煤矿科技档案管理与利用新模式(刘玉)
淮北矿业企业管理现代化创新成果
推荐报告书
申报届次：九
成果名称：煤矿科技档案管理与利用新模式
申报单位：淮北朔里矿业有限责任公司
（全称）
报送时间：2012年4月20日
淮北矿业技术中心主办
注：本表只对成果的来源、性质、理论依据、结构内容、使用情况、取得的效果和主要创新点作一千字以内的简明介绍，成果主报告请另附。
申报淮北矿业企业管理创新成果经济效益测算表
注：1、“累计效益额”（序号2），指从成果实施第一年起到填报成果推荐报告书的前一年为止累计的效益；“平均年度效益额”（序号3），指累计各年度的经济效益额除以累计年度数而得出的平均一个年度的成果效益；“效益贡献率”（序号4），指成果年度效益额与企业同年度利润总额之比值，即成果效益额占企业利润之比重；“投入产出率”（序号5），指成果投入的实施费用与成果产出效益额的比值，即每投入百元实施费用获取的效益。
2、推荐报告书中表格有关内容统一用仿宋GB2312、小四号字填写。
淮北矿业企业管理现代化创新成果
（第九届）
主
报
告
成果名称：煤矿科技档案管理与利用新模式
申报单位: 淮北朔里矿业有限责任公司
目录
一、煤矿科技档案管理与利用新模式实施背景 (6)
1、管理模式上落后 (6)
2、服务手段上滞后 (7)
3、服务方式上被动 (7)
4、信息资源开发和反馈工作被动 (7)
二、煤矿科技档案管理与利用新模式内涵和做法 (9)
（一）煤矿科技档案管理与利用新模式的内涵 (9)
（二）煤矿科技档案管理与利用新模式的做法 (9)
1、思想观念创新 (9)
2、组织机构创新 (10)
3、管理制度创新 (10)
4、管理模式创新 (11)
5、管理方法创新 (12)
6、服务手段创新 (12)
7、服务方式创新 (13)
8、档案室在信息反馈与实效上的创新 (13)
三、煤矿科技档案管理与利用新模式实施效果 (15)
(一)科技档案利用社会效益 (17)
(二)科技档案利用的经济效益 (17)
煤矿科技档案管理与利用新模式
煤矿科技档案是在生产、建设、科研、管理工作中直接形成的，具有保存价值的各种载体的科技文件材料(包括图纸、图表、文字、数字、声像等)。它作为社会实践的产物、事物，本质的反映了独有的特性，其真实性、准确性、可依据性都是其它资料所不可比拟的，同时还具有重要的凭证作用。充分利用科技档案，既可节省人力、物力、财力，又可争取时间，使科技档案中的科学技术向现实生产力渗透和转化，可以促进科学技术的提高和生产力的发展，达到提高经济效益的目的。因此，搞好煤矿科技档案工作，对企业的改革发展都具有重大的作用和现实意义。煤矿科技
档案管理与利用，在原有的工作基础上，通过进一步的改进、创新管理模式，使现有的科技档案以便利用后产生更高的社会与经济效益，体现它的更大价值。
一、煤矿科技档案管理与利用新模式实施背景
1、管理模式上落后
在档案管理上，特别是科技档案管理，仅局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用，而对科技档案的数字化、网络化管理则很少涉及，根本没有认识到科技档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性，使得多年来的企业科技档案工作停滞不前。在当今知识经济和信息时代，随着科技档案类别、内容、载体、信息的不断增加，传统的科技档案实体管理模式已经不能适应新形势下科技档案信息化管理的需要，亟待进行改革。
2、服务手段上滞后
企业档案部门很难购置先进的计算机、网络、扫描仪、数码相机等设备，只能简单地编制科技档案案卷目录、专题目录，不能运用现代化计算机网络通信技术进行科技成果转让和信息交流，严重影响了企业科技档案信息资源的开发与利用。
3、服务方式上被动
企业档案部门服务方式被动，坐等上门、按图索骥，服务的内容、范围和方式都比较单一，且服务的对象还有局限性，主要是为企业内部提供借阅和复制，缺乏与外界的沟通和交流。
4、信息资源开发和反馈工作被动
(1)统计的局限性。在档案利用时，只局限于数据统计，不求档案的实际效益。档案管理领导，每到年终在要求基层科室编制年报，了解档案利用情况时，只统计几个利用数据（如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等），而不了解通过档案信息资源的开发与利用，来获得社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这只是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能揭示表现现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际效益。这是许多档案部门普遍存在的问题。
(2)借阅的弊端性。在档案馆查(借)阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次的了解，失去了档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查(借)阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次的了解，利用结束亦就了结，失去了档案利用信息反馈的机会。对于档案信息资源的开发与利用来说，一般可分两个阶段：第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先就必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并记录在案，以利日后跟踪
调查。
(3)资料汇编不完整性。有了利用实例，则不求汇集编发重返社会。有些档案室虽也注重档案利用信息反馈工作，但收集有价值的档案利用实例，只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，还会使得社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，且档案馆的社会地位和知名度也可大大提高。
