如何规范整理照片档案

档案室照片档案的收集

一、照片的归档制度

建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。

（一）照片的归档范围

照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：

1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。

3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。

5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。

6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。

7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。

8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。

9.其他具有保存价值的照片。

注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。

（二）照片的归档时间

照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。

1.随时归档

传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。

随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。因此，照片档案的归档移交工作要着眼于平时，档案人员应随时了解本单位工作活动的信息和动向，当一次会议、一项活动结束后，及时进行接收归档，以确保归档照片的齐全和完整。

2.年终归档

照片拍摄、冲洗完成之后，由摄影者或承办部门先行登记，年终再归档。照片的归档一般不应跨年度。由于采取此种方法，照片容易散失，所以仅适用于一些零散产生或制作过程相对较长的照片。

（三）照片的归档要求

1.原版要件

2.齐全完整

照片与底片和文字说明要齐全完整，纸质与数码及其信息要齐全完整。

3.结构合理

对一组照片要选择具有典型性、代表性的照片进行归档。

4.清晰无损

5.格式规范数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，对高质量和特殊用途的数码照片可采用TIFF或者RAW格式。在一个单位内，对数码照片的格式要实行统一标准，保证归档的数码照片的像素不低于300万，扫描照片的线数不低于600dpi，且要保存有原始拍摄数据。对于不同的格式，必须转化为统一的格式，通常可使用ACDSee、Photoshop等常用软件，借助电脑自动进行数码照片格式的转换，但在转换过程中要保证分辨率不变和EXIF信息不被丢失。

6.介质优良

档案馆照片档案的收集

一、照片档案的收集范围

档案馆馆藏照片档案来源于四个方面：一是现行机关、团体、企

事业单位的照片档案；二是撤销单位的照片档案；三是散存于组织和个人手中的照片档案；四是档案馆之间交换的照片档案。

二、接收移交单位的照片档案

（一）接收现行单位的照片档案

1.接收照片档案的期限

依据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定：机关、团体、企事业单位和其他组织，应定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。

据此，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

2.接收照片档案的要求

（1）进馆照片档案应按全宗整理，保证全宗的完整性

（2）进馆照片档案应进行鉴定

（3）进馆照片档案应齐全完整

（4）进馆照片档案应清点核对

（二）接收撤销单位的照片档案

三、征集散存于社会的照片档案

（一）征集的途径

1.征集散存于一些单位或社会组织中的照片

2.征集收藏于个人手中的照片

3.征集散于国外的照片

（二）征集的方式

接受捐赠、购买和翻拍。

（三）征集的方法

1.发布通告

2.广泛宣传

3.调查研究

照片档案鉴定工作

第一节照片档案鉴定工作的内容和意义

一、照片档案鉴定工作的内容

照片档案的鉴定包括判定照片档案的真伪，判定照片档案的价值和保管期限，划定照片档案的密级等内容。

（一）判定照片档案的真伪

1.照片档案的历史真实性

传统照片档案的真伪，就是要判定其是否是伴随着社会活动的开展而直接拍摄完成的；而数码照片档案真伪的辨别，则是确保其必须是数码相机直接拍摄或扫描完成、未经修改加工的原始数据，即保证

数码照片图像和EXIF等信息的真实性。

2.照片档案图像的真伪

（二）判定照片档案的价值

（三）确定照片档案的保管期限

（四）划定照片档案的密级

二、照片档案鉴定工作的意义

（一）鉴定是决定照片档案存亡命运的基本手段

（二）鉴定是提高照片档案管理效益的科学措施

第二节照片档案鉴定的方法

一、判定照片档案的真伪

（一）照片档案的历史真实性

1.传统照片档案真实性的判定

一般可以采取通过文字档案与史料考证、通过实地调研考察以及对照比较考证等方法，从而鉴别出照片档案是否是伴随着事件或人物活动的开展而直接形成的原版原件。

2.数码照片档案真实性的判定

在判定数码照片的内容、构图、人物、地点、时空、背景、色彩等方面的在后期有没有进行电子技术处理与改变时，要依赖于信息部门的技术支持和设备保障。要慎重对待电脑影像处理技术，从追求原始记录性、真实性的角度出发，尊重从现场拍得的第一影像，尽可能不作修改，同时加强宣传，使摄影工作者还是把功夫主要花在拍摄而不是技术处理上，更不能用“数码科技”来弄虚作假。

