理、副总经理、各部门经理。

3、列席人员：总经理办公室主任（或文员）及总经理认为需要列席的人员。

4、会议内容：上周工作总结及本周工作安排，学习、贯彻上级部门的重要指示或文件精神。公司重大决策问题讨论、人事任免、分析并决定公司的生产、技术、行政、财务状况及计划；及时报道国内外与公司有关的信息等，安排公司财务，专题研究。

5、总经理办公会议由总经理办公室负责记录，总经理办公会议记录包括以下内容：会议召开的日期、地点和召集人姓名；出席会议人员的姓名、职务；会议议程；发言要点；每一决定事项的表决方式和结果。

6、总经理办公会议记录作为公司档案由公司档案室永久保存，出席会议人员有权要求在记录上对其在会议上的发言做出说明性记载。

8、总经理办公会议做出重大决定时，应由出席会议的总经理、副总经理、各部门经理及项目主管进行表决，由总经理拍板决策。总经办负责对会议形成的决议予以落实并督办。

二、经营班子碰头会

1、主持人：总经理

2、出席人员：总经理、副总经理、部门经理、项目部主管

3、周期与时间：根据工程状况具体制定，不定期。

4、会议内容：本期生产经营及其他工作情况通报，找出存在的问题，提出解决问题的办法。

三、全体员工大会

逢公司成立庆典、新年动员、年终总结等视具体情况组织召开。

1、主持人：总经理

2、出席人员：公司全体员工

3、周期：不定期，每半年或一年。

4、会议内容；上年度工作总结，下年度工作安排；公司生产、经营、管理情况通报。先进集体、个人表彰、娱乐、会餐、颁奖等

四、公司办公室统一进行公司会议承办及管理。会议资料由办公室整理、立卷、归档。

五、本办法由公司总经理办公会议通过，自下发日起实行。

本办法由办公室解释、补充。

印章管理制度

为规范使用公司印鉴，特制订本制度。

一、公司行政公章及合同章由办公室专人负责保管，各部门印章由部门经理或由部门经理指派专人保管。使用公司行政公章，必须先到办公室填写《印章使用登记簿》，报总经办主任批准后，方可用印；财务报表及有关财务管理方面的用印，须经财务负责人批准后使用。经济合同签订，需加盖公司合同章。申请人必须到办公室填写《印章使用登记簿》，报总经理批准后，方可用印。

二、安徽巨京建设工程有限公司用印（行政公章、合同章），均由总经理批准后使用。各部（室）公章的使用，应由经办人填写《部（室）印章使用登记表》，经部门经理批准后，方可用印。

三、用印人应认真填写《印章使用登记表》，各部门负责人要严把用印关，完善用印手续，如因用印产生不良后果，由签字人负责。

四、公司行政公章及合同章由办公室统一调配，不定期检查，任何人未经允许不得借用。若因保管或使用不善，造成严重后果，由印章保管人负责。

本制度自公布之日起实行。

招待管理制度

一、公司对外一切招待事务均由办公室统一安排就餐，集中结账、报批。

二、各部门因业务往来确需对外招待时，应办理“就餐申请单”，经部门负责人签字后，报总经理或副总经理批准后方可安排就餐。因特殊情况来不及办理“就餐申请单”，应由部门经理电话请示总经理或副总经理后可先安排就餐。但必须在次日补齐书面就餐手续。

三、宴请、招待标准规定如下（包括烟、酒）：

1、日常工作联系普通来客，按工作餐标准20 元/人执行；

2、宴请一般单位人员按50 元/人标准执行；

3、以总经理、副总经理名义宴请按60 元/人标准执行；

4、重要客人及特殊情况的宴请标准，由总经理批准。

四、公司员工在外地工作期间，确因工作业务需要宴请的，应电话请示部门经理，经部门经理批准后方可安排就餐。回来后需及时补办相关书面手续。

五、在对外招待时，经办部门原则上只能委派2名陪同人员，特殊情况若需增加陪同人员，须说明情况，经有关部门经理审批同意后，方可酌情增加。

六、公司一般人员来公司联系工作或办理公务时，确需招待的原则上一律按工作餐标准招待，具体标准为20元/人。如公司有内部食堂，原则上一律在食堂就餐。中层及以上人员来公司检查指导工作，第一餐可按宴请一般单位标准执行，以后按工作餐标准执行。

七、经审批后的“就餐审批单”只限当日有效，隔日作废。经办人员应严格按照审批标准安排就餐，没有“就餐审批单”而宴请的，财务上一律不报销；对超标准安排的，不论何种原因，财务只能按审批标准报销。“就餐审批单”，不得涂改或伪造。一经发现，追究当事人责任。

