文件归档单

附表一：XXXXXXX有限公司

部文件归档单

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1．总 则 1．1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。 1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。 1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。 1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2．电子文件的收集与积累 2．1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2．2 收集积累要求 2．2．1 记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 2．2．3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储

建设工程竣工验收资料归档及移交管理细则

公司建设工程竣工资料归档及移交管理细则 建筑施工工程竣工资料是反映建筑工程质量和工作质量状况的重要依据，也是许多建筑安装工程质量等级的重要依据，是单位工程日后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料；为加强本公司各个竣工项目工程竣工验收资料的收集、整理与归档工作，确保向公司移交竣工验收资料的完整性与准确性，同时确保各相关部门移交工作的顺利进行，实现建设工程竣工验收资料归档及移交制度的规范化、标准化，特制定本实施细则： 一、基本原则： 1、凡我公司在工程项目建设管理和工程建设活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，均属工程项目资料档案范围。 2、工程项目资料档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 3、工程项目资料档案必须要纳入公司职能部门管理制度和项目部管理人员职责范围之中，做到项目工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。 二、归档范围及质量要求： 1、公司职能部门及项目部对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件、包括综合管理、工程管理文件、施工、竣工、预算、决算等方面材料，均应收集齐全，按要求整理后归档，具体归档范围及归档时间见附表一。 2、归档的文件应该是原件（材料质保书、检验报告、检测报告），使用复印件必须注明原件存放地点，如特殊原因无法归原件的请在复印件上写明原件在哪里、复印人、复印日期，并盖项目章；如竣工资料是复印件请写说明，并由项目经理签字、盖章，工程应在施工前确定具体归档份数。 3、文件的内容及其深度必须符合国家和本市有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程。 4、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。 6、工程文件应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、日期及签字盖章手续完备。 7、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜），图纸宜采用国家标准图幅；所有材料合格证及小的质保书都要贴在A4纸上，并盖项目章。 8、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，用蓝晒图归档的竣工图应是新蓝图。 9、所用竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样，

(完整版)设计文件归档管理办法

设计文件资料归档管理办法 1.总则 1.1为加强设计文件管理工作，有效地保护和利用设计文件的技术资源，特制订本制度。 1.2本制度使用于设计文件的编制、校审、归档与发送等方面的管理。 2.设计文件种类（根据工程具体情况可酌情增减） 2.1设计项目完成后，项目负责人需将设计的原始资料、设计条件资料、设计中间资料、设计施工阶段资料、设计资料文本、全套完整图纸等交院档案室统一并存档。 2.2档案管理人员需对存档设计资料进行逐一登记后，项目负责人应在设计资料入库清单和设计资料存档表上签字确认。 2.3经院档案室存档的设计资料，原则上不得外借。院内借阅者，需填写设计资料借阅登记表。院外借出者，需经院长签字，总工办备案。 3.设计归档的资料包括： 设计原始资料：业主提供的设计依据性文件和资料，设计审批批文、规划的红线及河道蓝图、地质详勘报告、设计任务书、设计原始资料等； 设计条件资料：工程设计技术措施等技术性文件、包括本专业接受和提出资料、会议纪要等； 设计中间资料：校审意见卡及图纸、各专业提出和接受的设计条件

及确认单、审图公司意见及回复单、审图通过的全套图纸和计算书；设计施工资料：设计交底记录、图纸会审记录，设计变更（补充）通知单及变更附图，设计变更（修改）的批件或会议纪要。变更记录汇总表、施工验收、调试文件等； 4.设计文件的归档 4.1全部设计文件必须按规定进行归档，不得擅自保管。 4.2档案室必须认真履行签收和检查手续，不符合归档要求的应及时提出。 4.3所有设计文件应按项目进行归档，并依照本管理办法施行 5.设计资料的验收 5.1档案室需校对设计资料，并在完成验收后进行签收。同时填写设计项目设计资料图库的目录清单，对归档资料进行统一的归档管理和登记，以方便日后查询 5.2设计资料验收后，档案室应填写该项目设计资料入库的设计图纸图库清单和设计文件设计资料入库汇总表。 6.设计文件的发送 6.1设计文件归档后，项目负责人应及时提供发送设计文件的目录清单和发送地址。 6.2院总工办在完成加盖“设计资质”印章后，负责复制后对外发送。 6.3项目负责人需将发送回执单及时返回，以备查询。 6.4未加盖“设计资质”印章的图纸，对外发送均无效。

文件更改通知单(DOC)

No.BG310-048A-2016-01 编号：JL／CX-01-07 更改文件名称烧结厂备品备件质量索赔管理办法 文件编号BG310-048A更改部门设备科 更改内容： 更改前内容： 3.1设备科负责质量异议处理的归口管理，检查督促质量索赔及考核工作。 4.2.3设备科在收到质量异议后，应以最快的方式向机动能源处和设备材料部通报质量异议情况，并做好相关信息记录，留好影像资料。 4.3.3供方整改结束后，由设备材料部和设备科对整改后的备件质量进行复检，合格后方可开具验收单。 4.3.4对产品质量异议暂时无法判定，由设备材料部、设备科、供方单位共同抽样密封，送交质检部门进行检测。如检测仍无法判定产品是否存在质量问题，由双方协商解决。 更改后内容： 3.1设备科和建设公司负责质量异议处理的归口管理，检查督促质量索赔及考核工作。 4.2.3设备科在收到质量异议后，应以最快的方式向建设公司、机动能源处和设备材料部通报质量异议情况，并做好相关信息记录，留好影像资料。 4.3.3供方整改结束后，由设备材料部和设备科、建设公司对整改后的备件质量进行复检，合格后方可开具验收单。 4.3.4对产品质量异议暂时无法判定，由设备材料部、设备科、建设公司、供方单位共同抽样密封，送交质检部门进行检测。如检测仍无法判定产品是否存在质量问题，由双方协商解决。 生效日期：2016.06.16 更改页码第1，2页更改条款3.1,4.2. 3,4.3.3, 4.3.4 修改码A/1