（二）照片档案内容的真伪

对各种内容的照片档案，既不能毫无分析地一律相信，又不能因为某些照片档案内容存有问题，就简单地视为无用和有害的照片而销毁，人为地造成历史空白，更不能把有错误内容的照片，“改造”成为反映现实观点的照片档案，影响研究和利用。对内容有问题的照片档案，必要时可以在照片册内的备考表加以说明。

二、判定照片档案的价值

要考虑以下四个要素：

1.照片的形成年代年代久远的

2.照片反映的内容真实的、独特点、全面的

3.照片的制作材料和技术水平

4.照片的齐全完整程度

三、确定照片档案的保管期限

一般情况下，在同一活动中形成的照片档案与纸质档案，其保管期限应是一一致的，如：记录某次重要活动的文书档案需永久保存，那么反映这次活动的照片档案也需永久保存。在实际工作中，无论记录性照片还是艺术性照片，一般是在拍摄过程中就已经过选择，在印、放或冲洗过程中，还要进行筛选，因此，对保存下来的照片档案的保管期限，一般划分为永久或长期（30年）保存比较妥当。购进的或与外单位之间互相赠送的照片，如果和本地区、本单位的工作无直接联系，只是作为互相学习、宣传交流情况之用，则可

作为资料存放。而底片具有原始性和唯一性的特点，更为珍贵，所以一般将底片划分为永久保存。四、划定照片档案的密级

照片档案的整理

第一节照片档案工作的内容和意义

一、照片档案整理工作的内容

照片档案的整理工作是在对照片档案鉴定的基础上进行分类、排列和编目，使之形成有机联系整体的过程。照片档案的整理包括传统照片档案整理和数码照片档案整理两大方面内容。

（一）传统照片档案的整理分为两部分：一是底片的整理，二是照片的整理。

1.底片的整理

对底片的系统化整理，其具体工作环节包括：底片的分类、排列与编号、底片的装袋与插册、填写底片册有关项目等项内容。

2.照片的整理

对照片的系统化整理，其具体工作环节包括：照片的分类、排列与编号、照片的装册、编写照片文字说明、填写照片册有关项目、编目等有关内容。

（二）数码照片档案整理的内容

对数码照片的系统化整理，其工作环节包括：数码照片的分类、排列与编号、编写文字说明、著录与编目、存储等项内容。

二、照片档案整理工作的意义

照片档案整理工作的基本任务是建立照片档案的管理秩序，使所保存的照片档案有序化、条理化，它是照片档案管理工作的一个重要环节，是实现照片档案科学管理和有效利用的一项基础工作。

（一）照片档案系统整理是有效发挥照片档案作用的前提

（二）照片档案整理工作是照片档案管理工作的基础

第二节照片档案整理的原则

依据《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）的有关规定，照片档案的整理首先要区分照片档案的不同价值，遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务的原则。

一、区分照片档案的不同价值

二、保持照片档案的有机联系

（一）在来源方面的联系

（二）在时间方面的联系

（三）在内容方面的联系

（四）在形式方面的联系

三、便于保管和提供利用

在整理照片档案时，要注意以下具体要求：

（一）传统照片

1.照片和底片应分别整理和存放。归档保存的照片和底片影像要一致，但由于使用目的、使用频率以及保管的条件不同，且底片具有原始性和唯一性，所以要求将照片与底片分开整理与存放，否则，容易造成底片的损毁与丢失。

2.照片和文字说明要一同整理和存放。由于照片与文字说明是相辅相成、密不可分的整体，所以归档保存的照片和文字说明要集中整理和存放。

（二）数码照片

数码照片档案的整理需充分利用计算机硬件软件的设备和技术，保证数码照片的真实、完整和有效，确保长期安全保存和提供利用。为安全起见，所有拍摄的原始素材应在拍摄后立即多套、异地备份。对数码照片档案来讲，所有的整理工作，不得改变原始素材的数据，所以应先行对所有的数码照片档案进行备份，以保证档案部门始终保存有一套原始、珍贵的数码照片档案。

