PPT使用技巧

使用PowerPoint过程中积累的一些小经验

PowerPoint可以制作出配有丰富背景图案和多媒体效果的演示文稿。如果能在使用PowerPoint过程中注意以下几点，则更会收到事半功倍的效果。

一、几点基本注意事项：

1、图片不要太多、太鲜艳，PPT目的是让别人看到文字，而不是图片，不然会分散观看者的注意力。

2、字体和背景颜色要对比明显，给人“万绿丛中一点红”的效果，深色背景选配浅色字体，或者浅色背景选配深色字体。

3、文字大小要适中，以30点最为合适，文字内容要越精炼越好，不要把全屏都铺满文字;尽量用1种字体，最多不要超过3种;事先一定要做到三校九看，千万不有错别字出现。

二、利用“组合”功能成“家”立“页”

在做产品介绍时，如果能让产品图片和介绍文字同时出现，这样既能利用图片和文字内容来对比说明产品的特性，又能节省演示的时间。具体做法是：

1、插入一个产品图片到一张新幻灯片中，调整好大小和位置。

2、插入一个文本框，在文本框中输入介绍内容，设置好字号、字体和颜色等，并调整好文体框大小和位置。

3、用一只手的一个手指按住键盘上的一个“Shift”键，再分别点击图片和文本框(也可以同时选中多个图片或文本框)，把“Shift”键放开;再把鼠标指针对准图片或文本框的边框(注意：不能对准文本框中间)，右键单击，左键单击“组合”→“组合”(如图1)。

4、设置动画效果。

[NextPage]

三、利用键盘控制幻灯片的放映

1、F5键直接放映做好的幻灯片。

2、在放映过程中，如果觉得鼠标指针影响演示画面，可以按一下字母“A”键或“=”键，来隐藏鼠标指针，再按一次则会显示鼠标指针。

3、在放映过程中，如果需要临时跳到某一张幻灯片，如准备直接跳到第8张幻灯片，只需按一下数字键“8”(最好按键盘上三排字母键上边的那排数字键，不要使用键盘右边的“数字小键盘”，因为“数字小键盘”受“Num Lock”键控制有两种状态，一种是作数字键使用，一种是当光标键使用。)，然后再按一下回车键就可以了。

4、在放映过程中，如果中途要结束幻灯片的放映，可以按一下键盘左上角的“ESC”键或“—”(减号)键，也可以先用一只手的一个手指按住一个“Ctrl”键，再用另一只的一个手指按一下“数字小键盘”附近的“Pause Break”键，最后再把“Ctrl”键放开。

5、在放映过程中，如果回答听众的提问或者中场休息，可以按一下字母“B”键或“· ”键(大于号键上)，把屏幕切入黑屏，再按一次则又能恢复原状。

6、在放映过程中，如果需要临时对演示内容进行圈点和批注，可以先用一只手的一个手指按住一个“Ctrl”键，再用另一只的一个手指按一下字母“P”键，最后把“Ctrl”键放开(这样就转成了绘图笔指针了)，这时就可以按住鼠标左键进行圈点、写字、画画了，如果圈点错了，还可以按一下象板擦的字母“E”键擦掉重来，如果想接着演示下边的内容，可以先用一只手的一个手指按住一个“Ctrl”键，再用另一只手的一个手指按一下字母“A”键，最后把“Ctrl”键放开(这样就又转成了箭头指针了)。如果临时要板书几个字或手工画一个简单图形，可以按一下字母“W”键或“，”(逗号)键，把屏幕切入“白板”状态，再利用前面的方法，转换为“绘图笔指针”，错了也可以用字母“E”键擦掉重来，最后也别忘了再转换成“箭头指针”。

注意：如果上面这些按键和用法你记不住，可以在放映幻灯片过程中右键单击(如图2)，再左键单击“帮助”，就会打开“幻灯片义映帮助”对话框(如图3)，前面介绍的按键用法都在这里了。

[NextPage]

四、从第三张开始放映

有时我们做好的幻灯片，在某次使用中突然中需要放映中间的某张到某张，而不是从第一张开始到最后一张结束。这时我们就要“放映方式”来解决这个问题。

单击菜单栏的“幻灯片放映”→“设置放映方式”，打开设置放映方式窗口(如图)，在窗口右侧“放映幻灯片”项下，“从”的后面填入准备从哪张开始的数字，“到”的后面填入准备到哪张结束的数字，最后单击“确定”按钮，这样就能按需放映了(如图4)。

