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用友T6ERP项目建议书

XX

信息化管理建议书

用友伙伴XX公司

2008年7月

文档控制记录更改

审阅人

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目录

文档控制 (2)

1. 项目背景 (6)

1.1 企业背景 (6)

1.1.1 XX (6)

1.1.2管理需求分析 (6)

1.2 ERP系统建设目标 (8)

2.用友管理系统可以帮助企业做些什么 (9)

2.1.建立规范的基础数据管理体系 (9)

2.2.建立完整的业务流程控制 (9)

2.3.建立全闭环运行的计划管理体系 (9)

2.4.建立高度开放、可持续发展的信息系统平台 (10)

2.5.本系统如何帮助企业解决遇到的管理问题 (10)

3. 用友ERP-T6管理软件 (12)

3.1系统概述 (12)

3.2系统管理 (13)

3.2.1企业门户 (13)

3.2.1.1 系统概述 (13)

3.2.1.2 主要功能特点 (13)

3.2.2 系统管理 (13)

3.2.2.1 系统概述 (13)

3.2.2.2 主要功能特点 (14)

3.3总账 (16)

3.3.1 系统概述 (16)

3.3.2 主要功能特点 (16)

3.3UFO报表 (19)

3.4固定资产 (20)

3.4.1 系统概述 (20)

3.4.2 主要功能特点 (20)

3.5工资管理 (22)

3.51 系统概述 (22)

3.5.2 主要功能特点 (22)

3.6应付款管理 (24)

3.6.1 系统概述 (24)

3.6.2 主要功能特点 (25)

3.7应收款管理 (28)

3.7.1 系统概述 (28)

3.7.2 主要功能特点 (28)

3.8销售管理 (31)

3.8.1 系统概述 (31)

3.8.2 主要功能特点 (32)

3.9采购管理 (36)

3.9.1 系统概述 (36)

3.9.2 主要功能特点 (36)

3.10库存管理 (39)

3.11存货核算 (50)

3.11.1 系统概述 (50)

3.11.2 主要功能特点 (50)

3.12生产管理 (52)

3.12.1 系统概述 (52)

3.12.2 主要功能特点 (53)

4. 项目实施方案 (57)

4.1项目规划阶段 (57)

4.1.1项目启动 (57)

4.1.2项目计划 (57)

4.2系统建设阶段 (58)

4.2.1产品安装测试 (58)

4.2.2基础数据准备 (58)

4.2.3实施方案 (59)

4.2.4产品培训和方案培训 (60)

4.2.5数据录(导)入 (60)

4.3上线支持阶段 (61)

4.3.1系统上线 (61)

4.3.2运行维护 (61)

5结束语 (63)

前言

用友伙伴XX公司(以下简称“恩优公司”)对XX(以下简称“广博公司”)信息化进行了需求调研,根据XX现阶段管理要求和未来发展,特拟定并提交本方案书。

做为中国最大的管理软件供应商与服务提供商——用友软件股份有限公司,我们在20年的时间里,一直致力于企业财务管理和全面管理的信息化建设,并积累了相当的经验和能力,我们为能参与到XX管理信息系统的建设,并有机会发表专业意见而倍感荣幸!

本方案将尽量做到准确、全面满足XX应用需求,方案中如有错误、不当、遗漏或不能满足XX实际应用需求的问题,请XX有关部门和人员予以指正。

1. 项目背景

1.1 企业背景

1.1.1 XX公司简介

1.1.2管理需求分析

对于企业,管理的重点是精确的计划与良好的成本控制及全面的企业控制。制造企业的管理需求主要有以下几个方面:

(1)采购、库存、生产、财务四个业务环节应紧密衔接、数据信息及时充分共享,才能最大程度的避免盲目采购、库存成本增加、生产过剩(或跟不上)等现象的发生。

(2)采购计划的编制、请购申请、供应商的选择及考核、采购人员的评价考核、合同的拟订及签订、采购合同的执行等等这些构成了一个现代化企业的采购业务的整个过程,而采购作为一个企业业务循环中的一个环节,就必须具备以下特点才能使采购环节更好的服务于生产等其他业务环节:

采购计划的制定要有据可循;

供应商的选择体系要完善合理;

采购合同的执行要有条不紊;