第三节照片档案整理的方法

一、底片档案整理

底片档案的整理包括底片的分类、排列、装袋、编号、入册、填写底片编号和类型、填写底片册内容和编制底片档案案卷目录等工作环节。

（一）底片的分类与排列

1.底片的分类

底片类型、数量较多的立档单位，可将底片分为黑白底片和彩色底片，也可分为原版底片和翻版底片，还可分为硬底片（玻璃片）和软底片（页片和卷片）。

底片类型单一、数量较少的立档单位，可以不分类。如有特殊类型的底片，在底片册的“底片类型”栏目中注明即可。

2.底片排列

在底片册中，底片应按照时间的顺序排列。首先按照底片形成的不同年度区分开排列，然后在同一年度内按照底片的形成时间顺序依次排列。

底片数量较多的，可将一年形成的底片排列在数本底片册中；底片数量较少的，也可将数年形成的底片排列在一本底片册中。

（二）底片的装袋与编号

1.底片的装袋

底片要装入专用的底片袋中保存。底片袋一般采取45mm×55mm大小的纸袋。为了避免使底片受到磨损、划伤，从而造成影像不清晰，对于连张的底片要裁剪开，装袋时必须一张一袋，不能将多张底片放入同一个底片袋中。

大幅底片应在乳剂层面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号，或放入专门的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。

2.底片编号

为固定和反映底片在案卷内排列的顺序和位置，需对每张底片编写底片号。底片编号采用两段式编号方法，即底片号由底片册号和张号组成，其格式如下：底片册号—张号。

通常情况下，需将底片号标注在两个地方：一是标注在底片袋的右上方，在底片装袋时同时进行；二是标注在底片册内的“底片编号”栏目中，在底片入册时填写。

为防止底片散失，可以在不影响底片画面的前提下，用铁笔将底片号刻写在底片乳剂面边沿，或是在不污染胶片的前提下，采用其他方式将底片号粘附在胶片乳剂面边沿，以便底片脱离写有底片号的底片袋后能够归还回原底片袋。

（三）底片插册

1.底片入册

2.填写底片编号和类型

底片册中，在每张底片的插口下方，标有两个栏目：底片编号和底片类型。如果是同一种类型，如：彩色底片，这时，底片类型栏目可不填写；但如果有两种以上类型的底片，则需要填写底片类型。

（四）填写底片册内容

1.填写底片册内封面

底片册内封面内容包括：单位名称、类目名称（可省略）、案卷标题、案卷号、卷内底片张数、保管期限、起止年月、全宗号、目录号、案卷号等。

例如：XX市档案局1995-1996年底片档案册内封面填写方法如下：

底片册内封面

XX市档案局

（类目名称）

XX市档案局1995-1996年的底片

案卷号 1 卷内底片共360张

保管期限永久

自1995年1月起至1996年12月止

全宗号目录号案卷号

44 7 1

2.填写底片册内备考表

底片册内备考表，位于底片册的最后位置，项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。其中本册情况说明，需填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况，对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。其格式如图所示：

底片册内备考表

本册情况说明：

本册第1-15号的底片经过修复。

立册人：XXX

检查人：XXX

立册时间：XXXX年X月X日

3.填写底片册册脊

底片册册脊项目包括：全宗号、目录号、案卷号、年度等项目。

（五）编制底片档案案卷目录

一般情况下，不需对底片编制案卷目录。但对于底片数量非常多的单位，需要编制底片的案卷目录。其内容包括：案卷号、题名、起止年月、底片张数、保管期限等栏目。其格式如图如示：

底片档案案卷目录

案卷号题名起止年月底片

张数保管

期限

备

注

1 XX市档案局1990-1991年的

底片1990.1.20-

1991.12.20

360 永久

2 XX市档案局1992-1994年的

底片1992.1.1-

1994.12.30

421 永久

…………………………

二、照片档案的整理

照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录等工作环节。

照片档案的整理是按“组”进行的。所谓一组照片，是指有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活动、一个事件、一项工程、一个人物等形成的若干张照片。

（一）照片的分类排列与编号

1.照片的分类

照片的分类应在全宗内按保管期限—年度—专题进行分类。跨年度肯不可分的照片，也可在全宗内按照保管期限—专题—年度进行分类，即在同一保管期限内，可以采取以下两种分类方法：（1）保管期限—专题—年度分类法

