2017行政管理制度范本

行政管理制度

（草案）

行政部 2011年

目录

一、日常事务管理规定

考勤制度

办公环境及着装管理规定

公关事务管理制度

接待费用的管理

二、办公物品管理制度

办公物品的购买

办公用品的申报及领用

办公用品的报废处理

办公用品的保管

公司固定资产的管理

公司办公设备的使用

电话使用规范

电脑及网络使用规定

办公室钥匙的管理

三、文书资料管理规定

文书管理体系图

总则

文件收发

文件管理

文件的邮寄的管理

文件的领取

重要文件管理

带有公司标识的信纸、信封的使用：

公章及营业执照的使用

四、保密规定

五、出差管理制度

六、安全管理制度

一、日常事务管理规定

考勤制度：

1员工享受国家规定的假期。如五一、十一、春节等，按国家规定休假。2除公司高管成员外，全体员工均要求打卡，严禁代打卡

3工作时间

周一至周五

9：00——18：00

周六/周日休息

4旷工

4.1以下情况为旷工:

无故不到岗或擅自延长假期；

未按程序请事假；

未经批准的假期；

因私未打卡并未进行考勤记录；

当月迟到或早退累计三次的，记为旷工一天；

其他按考勤规定应列为旷工的行为；

旷工不足2小时按2小时计算, 超过2小时按半天计算。

5员工要按时上班，并签到。如在工作时间因故迟到或早退，须提前向本部门的负责人批准。并至行政部进行考勤说明。

6门卡丢失、损坏、忘带等不能打卡时，应以登记进行考勤，但不可作为理由，事后进行考勤说明。

7午餐时间为12：00——13：00，如有因故不能按时须提前或延迟用餐，须经本部门的经理批准。

8如果因个人原因有可能迟到或早退，须提前通知行政部。如果因急事或因病，须在9：30之前通知前台，以便及时通知到部门，便于各部门工作的安排。未经批准擅自不到视为旷工。（事假/病假需至行政部填写请假单进行考勤说明）。

9如果因工外出，需经部门负责人批准并通知前台同时在外出登记表登记，以便公司可以及时联系到，并可做好考勤记录。

10加班

1员工加班单需交至行班部，以便行政部的考勤记录。

2特殊情况员工超长加班，可由部门经理安排补休。（需报行政部备案，以便考勤记录）

11下班后，员工不得因私人事物而滞留在公司，并使用公司办公设备。

办公环境及着装管理规定

公共环境：

1禁止在指定区域内吸烟。

2禁止以涂抹、刻画、张贴等任何方式破坏公司办公环境。

3员工需将废纸、废物入篓，剩水、剩茶倒入指定地点。

4禁止在办公环境内扎堆、聊天、大声喧哗。

办公环境：

1员工需维护个人办公区域卫生，办公桌椅、办公设备表面不得附着尘土并且摆放合理整齐，衣柜上方不得摆放物品。

2办公区内不得堆放大宗资料、纸箱等物品，该类物品应放置库房保存。

3下班离开办公室前，员工需关闭办公位所用设备的电源并将台面的物品归位，锁好个人物品。

4禁止在办公区域内用餐。特殊情况下员工用餐可在指定的公共区域。

5前台要时刻保持安静。员工不可以在前台、会议室及在客人面前吃东西。

着装：

市场部及销售部人员必须注意着装。男士需着西装，佩戴领带。夏季男士可着衬衫，西裤，需佩戴领带，女士需着职业装，要做到大方得体。

1员工在周一至周四的工作时间内必须着正装。

2员工需着庄重、大方、得体的职业套装。夏季不得着过露的服装。

3若无接待任务，每周五可着便装，但不得穿短裤、超短裙(超过膝上10CM)过露服装。

公关事务管理制度：

应接电话：

1响铃时，应尽快拿起话筒接听来电。

2对方说话声音小时，不能大声音叫嚷，而要有礼貌地告诉对方。

3找人时，来电话指明找人，应迅速把电话转给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，应做好纪录并即时将来电转告。