五、轻松取到别人的图片音乐

有时我们会发现下载的PPT中有很多不错的图片、音乐或Flash，很想自己保存下来，以备将来不时之需。

打开PPT文件，单击“文件”→另存为，打开“另存为”对话框，在“保存类型”框中选择“网页”(注意不是单个网页)(如图5)，单击“保存”按钮，就会生成一个与PPT文件同名的文件夹，在这个文件夹中，右键单击选择“排列图标”→类型，这样各类文件便分门别类的排列好了，相中那些就赶紧保存吧!(如图6)

六、利用“#”搞好“链接”

有时我们在新做的幻灯片中，可能要用到原来做好的幻灯片文件，这时就要用到“超级链接”了，但直接插入的超级链接，每次打开时都是从第一张开始播放，而不是我们所需要的第3张或第8张，为了能够直接链接到指定的幻灯片上，我们不妨试一下“#”。

选中要链接的文字，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中左键单击“超级链接”，打开插入超级链接对话框，找到准备插入的幻灯片文件，然后再手工在文件名后输入“#3”(引号不用输入，数字是你准备从哪张幻灯片开始)，最后点“确定”按钮(如图7)。

注意：以上介绍以PowerPoint 2003为例，在PowerPoint XP和PowerPoint 2000中操作略有不同。

在多张PPT幻灯片中连续播放背景音乐

使用PowerPoint做幻灯片，有时我们需要给所有幻灯片加上背景音乐，来渲染气氛，增强演示效果。但直接使用“插入”菜单栏中的“影片和声音”→“文件中声音”所插入的背景音乐只对所选择的那张幻灯片起作用，等到播放下一张时，背景音乐就停止播放了。怎么解决这个问题？

其实我们只要再在“自定义动画”中简单设置一下，就可以轻松控制背景音乐在指定的部分或全部幻灯片播放了，具体做法如下:

1、把全部幻灯片做好，在需要插入声音的幻灯片中，单击“插入”菜单下的“影片和声音” →“文件中的声音”，选择所需的声音文件，在出现“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音?”的对话框时选择“是”(如图1)。

2、如果是在PowerPoint 2000中操作，右键单击新出现的声音图标“小喇叭”，选择“编辑声音对像”，勾选“循环播放，直到停止”选项(如图2)，最后单击“确定”按钮。(为了不影响幻灯片的视觉效果，此时可以顺便把“小喇叭”拖到这张幻灯片的右下角。)

3、右键单击声音图标“小喇叭”，选择“自定义动画”，打开“自定义动画”窗口(如图3)，单击“继续幻灯片放映”，这时其下面的“停止播放”项会由不可操作的灰色变成实色。接下来再单击“在哪张幻灯片后”项，然后在方框内填入需要停止播放的幻灯片的序号，最后单击“确定”。(这里还可以把“不播放时隐藏”勾选上，这样在播放幻灯片过程中就不会显示声音图标了。)

这样指定的背景音乐就可以在几张幻灯片中连续播放了。

如果是在Office PowerPoint 2003中操作，第2步的画面如图4，这里有一个“显示选项”可供选择，我们可以勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”项，这样在播放幻灯片过程中就不会显示声音图标了。

而第3步的右键单击声音图标“小喇叭”，选择“自定义动画”，打开的“自定义动画”窗口也有所变化，如图5:这时我们可以左键双击“自定义动画”窗口中的“一剪梅.wma”或右键单击“一剪梅.wma”，再选择“效果选项”，会出现如下图的播放声音窗口(如图6)。单击“在哪张幻灯片后”项，然后在方框内填入需要停止播放的幻灯片的序号，最后单击“确定”就完成设置了。

ppt幻灯演示技巧专辑

■在PPT演示文稿内复制幻灯片

要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按Shift 键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按Ctrl键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“Ctrl+shift+D”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。

■让幻灯片听我的

一大群与会人员正襟危坐，你豪情满怀地进行着某个新产品的演示或介绍，却不小心由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本不应该出现的位置，或者本应按下鼠标左键切换到下一张，却由于按下了右键而出现一个快捷菜单。不用担心，只要进行小小的设置，就可以将这些烦人的问题统统搞定。

从任务窗格中打开“幻灯片切换”，将换片方式小节中的“单击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除，然后将这个设置应用于所有幻灯片，以后切换到下一张或上一张，只有通过键盘上的方向键才能进行操作。至于另外一个问题，解决的办法也很简单，从“工具”菜单下打开“选项→视图”窗口，取消“幻灯片放映”小节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。

