哈尔滨工业大学基本建设项目档案管理办法

哈尔滨工业大学基本建设项目档案管理办法

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一、总则

1.为了做好基本建设项目档案工作，充分发挥档案在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据有关法律法规的规定，结合我校基本建设工作的具体情况，制定本办法。

2.本办法适用于作为学校固定资产的所有基建工程的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案的整理及竣工的档案验收。

3.本规定的编制依据：

（1）《中华人民共和国档案法》；

（2）《建设工程项目管理规范》（GB/T50326－2001）；

（3）《建设工程监理规范》（GB50319－2000）；

（4）《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300－2001）

（5）国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

（6）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）

（7）国家档案局、国家计划委员会《国家重点建设项目档案管理登记办法》

（8）建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》

（9）建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》

（10）财政部《基本建设财务管理若干规定》

（11）审计署《审计机关对国家建设项目竣工决算审计实施办法》

（12）国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》

4.本办法所称的建设项目档案是指各建设项目从酝酿、决定到建成投产（使用）及维修改造的全过程中形成的应当归档保存的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理，调试、生产准备、竣工、试生产（使用）、竣工决算审计、固定资产移交、使用、维修、改造等各项活动中形成的各种文字、图表、声像、数字等各种形式和载体的文件材料。

5.为加强对基建过程文件材料的控制与管理，提高基建档案的完整率，档案工作与基建工作实施“三纳入”、“四同步”的工作原则。

（1）将档案工作纳入学校基建工程建设的规划、计划之中；纳入到基建工程管理的各项规章制度之中；纳入到从事基建工程管理与业务工作人员的岗位责任之中，作为考核其工作业绩的重要指标之一。

（2）下达基建工程建设任务时，要布置档案工作任务；检查基建工程进度或质量时，要检查基建工程文件、记录等的形成、积累情况；验收基建项目（含单项）前先进行基建档案的预验收，档案不合格不进行工程验收；总结基建工程工作(包括对有关人员进行考核)的同时应由学校档案馆出据基建档案齐全完整证明。

二、职责分工

基建档案工作是一项系统工程，需要各有关单位密切配合，共同完成。项目建设过程中，发展规划处、基建处、财务处、审计处、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

1.发展规划处

发展规划处是基建项目申报立项的管理部门，要明确一名领导分工负责基建档案工作，将档案工作纳入基建计划、规划之中，在布置基建工作任务时，提出档案工作的要求，及时将基建项目的立项情况、阶段检查和验收工作通知档案馆。

2.学校办公室

学校办公室是上级文件收集、归档的主要部门，在基建档案工作中主要负责基建工程项目部分报批材料的收集、积累、立卷、归档工作。

3.基建处

基建处是学校基建工程项目的实施单位，是基建档案工作的主体，要明确一名领导分工负责基建档案工作，并设立专职档案员1~2名。

（1）把档案工作纳入基建工作的各项规章制度之中，纳入到有关人员的岗位责任之中，作为考核其工作业绩的重要指标之一。

（2）在与有关单位签定承包合同时明确提出档案工作的要求,如：

◆建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确。也可单独签订竣工图编制合同．

◆由施工单位编制竣工图的．应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数(包括必须套数和主管机关要求套数)．以及因修改增加新图的责任：凡由设计单位编制竣工图的．可单

独签订竣工图编制合同．

◆施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任．

◆监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。

◆施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位必需有一位负责人分管档案工作，并建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案材料。施工过程中要有能保证资料安全的库房和设备。

◆要求有关单位在工作中要按照归档范围形成和积累相关文件和记录材料，并及时移交学校基建处，项目档案不全不能进行工程验收，不结算余款。

（3）负责自项目准备阶段开始收集积累各阶段文件、记录等材料，并在项目通过竣工验收后将全部材料进行整理立卷，向档案馆归档。

（4）在项目实施过程中，对各分包工程单位档案材料的形成、积累情况进行监督、检查，验收各分包工程档案材料并妥善保管。

（5）复制基建工程使用、维修所必需的竣工图，移交物业和大修科。

（6）接受档案馆的监督和指导，及时通知档案馆参加大型工程项目的竣工验收。

（7）按照归档范围向上级档案部门报送必要的档案材料。

（8）于项目立项后4个月内填写建设项目立档登记表（见本办法附件1），报档案馆。4．后勤处大修科

后勤处大修科是学校房屋维修、改造工程项目的实施单位，工作所形成的档案是基建档案的重要组成部分，是保证档案与实物一致性的关键材料，是今后学校房屋使用、维护的重要依据。后勤处要明确一名领导分工负责大修项目的档案工作，并在大修科设立兼职档案员一名。

（1）把档案工作纳入大修工作的各项规章制度之中，纳入到有关人员的岗位责任之中，作为考核其工作业绩的重要指标之一。

（2）在与有关单位签定承包合同时明确提出档案工作的要求。

（3）负责自项目准备阶段开始收集积累各阶段文件、记录等材料，并在项目通过验收后将全部材料进行整理立卷，向档案馆归档。

（4）接受档案馆的监督和指导。

（5）于项目立项后4个月内填写建设项目立档登记表（见本办法附件1），报档案馆。

5．财务处

负责项目财务档案的积累和立卷归档工作。

6．国有资产处

基本建设工程形成固定资产过程及固定资产移交、管理等工作产生的文件、记录等材料的收集、积累和立卷归档；

7．审计处

负责基建工程项目过程审计、工程竣工结算审核和工程项目财务决算审计等各项审计工作过程形成的文件、记录等材料的收集、积累和立卷归档工作。

8．档案馆

学校档案馆是学校基建档案工作的职能部门，全面负责基建档案管理的业务工作：

（1）按照国家有关重点建设项目档案管理规定，对已经立项的基建工程项目进行登记管理，并按照要求及时上报有关材料。

（2）根据各基建项目的具体情况，对在建工程项目的文件、记录等材料的形成情况进行检查，发现问题及时督促有关单位解决；

（3）抽查外包单项工程档案。

（4）参与工程项目竣工验收前的档案审查。

（5）参加重点工程项目竣工验收工作。

（6）接收各单位归档的材料并进行分类、编号、著录、排架、保管、统计、提供利用和鉴定销毁等工作。

（7）根据基建处等单位填报的重点项目立档登记表，按照《国家重点建设项目档案管理登记办法的要求，分别于项目开工后6个月内、项目档案预验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内填写有关登记表，上报国防科工委和黑龙江省档案局。