4通话时，如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果需要与同事讲话，应有礼貌地说，“请您稍等”，然后捂住话筒，小声交谈。

5通话中突然中断，应该立即挂上电话再次接通后表示歉意，并说明原因。

6打完电话，不要自己先挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下。

7在业务通话高峰时，尽量不要往外打电话，不要占线时间太长。

公司参观管理规定：

1欲参观公司者，必须事先与行政部联系，填写“参观公司申请单”，转达相关负责人审批。

审批后方可参观。

2参观公司需由公司相关部门的人员陪同。

3一般情况下禁止外来参观者在作业现场拍照。

公司来宾接待管理办法：

1外客不得擅自进入公司，前台要做好来客登记工作及接待工作。

2公司内如有客人预约将至我司，请与前台联系将客人的姓名及单位告知，以便前台做好接待工作。

3接待程序：

来客登记（来客姓名，约见人等）。

通知约见人，经约见人确认后方可进行公司。

接待费用的管理：

1必须注意接待费用支出项目与接待用途及目的一致。公司的营业、采购、融资以及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的和要求。

2接待费用开支，必须本着最小支出、最大效果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待方法，合理接待，有效的使用经费开支。

3各级责任者或主管领导，必须充分审核每一次接待任务与接待方式，给予接待任务的担当者以适当的指示。

4每个部门都必须分别进行预算，并在预算范围内开支。预算按过去的平均实绩来确定。

员工在对外交际应酬时，应本着节约务实的原则，做到简单合理，不奢侈浪费。

二、办公物品管理制度

办公物品的购买

办公室所有办公物品的购买均由行政部统一负责。

办公用品的申报及领用

1申报：

各部门由负责人将每月之所需办公用品申报至行政部，由行政部统一购置。

各部所需之办公用品，单价为1000元以上，需特别注明，行政部将报请批准后方可购买。如有急需之办公用品未能在20日计入申报计划的，请书面报知行政部并注明原因。

各部门不得自行购买办公用品，如无特殊原因，公司将不预支付。

申报日期：每月20日

2领取：

至前台处领取办公用品，要写清名称、数量并签字。

如有办公用品急需购买，需经部门经理及行政部经理批准，方可购买。

前台要在月未将本月办公用品的领取情况汇报至行政部，以便行政部制定下一个月的办公用品之预算。

前台在月未提交下月办公用品之购买计划时，也要将本月办公用品领取情况一并交至行政部。

办公用品的报废处理：

对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

办公用品的保管

1对入库之办公用品要进行登帐记录；

2行政部要清楚掌握办公用品库的情况；

3要在每月月底进行盘存，以便做好下月之预算。

员工领取的办公用品要节约使用，避免浪费。

公司固定资产的管理

1行政部负责公司固定资产的保管：

建帐。资产到位后，行政部系统建帐并细化至各部门及个人；

建立编号，将资产统一编号归档贴固资标签；

定期盘点；

2固定资产调配及新员工办公用机：

固定资产调配需填写《固定资产调配单》由行政部进行固定资产的调配；

新员工办公用机。由行政部统一根据人力资源部提供的各部到岗名单进行调拨或配备；

3固定资产的购买：

固定资产的购买要经公司审批决定后方可购买，由财务部通知行政部入库并归档。

公司办公设备的使用：

1员工应爱惜公司的办公设备，珍惜公司的资源。

2员工要爱护公司的办公设备，如发现问题请即时与行政部联系。

3员工如在使用过程中损坏了公司的办公设备，公司要依据情况对员工进行处罚

情节严重：照价赔偿[如造成设备无法恢复等给公司造成损失]