车辆管理暂行办法

为加强公司车辆管理，保证公司车辆调度满足工作需要，节约车辆费用支出，制订本办法。

一、统一调度制度

1．公司车辆由办公室根据工作轻重缓急等情况统一管理、调度使用，与车辆管理相关费用支出相应由办公室统一签字审核。在市内用车须经办公室主任同意后方可派车。

2．公司小车主要是保证公司领导工作用车以及接送上级公司领导、对外接待、财务人员到银行支取大额现金用车等。部门确需用车时，须持部门负责人签字，到办公室申请领取派车单，统一安排调度。

3．工程专业车辆出车由工程部经理审签后报办公室统一审批派车。如遇紧急情况，可由工程部经理调度，事后说明情况。

二、车辆保养、维护制度

1．各车辆驾驶员必须爱护车辆，保持车子内外清洁卫生，节约用油，勤保养、勤维护，使车况始终处于良好状态，确保出车行驶安全和工作期间的正常用车。驾驶员购买各种汽车配件、进行汽车维修等，应先报相关部门经理审核同意后，并以书面报告的形式经财务负责人审核，报总经理或副总经理批准，方可实施。

2．如系长途出车，须提前一天由乘车部门或乘车人到办公室领取并填写派车单，经总经理批准后，由办公室统一派车，以便安排对车况作慎重检查，否则一律不予出车。派车单交汽车司机收存，作为出差报销依据。

3．车辆驾驶员须见单出车，严禁私自出车。出外归来，驾驶员须将车辆存入公司车库内，不得私自将车带回家，否则造成损失由驾驶员自

负。

4．驾驶员如因违规驾驶，或因人为因素导致被罚款或车子损坏，其所需费用支出均由个人自理，公司一律不予报销。

三、车辆费用支出管理制度

1．日常修理费用支出管理制度。

公司车辆在日常使用过程中确需进行修理时，首先由车辆驾驶员根据车辆需维修原因，提出修车申请，并预算修理费用，由相关部门经理审批后，报总经办审核。部门使用车辆由部门经理审签后上报。

总经办工作人员在询价基础上重新审批预算修理费用，并作出批复意见（时间不得超过一天）。

公司财务人员根据总经办审批后的修车申请单及预算修理费用审批单办理借款、付款等事项，实际报销时财务部门须附上述资料。修理费发票原则上不得超出核定价。

2.日常购油费、停车费、公路养路费等费用支出管理制度

公路养路费等固定指令性费用支出按国家政策规定办理，由办公室统一购买。

停车费用报销时应由用车部门人员签字证明。

车辆用油暂实行里程控制法。即车辆驾驶员在报销购油费时，须根据用车派遣单统计行驶公里数（与车辆行驶公里表相对应），填写《部门用车里程统计表》，并根据平均每公里耗油量及当前市场平均售油价格计算金额，作为报销控制上限（允许一定比例误差，暂定为5%）。总经办实行监督。

档案资料管理制度

为确保各类档案能齐全、完整地及时归档，结合我公司实际情况，特制订本制度。

一、归档要求

各部门要重视文件材料的平时积累，及时将应归档的文件材料收集齐全、完整，按其自然形成的规律、历史联系、不同的保存价值进行分类整理。

二、归档范围

（一）文书档案归档范围

凡是本公司在各项工作活动中形成的，具有查考利用价格的不同门类和裁体的文件材料，均应归档。

1、上级政府部门及主管单位的文件、通知、会议记录及检查我公司工作形成的有关文字材料；

2、总经理办公会及业务专题会议的记录材料；

3、本公司制发的各种正式文件的签发稿、印制件、请示与批复，以及在工作活动中形成的计划、报告、总结、统计报表和规章制度等重要材料；

4、与有关单位签订的各种合同、协议及联系、商洽工作形成的重要文件材料；

5、其他有保存利用价值的文件材料。

凡重复文件，无查考利用价值的事务性、临时性、征求意见、上级或同级机关送来的参考性文件等不需存档。

（二）科技档案归档范围

1、基建工程类：勘察、地质、地貌等方面的依据性材料；设计图、上级审批文件、施工图、更改图、施工合同、质量检测报告、竣工图、验收报告、工程

决算表等；

2、设备仪器类：购置设备的请示及有关部门的批复，设备仪器出厂合格证、图纸、说明书、设备安装调试、测定数据、性能鉴定及维修记录、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；