三、基建档案的质量要求

基建档案是由项目实施过程中直接形成各种文和记录转化而来的，档案的质量直接取决与文件的质量，因此各有关单位在形成文件和记录时应满足质量要求。

1.文件的总体质量要求

（1）字迹清楚，图样清晰。图表整洁．签字手续完备。

（2）需永久．长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

（3）凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件．

（4）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

（5）录音、录像文件应保证载体的有效性。

（6）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

2.竣工图的编制要求

（1）竣工图应完整、准确、清晰、规范．修改到位．真实反映项目竣工验收时的实际情况。

（2）按施工图施工没有变动的．由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

（3）一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更。可在原图上更改．加盖并签署竣工图章。

◆文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制．

◆利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

◆无法在图纸上表达清楚的．应在标题栏上方或左边用文字说明。

◆图上各种引出说明应与图框平行．引出线不交叉．不遮盖其他线条。

◆有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的．应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。

◆新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更．

（4）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及圈面变更面积超过35％的。应重新绘制竣工图．重绘图按原圈编号，末尾加注“竣”宇．或在新图图标内注明“竣工阶段”，并签署竣工图章。

（5）同一建筑物、构筑物重复的标准图．通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明：不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。

（6）建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

（7）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

(8)所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

◆竣工图章应包括发包人、承包人、监理人等单位名称、图纸编号、编制人、审核人、负责人、编制时间等项目，要求填写齐全、清楚，不得代签。

◆竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

（9）行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标，竣工图标的内容格式由行业统一规定。

（10）竣工图编制完成后．监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

（11）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。

（12）竣工图按单位工程、装置或专业编制．并配有详细编制说明和目录．

（13）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目。外方提供的竣工图应由外方签字确认．

（14）竣工图应使用新的或干净的施工图．并按要求加盖并签署竣工图章．

四、基建档案的形成及收集、积累要求

基建档案工作实行全员参与，过程控制，根据文件材料形成特点，按照基建工作过程，由有关单位分别按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时进行收集、积累工作。

1．立项、可研、初设及其批复、建设计划

指项目立项阶段形成的文件材料，主要包括：

（1）上级下达的基建计划。

（2）项目建议书及批复文件

主要阐明建设目的、项目名称、投资控制数和建设周期等内容。因为申请报告要经过批准才

能生效，所以必须有批准文件。即准许进行可行性研究的通知。

（3）环境预测、调查报告、环境影响报告和批复

（4）可行性研究报告

可行性研究的任务是根据国民经济长期规划和地区规划、行业的要求，对建设项目在技术、工程和经济上是否合理和可行，进行全面分析、论证，作多个方案比较，做出评价。进行可行性研究是有一定范围的，应当先了解建设项目是否进行了可行性报告，然后再判定是否应该有可行性研究报告（一般教学、科研、办公等公用建筑需要可研报告）。

（5）可行性研究报告的批复

可行性研究报告要经过审批，因此，会有可行性研究报告的批复产生。

（6）设计任务书或计划任务书

计划任务书，又称设计任务书。它是在可行性研究报告批准以后编制的，是编制设计文件的主要依据。因为计划任务书要报相应的领导机关批准，所以也会产生批准文件，计划任务书不是所有工程都有。

（7）初步设计及初步设计批复

初步设计是以可行性研究报告或计划任务为依据，对工程进行概略计算，做出初步规定。初步设计要经过相应的主管机关审批，并产生审批文件。即初步设计批复，这个批复在基建项目档案中非常重要，初步设计批复一般对项目的规模、建设内容、设备、数量、投资额、资金来源等重要问题都做出了明确规定是项目建设的重要依据，也是今后项目验收工作的重要依据。

（8）初步设计调整的批复

建设单位在项目建设过程中，根据实际情况对初步设计中规定的某些内容，进行变更并得到上级单位同意而产生的文件，调整批复也是验收的依据。

上述文件由基建处配合发展规划处完成，基建处形成相关文件，一般需要正本二份，副本四份。申报、批复及建设计划的取得由发展规划处完成。其中正本一份及批复和计划的原件交学校办公室收集、积累，按照文书档案管理的要求进行整理，于次年的3——4月份与其它文书档案一起向档案馆文书档案室归档。另一份正本及批复由工程科专职档案员留存。基建处、发展规划处留存副本和复印件备用。

2．前期资料

指项目立项后，实施前进行的准备工作形成的各种文件和记录材料，包括：

（1）设用地规划许可证;

（2）设工程规划许可证;

（3）有关行政主管部门（消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等）批准文件;

（4）设计质量监督合格单;

（5）建设工程施工许可证;

（6）工程质量监督手续等。

上述文件由基建处有关人员负责办理，所有原件获得后应立即交工程科专职档案员统一保管。如果办理其它工作需要，可复制或办理借阅手续，用后及时归还。

3．合同文件

基建项目在实施过程中签定的各种合同，主要包括：

（1）勘察、设计、施工、监理四大合同；

（2）各类分包合同；

（3）甲供材料、设备合同。

基建处经济科负责签订合同，一般一式三份，经济科保留一份，用于财务报帐；交办公室一份作为日常管理，并由办公室将合同复印两份，分别交基建处甲方代表和现场监理各一份，以便监督合同执行；最后一份交工程科专职档案员留存。