情节较轻：100—500元之间[未造成设备严重损坏，还可以修复使用]视情况而定

复印机的使用；

如员工需要复印大量的文件，需交由前台处理。

如员工对复印机的使用不了解，可以向前台处咨询。

如员工发现复印机卡纸或有其它问题出现，请与前台联系处理，不要自行修理。

传真机的使用：

如员工要向外地或境外发送传真，需与前台联系，由前台协助发送并记录；

如发现传真缺纸或缺墨，请与前台联系更换，以保证工作

如发现传真机有问题出现，请与前台联系

传真接收：

1、前台会将各部门的传真送至各部门。

2、在将传真送至各部门时，前台会请接收人在传真领取单上签字。

员工不得使用公司的办公设备处理与工作无关的事情。

电话使用规范：

公司员工在禁止使用公司电话联系私人业务

员工在通话时要简洁扼要，以免耗时占线，浪费资金

注重礼貌，体现公司员工良好的文化素养和精神风貌

长途电话使用规范：

公司员工在拨打国内长途时请使用公司申请的IP业务，如需拨打国际长途请通知前台，由前台接通并纪录；

禁止因私拨打长途电话。

电脑及网络使用规定

电脑的使用管理：

电脑是公司配给各位员工的工作用具，请勿使用其办理私人业务。

员工不得自行对电脑进行修理拆装等，如有问题请通知行政部处理。

手提电脑的领用及保管

手提电脑由行政部保管；

1领取及退还程序：

填写领取单，经批准后至行政部领取

退还时需经技术部检验签字

技术部要对手提电脑的外观、硬件设备等进行检查，如归还后出现质量问题，应由技术部检验人员负责。

办公网络及设备使用

办公网络需从结构尽量避免危害性问题的扩散，一些智能性的设备往往会破坏良好的网络环境。而拨号设备的使用从网络结构上使外部网络的恶意攻击者有了可乘之机。因此如下规定应严格遵守：

1.办公网和测试网要严格分开，所有测试用机及测试设备不得连接到办公网上；

2.办公网内添加任何特殊功能的设备（包括防火墙、路由器、交换机、集线器等）

需填写增加设备申请表并由网管或技术部负责安装。

3．严禁办公用机在办公网上利用办公电话拨号上网。

4．办公网内计算机名称应与使用者相同（若多台机器属同一责任人则在该ID后添加数字

以区别），计算机说明应以**部**人的方式填写。

5．办公用机的统一标准软件配置为windowsXP、windows7、Office2007等，以上软件由技术部支持维护；其它各类未经技术部同意的软件，不得安装，已安装的应主动到技术部备案或删除。

6．员工不得私自拆卸办公用机及不可擅自维修公司的电脑设备，如发现问题请与行政部联系，由行政部统一处理。

7．电脑是公司配备给员工的办公用具，员工只可以用于工作；

8．公司员工不能利用公司的硬件设施作兼职工

9．员工不能利用公司设备和技术做私人业务。

IP地址使用

IP地址是一种资源，任何占用他人IP地址的行为将会造成他人无法使用网络资源。因此，IP地址的整齐、规律是办公网络可用、高效的重要保证。请大家严格遵守如下规定：

1．公司的IP地址由技术部统一规划、管理、按工位分配IP地址。

2．不得非法盗用或私自设定IP地址；

网络安全及防病毒

目前各种黑客软件及病毒的疯狂流行对任何公司来说都是重大的威胁，公司曾投入巨大人力和物力来尽力防范安全问题的发生和病毒的流行，为了能保证公司网络的正常运行下述规定请大家一定遵守：

1．所有上网计算机必须安装技术部指定的防病毒软件，并及时升级。

2．每位员工在给其他员工发送带有附件的邮件时，必须对所发的附件进行查毒工作。

以免

病毒大规模扩散。

3．办公网内设备严禁安装、下载、使用各种造成安全隐患的软件，如：扫描器、端口攻击程序、木马程序、邮件炸弹、口令破解工具、嗅包器、键盘记录程序等。由于此类程序对网络安全及员工的个人隐私有很大威胁，请大家勿必遵守，如经信息管理部检查发现违反本规定的情况，将视情节对违反者处以通报批评至开除的行政处罚。