保管期限—专题—年度分类法，是指首先将照片按不同的保管期限划分开，在同一个保管期限内，根据照片所反映的内容，把照片分成若干个专题，如会议类、外事类、业务类、基建类、党团活动类、荣誉与实物类等；然后在每个专题下面再按照片形成的年度时间顺序进行排列和组合。

此种分类方法是按照照片所反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一册中，以保持其在内容的内在联系。

（2）保管期限—年度—专题分类法

保管期限—年度—专题分类法，是指首先将照片按不同的保管期限划分开，在同一个保管期限内，将一个年度内归档的全部照片结合不同的内容或专题依次排列组合。一个年度的照片档案可形成一册或若干册。

此种分类方法是按照照片所形成的时间顺序进行分类，使同一年度的照片归入同一册，以保持其在时间上的内在联系。

无论是采取哪一种分类方法，均应保持前后一致、相对固定，不应随意变动。

2.照片排列

照片排列是与照片的分类方案紧密相连的，一般应在分类方案的最低一级类目内，按照接收的时间顺序，先排一组照片，后排单张照片。组与组的照片是按照该组照片产生的时间顺序进行排列。每组照片的顺序确定后，再进行组内的每张照片的排列。一组照片往往有数张，其排列方法是按照照片图像所反映内容的重要程度进行排列。

为了便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑其保密等级因素。

3.照片编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号—保管期限代码—照片册号—张号组成，其中保管期限代码用字母Y、C、D分别表示永久、长期、短期；照片册号是指照片册的流水编号；张号是指照片在册内排列时从“1”开始的顺序编号。

一般情况下，照片档案可用后两段号码表示，即照片册号—张号。

照片编号要标注在两个地方：一是照片的背面；二是照片册内分说明栏目中的照片号位置上。

（二）照片装册

照片册一般由297×210mm大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。

照片装册时需将照片按照片号顺序依次固定在照片册芯页上，组成照片档案册。

对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档

案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的摆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。

（三）编写照片的文字说明

照片的文字说明是照片档案的重要组成部分，有总说明和分说明两种。总说明是指一组照片的说明，分说明是指每张照片的说明。对一组照片编写了总说明，组内单张照片的分说明可以从简。

1.总说明

（1）总说明的内容

编写照片档案的总说明，共内容要求具备六个要求，即：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者。各个要求的内涵分别为：事由：指照片影像所反映事件、事物的情由；

时间：指事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。

地点：指被摄物所在的具体地点；

人物：指照片影像上主要人物的姓名、身份以及在照片中的位置；

背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景；

摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人。

（2）总说明的编写要求

编写总说明要综合运用上述六个要素，概括地提示照片影像反映的全部信息。照片档案总说明的文字要通顺简洁，不要按六个要素将总说明机械地断开。一般照片档案的总说明不超过200个汉字，用阿拉伯数字表示时间。总说明一般采取打印并粘贴的方式，可放在本组

照片第一张的上方，也可放在本册反有照片之前的“照片档案总说明”处。

整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在总说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。

例如：1997年北京市档案局（馆）接受北京铁路分局捐赠珍藏品的一组照片，其总说明为：

1997年5月25日，北京市档案局（馆）在馆第二会议室接受北京铁路分局捐赠珍藏品仪式，北京市档案局（馆）局（馆）长徐俊德、副局（馆）长方旭，北京铁路分局领导等20余人出席了捐赠仪式。

本组照片共4张，张历生拍摄。

为了与单张照片的文字说明分开，照片档案的总说明不宜采取如下的分段式表述方式：

事由：北京市档案局（馆）接受北京铁路分局捐赠珍藏品仪式

时间：1997年5月25日

地点：北京市档案馆第二会议室

人物：北京市档案局（馆）局（馆）长徐俊德、副局（馆）长方旭，北京铁路分局领导等20余人

摄影者：张历生

2.分说明

（1）分说明的内容

分说明是指每一张照片的说明，在照片册的芯页上，每一张照片

旁边都提供分说明需填写的内容。

（2）分说明的编写要求

照片题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素应尽可能齐全。照片题名以20-30个字为宜。一组照片的题名应完全相同。