4．施工单位内业资料（含竣工图）

施工单位不仅指大包单位。在大包施工合同外的其他施工队，包括可能发生分包的基础、消防、装饰等队伍，还有室外工程所涉及的施工队等等，都在本条所指的施工单位范畴。

GB/T50326－2001《建设工程项目管理规范》第16.3.4条规定了工程竣工资料的分类：（1）工程技术档案资料，包括22项内容：

（略）

（2）工程质量保证资料，包括原材料、构配件、器具及设备等质量证明和进场材料试验报告等，这些资料全面反映了施工全过程中质量的保证和控制情况。专业工程质量保证资料的主要内容是：

（略）

（3）工程检验评定资料，应按现行建设工程质量标准对单位工程、分部工程、分项工程及室外工程的规定执行.工程检验评定资料一般应包括以下内容：

（略）

（4）工程竣工图。

竣工图是工程的重要档案。工程建设单位应按照合同或施工图的要求，对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担相应的责任。

◆项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总整理，向基建处工程科专职档案员移交。

◆由几个单位分别承包的，由各承包单位负责其承包项目全部文件的收集、整理，向基建处工程科专职档案员移交。

◆实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向基建处提交完整、准确的项目档案材料。

内业资料分专业由监理进行一审，甲方代表二审，需要建设单位技术负责人或主管领导审核的，报建设单位审核，竣工图一般形成三套。内业资料和二套竣工图由施工单位交基建处工程科专职档案员保管，另一套竣工图由施工单位交基建处用于财务决算及其审计。

（5）竣工决算用技术资料汇总

建设项目由于建设周期长，施工图之外的各种费用发生情况很多。尽管发生原因各式各样，各种资料手续齐全，但从投资客观控制的角度考虑，有必要进行此类技术资料的汇总。

竣工决算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件。通常施工单位技术内业已包含其内容，但其资料为原件，往往只有一份；故用于本类汇总的只能是复印件。竣工决算用资料一般包括以下几个方面的主要内容：

（略）

承包商按专业将上述材料装订成册，统一编号，一式四份，做好封面；交甲方代表一审，工程科长或主管领导二审；审核后的竣工决算用资料统一交基建处专职档案员保存备用。

竣工决算用技术资料的汇总，主要解决以下几个方面的问题：

ⅰ客观了解图纸外费用的发生情况，避免承包商重复要求进行经济签证；

ⅱ复审现场甲方代表、监理机构现场做出的决定，减少失误；

ⅲ方便工程竣工决算工作的进行。

（7）引进技术、设备文件首先由承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

5．监理资料

监理工作是基建工程建设质量的重要保证，一般包括下列工作过程形成的文件和记录材料：（1）监理规划；

（2）监理月报中的有关质量问题；

（3）监理会议纪要中的有关质量问题；

（4）进度控制；

（5）工程竣工决算审核；

（6）合同与其他事项管理；

（7）监理工作总结。

监理资料应由甲方代表一审，工程科长二审，最后由项目总监理工程师交基建处工程科专职档案员保存。

6．竣工验收文件

竣工验收工作是基建工作的重要环节，包括建设、施工、监理、勘察、设计单位及各分包单位对整个项目实施工作的总结和上级各主管机关对项目的验收等环节，一般应形成下列文件和记录材料：

（1）工程投资控制汇总及统计分析资料

按照国家有关要求，在工程竣工资料中，应该包含建设单位对投资进行控制的情况汇总材料，以及以投资为核心，对项目各项经济指标进行综合分析的材料，主要内容包括：

n总概算执行情况；

n决算工作的管理；

n节约或超支情况及原因分析；

n决算审计情况；

n综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析；

n存在的主要问题及处理意见；

n项目建设的主要经验和教训；

此材料由基建处经济科形成，并装订成册，一式四份，一份作为归档材料交工程科专职档案员留存，一份用于审计，其它两份基建处备用。

（2）各单项工程结（决）算书及竣工财务决算书

竣工财务决算材料是固定资产的形成和移交的重要依据，由学校财务处形成，一式三份，一份作为财务档案由财务处收集、积累，一份用于审计，另一份交基建处工程科专职档案员保存。

（3）审计工作形成的材料

审计是对基建投资使用情况的监督，审计处要对基建项目投资控制情况进行过程审计，对工程决算进行审价审计及竣工财务决算审计。审计材料（审计报告）一般一式四份，一份由审计处留存，一份交基建处工程科专职档案员留存，其它两份分别交规划处和基建处备用；审计有关项目审计的文件由学校办公室收集留存。

（4）竣工验收总结报告

凡属国防科工委审批的固定资产投资项目，需要编写竣工验收总结报告，内容包括：

■建设概况：建设依据、建设规模、建设过程（包括设计施工单位、承发包、招投标、建设监理及工程质量监督）等；

■项目完成情况：全部建筑安装工程完成情况，设备仪器配备情况，未完工程，多余和尚缺设备情况及处理意见；

■工程质量情况：建筑工程质量评审结论，设备安装及试车情况；

■生产准备情况：人员组织、技术资料、工艺装置、动力供应、生产协作、安全技术、制度建立、生产能力等情况；

■财务决算情况：总概算执行情况，节约或超支及原因分析，利用固定资产情况，决算审计情况；

■单项工程交工和全部工程竣工情况，竣工资料、竣工图整理绘制情况；

■综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析，考核工程投资效益，并预测项目建成后的经济效益和社会效益；

■存在的主要问题及处理意见；

■项目建设的主要经验和教训；

■相关报表。

此报告由基建处配合发展规划处共同完成，一份上报，一份交基建处工程科档案员留存，其它分别交有关单位备用。

（5）单项工程竣工验收记录材料；

（6）所在地行政主管部门对环保、消防、人防、劳动安全卫生等的单项验收意见。

此两项一般只有一份原件，完成单位有关人员要及时交基建处工程科专职档案员留存，需要时可复印或办理借阅手续，用后及时归还。

（7）工程建设项目档案过程控制记录材料

在项目立项后至竣工验收前，基建处、档案馆等单位要对项目建设各阶段文件和记录形成、积累和完整情况进行控制，形成相应的记录材料，主要包括项目立档登记材料、阶段监督、检查记录材料和项目竣工前档案预验收记录（见本办法附件2）及建设项目档案预验收报告。档案预验收报告包括如下内容：