4．严禁在未授权的情况下对办公网络进行试探、扫描、侦听等行为。为保护网络的重要信息及关键设备的安全，请大家遵守本规定，对违反本规定的情况将视情节对违反者处以直至开除的行政处罚。

5．为防止病毒侵扰，在安装、使用任何外来的软盘和光盘时需经网管许可，不得擅自装载软件，尤其是盗版软件。

6．公司的软盘、光盘等不得私自带出公司；

7．员工不得将自用之光盘、软盘带入公司，以免感染病毒；

处罚措施

1．办公网络及设备的正确使用是公司网络环境得以正常运行的基本保证，请大家勿必遵守办公网络及设备使用规定，如员工违反本规定者将视情节处以100-500元罚款，造成破坏性后果的同时考虑一定程度的行政处罚。

2． IP地址的任意使用将导致网络的彻底混乱严重影响其他设备、主机的正常使用，因此请大家严格遵守IP地址使用规定，切勿违反规定自行设定、更改IP地址，如员工违反本规定将视情节处以300-1000元罚款，对造成破坏性后果的同时考虑一定程度的行政处罚。

3．公司所有员工有义务维护办公网络的安全和健康，请大家严格遵守网络安全及防病毒规定以防止病毒给整个办公网络带来灾害性影响，如员工违反本规定将视情节处以100-1000元的罚款，造成破坏性后果的同时考虑一定程度的行政处罚。

浏览帐号使用原则

1．严禁利用计算机网络从事违反国家现行法律、法规和政策的活动。任何使用WWW 进行违法活动的员工，公司将给予相应处罚直至除名，同时所引起的法律责任全部由其本人承担。

2．未经许可，不得在网上传播有关公司管理、技术和财务机密的资料。违反者按公司保密规定予以处罚。

3．严禁利用网络从事危害他人信息系统和网络安全及侵犯他人合法权益的活动。

违反者按危害程度处以100—1000元罚款直至除名。如触犯法律，则由当事人承担全部法律责任。

4．WWW浏览帐号仅限于帐号所有人使用，因借给他人使用而产生的一切后果，由帐号所有人负全部责任。

5．员工不得利用公司的internet设施上网浏览有关色情、反动、暴力等网址，公司技术部可适当封掉一些IP网址。违反者将处以100-500元罚款，情节严重处以除名。

6．员工不得使用公司的电脑在网上使用qq或其它方式进行聊天、网上炒股及网上游戏等活动；违反者将处以100-500元罚款，情节严重处以除名。

6.1非指定员工不得进入服务器设备间（机房）；

6.2技术部任何人不得不经允许把公司源代码和程序带出公司

6.3未经批准，任何人不得将公司的程序、源代码以任何形式进行复制及进行私人用途

6.4公司员工（非技术部）不得随意向技术部人员了解相关的技术资料（除培训外）

办公室钥匙的管理

钥匙：公司交给员工的建筑物、办公室钥匙或任何种类的设备、必须安全和妥当的保管，不得复制、不得借转借他，并在离职是交还行政部。员工遗失钥匙，需立即报知行政部。

下班后请各位员工关好电脑，最后离开办公室的员工请关好灯及门窗。大家请随时爱护及节约公司的资源！谢谢！

三、文书资料管理规定

文书管理体系图：

收寄、制作、整理 文书处理

处理、分发、保管、借用

文书管理体系

总则：

1所谓文书是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证、电报、各种帐薄、图表参考书等一切业务用书与公文。

2全部文书归公司所有并收藏、任何人不得私自占有。

3必须严格保守文书的机密。

4凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行，所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速” 为原则。

5在紧急情况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 6公司文件的收发、领用、寄送、入档及保管均由行政部负责。