照片号：即该照片的编号，表示为：照片册号—张号。

底片所在：即该张照片的底片号，表示为：底片册号—张号。由于在日常利用工作中，往往是通过照片来查找底片，所以这里的底片号一定要填写清楚。

参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号，表示为：相关档案种类的档号，如：文3-5-20。照片档案由档案室移交档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实际情况不符的应及时调整。

文字说明：即对该张照片图像的说明，比照片题名更具体一些，或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可以此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

此外，同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同线中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片，其他均为散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。例如：前边所提到的北京市档案局（馆）接受北京铁路分局捐赠珍藏品的一组照片，其中两张照片的分说明如下：

①照片题名：北京市档案局（馆）

接受北京铁路分局捐赠珍藏品仪式

照片号：14-23

底片所在：5卷7页125号（第一张照片）参见号：文3-5-20

文字说明：北京市档案局（馆）

副局（馆）长方旭主持

②照片题名：北京市档案局（馆）

接受北京铁路分局捐赠珍藏品仪式

照片号：14-24

底片所在：5卷7页126号（第二张照片）参见号：文3-5-20

文字说明：北京市档案局（馆）

捐赠证书

大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保管。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在照片册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放位置。

（四）编制照片档案的卷内目录

为了方便地查阅和利用照片档案册内的照片，需编制照片档案的卷内目录。卷内目录是对每张照片编制目录，目录的条目是按照片号顺序排列。要求是先编制排列每组照片的总说明条目，再在每组照片

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则． 照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的

照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作 品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。． 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工

作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料 移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 3．

档案整理标准和要求

档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》 （DB12/T127-2001）。 （1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。 （2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。 （3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。 （4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管

理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。 （1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中： 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年） 会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年 总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久） 其他类包括：会计移交清册（15年） 会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。 （3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。 （4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。

照片档案管理方法

照片档案管理 1、照片档案概念： 照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。（见《照片档案管理规范》GB/T 11821—2002。） 照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。 第一节照片档案管理 一、照片档案的积累与收集 (一)直接收集和征集 1、找业务部门收集 2、定人、定点、定期收集 3、全面收集与重大活动重点收集相结合 4、协商与协作收集 5、深入实际部门，发现收集线索 6、收集与翻拍相结合 7、自摄 （二）直接收集的保障措施 1、宣传教育手段 2、行政手段 3、经济手段 4、档案人员直接参与 （三）收集要求 1、对属于收集与归档范围的照片，应定期归档，集中管理，不得据为己有。 2、对存有真伪疑义的照片进行鉴定 3、归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁 4、底片、照片说明齐全

5、底片、照片影像一致 6、翻拍与制作照片 7、符合相关标准要求 （四）收集时间 及时整理，不跨年 （五）照片档案的归档范围 1、反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 2、领导人和著名人物参加与单位、地区有关的重大公务活动的照片档案。 3、单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4、记录单位、地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。 5、反映地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。 6、与其他载体档案有密切联系的照片档案。 7、其他具有保存价值的照片档案。 二、照片档案的归档要求 （一）常规照片的归档要求 1、归档的照片材料必须含有照片、底片与文字说明。 2、归档的照片内容应具有真实性。 3、归档的照片和底片应清晰和无损伤（最好为5吋）。 （二）文字说明六要素：照片说明的六要素是：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。 （三）照片档案的结构 1、底片：底片分为原底片和翻版底片（复制底片）。——照片的母体、核心部分。 2、照片：是通过底片洗印而成的，与被摄对象是一致的。——直接利用的实际物。 3、文字说明：是照片的题名、文字补充和说明材料。——为方便利用，是照片档案的有机组成部分。 三、照片的整理方法、要求 1、照片的分类、组卷 根据形成量大小和利用需求一般采用两种分类组卷方法：一是形成量大的单位按年度——专题分类。是指将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。二是形成量少的单位按专题——年度分类。是指根据照片所反映的

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单 位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一 整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、

无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 1.照片资料每年三月——六月归档。 2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。 四.整理规则 1 整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。 2.照片的分类 按照《电力工业企业档案分类规则》（0——9大类）为分类原则。即年度—保管期限—问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不能随意变动。 3. 照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。 照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 4. 照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第 2