采购部门进货提前量的控制;

采购资金的占用要有计划而不盲目;

……

(3)库存管理是制造企业非常重要的一个环节,尤其是订单占多数企业的库

存管理更显重要,所以要做到使成千上万种物料的账实相符、降低库存、减少资金占用、同时避免物料积压或短缺,则现代化企业的库存业务应具备以下特点:能随时得知某种物料的收、发、存状况;

及时得知需要盘点的物料及盘点结果;

随时能对现存的物料进行生产配比的模拟预算;

在保证生产的前提下,最大程度的降低库存;

应和财务部门紧密衔接,形成高效的过账措施;

……

(4)生产计划环节是制造企业的核心,也是整个企业管理最烦琐和最难管理的环节。生产计划的制定要求能适应不同的生产模式,特别是能否成功处理按定单生产与按预测生产是考验一个ERP产品功能是否强大的重要指标,为了满足个性化生产的需要,需要采用精益生产的方式。这对于企业的内部管理、设备与控制系统的能力及人员素质都是一个非常大的挑战。

(5)成本核算与控制是制造企业管理的主要核心内容之一。成本分析与成本考核,是对影响企业成本变动的各种技术经济因数及其影响程度做出定量的描述和定性的说明,它既为下一时期的成本预测、决策和控制提供了新的数据依据,同时也为前一时期成本计划执行情况做出了全面的总结,以反映企业成本管理水平,并对企业内部各级单位成本管理的成绩或失误进行责任奖惩。成本控制的重点是事前预测并通过事后核算修正预测数据为以后提供更精确的预测。为了能够为事后核算提供精确的数据用以修正事先的预测数据,需要能够提供实际成本实时统计的功能。为满足管理上的要求,成本核算与控制系统应具有以下特点:将成本要素细分,分别求算;

可计算各期间各成品的实际成本;

可提供各项管理报表;

1.2 ERP系统建设目标

为了实现广博公司的发展目标,结合公司的现状,公司必须建立一个集企业战略、生产组织与调度、营销管理、财务管理、综合管理等多个方面为一体的现代企业管理系统,以提高企业管理水平,提升企业的竞争力,并为最终建立一个制造的强势企业打下坚实的基础。

希望通过管理系统软件将公司业务开展中涉及的主要业务部门有机的结合起来,形成一个完善在自动规划指导下的业务管理体系,避免各部门工作脱节的问题出现;

实现数据共享,减少部门之间的重复劳动,提高工作效率和质量;

通过生产计划的管理,掌握生产计划的执行与控制并实时跟踪;

能及时准确的了解实际库存,减少库存积压;

加强客户和供货商信誉度的管理,避免业务开展过程中出现呆帐、死帐、坏帐;

实时掌握材料的动态采购数据;

车间的管理和生产订单的进度管理;

……

2.用友管理系统可以帮助企业做些什么

通过用友ERP-T6管理软件的应用,解决企业的管理难题。

2.1.建立规范的基础数据管理体系

基础数据主要包括物料主文件(各物料在流程控制及计划排程中的基本属性),产品结构表(各级产品的构成及材料定额等相关控制信息),工艺过程,生产线产品定义,以及客商档案、价格及质量等基本信息。本系统强调基础数据的管理,对基础数据的建立和维护都有规范的流程控制,它是实现业务流程控制及计划管理体系的基础。

2.2.建立完整的业务流程控制

企业本身是一个完整的有机体,业务管理的完成需要各部门间协调的配合,而不是各部门间独立工作所能胜任。但传统的管理方法的绩效考核方法往往是鼓励各部门以自身为中心,实现部门级的最优化。本系统最终的目的在于帮助企业提高管理,达到企业级别的资源最优化,而不是各部门分立,导致整体绩效的低下。

本系统强调企业信息化不是简单的部门级完成基本业务的管理,它将为企业建立一套集成的业务流程控制系统。业务系统的集成省去了许多重复劳动,解决了部门间信息传递速度太慢、经常失真,基层管理人员抱怨劳动强度太大,领导思想难以实施等问题。

2.3.建立全闭环运行的计划管理体系

闭环运行的计划管理系统为集成的业务管理实现了进一步的管理升级,它通过MRP等将生产、供应、销售和财务进行了有机的规划,协同和优化了企业内部供应链和资金流,将企业从繁重的事后统计考评工作中解脱出来,同时可以实现业务过程的事前和事中控制。计划管理体系为企业降低库存、减少在制、合理安