■Powerpoint自动黑屏

在用Powerpoint展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。

■将幻灯片发送到word文档

1、在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“Microsoft Word”。

2、在“将幻灯片添加到Microsoft word文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它

们也会在word文档中更新。

3、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动，则系统会自动启动word。

■让幻灯片自动播放

要让powerpoint的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。

■增加PPT的“后悔药”

在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在“工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。

■PPT中的自动缩略图效果

你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：

新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

■快速灵活改变图片颜色

利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示…图片?工具栏”选项（如

果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。

■为PPT添加公司LOGO

用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Logo，这样可以间接地为公司做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在“幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。

■“保存”特殊字体

为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。

在powerpoint中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。

■利用组合键生成内容简介

我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下alt+shift+s即可。

■演示文稿中的图片随时更新

在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。

■快速调用其他PPT

在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。

在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。

通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。

■快速定位幻灯片

在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。

■利用剪贴画寻找免费图片

当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。

■制作滚动文本

在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入“文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。

设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之

后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。

■突破20次的撤消极限

Powerpoint的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但powerpoint默认的操作次数却只有20次。执行“工具－选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，powerpoint 撤消操作次数限制最多为150次。

■利用画笔来做标记

利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。

■快速调节文字大小

在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是缩小文字。

■计算字数和段落

执行“文件－属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。

■轻松隐藏部分幻灯片

对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。

■将图片文件用作项目符号

一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目

符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式－项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。

■对象也用格式刷

在powerpoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。

■幻灯片放映时让鼠标不出现Powerpoint幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。方法是：放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项－箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动3秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。■改变链接文字的默认颜色

Powerpoint2003中如果对文字做了超链接或动作设置，那么powerpoint会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？那么可以点击菜单命令“格式－幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”任务窗格下方的“编辑配色方案…”。在弹出的“编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。

■快速切换输入法

大家知道在excel中通过设置可以方便地切换输入法，难道在powerpoint中就没有这样的功能吗？事实上是有这种功能的：单击“工具”菜单中的“选项”命令，切换到“编辑”选项卡，选中“?自动键盘?切换”复选框，单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便，但在编辑新文件时却起不了多大的作用。

■巧用文字环绕方式

在Powerpoint/2003中，我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转，但在word2003中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。其实，我们只须选中插入的剪贴画，然后在出现的“图片”工具栏中点击“文字环绕”按钮，在弹出的文字环绕方式中选择除“嵌入型”以外的其它任意一种环绕方式，该剪贴画就可以进行自由旋转了。此外，如果我们先在Powerpoint中插入剪贴画，然后将它剪切到word中，也可以直接将它进行自由旋转。■快速选择多个对象

在powerpoint2003中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，更是如此。不过，我们可以点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮－绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具－自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。

■打造多彩公式

在powerpoint中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示文稿的背景很不协调。其实，我们可以选中编辑好的公式，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示…图片?工具栏”命令。再点击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。

■灵活设置背景

大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。

■防止被修改

在powerpoint中点击“工具－选项－安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。另外，还可以将PPT存为PPS格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。

■看看powerpoint的特殊播放模式

播放PPT文档时，点击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时，按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。

■去掉链接文字的下划线

向PPT文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。

■窗口模式下播放PPT

在按住Alt键不放的同时，依次按D和V键即可。这个时候就可在窗口模式下播放PPT了。

■一次性展开全部菜单

由于工作的关系，经常使用powerpoint发现它的菜单很是麻烦，想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具－自定义”，单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。

■巧用键盘铺助定位对象

在PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。

■巧让多对象排列整齐

在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住Ctrl键，依次单击需要排列的对象，

再选择“绘图－对齐或分布”，最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。

■打印清晰可读的PPT文档

通常PPT文稿被大家编辑得图文声色并茂，但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来，可读性就较差。以下的方法，可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿：

首先点击“工具－选项”命令，单击“打印”选项卡，在“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”，然后在“颜色/灰度”框中，单击“纯黑白”。

确定后在“颜色/灰度”框中选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，此时将以不同灰度显示不同彩色格式；选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义；选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并将颜色信息存储在*.prn文件中。当选择“颜色”模式时，如果打印机为黑白打印机，则打印时使用“灰度”模式。

■将声音文件无限制打包到PPT文件中

幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是：单击“工具－选项－常规”，将“链接声音文件不小于100KB”改大一点，如“50000KB”（最大值）就可以了。