照片档案整理方法步骤

照片档案整理方法步骤 ?一、照片档案的定义 ?照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。 ?二、照片档案整理原则 ?照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内，数字照片的光盘，移动硬盘应单独存放。 ?三、照片档案整理方法步骤 ?收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目?（一）照片档案收集 ?1、收集范围 ?（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 ?①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 ?②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 ?③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 ?（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 ?（3）其他具有保存价值的照片。 ?2、收集要求：及时、齐全、完整。 ?（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为

已有。 （2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 （3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点?（4）底片、照片、说明应齐全。 ?（5）底片与照片影像应一致。 ?（6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。 ? 3 、收集时间 ?（1）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，各档案室归档，一般不应跨年度。 ?（2）依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 ?（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。 ?（二）照片档案分类 ?将照片按其形成年度分类或按年度――类别分类。 ?（三）照片档案排列 ?1、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列； ?2、照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。?（四）照片档案编号 ?1、编号 ?在照片背面按照片排列顺序逐张编号。 ?格式①：全宗号――年度――张号。

中华人民共和国家标准照片档案管理规范

中华人民共和国国家标准照片档案管理规范 为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。 1 主题内容和适用范围 本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。 本规范适用于常规照片档案的管理。不适用于专门保管照片的档案馆。 2 引用标准 GB 3792.5 档案著录规则 GB 9705 文书档案案卷格式 JGJ 25 档案馆建筑设计规范 3 名词术语 3.1照片档案 国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。 3.1.1常规照片档案 用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。 3.2芯页 固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。 3.3大照片 凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。

3.4大底片 凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。 4 照片档案的收藏 4.1收藏范围 4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。 4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。 4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。 4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。 4.1.7其他具有保存价值的照片档案。 4.2收集时间 4.2.1归档时间 照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。 4.2.2档案馆接收时间 依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。 在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。 4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。 4.3收集要求 4.3.1底片、照片、说明齐全。 4.3.2底片与照片的影像相符。 5 照片档案的整理

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

档案整理的方法及分类

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

照片档案收集整理要求

照片档案收集整理要求 一、收集。按照《重庆市照片档案收集整理实施细则》要求，收集立档单位在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，包括银盐感光材料照片档案和数码照片档案。 1、收集范围： （1）记录本单位主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的照片。 （2）记录领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 （3）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 （4）记录本单位生产、科学研究、基本建设、设备管理等科技活动的照片。 （5）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 （6）记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 （7）其他具有保存价值的照片。 2、收集要求： （1）反映同一主题的若干张照片，应选主要的、有代

表性的照片归档。 （2）归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 二、数码照片档案的整理（结合实际，目前收集整理的主要为数码照片档案）。数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，像素在300万以上。 1、保管期限的划分。只收集永久与长期照片档案，短期不作要求。 2、照片号的编制。照片号是固定和反映每张照片分类与排列顺序的一组字符代码。格式为“保管期限代码—张号”，永久、长期的代码分别用Y、C标注，张号是同一保管期限内的照片跨年度从“1”开始逐张拉通编定的流水号，如Y—1、C—1。 3、照片的入册。按照片号的顺序将照片固定在照片芯页上，可用双面胶粘贴。 4、照片说明的填写。在照片芯页上有照片说明，包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明7个项目，具体填写要求见附录1。 5、照片册的装订。将照片芯页按照片号顺序排列编页，并在左（右）上角填上页号（贴有照片的页面为一页），首页前加册内目录，末页后加册内备考表，采用“三孔一线”法装订入照片册卷皮内，照片册内芯页数量一般不超过30

(档案管理)档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法 保管期限－年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如： 长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

调查资料的整理步骤

调查资料的整理步骤 篇一：档案归档整理流程 档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。四、装订用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。五、排序

对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。 六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。七、著录 著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。八、装盒 即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。 档案归档整理流程图 篇二：资料整理方法 资料整理 所谓资料整理主要是指对文字资料和对数字资料的整

