word常用技巧
Word常用技巧
符号的插入
○的插入
手工造词
常用快捷键介绍
如何加入内部链接和外部链接
如何把网页转换成word文档
如何把word文档转换成网页
如何使用修订
格式刷的使用
word的加密
自动更正文章中的低级错误
繁、简体字的自动转换
定自义工具栏
字体和段落的设置
如何打大字
消除“吃”字现象
如何准确地选定文字
如何去除行首的标点符号
在用编号工具时，前后不连续怎么办
替换的运用
如果你喜欢一边看一边修改，请从文档最后部分开始：）
在日常工作中，我们经常会用到word，如果掌握一些小技能，可以极大地提高工作效率。在此，我列举一些，供大家参考。
为了便于大家理解，我先把本文的一些术语图示下：
一、符号的插入。
我们在处理文档时，偶尔需要插入一些符号，通常可以用以下几种方式查找符号。
1、到菜单栏上，点视图，找工具栏选项，再在符号栏处单击，这时，我们可以看到计算机屏幕下方已经多出一个符号栏。如下图1-1：
图1-1
2、点菜单栏上的插入，选符号，即弹出一个窗口，我们所需的符号也许里面有呢。如下图1-2
图1-2
3、点菜单栏上的插入，选特殊符号，它会弹出如下窗口，这里面的东西也很实用呵。比如：‰，℃等都在这儿能找到。见图1-3
图1-3
二、○的插入。
不要小看这个“○”，我们常常看到“二零零三”年，“二00三”年这样的例子吧，这些都是不规范的写法，准确地说，是错别字。一般说来，“○”主要有三种插法。
1、按住输入法的软键盘，点右键，选单位符号，即可弹出一个带有○字的键盘。再次单击输入法的软键盘，方可关闭它。见图2-1
图2-1
2、在插入特殊符号里面，也有一个像○的图标，我插入后，通过查找○，找到了它，说明它也是○的字符，即它们是一个字符，通过此方法也可以找到○。见图2-2。
图2-2
3、还有一种更直接的方法，我们通过菜单栏，插入日期和时间，所有问题
一下就搞定，是不是很省心？见图2-3
图2-3
三、手工造词
有些词我们经常用，但它们不是一个词组，我们可以利用手工造词，来增加此词条。这种方法可用于王码五笔型输入法，也可用于智能ABC输入法。以王码五笔为例，按住“五笔型”几个字，点右键，选手工造词，打入你希望添加的词组，点添加即可。见图3-1。
图3-1
四、常用快捷键介绍。
我是一个不太喜欢记快捷键的人，但后来发现，记住一些快捷键在关键时它会给你带来超值的回报，试试吧。Ctrl+A,是全选；Ctrl+S是保存；Ctrl+C是复制；Ctrl+V是粘贴；Ctrl+Z是恢复。就说复制和粘贴吧，想想word上都有，为什么还记？在word里面当然可记可不记，关键是有些时候，比如浏览网页或者看电子书，你根本就找不到什么复制或者粘贴的工具栏，选中它点右键也没有反应（嘿嘿，因为作者把你的右键给禁止了），这时不妨试试快捷键，也许会有戏。至于恢复Ctrl+Z，在word里面操作也不用说了，但有些时候，当你不在word 时，会遇到你写的东西一不小心一下子没了，一时也找不到工具栏什么的，赶快试试Ctrl+Z，或许它会给你带来福音。还有取消键Esc，在你不想进行某项操作时也很有用，在播放多媒体或者幻灯片时，它可以帮你缩小窗口或关闭。按Alt 和F4的组合键（Alt+F4）可以关闭当前程序。
其次，我想再给大家介绍一下F4，它可以重复你上次的操作，比如你打一个字，马上按F4，这个字能显示出来，你按几下就能出来几个。如果你复制并粘贴了一段话或者一篇文章，它马上可以高速进行贴，不信你试试。
再次介绍一下Shift+F1键，按这一对键时，它会弹出一个问号，你指向哪里，它就立即显示你所指方位置的详细情况，方便吧？再次按它们可以恢复原样，也可以直接按一下F1退出。见图4-1。
图4-1
五、如何加入内部链接和外部链接
1、加入内部链接。在做内部链接前，我们先学加书签。当一篇文章太长时，我们在它的中间选一些关键字，加入书签。操作方法为：先选中你希望加入书签的文字，点菜单栏上的插入，再选书签。在弹出的对话框中，填入你认为能代表此处主要内容的文字。注意，书签中最好不使用标点符号。见图5-1。
图5-1
书签做好后，你可回到菜单栏，再找插入，点书签选项，在它弹出的窗口中点击你插入的任意内容，文章页面即可迅速跳转到该内容的位置。