排生产、缩短交货周期、降低成本、快速反映销售需求、加快资金周转起到决定性作用。

2.4.建立高度开放、可持续发展的信息系统平台

随着经济的发展、社会分工的细化,企业的业务过程越来越多需要与上下游的合作伙伴协同开展。为了优化管理,需要对合作伙伴的业务过程、供需信息情况做相应的了解及适当的应对。本系统可提供相关的EAI系统,方便与任何符合当今网络数据主流的XML标准的任何系统进行数据交流,达成各管理系统间的业务协作,实现企业间的协作。

随着业务的变化和管理水平的提高,企业对于管理系统的要求也有持续提高,各种新的管理思想要求得到体现。本应用方案不只立足于解决企业的当前问题,同时具备充分析扩充性,方便各种需求扩展的加入。

2.5.本系统如何帮助企业解决遇到的管理问题

1)没有建立一个对客户及供应商的管理体系;

对客户及供应商建立一个基础档案,并将其交易价格、时间、交易质量、信用状况等所有资料进行存档,实行统一管理。

2)无法与客户迅速确认订单,特别是有特殊要求的订单及订单变动频繁的实用的模拟报价功能,可参考相似产品、根据产品的设计特点、原料的市场价格/制造费用、加上合理的利润率快速地给出合理的报价建议值。同时,各种库存报表随时可生成,对生产所需的各种原料的现存量、预约量、在途量可一目了然。查询订单执行情况,为订单变动提供依据。

3)无法动态跟踪订单的执行情况并反馈给客户

用友管理系统具有完善的订单跟踪机制,可从计划、命令下达到领料、生产、完工,完整流程中随时跟踪订单的执行状态。

4)采购计划无一确定可行的参考,常常为了满足客户的交货期只能进行库存采购,出现大量库存资金占用;

MRP(物料需求分析)可根据企业的真实需求,结合实际情况,做出合理

的采购建议。打破部门隔阂,统一规划,消除采购不知道确切需求的问题。5)生产订单的生产进度状况不能直接反映,从而无法进行准确的生产调控;

针对不同产品及不同批次的生产订单,可以记录其完工和未完工数量,以有完工时间和预计完工时间,分别从时间及数量的角度对生产任务进行时时监控,从而可以及时调配资源,保证生产任务的完成。

6)生产领料不能进行定额控制,造成材料成本的浪费;

各生产订单的用料实行定额配制,超定额的用料则需经批准后方可领用,同时对生产过程中的领料状况可随时进行查控,严格用料制度,减少浪费,降低成本。

7)大家都努力了,成本还是没有降下来;

通过物料清单的建立,对各产品生产所需的原料、模具、损耗及所需经过的工序、耗时等做了全面的定义,并可不断修正,事先进行成本损耗项的定义。

通过对原料的耗用进行分析,可有效降低成本。

8)部门间信息传递速度太慢,经常失真;

用友ERP系统所具有的高度集成性可彻底解决这一部门,打破部门沟通的障碍,使企业信息通畅,达到企业整体最优。

9)新老管理人员如何协同工作,如何使流程能真正意义的严格执行;

ERP系统作为管理的一种承载工具,其特点是投入实施之后,很多管理工作必须通过软件展开,可以很方便地通过软件定义合理的管理流程,能将日常的工作自然而然地纳入新的管理流程当中,起到将新的管理方法进行顺利贯彻的作用。

3. 用友ERP-T6管理软件

3.1系统概述

用友普及型ERP-T6(以下简称T6)是用友软件股份有限公司总结十几年ERP 产品的研发经验和几十万家用户的应用实践,研发出来的新一代基于中小型企业信息化管理的ERP产品。它以“突破瓶颈、轻松成长”为核心管理思想,充分体现了“适用、易用、好用”的用户价值标准,完全满足ERP普及时代企业的应用需要。

