人事档案“严、细、全、准”四字经

人事档案“严、细、全、准”四字经

多年来，工厂按照公司档案中心总体部署，建立了由党委副书记分管、办公室主抓、档案室具体负责、部门资料员协管的四级责任管理体系，厂领导从抓档案制度的完善和落实入手，不断加强档案硬件设施配备，针对不同阶段重点工作进行及时指导和跟踪检查，使工厂档案工作不断迈上新台阶，并在工作中形成了炼油厂特色的档案规范化管理“严、细、全、准”四字经。

1、把握原则，查借手续要“严”。炼油厂档案卷数多，查借率高，2007年以来，共利用人事档案23823卷。为保证档案信息安全，我们总结出“三要四不准”查借原则，即：库房钥匙要看好，熟人关口要把好，借用人员（借用期间本人档案统一保管）要管好；非人事管理人员不准查借，非党员不准查借，手续不全不准查借，不登记不准查借。18年来，未发生档案泄密、丢失、错办、漏办等事件。

2、严谨认真，日常工作要“细”。一是档案转递管理细。工厂创新建立《转档通知单》，需转出人员由人事科打印通知单，经人事和综合办领导签字盖章后，交档案室进行严密

包封，再由专人或机要转递。2007年以来，共转出档案175卷，实现零差错和零泄密。二是安全措施落实细。采取日检查和周抽检相结合的方式，对于库房内温度、湿度实行日检查，对于柜内档案情况实行周抽检，做到发现问题，及时处理，保证归档材料准确完整。三是日常投档工作细。一方面与材料形成部门协调，采取与档案名册相同的排序方式，方便检索，提高效率；以工厂工资变动表投档为例，一次变动至少要几千份，在信息电子化之前，材料均按单位打印，必须一张张对照名册查档案号，标注后投档，费时费力还容易出错。后期与人事部门沟通，用员工编号和档案号对接，直接就能打印出带档案号的工资表，节省了大量查号时间。另一方面对工厂重名人员做到了如指掌。作为专职档案员，员工可以面不识，但不能名不熟，尤其是重名人员更要清楚其相关信息识别，如单位、出生、性别等。

3、掌握规律，收集材料求“全”。档案材料一般可分为三个类别，即：普遍材料、阶段性材料和特殊性材料。普遍材料包括：鉴定考核类、党团类、任免类等；阶段性材料包括：职称评定、年终表彰及工资变动（两年一晋档）等；特殊性材料包括：干部审查、奖惩等材料。按照材料分类，采取经常收集与定期收集相结合、重点收集与普遍收集相结合的方法。需要重点关注的是特殊性材料收集，由于材料形成的时间和范围都不确定，必须加强与相关科室人员的沟通，防止