◆项目档案资料概况；

◆项目档案工作管理体制；

◆项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；

◆竣工图的编制情况及质量；

◆项目档案资料的接收、整理、管理工作情况；

◆存在问题及解决措施；

◆档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用。

（8）竣工验收记录材料

在上级主管部门、市建设管理部门等对建设项目进行的竣工验收活动中可能形成诸如验收申

请、进行验收的通知以及现场验收的记录等材料。这些材料一般应由基建处相关部门负责收集，统一交工程科专职档案员保存。

六、建设项目档案的整理组卷

组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点．保持卷内文件的有机联系。按照责任分工，设计、施工、监理等文件可以由各承包档案分别组卷，也可以由基建处工程科专职档案员将所有项目文件材料收齐后统一组卷。

1．组卷原则

（1）项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

（2）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。2．案卷与卷内文件的排列

（1）管理性文件按时问排列。

（2）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

（3）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

（4）竣工图按专业、幽号排列。

（5）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后．

3．案卷编目

（1）卷内文件页号的编写

卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号：各卷之间不连续编页号。

（2）卷内目录的编制

——序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

——文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；

——责任者，应填写文件形成部门或主要责任者；

——文件题名，应填写文件标题全称；

——日期，应填写文件形成日期；

——页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号；

——备注(需要时填写)．

（3）案卷封面和脊背的编制

案卷封面可采用案卷内封面形式，主要内容如下：

——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容．主要包括项目名称、代字、代号及

结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项，设计(包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；

——立卷单位，应填写文件组卷部门或项日负责部门；

——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；

——保管期限．应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；

——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；

——档号，由档案馆按照基建档案分类编号方案编制；

（4）填写卷内备考表

一一卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量(见示例)，说明

组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等．

——卷内备考表排列在卷内文件之后．

——互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明

其载体形式。

4．案卷装订要求

（1）基建档案文字采用单份文件装订形式；图纸不装订。

（2）案卷文件采用不锈钢钉或其它非金属材料装订。

（3）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写归档章。

5．卷皮、卷内表格规格及制成材料

（1）卷皮一般采用卷盒，其外表规格为310mmX220mm．厚度分别为20mm、30mm、40mm，60mm．用牛皮纸板双裱压制。

（2）案卷内封面，卷内目录、备考表的尺寸为标准A4纸，采用计算机打印。

6．声像材料整理

声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

归档文件应完整、成套、系统．应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符，技术数据可靠、签字手续完备。

7．项目档案移交

（1）项目档案预验收合格后,在项目正式通过竣工验收后三个月内，将全套基建档案向档案馆科技档案室归档，档案馆接收的工程档案必须是原件，部分立项阶段的文件由校办归档原件，这里可以是复印件。

（2）根据实际需要，在项目投入使用前分别向学校物业管理和大修部门移交部分图纸和技术资料。

（3）竣工验收以后6个月内向哈尔滨市城建档案馆报送与城市规划、建没及其管理有关的项目档案。

上述工作由基建处负责。

（4）大修科负责将大修工程的档案收集齐全，于工程完成后两个月内向档案馆归档，由档案馆补充到相应的建设项目档案中，确保建设项目档案与实物统一。

（5）移交档案时需填写档案移交目录，一式二份，交接双方责任人签字，各自留存一份备查。

8．档案馆对收进的基建项目档案按照要求进行管理。

（1）将新建项目档案进行分类整理、编号、著录；

（2）对改建、维修项目档案进行分类插卷、著录；

（3）编制案卷目录和文件目录等检索工具；

（4）将整理完毕的档案按照分类进行排架、保管；

（5）按照有关档案借阅的规定，提供基建档案为学校各项工作服务；（6）定期对档案进行统计、鉴定和销毁工作。

附件：

哈尔滨工业大学基建项目立档登记表

（略）

哈尔滨工业大学基建项目档案阶段控制记录表

（略）

基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表

（略）

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高校档案管理管理办法

高校档案管理管理办法 高校档案管理制度档案员岗位职责 一、认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《四川省机关档案工作业务建设规范》、《四川省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。 二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。 三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。 四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。 五、配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。 六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。 兼职档案工作人员职责 一、认真学习贯彻、执行《档案法》和《〈中华人民 和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作的各项规章 制度。 二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。 三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件 材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接

手续。 四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。 五、协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作 用。 文件归档制度 一、归档范围：本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。 二、归档时间： 、文书材料于次三月底前立卷归档； 、会计文件材料在会计度终了后，由会计人员立卷归档，于次三月底前移交进档案室； 、照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后一个月内向档案人员移交归档； 、其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。 三、归档要求： 、应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整； 、归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。 微机管理制度

中小学档案管理办法

XXX中小学档案管理办法 第一条为加强全市中小学档案工作，提高学校档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），结合本市实际情况，制定本办法。 第二条中小学档案是指学校在从事教育教学、科研、党政管理以及其他活动中直接形成的对国家、社会和学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条本办法适用于本市行政区域内的各级中小学、职业学校。私立（民营）学校、幼儿园（幼稚园）可参照执行。 第四条中小学应加强对档案工作的领导，将档案工作纳入学校发展规划和工作计划，列入中小学职责范围和工作程序。 第五条学校档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 第六条中小学应确定校级档案工作分管领导和档案工作承办部门，建立综合档案室，实现对档案和档案工作的集中统一管理。 第七条中小学档案室的基本任务是：贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规、政策、规定，统筹规划全校档案工作；制定学校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查学校档案的接收、整理、分类、鉴定、统计、保管；负责编辑档案参考资料和档案信息开发利用工作。 第八条中小学对保管条件要求特殊或利用比较频繁且具有一