建设项目照片档案归档与整理方法参考模板

建设项目照片归档整理方法 ?建设项目照片收集范围 ?照片档案整理 ?数码照片档案管理 建设项目档案概念 ?建设项目档案是指从建设项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆建、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等不同形式的文件材料。 照片档案 ?照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。 一、建设项目照片收集范围 ?凡是反映本工程项目建设过程中的工作活动，具有查考价值的照片均属收集范围 ?以能够反映项目建设全过程和整体面貌为基本原则 一、建设项目照片收集范围 ?记录本单位在参与工程项目建设过程中的主要职能活动和重要工作成果的照片 ?领导人和著名人物视察或参加与建设项目有关的重大公务活动的照片 ?在项目建设过程中本单位组织或参加的重要外事活动的照片 一、建设项目照片收集范围 ?记录本建设项目重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片 ?记录本建设项目的地理概貌及所涉及到的城乡建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片 ?其他具有保存价值的照片 历史的记忆随着时光流逝，凝固在泛黄的照片上，一个个瞬间，汇集成一部生动的历史画卷 照片具有强烈的生动性和形象性，时间感和空间感的特点，其作用和功能是其他载体所不能替代的 记录本单位主要职能活动和 重要工作成果的照片 ?开工前的原貌，包括拆迁前、拆迁过程、拆迁后； ?开工时：开工典礼； ?施工过程：记录主要部位施工状况 记录本单位主要职能活动和 重要工作成果的照片 ?竣工验收：竣工验收会、现场检查等； ?竣工后新貌：室内、外及周边环境。

项目档案归档文件整理规则

沈阳市项目档案归档文件整理规则 、立卷原则 项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 二、立卷方法 一）项目前期文件单独组卷项目前期文件指工程开工以前在立 项、审批、招投标、 勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 二）施工资料单独组卷 指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。 1、竣工图纸编制要求 ①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和 实际施工情况做出完整的竣工图。 ②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。 ③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名 称、日期、编号和条款号。张变更通知单涉及多图的，如

果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应 统一折叠，折成A4 图幅。 ⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。 竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。 ⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处 竣工图章见附件）。 2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报 告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。 三）监理资料单独组卷 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进 行控制的文件。 四）声像档案单独组卷 声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工 程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。 三、卷内文件材料排列 一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷） 1 、立项批复

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本 系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照 片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会 议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、 自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品 的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的 重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的 照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工 程主体、内部结构等形式的照片。

11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由 拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间：

照片档案管理规范

照片档案管理规范 中华人民共和国国家标准 GB/T 11821-???? 照片档案管理规范 (1996年6月修订) 为了加强照片档案管理～建立和健全照片档案管理制度～更好地开发利用照片档案信息资源～服务于社会主义现代化建设～特制定本规范。 1主题内容和适用范围 本规范规定照片档案的收集工作～整理程序和保管条件。 本规范适用于常规照片档案的管理。 2引用标准 下列标准包含的条文～通过在本标准中引用而构成本标准的条文。在标准出版时所示版本均为有效。所有标准都会被修订～使用本标准的各方应探讨、使用下列标准的最新版本的可能性。 GB2808-81全数字式日期表示法 GB3792。5-85 档案著录规则 JGJ125-86档案馆建筑设计规范 GB9705-88文书档案案卷格式 3定义 本标准采用下列定义。 3(1照片档案 国家机构、社会组织及各个在社会活动中直接形成的～有保存价值的以感光材料为载体～为影像为主要反映方式的历史记录。

3(1(1 常规照片档案 用一般照像机和普通胶片～采用可风光使照片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。 3(1(2芯页 固定照片和底片～以及标注说明的纸质载体～是组成照片档案案卷的材料。 3(1(3大照片 凡是不宜用插袋式芯页保存的照片～统称为大照片。 3(1(4大底片 凡是不宜用插袋式芯页的底片～统称为大底片。 4 照片档案的收集 4(1 收集范围 4(1(1 反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 4(1(2 领导人和著名人物参加的重大外事活动的照片档案。 4(1(3 本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4(1(4 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。 4(1(5 反映本地区地理条件、市政建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片档案。 4(1(6 与其它载体有密切联系的照片档案。 4(1(7 其它具有保存价值的照片档案。 4(2 收庥归档时间 4(2(1 照片冲洗加工后～由摄影者或承办单位整理并编写说明～及时向档案馆归档～或随其它载体档案一起归档。