文件收发：

一般文件予以启封，分送各部门

私人文件不必开启，直接送收信人

分送各部门之文件若有差错，必须立即退回行政部

文件管理：

1行文编号：

1.1一般文档：

按公司、部门、文类、年月日、编号的顺序进行文档编号

例1：行政部于3月28日的报告或审批文件

公司/部门/文类/年月日-编号

EN/Adm/Report/010328-001

1.2规定和通知

按部门、文类、字第几号进行文档的编号

例1：行政部2011年下发的第一份规定

政规字2011第001号

例2：行政部2011年下发的第一份通知

政通字2011第001号

1文档的统一抬头：

(拟准备，现行政部暂行)

文件申报：

1请认真填写公司的文件签报表，进行文件的上报审批工作。

2公司行文、签报应新遵循上呈下达原则，逐级传递，按规定签阅。

3各部门需将申报单存档妥善保管，以备查。

存档工作：

1文书按内容进行事理后，可分为两类保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。

2全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存薄”上做好登记，归档保存

3各部门将自行管理本部门之文档。并按月进行归档，即将文档交至行政部进入公司的档案库内统一保存。以便管理及查找。

4各部门要做好会议纪要，平时的例会及一些重要的会议均要有会议纪录并按月交由行政部封存备查。

5各部门做好资料收集、保存工作，对带有机密性的废弃物要及时进行处理销毁。

文件的邮寄的管理：

4.1公司的文件的收发、邮寄由前台负责。

4.2员工如需从公司发传真或邮寄物品，须先填写有关表格，在写明主要内容并经部门领导签字后，交行政部登记办理。

4.3员工在邮寄前须将要邮寄之地址及收件人等情况告知前台，以便前台协助办理。

4.4每日邮寄文件需在16：30分前通知前台办理，如果在16：30之后交至前台将安排在次日办理。

文件的领取：

行政部做好文件的借阅及领取的登记工作。

1公司的机要文件和技术资料不得私自复印，员工借阅、复印资料，必须征得部门经理的同意。

2机要文件复印件的领取，需填写机要文件复印件申请单，由本部经理批准后，由行政部提供复印件并记录备查。

3行政部复印的公司资料需加盖行政部COPY章，以视区分。

公司文件的领取

1员工领取公司相关的资料：

公司的专有资料（即有关公司权益和业务的资料），不论是属于技术的、商业的、财务的或其它方面的，亦不论是否特别指明是专有资料的，均不能随便透露，员工不能使用专用资料谋取私利，不论员工是否由于在公司任职而取得公司和他人的专用资料，不论资料的性质是属于技术的、商业的、财务的或其它方面的，上述规定一律适用，滥用专用资料的例子如下：

出售上述资料，或在未经任何授权的贸易或交易中使用上述资料，谋取公司的业务机会为其个人所有，取得明知是公司利益有关的财产。

2员工领取资料：

文件按性质和机密性分类，不同级别的文件邻取资料权限不同，公司严格按此规定领取资料。

至行政部领取，并要签字登记；

保守公司的机密；

员工离职时须将资料返还行政部。

3公司图书的借阅：

在前台处填写借书卡，领取图书；

爱护公司的图书

使用完毕后请尽早归还

如有遗失，由责任人照价赔偿。

重要文件管理：

公司的重要文件（原件）由行政部负责保管。如下发之规定、意项书等。各部门如需要保存，只可保存复印件（复印件需加盖行政部COPY章）。

带有公司标识的信纸、信封的使用：

9.7.1以公司名义对外行文可使用公司标识的信纸及信封，如对客户等

9.7.2公司内部行文（日常行文）则无需使用公司标识的信纸及信封，统一使用公司行文抬头即可

9.7.3员工因私对外之行文则不允许使用任何带有公司标识的信纸、信封等

公章及营业执照的使用：

1公司的公章、营业执照等相关文件均由行政部保存。

2如部门需要使用以上文件，程序如下：

2.1填写申请单

2.2经部门经理、CEO批示后方可使用

2.3见公章及营业执照使用签报单

4如员工因个人需要开具介绍信或开具相应之证明，可填写申请单由本部门经理及行政部经理批示即可。