定独立性的档案，可根据实际需要设立档案分室管理。 第九条中小学档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律。 第十条中小学档案工作人员应具备档案业务知识和一定的科学文化知识。 第十一条中小学档案工作人员应保持相对稳定，享受与学校其他专业技术人员同等待遇。 第十二条中小学档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及档案室藏数量等确定。 第十三条中小学应将档案工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围。各部门档案工作人员必须将完整、准确、系统的文件材料归档保存。 第十四条中小学档案人员应参加科研成果、基建工程的鉴定、验收，重要设备仪器的开箱验收及重要业务会议。档案室与有关业务部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见，对没有完整、准确、系统文件材料的项目，不予验收，不上报成果。 第十五条保管期限 档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年。有长远利用价值的档案应永久保存，在一定时期内有利用价值的档案应定期保存，介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 第十六条归档范围

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则（带表格） 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料， 由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。

学校档案管理暂行办法

学校档案管理暂行办法 第一章总则 为了进一步加强学校档案的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为学校的各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和浙江省教育厅、浙江省档案局关于档案管理的有关规定，结合我校实际，特制订办法。 一、本校各处室在各项公务活动中形成的全部档案（包括文书、教学、科技、会计、特种载体等不同门类、不同载体的档案），应由校综合档案室集中统一保管。 二、校档案室对各处室的档案工作进行监督和指导。 三、校综合档案室隶属于办公室。档案工作实行统一领导，分级管理。 第二章机构、人员、职责 一、确立一名副校长主管档案工作。健全档案工作领导小组，负责档案工作的监督和指导，确定档案存毁。 二、建立档案工作小组，明确专、兼职档案员，组成档案工作网络。 三、档案工作岗位职责 （一）、分管校长岗位职责 1、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的各项方针、政策。 2、加强对档案工作部门的领导，把档案工作纳入学校规划和计划，定期检查和研究学校的档案工作，关心档案室的建设和发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决档案工作中实际困难，为档案工作创造良好条件。 （二）、综合档案室职责范围 综合档案室是学校档案工作的职能管理部门，隶属办公室。负责对全校档案工作实行统筹规划，组织协调、统一制度、监督和指导，同时负责保存和提供利用全校档案（党群、行政、教学、科研、科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、会计、声像、实物等类档案）。其职责范围是： 1、认真学习和贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法令和上级有关指示，规划全校档案工作。宣传档案工作有关法规，提高各级干部和广大群众的档案意识。

重庆财经职业学院档案管理办法

重庆财经职业学院档案管理办法 第一章总则 第一条为了加强学院档案工作，实现档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化，进一步提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理规范》、《重庆市机关归档文件整理实施细则》等档案法规，结合本院实际，制定本管理办法。 第二条本办法所称的档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。 第三条学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，是评估学院教学水平的重要内容，是学院教学、科研、生产、党政管理的重要组成部分，是维护学院历史真实面貌的重要事业。 第四条学院档案是全校师生员工辛勤劳动和智慧结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。学院各门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。 第二章管理体制和职责 第五条学院档案工作由一位副院长分管，学院图书馆馆长主

管。设综合档案室统一管理全院档案工作。 第六条各部门（处级建制）由一名负责人分管本部门的档案工作。并配备一名兼职档案员，负责本部门的档案收集、整理、归档工作。 第七条档案工作实行岗位责任制，列入干部考核内容。 一、分管档案工作的院领导职责 1．认真贯彻国家关于档案工作法律、法规，结合本校实际，提出指导性意见。 2．负责将档案工作纳入学院的发展规划和年度计划，使档案工作与其他工作同步发展。 3．审批学院有关档案工作的规章制度。 4．主持全院性档案工作会议，决定档案工作经费和档案(室)发展中的重大问题，决定奖惩事项。 5．动员和督促学院中层干部重视支持档案工作，并监督和检查“三纳入”、“四同步”制度的落实。 6．创造条件积极支持档案人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流。 二、分管档案工作的部门领导职责 1．组织本部门人员学习档案法规，执行本校档案工作规章制度。 2．本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入本部门议事日程，纳入有关科室、项目业务范围和工作程序，纳入有关人员的岗位职责。

基建档案管理办法

24、基建档案管理办法 1目的 为规范和加强公司（以下简称公司）基建档案管理，确保基建档案的完整、准确、有效与安全，特制定本办法。 2范围 本办法明确了基建档案的管理要求、管理职责，规定了基建档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。适用于公司基建档案的管理。 3依据 本办法依据下列标准、规范制定（其最新版本亦适用于本办法）： 《企业档案工作规范》（DA/T42-2009） 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008） 《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002） 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001） 《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009） 4定义 基建档案是指公司建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的基建项目文件。 项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、监理文件和项目竣工图组成。 项目施工文件是指项目在施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。监理文件是指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 项目竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 5管理要求

公司基建档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、统一标准”的原则，实行“前端控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式，确保建设项目档案的完整、准确、规范和安全。 项目建设单位负责组织、协调勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 项目文件的收集、整理、归档应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，应完整、准确、系统。 建设单位与各参建单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。 6管理职责 档案室为公司基建档案管理部门，负责本公司作为项目法人或建设单位的基建档案管理。 档案室负责基建档案的接收、整理、编目、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，确保基建档案的齐全、完整、准确、有效和规范，负责对项目文件的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查。 工程项目部负责基建项目前期文件、竣工文件、竣工验收文件的积累、收集、整理、移交和归档工作，保证项目文件的完整、有序。 7归档范围和保管期限 凡是在工程项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料都应作为基建档案 的归档范围，包括项目的提出、可研、评估、审批、计划、勘测、设计、招投标、施工、监理、安装、调试、竣工验收、工程决算等工作中形成的文字、图表等文件材料，详见《基建档案分类、归档范围和保管期限表》（附1）。 归档范围应随着基建项目管理内容的发展变化做出相应调整。 保管期限根据国家有关基建档案管理规范的规定，结合公司实际情况，分为永久和定期，定期分为30年和10年。不同保管期限的文件为一卷时，保管期限从长。 8归档要求