(档案管理)路桥照片档案整理指南

工程照片档案整理指南 一、概述 照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值，尤其是具有历史意义的照片，大体可以包括以下几个方面： 1、本项目在筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片； 2、本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片。 二、具体要求 本项目照片档案全部要求使用相纸打印，装订组卷。照片案卷的构成包括卷内目录、编制总说明、分组说明、照片及说明等5部分组成。 1、卷内目录：作用与其它案卷的卷内目录相同，作为本卷照片档案的索引。原则上每组照片录入一条目录，总说明单独一条目录。 2、编制说明：作为本卷照片档案的概括性叙述，内容应包括：项目名称、案卷内照片所涉及的桩号范围、施工时间、案卷内照片总数、总分组数、每组的张数及其所反映内容的概述等。若照片中有施工工艺的改进、质量问题的处理等，应重点介绍相关内容。（详见附件）

3、分组说明：为本组照片的概述性叙述，内容应包括：当组照片涉及的桩号范围、施工时间、照片总数、本组照片所反映的主要内容。（详见附件） 4、照片文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素，要求简短、完整、明了。各要素的具体编写要求： a. 事由：照片所反映事件、事物的情由； b. 时间：照片拍摄的时间（由阿拉伯数字表示，如：2001.01.23）； c. 地点：被拍摄物所在的具体地点； d. 人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份； e. 背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景； f. 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。照片档案中，如某次活动只收集了一张照片，则要以单张照片为单位填写文字说明。 三、其它说明 1、本项目为绿化升级工程，反映施工效果的照片必须有施工前后的对比，即必须有同一位置施工前照片及施工后照片，两张作为一组。 2、若以一组有密切联系（或反映同一问题）的照片为单位，则需写分组说明，每张照片可以简写其它要素。 例如：初步设计审查会，会前走访线路现场，留下了会议代表察看地形的照片，然后在会议室具体讨论，又形成一些照片，可以把这一次会议全过程形成的若干张照片作为一组照片，写一个分组说明，说明这一组照片的内容，要说明开会的时间、地点、参加人员情况（主

档案管理方法

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 档案整理的质量要求 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义： 是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求： 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围： 凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法： 一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围

如何规范整理照片档案

档案室照片档案的收集 一、照片的归档制度 建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。 （一）照片的归档范围 照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括： 1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。 3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。 5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。 6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。 7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。 8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。

9.其他具有保存价值的照片。 注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。 （二）照片的归档时间 照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。 1.随时归档 传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。 随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。因此，照片档案的归档移交工作要着眼于平时，档案人员应随时了解本单位工作活动的信息和动向，当一次会议、一项活动结束后，及时进行接收归档，以确保归档照片的齐全和完整。 2.年终归档

文书档案归档整理操作方法

文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、整理方法： （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党

照片档案收集和归档管理办法

学院照片档案收集和归档管理办法 第一条为加强学校照片档案的收集和归档管理，特制定本办法。 第二条学校照片档案是学校教育活动和历史发展过程中产生的具有保存价值的图像和辅以文字说明的历史记录，是学校档案的重要组成部分。 第三条学校各单位（部门）在做好其他门类档案的收集和归档的同时，要加强对照片档案的收集和归档工作，把照片档案的收集和归档工作列入本单位（部门）的工作计划，并落实到有关的工作人员。 第四条照片档案的归档范围 （一）上级领导来校视察、检查和指导工作的照片。 （二）历任书记、校长、著名教授、学科带头人、享受政府特殊津贴人员、省级以上先进个人以及国内外具有一定影响的知名人士的工作和生活照片。 （三）学校召开的各类代表大会及重要会议的照片，包括：党代会、教代会、职代会、团代会、学代会、校庆庆祝会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出、各种纪念日庆祝活动以及其他重要会议。 （四）由学校主办、承办的各种重要的教学、科研会议和各项活动，以及学校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片。 （五）各种国内外交流活动的照片，包括国内外代表团来访、外籍人员来校活动，聘请国内外专家、学者为名誉教授、客座教授、名誉顾问仪式以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动。 （六）具有一定影响的本科生、硕士生论文答辩会，学生的社会实践活动、先进事迹、奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片。 （七）民主党派和校友会重要活动的照片。 （八）学校各种展览、陈列的照片。 （九）反映学校不同历史时期发展变化的校园及基建的照片，包括校园内建筑和景观。基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。 （十）其他有关照片。 第五条照片档案归档部门的职责和分工