用此方法还可以加入一篇文章的内部链接。你可以在文章题目下方先列一个文章的大纲或目录，并在你大纲所需内部链接的每一个位置都插入书签，这时你选中一行目录的文字，点右键，选超级链接，再点右下侧的书签，再选中你需要链接处的书签即可，这样就给一篇文章建立起了内部链接。见图5-2。
图5-2
当你点已做好内部链接的文字，跳转到链接位置时，会弹出一个Web工具栏，点该工具栏上面朝左的浅蓝小箭头，图5-3，即可回到文章加入内部链接的目录处。
图5-3
2、加入外部链接。其实，word也能像网页一样实现页面间的链接，方法为：
选中你希望加链接的文字，点右键，再点超级链接，看到弹出窗口的右边中部有一个浏览目标，点文件，找到你希望链接的目标即可。希望加入web页（就是网页哟）的超级链接，在弹出窗口的第二个空格栏内填入完整的网页地址即可。见图5-3。
图5-3
有时我们在word里面输入一个网址或者邮箱，再打一下空格，它会自动生成超级链接。如果不希望它链接，先选中它，点右键，进入超级链接选项，选取消超级链接即可。如果你希望通过word的超级链接启动outlook程序给你写信，你可以写上“给我写信”，然后在超级链接web页里面填入：mailto:xmy100@https://www.sodocs.net/doc/7e314624.html,。请注意，将红色的部分换成你的邮箱，要不要试试效果：“给我写信”。
六、如何把网页转换成word文档。
如果你有一批网页，希望转换成word文档，可以参考后面讲的批量将word 转换成网页，它们的方法很相似。如果只是一篇文章，你可以将网页另存为文本文件，当然更常用的是选中你需要的文字内容，然后新建一个word文档，粘贴。因为网页比较复杂，你会复制进来很多你不需要的东西，比如表格，人工换行符，一些链接等等。图6-1为选定所需文本。
图6-1
在word的表格里面进行文字编辑是一件比较烦心的事，我们可以将它先转换成文字。方法为：先全选这个表格（按住它左上角的十字箭头即可全选），然后点菜单栏上的表格，选转换，再选表格转换成文字。有时你会发现此时将表格转换成文字的选项是灰色的即不可选，那就先将全部内容再转换成表格一次，然后再转换成文字。图6-2为将网页转换成文字。
图6-1
有时会遇到有些网页非常顽固，有些东西你就是删不掉，不要紧，这时只要你将文档内容复制到一个文本文件里面，再复制回来就可以了，现在里面没有了乱七八糟的垃圾代码，但此时你处理的有关格式（比如文字大小，颜色等）也会丢失。
七、如何把word文档转换成网页。
由于网页制作工具人们使用较少，所以不少人认为网页制作是一件非常麻烦的事，但网页自有网页的好处，比如，别人不太容易修改，在做相关链接时，跳转也顺畅得多，甚至你可以做一个目录，然后做几个页面，为自己的工作或者资料建一个小网站。把单个word转换成网页的办法是打开文档后，点文件，选另存为，在保存类型中选web页即可。如图7-1：
图7-1
如果你有20个word页面，也需要这样处理吗？不用，微软为我们提供了批量处理工具，方法如下（注意，用此批量处理工具同时可以将一批网页处理处word文档）：先新建两个文件夹，一个用于存现在的word文档，一个用于存即将转换好的网页文件。再在两文件夹的外面新建一个word文件，或者打开word 程序，选菜单栏上的文件，点新建，选其它文档，后面有个转换向导，点它，然后选确定，如图7-2：
图7-2
几秒钟后，word会弹出一个转换向导窗口，选下一步，选word转换成其它文件格式，在下拉列表中，选择html格式，它就是网页的格式，如图7-3：
图7-3
再进行下一步，找到源文件夹，再找到目标文件夹（它们都是你预先建好的），再选下一步。见图7-4。
图7-4
再选下一步，点新窗口右侧中部的全选，你会发现上面方框的文件都到下面的框里了，再进行下一步。稍等一下，你就可以享受微软帮你批处理文件的快乐了。见图7-5。
图7-5
八、如何使用修订。
如果，你的word文档有请他人帮助你修改的需要，试试修订是个不错的办
法，它可以告诉你，谁在什么时候把你的文章作了哪些修改。如果在不同的用户名下，它还会自动用不同的颜色区别开来，以供你参考。你可以通过工具选项找到修订，也可以激活状态栏上的修订二字，激活它。在工具栏打开它后，选突出显示修订，然后在它弹出的三个复选框内打勾，关闭即可。见图8-1。
图8-1
此后，你所做的任何修改，word均会进行详细记录。如果将光标移动到你所改动过的位置，它会弹出提示条，告诉你谁（用户名）在什么时候对此文章作过修改。见图8-2。
