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办公用品管理办法

XXX房地产开发有限公司

办公用品管理办法

一、目的

1、加强办公用品管理,规范办公用品领、用;

2、有效控制管理成本,降低各项费用;

3、确保及时供给,保证各部室正常使用。

二、办公用品定义:

本办法涉及到的办公用品为固定资产、日常性办公用品及一般性用品:

1、固定资产类包括:桌椅、文件柜、电话、电脑、打印机、复印机等办公设备、饮水设备及日常接待用品等。

2、一般办公用品包括:

A类:电话、计算器、笔筒、订书器、起订器、文什夹、文件框、剪刀、打孔机、尺子、鼠标、键盘、工程技术人员使用的工具、安全帽等使用过程中保持原形态的物品为A类办公用品,记入实物负责人台帐。

B类:胶条、胶棒、橡皮、曲别针、大头针、签字笔芯、铅笔、复写纸、印刷品、名片、帐册、档案袋(盒)、电池、纸杯等使用后外观改变或数量改变等物品,属B类消耗品,不计入个人台帐。

三、办公用品的使用原则

1、员工应对办公用品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则,对于消耗品第二次发放时,必须以旧换新。

2、建立办公用品实物负责人管理台帐。A类办公用品的使用期限至少为六个月后方可以旧换新(具体使用期限详见《A类办公用品使用期限一览表》),而未达到规定期限,且非正常损坏的应由责任人照价赔偿。

3、办公用品应为办公所用,不得据为己有或挪作它用。

4、不得用办公用品干私活,谋私利。

5、不得将办公用品随意丢弃、废置。

6、认真遵守操作规程,精心使用养护办公设备。

四、办公用品申请、购置、发放:

为提高工作效率,降低采购成本,节约人力物力,确保各部室正常办公

使用,办公用品的申请、购置原则是“定期申请、统一采购、定期发放、合理使用”

(一)日常性用品

1、各部室、中心根据本部门办公用品的消耗和使用情况,每月25日前订制下月度办公用申领计划(填制《办公用品申领单》),部门负责人签字后报行政管理中心。

2、行政管理中心根据各部门递交的《日常办公用品申领单》,对照行政库存后,汇制《办公用品申购单》,经部门负责人签字确认后,每月28日前呈请公司执行副总裁、总裁签批,再将签批《办公用品申购单》转至勤务部实施采购,勤务部应在3日内将用品采购到位。

(二)一般性、大宗用品申购

一般性、大宗用品的申购有需求部室填制《办公用品申购单》,注明申购理由,由部室负责人签字确认、逐级报请公司执行副总裁、总裁签批后,将申购单转交至行政管理中心实施采购。(大宗采购应签订《供货协议》)(三)临时急用申购:

突发性的应急申购,一般指计划外物品或突发性需求。由申购部门部门填写《采购申请单》,部门经理签字、总经理批准后交管理部购置。

勤务部采购人员应经常走访市场,了解市场行情,及时掌握各类办公用品价格信息,采购力求做到最优性价比。

(四)A类耐用品如需申请采购,须书面说明原因或凭坏损原物以旧换新,如人为损坏或丢失由责任人照价赔偿。

(五)办公用品定量配给及发放、领用

1、新入职人员每人发放中性笔、铅笔各一支、笔记本一本,有特别需求的另行申请发放。

2、行政办公室每月5日前依据各部室《办公用品申领表》发放当月办公用品。发放原则:以旧换新(使用后不能保存原型的以剩余物换领,使用后无形的除外)。

3、部室未申购的物品原则上不予发放。

五、办公用品的交接与回收:

员工因离职及工作岗位变动等原因,办公用品及固定资产交接或返行政

库时,应严格遵守如下交接回收程序:

1、移交人需认真逐项列出物品清单,接收人在监交人的监督下,现场仔细点验,由行政办公室职员确认核对。

2、遇有丢失、损毁的物品,交接人须书面写明情况,由行政办公职员确认后,交由行政管理中心酌情初拟处理意见,呈报总裁批示后,追究移交人经济责任。

六、行政办公室职员职责:

行政办公室职员行使行政管理员职责,负责如下工作:

1、建立固定资产、办公用品台帐、实物负责人物品领用保管台账。

2、根据行政库存,做好办公用品管理工作。根据办公用品的消耗和领用情况,确定、保持合理的库存种类和数量,以减少资用占用和确保正常使用。

3、每月定期完成办公用品的采购、发放。

4、每月定期盘点资产及库存物品,查对台帐与实物,做到帐实相符。

5、每月抽查和盘点实物负责人台帐,并跟进检查使用情况。

6、负责办公用品的交接与回收验收确认,重新落实负责人,重新填制实物负责人台帐、归档。

七、本管理办法自签批之日下发执行。

附表一:《日常办公用品申领单》

附表二:《办公用品申购单》

附表一:

XXX房地产开发有限公司

月日常办公用品申领单

办公用品管理办法

办公用品管理办法

备注:

1、部门负责人根据本部门办公用品正常使用损耗情况,合理填

制此。

2、此表只限于日常性办公用品及低值易耗品的申领。

附表二:

xxx房地产开发有限公司

办公用品申购单

办公用品管理办法

办公用品管理办法

备注:1、日常性办公用品每月定期采由购行政办管理员编制申购清单,逐级报批后由勤务部实施采购;

2、一般性采购、突发应急性采购由需求部门编制申购清单,逐级报批后交由行政管理中心勤务部采购。