（三）人事档案归档范围

1、履历、自传、鉴定、考核、考察材料；

2、学历和评聘专业技术职务的审查材料；

3、奖励材料、处分材料；

5、录用、任免、聘用、转业、工资待遇、退职及各种登记表材料；

6、其他可供组织上参考的材料。

（四）实物保存范围

1、奖状、奖杯、奖旗、各种证书；

2、有重要价值的工程设计模型；

3、单位间互赠的重要纪念品；

4、使用过的印章；

5、其它有保存价值的各类实物。

（六）会计档案归档范围

会计凭证、会计账簿、会计报表、会计电算化资料、税务资料、银行信用证明和其他会计档案材料。

三、归档时间

1、文书档案在次年一季度前向档案室归档完毕；

2、会计档案：头一年形成的档案，第三年初归档；

3、科技档案：产品图纸设计完工、项目工程完成后或设备仪器安装使用后；

4、人事档案：为查取利用方便，分裁体单独存档；

5、实物档案：获得或完成后即归档。

四、档案借阅制度

1、公司档案主供公司内部使用，公司内工作人员需查阅、借用档案必须办理借阅登记手续，借阅重要档案应填写“借阅申请单”，由办公室主任签字同意后，方可借阅、会计档案的查阅与复印必须经财务负责人签字批准后，方可办理。

2、借阅期限一般为三天至一个星期，超过一星期，应向档案室办理续借手续。

3、财务档案的查阅必须在财务人员的培同下进行，财务档案严禁外借。

4、借阅人事档案，必须是人事部门，非工作需要，不得随意查阅个人档案。

5、借调底图，必须填写“借调底图申请单”经技术负责人批准后，方可借出，并严格办理借还登记手续。

6、借阅人员应对档案的安全完整负责，不准拆散、扯下、涂改、粘污，不得擅自复制或转借转告他人，要确保档案的安全、保密。

五、档案移交验收制度

1、根据档案管理的原则，各类档案材料,必须由档案室统一保管，任何单位和个人均不得分散保管。

2、凡应归档的文件档料，均应由各个部门兼职档案人员负责收集、积累、整理并定期向档案室移交；

3、档案的验收要保证材料质量，凡移交的档案材料必须齐全、完整（破损应修补好）、清晰，对字迹模糊或易退迹的文件材料，如传真件等，须及时复制；用圆珠笔等书写的材料须复印件与原件一起归档；用纸（A

纸张）、用墨（碳素

4

墨水）符合规范化要求，分类科学，否则不予验收交接；

4、移交档案时，必须严格履行移交手续，认真编写归档材料简要说明，填写移交目录（一式三份，自留一份备查）。对移交目录检查核对无误后，双方交

接签字。

六、档案管理职责

（一）公司领导及总经办主任职责

1、贯彻执行有关档案工作的方针、政策、法令、法规等；

2、关心和解决档案工作中的困难和问题；

3、督促各分管部门将形成的材料及时归档，并严格考核；

4、有计划组织兼职档案员的业务活动，定期进行专业培训。

（二）部门负责人职责

1、督促本部门工程技术、经营管理及相关人员及时收集整理有关文件材料，并纳入岗位责任制考核；

2、负责落实本部门工作过程中形成的归档材料，按归档时间的规定向档案室办理归档手续；

3、支持兼职档案员的工作。

（三）公司兼职档案员职责

1、负责公司科技、文书、人事、声像等各种档案资料的收集、整理、保管、鉴定、修补和提供利用；

2、对各部门兼职档案员进行业务指导，定期对各部门进行预立卷工作检查，督促按时归档；

3、编制案卷目录、索引、汇编等检索工具和参考资料，为档案的利用提供方便；

4、做到档案科学保管、定位排列、系统整齐、调阅迅速；

5、定期对各类案卷进行检查，如有损坏应及时进行修补和复制；

6、认真执行档案管理制度，确保档案的安全与保密；

7、做好档案鉴定工作，对确无利用保存价值的档案登记造册，并报请主管

领导批准后予以销毁；

8．做好库房清洁卫生工作。

（四）部门兼职档案员职责

1、各部门确定一位内勤人员为兼职档案员，兼职档案员在本部门负责人的领导下，在综合档案室的业务指导下，负责本部门的档案管理工作；

2、负责本部门形成的文件材料（声像材料）的编号、登记、收集、整理和归档工作，并按规定时间和归档范围移交档案室；

3、负责接受、登记领导批分给本部门阅知阅办的公文、材料；

4、负责到综合档案室借调本部门所需的公文及档案材料，及时并完整地归还档案室；

5、严格遵守档案管理制度和保密制度，确保档案资料的齐全、完整和安全，做到不散失、不泄密；

6、按时向档案室移交文件、资料，并保证其质量，做到排列有序、整齐美观，符合归档要求。