■PPT编辑放映两不误

能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？答案是肯定的，只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

■将PPT演示文稿保存为图片

大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web页”可以将幻灯片中的所有图片保存下来，如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢？

打开要保存为图片的演示文稿，单击“文件－另存为”，将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式”，单击“保存”按钮，此时系统会询问用户“想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片？”，根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。

■PPT图表也能用动画展示

Powerpoint中的图表是一个完整的图形，如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了呢？其实只须右击图表，选择“组合”中的“取消组合”就可以将图表拆分开来了，接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。

■PPT中视图巧切换

当你点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下shift键就可以切换到“讲义母版视图”。

■PPT2007：隐藏重叠的图片

如果在幻灯片中插入很多精美的图片，在编辑的时候将不可避免地重叠在一起，妨碍我们工作，怎样让它们暂时消失呢？方法如下：

首先单击“开始”选项卡，找到“编辑”功能组，再点击“选择→选择窗格”，在工作区域的右侧会出现“选择和可见性”窗格。在此窗格中，列出了所有当前幻灯片上的“形状”，并且在每个“形状”右侧都有一个“眼睛”的图标，单击想隐藏的“形状”右侧的“眼睛”图标，就可以把档住视线的“形状”隐藏起来了。

PowerPoint使用小技巧

1、字的出现与讲演同步

为使字与旁白一起出现，可以采用“自定义动作”中按字母形式的向右擦除。但若是一大段文字，字的出现速度还是太快。这时可将这一段文字分成一行一行的文字块，甚至是几

个字一个字块，再分别按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔一秒到三秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。

2、 长时间闪烁字体的制作

在中也可制作闪烁字，但PowerPoint中的闪烁效果也只是流星般地闪一次罢了。要做一个可吸引人注意的连续闪烁字，可以这样做：在文本框中填入所需字，处理好字的格式和效果，并做成快速或中速闪烁的图画效果，复制这个文本框，根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置设为一致，处理这些文本框为每隔一秒动作一次，设置文本框在动作后消失，这样就成功了。

3、 目录式的跳转

利用字的跳转功能，可以建立页漂亮的目录。设置跳转时，建议不要设置字体的动作，而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避免使字带有下划线，又可以使字色不受母板影响。具体操作为选中字框，单击右键，选劝动作设置”项，链接到所要跳转的页面。

4、 为什么有的文件特别大

同样是一份六十页，四十张左右图片的文件，一个是4M左右，一个却近50M，这是怎么回事呢？经仔细检查，原来是因为一个用BMP图片，一个用JPG格式的图片。在该文件中，由于原图片较大（A3纸大小），存成BMP格式的作者，看一个文件就4M左右，就将其在图片编辑器中缩了16倍（长宽各为原来的25％），结果BMP文件仅为200K左右。而用JPG格式的作者，看每个图片文件只不过120K左右，就直接在文件中插入，结果一个PowerPoint文件中存一个JPG图片，其大小就变成了4 7M。所以用大小适中的BMP图片，可以使你做的文件不至于太大。

PowerPoint 2003使用技巧

6.1 保护你的PowerPoint演示文稿

希望确保你的演示文稿不被其他使用者修改吗？使用PowerPoint 2003，你可以在对演示文稿进行编辑的同时保护它们。

在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“安全性”选项卡，根据你保护文档不被查看或是不被更改的要求，把密码键入“打开权限密码”或“修改权限密码”框中，单击“确定”。

6.2 在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板

PowerPoint在每个演示文稿中只提供一个模板，如果在一个演示中有很多幻灯片，而你希望它们有不同的风格，你就需要分别对幻灯片做一些美化工作，可是这样一来就产生了大量重复的枯燥工作。这时我们可以在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板，操作方法如下:

1.为每一种你想重复的样式创建一张单独的幻灯片;

2.要创建以某样式为基础的新幻灯片，首先切换到“幻灯片浏览”视图，选择你想用的模板幻灯片，复制这张幻灯片，然后编辑复制件中的文字和图表。

如果你想把这些“模板”用到另一个演示文稿中，把两个文件都切换到“幻灯片浏览”视图，“肩并肩”地摆着，然后把某“模板”幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口即可。

6.3 将要演示文稿保存为幻灯片放映文件

打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿，单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在“保存类型”列表中，选择“PowerPoint放映”（图1），该幻灯片放映文件将保存为扩展名为.pps的文件。在从桌面打开该文件时，它将自动以幻灯片放映视图放映演示文稿。在完成放映后，PowerPoint将自动关闭并返回到桌面。如果需要编辑该幻灯片放映文件，你可以通过文件菜单中的打开命令打开该文件。