公司档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：

学校档案管理制度

学校档案管理制度 档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用 档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。现在，就来 看看以下三篇关于学校档案管理制度的文章吧! 学校档案管理制度 档案资料管理是学校常规管理的一个重要主成部分。它既是学校管理和教育教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩 的客观见证，是教学常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下： 1、成立档案资料室，由校办负责，校办干事(档案资料员)具体 负责，其它各职能部门相关负责人协助工作。 2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保 证文件资料齐全完整，及时办理。 3、学校行政人事档案包括行政会议纪录、文书档案、人事档案 各种计划与安排、各种学习记录。群团教代会材料等分别由相关部 门干事负责收集整理交档案室，由档案资料员整理装订、归档。 4、学校教务档案包括会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、由相关部门干事负责收集整理交档 案资料室，由档案资料员整理装订、归档。 5、学校总务部档案包括会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等由相关负责人收集、整 理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档，。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。 7、积极做好档案资料的(收集、整理、鉴定、立卷)工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。 8、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，查阅档案不得随意借出、不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。 9、加强档案的严禁保密，不得泄露。 学校档案管理制度范本 一、档案的收集 要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。 1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。 2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。 3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。 4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。 二、校舍档案管理 1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。 2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。 3、档案整理要充分利用原有的基础。 4、档案的整理必须便于保管和利用。 三、档案的保管

学生档案管理制度

学生档案管理制度 第一章总则 第一条为做好学生档案管理工作，使我院学生档案管理更加规范化、科学化，结合我院具体情况，制定本办法。 第二条学生档案管理工作要本着为培养人才服务经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。 第三条学生档案材料的建立和日常管理工作，学生处负责毕业学生档案的审核和封签工作及档案的管理和保管工作。 第二章收集的范围 第四条学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容： 1、毕业生登记表。 2、学习成绩登记表。 3、学生在校期间获得国家级、省级和院级等各类表彰所形 成的材料及登记表。 4、每学年的综合素质测评表、学期鉴定表。 5、学生处、教务处和各系部提供的学生在校期间违反 校规、校纪，触犯国家法律形成的处理意见。 6 、毕业生体检表。 7、学生党、团关系材料。

8、学生社会实践材料。 9、可供组织参考的其他材料。（如技能签定表等） 第三章归档要求 第五条档案必须是办理完毕的正式的材料。 第六条学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办学院系部、年级、学生及时间。 第七条手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。 第八条各类材料必须使用A4 的办公用纸，只能用碳素或蓝黑墨水书写。 第四章档案的借阅 第九条经学院党政领导批准，辅导员可借阅本系的学生档案，并按查、借阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅学生档案。 第十条学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。 第十一条档案一般不外借。如确需借出使用，经学生处负责人和学生所在系党支书记共同批准后方可办理借阅手续。第十二条新生报到时，高职学生应直接交本人档案上交至所在系部保管。 第十三条新生入学后，各系部应指定专人负责档案管理工作。第十四条学生转学、转专业，应及时将档案转给新的主管单位。 第十五条转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。

基建工程档案管理办法(总8页)

基建工程档案管理办法(总8 页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除

（试行） 为加强建设工程文件的归档整理工作，明确工程档案归档的范围、期限、职责、标准，建立完整、系统的工程档案，特制定本办法。 一、工程文件材料的收集、整理范围 （一）工程准备阶段文件材料 1、立项文件材料：项目建议书；项目建议书审批意见及前期工作通知书；可行性研究报告及附件；可行性研究报告审批意见；关于立项有关的会议纪要，领导讲话；专家建议文件；调查资料及项目评估研究材料。 2、建设用地征地、拆迁文件材料：选址申请及选址规划意见通知书；用地申请报告及用地计划批准书；拆迁安置意见、协议、方案等；建设用地规划许可证及其附件；划拨建设用地文件；国有土地使用证。 3、勘察、测绘、设计文件材料：工程地质勘察报告；水文地质勘察报告、自然条件、地震调查；建设用地钉桩通知单；地形测量和拨地测量成果报告；申报的规划设计条件和规划设计条件通知书；初步设计图纸和说明；技术设计图纸和说明；审定方案通知书及审查意见；有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议；施工图及其说明；设计计算书；政府有关部门对施工图设计文件审批意见。

4、招投标文件材料：勘察设计招投标文件；勘察设计承包合同；施工招投标文件；施工承包合同；工程监理招投标文件；监理委托合同；编标合同、标底； 5、开工审批文件材料：建设项目列入年度计划的申报文件；建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表；规划审批申报表及报送的文件和图纸；建设工程规划许可证及其附件；建设工程开工审查表；建设工程施工许可证、审计证明等；工程质量监督手续。 6、建设、施工、监理机构及负责人文件材料：工程项目管理机构及负责人名单；工程项目监理机构及负责人名单；工程项目施工管理机构及负责人名单。 （二）监理文件材料： 1、监理规划 2、监理月报中的有关质量问题 3、监理会议纪要中的有关质量问题 4、进度控制 5、质量控制 6、造价控制 7、分包资质 8、监理通知 9、合同与其他事项管理 10、监理工作总结

公司档案管理制度及流程60992

公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办 公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由办公室主任监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

中学学校档案管理暂行办法.doc

XXX中学学校档案管理暂行办法1 XXX中学学校档案管理暂行办法 （试行） 第一章总则 第一条为了加强我校档案和科学管理，加快实现档案工作的规范化、标准化、现代化，提高档案工作的质量，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，使之更好地为学校教育、教学工作服务，根据《中华人民共和国档案法》特制定本办法。 第二条学校档案是指学校在教育实践和管理工作中形成的，具有保存和利用价值，并经过收集、整理和各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件资料，包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等，它们是学校教学、教学研究及教学管理工作的真实记录和原始凭证，是国家档案的重要组成部分。 第三条学校档案工作是学校各项工作的有机组成部分，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。 第四条学校档案工作要坚持集中统一管理的原则，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。 第二章档案管理体制、任务 第五条学校由一名学校领导分管档案工作，加强对档案工作的领导，并将之视为本单位加强教学管理的一项业务基础建设，纳入学校领导工作的议事日程。