(4)编研工作得的滞后性。编研工作远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为利用单位又不了解档案室藏情况（室藏中究竟有些什么资料可供社会利用），何谈如何利用与怎样利用。因此来说，档案管理人员必须及时了解信息社会的动向和需求，结合室藏的实际情况，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，以提供给社会所利用。然而，由于各矿档案编研工作滞后，远远跟不上社会发展和经济建设的需求，严重影响了档案信息资源的开发与利用。
面对新形势、新任务的迫切要求，企业档案管理只有在思想观念、组织机构、管理模式、管理方法、服务手段、服务方式、档案利用求实效等方面不断创新，并勇于实践，才能切实搞好企业的科技档案工作，赢得较好的经济与社会效益。
二、煤矿科技档案管理与利用新模式内涵和做法
（一）煤矿科技档案管理与利用新模式的内涵
煤矿科技档案管理与利用新模式，其实质上就是通过思想观念、组织机构、制度、管理模式、管理方法、服务手段、服务方式、信息反馈与求实效等方面的创新，达到科技档案利用效果的最佳化，实现煤矿经济效益和社会效益“双赢”的目的。
（二）煤矿科技档案管理与利用新模式的做法
1、思想观念创新
煤矿主要领导高度重视、支持和加强科技档案信息化建设，并将其纳入档案信息化建设总体规划，以及有关职能部门的岗位职责和员工绩效考核范围。档案部门解放了思想，转变了观念，对科技档案信息化建设做到有组织、有计划、有安排。企业将科技档案信息化建设经费也列入了年度财务预算，并充分考虑科技档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素，增加经费投入，配置高性能电子计算机、激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码像机、数据库服务器、大型数据库、档案管理软件、网络安全设备等设施设备，解决了科技档案信息化基础设施建设等关键性问题。
2、组织机构创新
在档案机构建设上，煤矿设置了专门的综合档案室，配齐专职档案工作人员，建立健全档案工作规章制度，将科技档案管理作为一项重要内容来抓。在档案人员队伍建设上，一是大力引进档案、计算机应用等相关专业管理人才，二是在基层相应建立管理网络，由网员构成多层次管理网络；加强档案人员的继续教育，开展计算机应用能力培训，使档案人员能熟练
掌握计算机基本知识、网络知识和操作技术，不断提高档案人员的知识水平和业务素质，实现了科技档案管理手段由手工型向技术型的转变。
3、管理制度创新
（1）完善管理制度，规范考核细则
制度创新的实质是在煤矿原有制度的基础上，结合实际进行的制度创新。回顾多年来档案工作的实践，领导支持固然非常重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。从目前看，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门，不够规范，降低了利用率，制度全面创新迫在眉睫，需要制定较为详尽的制度。我们针对矿井档案管理工作的发展状况，修改、完善了《档案管理考核制度》、《档案管理工作责任制》等制度，并不断创新各类档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任。评价档案活动效果的方式、方法，按季度进行考核，年终进行总结评比。由于职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性和热情。
（2）与时俱进，建立健全各项档案管理制度
按照当前档案管理规律，建立一套符合本企业需要的科学的档案组织管理制度。一是按档案工作一般规律要建立健全文件归档制度、档案整理制度、档案鉴定制度、档案保管制度、档案利用制度等，用制度规范煤矿档案管理工作。二是基层在建立各种档案管理制度时必须符合本煤矿的实
际。由于基层规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、手段上也有所区别，煤矿在确定档案管理制度时，注重符合本企业的特征，建立起一套适应煤矿需要和不断推动发展建设的档案管理体系。
4、管理模式创新
在管理体制上，煤矿科技档案工作实行“统一领导、分级管理”的体制。档案部门对本企业实行宏观领导和管理职能，对所属基层单位负责监督、检查和指导，避免科技档案由某些部门或个人分散保存，确保科技档案完整、准确和齐全。在管理机制上，实行总经理负责、总工程师分管、档案部门和技术部门齐抓共管的管理机制，确保抓好落实。
在管理方式上，做好科技档案规范化、标准化、科学化管理，大力加强科技档案信息化建设，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现代化的档案实体的数字化、网络化信息管理。
5、管理方法创新
建立科技档案数字化、网络化信息管理中心。一是正确选用企业档案管理软件，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及科技档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。二是做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作，通过查找目录、原文传输及扫描等方式，实现科技档案案卷、文件目录检索，甚至全文查询，逐步建成科技档案数字化、网络化信息管理平
台，形成电子文件、电子档案管理和利用中心。
6、服务手段创新