图8-2
对于别人的改动部分，你可以选中它，然后点右键进行接受或者拒绝修订。但相对来说，这都比较麻烦。你大可不必管它，只需要再在此基础上按自己的意思进行修改即可，而不去一一地接受或者拒绝。如果你是最终定稿者，在你修改完以后，点任意一处修改过的内容，点右键，选下方的接受或者拒绝修订，再在弹出的窗口中选全部接受，所有的修订内容都被一次性地接受了。如图8-3：
图8-3
九、格式刷的使用。
经常使用格式刷，会减少你的不少劳动。甚至在一篇文章定稿以前，你都不太用设定它的格式，在排版中，有时会遇到莫名奇妙的异常情况，这时，选中一部分正常的文字，对异常的文字刷一下，一般会复原。格式刷可以包含很多信息，远非人们一般理解的字体大小、加粗等简单用处，不妨多试着用用它。在选定一段文字后，将格式刷双击，可以多次使用它。不想用时再点一下它的图标即可。在刷格式时，你可以选定需要复制格式的文字进行刷，也可以在文档的左侧空白处（术语叫文本选定区）刷。对于每个小标题只有一行，且小标题较多的文章，在左侧单击的效率最高。
十、word的加密
有时，我们需要对word进行加密，加密的方法为，点菜单栏上的工具，找选项，再选保存，下面有两个框，对吧，你填入密码，然后按步骤操作即可。还可以点文件，另存为，点弹出窗口右上角的工具，再点常规选项，会弹出加密窗口。如图10-1。
图10-1
在给文件加密时，如果你的内容非常重要，绝不可以让第三方看到，请你用六位数（含六位数）以上的密码，最好是数字和字母混合型的密码，如果你乐意，也可以加入特殊符号，这样保密性会更好，因为现在一些破解软件可以破解一些简单密码，特别是六位数以下的纯数字或字母的密码。
顺便提一下Excel的加密，因为它的操作稍稍复杂一点（类似Word加密的第二种方法）。方法为，点文件，找另存为，然后点弹出窗口右上角的工具选项，再点下拉列表中的常规选项，这样就可以生成一个加密的表格文件。
还有一个简易加密法，你可以改一个文件名和文件扩展名，比如你把“word 讲义.doc”改成“风光.jpg”，别人打开时，什么东西也没有，需要用时，再改回去即可。注意改扩展名后测试一下，有时改成相关的扩展名依然能打开的，比如你把“doc”文件改成“txt”文件，有时别人仍然可以看到内容。
十一、自动更正文章中的低级错误
修改文章中的错别字时，逐字逐句很麻烦，效率也不高。其实，word完全可以给我们当一个助手，对于文章中的低级错误进行初步扫描。特别要注意你的文档中，word给你划红色波浪线的部分，它出错的可能性非常大，划绿色波浪线部分也要注意，这些都是word给你的出错提示。文章短时，我们可以对它的提示逐个修改，方法为，按住波浪线点右键，看它的提示，有错则改，无错放过。如图11-1（看到了吧，这是一篇通讯员来稿，被word把错别字给揪出来了）。
图11-1
如果文章太长，这样改会比较累，你可以点格式工具栏上的拼写与语法按钮（此按钮的标志为一个“字A”加上下面的一个蓝色的小勾,见下图划红矩形的
部分），它会弹出一个提示框，在按照框内的提示进行修改即可，此时无论你在框内还是框外改均有效。如图11-2：
图11-2
十二、繁、简体字的自动转换
有时我们会遇到一些繁体字的文档或者网页，或者希望把简体字转换成繁体字，word其实就能轻松地实现这一功能。我们只需要选定需要转换的文本，然
后点工具栏上的“繁”或者“简”按钮（它们是一组键，点右边的小角形会出现下拉列表供选择），就可以转换了。如果选定，则转换选定的内容，如果不选定，则转换全部内容。如图12-1：
图12-1
顺便说一句，如果你想翻译简单的英语单词，可以通过菜单栏上的工具，语言，词典进行查找。
十三、定自义工具栏
可能有些朋友有些失望，因为他发现他的工具栏上没有“拼写与语法”及“繁、简”转换按钮，此时我们需要自定义工具栏。你可以点常用工具栏或格式栏最后一个工具后面的小三角形，看看它的下拉菜单中有没有你要的工具，如图13-1：
图13-1
如果仍然没有，你可以再点自定义选项，进入自定义工具界面（注意，如果你右击常用工具栏或者格式栏上的任何工具，均可以弹出自定义工具界面）。自定义工具里面的东西很多，可以选一些实用的放到工具栏上，方法为，找到你需要的工具，按住它，直接拖到工具栏即可，看到没，图13-2就找到了繁简转换工具。
图13-2