第六条学校建立综合档案室。学校综合档案室是学校档案工 作的职能管理部门，负责统筹、协调、组织、统一管理学校的档案工作。 第七条学校的档案工作受学校办公室领导，在业务上受上级主管部门和同级地方档案行政管理部门的指导和监督。 第八条档案部门的主要任务 1.宣传贯彻《档案法》和国家档案行政管理部门有关档案工作的法规、规章，建立和健全档案管理制度。 2.指导和监督学校各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。 3.集中统一管理学校各种门类的档案和资料。 4.积极开展档案的利用工作，为各项教学教研和管理工作服务。 5.组织安排对超过保管期限的档案进行鉴定。 6.办理领导交办的其它有关的档案进行鉴定。 第九条学校配备适应档案工作需要的专（兼）职档案干部，并保持相对稳定。档案人员应定期参加业务培训，在专业技术职务评聘中，按国家有关规定，档案人员和教学业务人员享受同等待遇。 第三章文件材料的形成与归档 第十条学校根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。

基本建设项目档案资料管理暂行规定

基本建设项目档案资料管理暂行规定 第一章总则 第一条为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据（中华人民共和国档案湖，结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。 第二条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。 第二章档案资料的管理 第三条各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。重要的国家重点建设项目由国家档案行政管理部门参加验收，部门、地方的重点建设项目由部门、地方档案行政管理部门参加验收。

第四条基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。 第五条项目建设过程中，建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、励条设计单位、施工单位应在各自的职出范围内搞好建设项目文件材料的形成、积出、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时虽理、移交建设单位。 第六条档案资料的汇总整理 1.建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。 2.建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。 第七条建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。

公司档案管理制度1013152825

档案管理制度 1．0 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。 2．0 档案的管理机构 2．1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。 2．2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2．3 档案室主要职责： 2．3．1 制定或参与制定档案工作的规章制度； 2．3．2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2．3．3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 2．3．4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； 2．3．5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 3．0 档案的种类 3．1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 3．2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3．3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 3．4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 3．5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 3．6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 3．7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达

学校档案管理办法

学校档案管理办法 为进一步加强学校的规范化、现代化建设，更好地发挥档案在教育教学中的作用，特制定档案管理办法。 一、档案管理 档案管理要做到以下三点：⒈集中；⒉专人；⒊规范。即各学校在各类工作中形成的全部档案，由学校教导处统一集中管理；要明确专人负责，完善档案的收集、管理使用制度，实现管理规范化、科学化。 二、档案柜摆放要求 档案柜摆放要做到以下四点：⒈位置合理；⒉规格统一；⒊分类清楚，便于查看资料；⒋档案柜表面洁净、美观。 三、档案盒规格要求 ⒈规格要统一； ⒉标签大小一致； ⒊文字、标号须打印，字体规范。 四、档案格式 ⒈档案首页要有打印的目录索引，一目了然，便于查寻资料。 ⒉文字材料的具体要求：①所用纸型要统一、规范；②书写规范；③内容有保存价值。 五、学校档案类别 A、文书档案（8项，2项上发，6项校内） A1：上级机关的文件、通知、通报材料 A2：简报 A3：学校各类工作计划总结（含德育—体现阶段目标、〈教学—体现教学进度、教学活动、课程表〉、管理、教研等各方面计划、方案、规划、总结、分析材料等） A4：各类规章制度、人员职责 A5：各种会议记录（含校内各种学习、培训、会议等） A6：学校发展建设规划

A7：学校基本情况 A8：学校各类组织机构（含学校领导班子以及教学、教改、德育、安全、管理等领导小组、实施小组） B、教学档案（20项） B1：学校各类课堂评价标准 B2：课改日志 B3：学校校本教研记录----教研组活动记录 B4：骨干教师、培养对象档案（一览表、个人登记表） B5：教改实验档案（含学校课题研究记录、成果） B6：学校优秀教学论文集（含讲座、教学、教改、德育、管理等各方面论文）B7：教学质量分析（学校组织的单元、阶段性、期中、期末、中考、小考等考试按“试卷、学校分析、年级学科分析、教师班级分析”组档）B8：教学检查记录 B9：学科教学成绩（学校组织的单元、阶段性、期中、期末、中考、小考等考试成绩按学校、班级成绩组档） B10：学科课外小组训练记录 B11：教学竞赛记录 B12：教师教学评估 B13：教学交流活动记录 B14：手抄报等大语文资料 B15：教师教学评价标准 B16：学校体育活动记录 B17：学校艺术活动记录 B18：学生作业批改记录 B19：校本课程教材 B20：学期学生教材一览表 C、学生档案（10项） C1：新生录取花名册 C2：学生登记表

基本建设项目档案管理办法

基本建设项目档案管理办法 主要内容 ●一、概述 ●二、文件材料的整理和归档 ●三、档案整理方法 一、概述 （一）基本建设项目档案的定义 根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的规定，基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料 公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）自建设项目立项开始直至竣工验收过程中形成的具有保存、查考价值的各种形式和载体的历史记录 (二）基本建设项目档案的特点 根据国家标准GB\T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定，科学技术档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 基本建设项目档案是科技档案的一种门类。 基本建设项目档案特点 1、专业技术性；（按专业特点整理） 2、成套性；（文字材料和图纸不分开） 3、现实性；（边形成边利用，准确性） 4、复用性；（重复利用） 5、多样性和数量大 （档案工作与工程建设同步进行） （三）基本建设项目档案的作用 建设项目档案既是项目建设的真实历史记录，也是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。建设项目档案工作是项目建设基础工作的重要组成部分，各有关单位应当将其纳入项目建设的全过程，做到建设项目档案工作与项目建设进程同步，按照统一领