成长型中小企业往往采用最为简炼有效的管理手段,ERP的应用也以加强核心业务运作规范化为第一目标。这一点完全不同于管理基础相对成熟的大中型企业的ERP应用,他们需要解决的是第二层的精细化管理瓶颈。如果拿解决第二层瓶颈的管理工具给第一层瓶颈企业使用,就像给小学生讲中学课程,投入大效果差。所以企业在成长过程的不同阶段,必须使用有针对性的管理软件,达到对症下药的效果。T6使中小型企业可以花较小的代价,轻松地构造一个ERP的核心应用系统,为企业信息化管理打下一个坚实的基础,是中小型企业在步入整体信息化管理起始阶段一个最佳的选择。

3.2系统管理

3.2.1企业门户

3.2.1.1 系统概述

为使企业能够存储在企业内部和外部的各种信息,使企业员工、用户和合作伙伴能够从单一的渠道访问其所需的个性化信息,系统中提供了企业应用平台。通过企业应用平台,企业员工可以通过单一的访问入口访问企业的各种信息,定义自己的业务工作,并设计自己的工作流程。信息的及时沟通,资源的有效利用,与合作伙伴的在线和实时的链接,将提高企业员工的工作效率以及企业处理能力。

3.2.1.2 主要功能特点

在用友普及型ERP—T6应用中,企业应用平台扮演着很重要的角色。要进入用友普及型ERP-T6应用系统,用户首先要注册进入“企业应用平台”,从而取得无需再次验证而进入任何一个子系统的“通行证”,充分体现数据共享和系统集成的优势;其次,系统的基础档案信息将集中在企业应用平台中进行维护;最后,通过企业应用平台还可实现个性化业务工作与日常办公的协同进行。

企业应用平台主要提供了以下几个方面的功能:工作列表、工作中心、个性流程、网上用友、技术支持、配置、风格配置。

3.2.2 系统管理

3.2.2.1 系统概述

用友普及型ERP-T6为各个产品提供了一个公共平台,用于对整个系统的公

共任务进行统一管理,如企业账套的建立、修改、删除和备份,操作员的建立、角色的划分和权限的分配等,其他任何产品的独立运行都必须以此为基础。系统管理模块的设立对于企业的资金流、物流、信息流的统一管理和实时反映提供了有效的方法和工具,企业的信息化管理人员可以进行方便的管理,及时的监控,全面的掌握企业的信息系统状态。

3.2.2.2 主要功能特点

系统管理的主要功能是对用友普及型ERP-T6的各个产品进行统一的操作管理和数据维护,具体包括以下几个方面:

●账套管理:账套指的是一组相互关联的数据,每一个企业(或每一个核算部

门)的数据在系统内都体现为一个账套。换句话讲,在用友普及型ERP-T6应用系统中,可以为多个企业(或企业内多个独立核算的部门)分别立账,且各账套数据之间相互独立,互不影响,使资源得以最大程度地利用。系统最多允许建立999个账套。账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等。

●年度账管理:在用友普及型ERP-T6应用系统中,每个账套里都存放有企业

不同年度的数据,称为年度账。为方便管理,系统将年度账作为操作的基本单位。年度账管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据,清空年度数据。

●系统用户及操作权限的集中管理:为了保证系统及数据的安全与保密,系统

管理提供了用户及功能权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理,一方面可以避免与业务无关的人员进入系统,另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行协调,以保证各负其责,流程顺畅。操作权限的集中管理包括定义角色、设定系统用户和设置功能权限。

●设立统一的安全机制:对企业来说,系统运行安全、数据存储安全是必须的,

为此,用友普及型ERP-T6应用系统设立了强有力的安全保障机制。在系统管理中,可以监控并记录整个系统的运行过程,设置数据自动备份、清除系统运行过程中的异常任务等。

图权限管理

3.3 总账

3.3.1 系统概述

总账系统是适用于各类企事业单位,主要用来进行凭证处理、账簿管理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等等。