6.4 统计幻灯片数

在PowerPoint中可像在Word中那样计算字数、段落等，不过PowerPoint中还可计算幻灯片数。方法是:单击“文件→属性”，在“属性”对话框中选中“统计”选项卡，其下显示了这些内容（图2）。

图2

6.5 在PowerPoint中巧妙插入新幻灯片（微软Office技巧大赛获奖作品）

如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片，试一试“Shift+Enter”，奇妙吧！当然了“Ctrl+M”也可以。不信？你试试看。

6.6 让文字闪烁不停

在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来制作闪烁文字，但无论选择“慢速”、“中速”还是“快速”，文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。其实在这种情况下，我们只需要按照下例步骤做，就可以实现连续闪烁:

1.创建文本框，设置好文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果;

2.点选这个文本框再单击“编辑”菜单下的“复制”命令，同时在文稿中根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置作相应的设置;

3.最后，把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放，文本框在动画播放后隐藏即可。

6.7 记录幻灯片放映过程中的即席反应

当作报告时，你经常需要制作一张列表，并在里面列出你的想法、评注、建议或操作。你可以用PowerPoi

nt来代替传统的书面表格。操作方法如下:

在幻灯片放映视图中，鼠标右击屏幕的任意位置，点击快捷菜单中的“会议记录”，点击“即席反应”选项卡，在说明、分配至、期限框中键入所需的信息，然后点击“添加”（图3）。如果需要添加更多的操作项，重复上述操作，完成后点击“确定”。你所指定的即席反应将出现在该演示文稿末尾的一张新幻灯片中，你可以使用这张幻灯片来回顾幻灯片放映过程中别人提出的想法或建议。

图3

另外:你可以将即席反应导入Word或Outlook中。操作方法如下:

在PowerPoint的“工具”菜单中，点击“会议记录”，点击会议记录对话框中的“导出”按钮。如果想创建包含想法或操作的Word文档，请选中“将即席反应邮寄到Microsoft Outlook”复选框;如果想放到Ou tlook任务列表中（并在稍后将任务分配给合适的人员），请选中“将会议细节和即席反应传送到Micros oft Word”复选框，最后点击“立即输出”。

6.8 缩减PowerPoint图片所占用的空间

在添加图片，如照片或插图时，PowerPoint演示文稿可能会变得非常庞大。你可以手动压缩这些图片，但还有一个更简单的方法:让PowerPoint 2002为你自动完成这些工作。

单击“图片”工具栏上的“压缩图片”按钮。如果你看不到图片工具栏，就指向“视图”菜单中的工具栏，单击“图片”，若要压缩演示文稿中的所有图片，请选中“文档中的所有图片”按钮，在更改分辨率下面，选择你要使用演示文稿的方式:Web/屏幕或者打印，若要进一步减小文件大小，选中“删除图片的裁剪区域”复选框，单击“确定”。

注意:如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁剪区域，就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小。这个技巧同样适用于Word 2002。

6.9 让剪贴画灵活改变颜色

在演示文稿中插入剪贴画后，若觉得颜色搭配不合理，肯定会选“图片”工具栏中的“图片重新着色”命令进行改变。乍一看挺好，但一改动问题就来了。比如你想把该画中的一部分黑色改成红色，它却把全部黑色都改成了红色，太呆板了。怎么办？你可以这样做:

1.选中剪贴画;

2.单击绘图工具栏中的“绘图”;

3.单击“取消组合”，这时会出现一个对话框“这是一个输入的对象”;

4.单击“确定”，会看到一个选定变成多个选定;

5.在选定外空白处单击一下;

6.选中你要改变的那一部分对象（有些可以再分解）;

7.单击绘图工具栏中的“填充”，选择所需颜色，这样一来改变颜色就灵活多了。

6.10 自动演示文稿

单击“幻灯片放映”菜单下的“设置放映方式”命令，在出现的对话框中选中“循环放映，按Esc键终止”复选框即可。

6.11 多张PowerPoint幻灯片应用镜头切换效果

以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多张幻灯片:

单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，单击选择一张幻灯片，并在单击下一张幻灯片时按住Ctrl键，直至选择了所有将应用该过渡效果的幻灯片。单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”，在效果框中选择所需的切换效果（图4），单击“应用于所有幻灯片”按钮，现在这些幻灯片将使用完全相同的效果。图4