公司档案管理办法

目 录 第一章 总 则 第二章 档案工作机构及主要职责 第三章 归档制度 第五章 档案的分类、编号、排列、编目 第六章 档案的管理 第七章 档案的开发利用 第八章 附则 公司档案管理办法 （V3.1版） 第一章 总 则 第一条 为加强公司档案工作的管理，根据档案管理办法的要求，结合我公司情况，制定本办法。 第二条 本办法所称档案是指在生产、经营管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音（像）带、光盘、软盘、电子文件等不同形式、不同载体的原始记录。 第三条 档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和记载企业发展过程的一项重要工作。档案是企业资产的一部分，受国家法律保护。各级各部门有承担保护档案的义务。 第四条 档案工作是一项专业性很强的管理工作。档案工作人员要热爱档案工作、钻研档案业务、熟悉业务和企业管理知识，并忠于职守、遵守纪律。各级部门要根据企业发展需要对专（兼）职档案工作人

员组织培训，致力建设一支高素质、高水平的档案管理队伍。 第二章 档案工作机构及主要职责 第五条 公司档案工作接受省公司的统一领导，实行以本系统管理为主，地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制。 第六条 各部门、各分公司档案工作主要职责是： （一）贯彻执行国家、集团公司档案管理方面的政策、法规及省公司制定的有关档案工作的规定。 （二）负责本部门、本分公司档案收集、整理、保管、统计及提供利用工作。 （三）参与科研成果、技术鉴定、工程竣工验收工作，确保档案材料的齐全、完整。 （四）开展档案编研工作，开发利用档案信息资源。 （五）做好档案统计工作，按要求向市公司综合部报送统计资料。 （六）负责组织档案的鉴定和销毁工作。 第三章 归档制度 第七条 公司档案工作实行各部门、各分公司整理、立卷、归档制度。 第八条 归档范围 各部门、各分公司要把公司各项工作活动中形成的，已办理完毕，具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、 录音、录像、电子文件以及奖状、奖旗、奖杯、题词、字画等，按期归档。

2021年学校档案管理工作计划

2021年学校档案管理工作计划 The work plan is a prerequisite for improving work efficiency. A complete work plan can make the work progress in an orderly manner, orderly, and more efficiently and quickly. ( 工作计划 ) 单位：______________________ 姓名：______________________ 日期：______________________ 编号：YB-JH-0989

2021年学校档案管理工作计划 【篇一】 一、指导思想 以十x大精神为指导，认真学习社会主义关于“科学发展观”理论，深入贯彻执行《档案法》、《xx省档案管理条例》、《8号令》，认真落实上级关于档案工作的有关精神，紧紧围绕学校的中心工作，充分发挥档案服务功能，推动档案事业的发展，为教育事业及广大教职工服务。 二、工作目标 加强学校档案建设，用好“超星”软件管理系统。进一步巩固和提高学校档案管理水平，充分利用档案信息资源，拓展档案的教育功能、信息功能和服务功能，创建省三合格档案室，使学校档案工作达到规范化管理的要求。

三、主要工作措施 1.工作具体分工，既责任到人，又共同合作，齐心协力，完成工作目标。 2、归档文件齐全完整，并按照本校制订的归档范围和保管期限表，准确划分保管期限。 3、按照常熟市档案局常档〔20XX〕8号《关于印发20XX年度档案执法、业务检查标准的通知》文件精神认真学习，及早熟悉并掌握“标准”内容，逐条对照，逐项落实，扎扎实实开展好本校的档案工作。 4、严格按照归档文件整理办法操作，强化收集，简化整理，细化检索，深化利用，不断推进归档文件整理工作的制度化、标准化、现代化。 5.加强业务学习，支持档案员进行业务培训，不断提高业务水平。 6.向升级为省二、省三的档案室学习取经，通过省级验收。 7.坚持原则秉公办事，做到被服务的对象高兴而来，满意而归。

管理制度-基建工程档案管理办法 精品

六祖寺基建工程资料管理基本规定 （试行） 六祖寺基建管理办公室 20XX年5月

六祖寺基建工程资料管理基本规定 1、目的 加强基建工程建设全过程、规范化的资料管理，建立健全工程建设档案，为工程建设的决策、管理、使用、维护，提供资料支持与保障。 2、适用范围 自20XX年6月1日起，各建设单位应按本规定，建立本单位的基建工程资料管理档案。 所有计划开建、新开建的工程项目，应严格按本规定建立该工程项目的资料管理档案，在该项工程竣工验收二个月内，将该工程项目的档案副本送六祖寺基建办存档。 所有在建工程项目，应按照本规定的要求，建立工程资料管理档案，收集整理并补充相关工程建设资料，在该项工程竣工验收二个月内，将档案的副本送六祖寺基建办存档。 已经建成投入使用的工程项目，应根据工程建设资料的现存情况，对历史资料收集整理，在20XX年底前建立相应的工程档案，并将副本送六祖寺基建办存档。

3、参照标准与术语 3.1参照标准 3.1.1建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328---2001）。 3.1.2科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822--2000）。 3.1.3《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3--89）。 3.1.4《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）。 3.2术语 3.2.1基建工程建设单位：指经国家相关管理部门注册的事业法人或企业法人。各建设单位可以根据需要，经六祖寺基建办的同意，建立本单位的基建部门，或确定具体的负责人员。 3.2.2基建工程项目：是指单独施工建设的单体工程，或共同开工建设的若干个单体工程的组团。 3.2.3六祖寺基建办：是指在宗委会下，具体负责基建工程项目日常管理工作的职能部门。 3.2.4工程资料：是指记载工程立项、规划、选址、可行性研究、批准、招标、设计、合同、施工、交付等过程的文件记录，或国家有关部门规定的工程建设的法定性证明文件。 3.5工程档案：按照规定的要求或标准，对相关工程资料进行整理，形成可以长期保存与利用的档案文件。