总账是用友财务系统的核心模块,可与多个系统集成应用,包括应付款管理、应收款管理、工资管理、固定资产、存货核算、UFO报表、财务分析、网上银行。

面向财务总监、财务主管、总账会计、应收会计、应付会计、固定资产会计。

3.3.2 主要功能特点

●由用户根据自己的需要建立财务应用环境,设置适合本单位实际需要的专用

模块。

自由定义科目代码长度、科目级次。根据需要增加、删除或修改会计科目或选取行业标准会计科目。

用户可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。

可自定义凭证类别、凭证格式。

提供辅助核算功能,包括对部门、个人、客户、供应商和项目的核算。

●提供严密的制单控制,保证制单的正确性。制单时提供资金赤字控制、支票

控制、预算控制、外币折算误差控制,以加强对发生的业务进行及时的控制。

总账管理中加强对操作员的权限控制功能。有部门辅助核算的制单、查询权限;凭证类别制单、查询权限;客户、供应商、项目、个人的制单、查询权限,同时增加了凭证制单的金额权限。

制单时提供查看科目最新余额功能,加强对资金的管理。

●制单时提供快捷键“=”自动计算借贷方差额,以最快速度使凭证借贷平衡。

●可按凭证摘要汇总一定查询期间内的科目汇总情况。

●辅助管理提供内部人员往来账管理、部门费用收支核算管理、项目管理及针

对客户供应商的往来账款管理。

●提供限制制单和审核不能同为一人的报警功能。

●提供批量审核和单张审核功能。

●提供凭证审核〖标错〗功能,方便制单人快速定位对凭证进行修改。

●提供出纳管理平台,加强出纳对现金银行存款的管理。

●提供明细账、总账、凭证、原始单据联查功能。

●提供查询账簿功能,并可查询包含未记账凭证的各种账表。

●提供对辅助明细账的跨年度查询功能,同时可自定义账表的格式和可自定义

查询条件。

●提供引导式记账功能,用户可选择记账范围,使记账过程更加明确。

●自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转

等业务。

●进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。

●灵活的自定义转账功能可满足各类业务的转账需要。

●实时核销:凭证录入时,可核销含有客户、供应商或个人往业核算的科目。

图账表查询

3.3 UFO报表

UFO报表是一个灵活的报表生成工具,用户可以自由定义各种财务报表、管理汇总表、统计分析表。它可以通过取数公式从数据库中挖掘数据,也可以定义表页与表页以及不同表格之间的数据勾稽运算、制作图文混排的报表,是广大会计工作者不可多得的报表工具。

主要功能特点

●UFO与其他电子表软件的最大区别在于它是真正的三维立体表,在此基础上

提供了丰富的实用功能,完全实现了三维立体表的四维处理能力。

●提供了21个行业的财务报表模板,可轻松生成复杂报表,提供自定义模板

的功能。

●组合单元给不规则报表的制作提供极大方便。

●数据采集、汇总及独有的数据透视功能,可将几百张报表数据按条件取到同

一页面显示,以方便数据对比分析。

●强大的二次开发功能,可以开发出本单位的专用报表系统。

●支持多个窗口同时显示和处理,可同时打开的文件和图形窗口多达40个,

并有拆分窗口的功能,可以将报表拆分为多个窗口,便于同时显示报表的不同部分。

●强大的数据处理功能:一个报表能同时容纳99,999张表页,每张表页可容

纳9999行和255列。

●根据行业可一次生成多张报表,支持联查明细账功能。

●采用图文混排,可以很方便的进行图文数据组织。

●UFO报表系统开放性强,可直接打开和保存成多种格式的文件,如文本文件、

DBASE、Access数据库、Excel和Lotus 1-2-3电子表格文件,并提供同其它财务软件报表引入和引出的接口。同时提供丰富的打印控制功能。

●报表数据接口:提供与其报表的接口:符合财政部统计评价司要求的数据接

口软件,它可以独立运行,也可以内嵌其它软件中运行,它按照您定义的指标从用友账务中取数。

●UFO报表采用OLE技术使UFO报表数据可以和微软office进行数据交流(例

如,微软word和excel制作的文档表格、sql数据库文件,dbase数据库文件可以直接插入到UFO报表中处理,UFO报表也可以直接嵌入到其他程序中)。

图报表公式设置

3.4 固定资产

3.4.1 系统概述

【固定资产】适用于各类企业和行政事业单位进行设备管理、折旧计提等。可用于进行固定资产总值、累计折旧数据的动态管理,协助设备管理部门做好固定资产实体的各项指标的管理、分析工作。

【固定资产】系统可以和总账、UFO报表集成使用。

【固定资产】面向固定资产会计。

3.4.2 主要功能特点

提供外币管理资产设备。

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