通过局域网为基层各单位提供科技档案查询服务。在煤矿内部信息网上建立“企业档案信息网”主页，栏目设置主要有组织机构、档案法规、业务建设、档案查询、电子邮件等，其中通过“档案查询”链接档案管理软件系统，档案管理人员负责用户注册，部门用户可以根据权限进入系统，查找科技档案案卷和文件目录，查阅一些电子档案全文。
通过因特网为所属单位及零散社会用户提供科技档案查询服务。将档案信息网并入企业因特网，所属基层单位的科技档案文件、表格、单据、图纸、照片、录音、录像等多媒体资料，通过网络传输到科技档案信息数据库中，实现电子文件的自动归档、网络查询、数据一次输入多次输出。所属基层单位及零散社会用户通过互联网在权限控制下可以方便快捷地使用浏览器查询已经开放的科技档案信息。
7、服务方式创新
通过局域网和因特网，可以在企业内部开展科技档案在线服务，实现科技档案信息资源的高度共享，充分保证科技档案的安全性和保密性，有效预防和杜绝网上泄密、侵权或违法行为，更好地保护和利用科技档案，促进沟通交流，提高工作效率，提升煤矿形象，为企业发展提供高效服务。被动的、手工式的档案提供利用方式逐步将被主动的、现代化的服务方式所代替。
8、档案室在信息反馈与实效上的创新
综观几年来煤矿档案馆每年的档案资料查阅利用情况反映，年度查阅的人次、卷(册)档案数、产生的社会效益和经济效益等数据，不全、不完整，因此有必要对档案室查阅利用情况需要进一步的了解和统计，但更重要的是在档案利用实际效益上下功夫。除了要求利用者主动反馈信息外，档案室亦可进行跟踪调查、收集档案利用实际效益。在开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的创新上，具体方法体现以下五点：一是认真做好查(借)阅登记工作。查(借)阅登记是首先要做的，也是必备的工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，不得漏填；二要把查(借)阅档案的利用目的，填写清楚，不能太简单，如“工作参考”等，而应填明作哪一项工作参考、具体内容、起到的作用和效益。如此，下步便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
二是建立单位联系制度。档案在查(借)阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实际价值，并产生一定的社会效益和经济效益。因此，为及时获取利用信息，建立了单位联系制度，即把单位负责人及档案网员的姓名、联系电话等登记在册，以便于与利用单位联系。档案室亦可把自己的联系人和联系电话告诉各单位档案网员，以方便利用单位及时反馈信息。同时，定期召开档案网员座谈会，通过档案网员反馈给各单位以利加强与利用单位联系，改进档案管理的工作和服务方法，更好地为公司服务。
三是分发档案信息反馈表。即在利用单位查(借)阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和
获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例等参数。
四是及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息通过编辑再重返内部各单位，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使公司职工进一步了解档案、熟悉档案和利用档案。特别要将实例送给有关部门(单位)的领导，使他们认识档案作用，理解、支持做好档案工作。如果不把反馈的信息收藏起来，便失去了反馈工作的实际意义。
五是实地调查和电话采访。根据利用单位查阅时登记在案的线索，可以及时到现场调查或电话了解，掌握利用效果的第一手资料。由于许多利用者在各自不同的岗位上，都担负着一定的工作和任务，有时没有时间来编报利用实例，档案人员则主动上门服务，把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚，以便于编写和再利用。
三、煤矿科技档案管理与利用新模式实施效果
(一)科技档案利用社会效益
1、有利于了解档案的价值和作用
《档案法》第二条称：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。过去许多单位和领导，为什么对档案工作不够重视和支持，其
主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，他们也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实，通过无数的事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用才会产生一定的社会效益和经济效益。
2、有利于档案的鉴定工作
众所周知，档案的保管期限定为永久、30年、10年三种，而档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用的频率高、周期长，即使已经到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益，大大有利档案的鉴定工作。
3、有利于了解和掌握档案利用信息
有效掌握、利用好档案信息，能进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进档案服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案、熟悉档案和利用档案，为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，亦影响档案价值作用的充分发挥。
4、有利于编发档案利用实例和加大档案宣传工作力度
通过调查和了解收集档案利用的实际效益，可取得多个利用实例，充分体现档案的保存和利用价值，筛选、整理，编印成小册子后，下发至基