No.BG310-024B-2016-01 编号：JL／CX-01-07 更改文件名称烧结厂备品备件管理制度 文件编号BG310-024B更改部门设备科 更改内容： 更改前内容： 4 职责 设备科是备件管理的归口管理部门。 5.2.1设备科负责建立健全备件质量验收制度和要求。 5.2.3仓库验收员应做到图、物相符，入库的备件质量问题由仓库验收员负责。 5.2.4根据我厂的实际情况，备件员对备件质量负有责任，到有关业务单位提货时要注意备件质量，不要将有明显质量问题的备件进库，外委工矿备件要严格把关，对已进厂的备件不管在任何环节出现质量问题，备件员都要负责落实返工，退货。 5.2.7备件员发现的质量问题由备件员直接按规定处理，并承担处理不当的责任，有问题要向上级主管汇报，验收员发现备件质量问题向计划员反映或向领导汇报。 5.5.1备件员每月10日前将备件计划编制完成，由仓库保管员或相关运行人员证实签字，交科长核实，报主管厂长审批后报送机动能源处。 更改后内容： 4 职责 设备科和建设公司是备件管理的归口管理部门。 5.2.1设备科和建设公司负责建立健全备件质量验收制度和要求。 5.2.3仓库验收员应做到图、物相符，入库的备件质量问题由仓库验收员和建设公司相关人员负责。 5.2.4根据我厂的实际情况，备件员和建设公司相关人员对备件质量负有责任，到有关业务单位提货时要注意备件质量，不要将有明显质量问题的备件进库，外委工矿备件要严格把关，对已进厂的备件不管在任何环节出现质量问题，备件员和建设公司相关人员都要负责落实返工，退货。 5.2.7备件员发现的质量问题由备件员直接按规定处理，并承担处理不当的责任，有问题要向上级主管汇报并通报建设公司相关人员，验收员发现备件质量问题向计划员反映或向领导汇报。 5.5.1备件员每月10日前将备件计划编制完成，由仓库保管员或相关运行人员证实签字，交科长和建设公司相关人员核实，报烧结厂主管厂长及建设公司领导审批后报送机动能源处。 生效日期：2016.06.16 更改页码第1，2，3页更改条款4,5.2.1, 5.2.3,5. 2.4,5.2. 7,5.5.1 修改码B/2

文书档案(归档文件)整理方法

文书档案（归档文件）整理方法 一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订

一起。 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 （1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。 （2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容： 第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。

档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法

保管期限－年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列

档案归档方法

档案分类方法 第一条档号的结构模式是：分类号–年度号–公司代号–件号（这种结构模式适合管理类档案，基建类档案）；分类号–公司代号–件号（这种结构 模式适合设备档案，实物档案，音像档案）。 第二条分类号的结构模式：一级类目+二级类目+三级类目+…. 第三条各分公司代号：总部代号01，青岛分公司代号02，山大分公司代号03，燕山分公司代号04，沂州分公司代号05，新华分公司代号06，万松分 公司代号07，武昌分公司代号08，北京分公司代号09，金源分公司代 号10，南京分公司代号11. 第四条档案类目设置 按管理类、基本建设类、设备仪器类、实物类、音像类分为五个大 类，分别以字母GL、JJ、SB、SW、YX表示（首字母缩写）。其中 管理类包括1、红头文件（GL-1），是指公司内部有发文部门，有发文编号的文件。公司以外的，比如社会机关单位发送的文件另行编号存档。 2、合同协议（GL-2），是指各自分公司内部签订的合同，以年为单 位统计数量和编号。 3、通知等其他文件（GL-3），是指除红头文件以外的公司内部的其 他文件， 基本建设类包括：1、基建图纸（JJ-1），是指分公司在开业前期的工程图纸，开业后期的一般很少。 2、基建资料（JJ-2），除了图纸以外的工程联系函、开工报告、验 收记录、变更通知等。 实物类包括：1、荣誉类实物（SW-1）,一是指荣誉证书、奖杯、奖状、牌匾等； 另外包括载有公司活动或者员工事迹的报纸刊物等。 2、其他实物（SW-2），一是指公司开业或者店庆以及其他活动时， 社会各界赠予分公司的物品，例如花瓶，摆件，字画等；另外包 括载有公司宣传广告的报纸刊物等。 影像类包括：1、光盘（YX-1），是指公司总部发放给分公司的《在水一方新闻》、

(档案管理)机关文书档案的整理归档方法和要求

机关文书档案的整理归档方法和要求 （2008年4月2日） 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

（1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。

归档文件整理方法和步骤

归档文件整理 归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、收集文件。收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。 做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。 “归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件

材料整理完后向档案室移交的时间。第二年的上半年（6月30日前）。 归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。 平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。 从档案的形成来看，档案是由文件材料转化而来的，文件转化成档案是通过归档来实现的。因此，在档案室内收集文件要保证齐全完整、准确系统。 平时收集，要做好零散文件、“帐外”文件、专门文件（如特殊载体）等的文件的收集。（1）按照收文登记薄收集（2）按发文登记薄收集，有文件编号的文件和本单位编写信息、简报不能缺少底稿，不能重号、漏号。（3）“帐外”文件：如会议记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。（4）加强对电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相

(档案管理)工程文件资料归档管理方法

工程文件资料归档管理办法（暂行） 第一条依据 水电站工程竣工档案编制应遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182—8）、《建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）、《水电工程达标投产考核办法》（原国家电力公司2001年版）、《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》（建发施字[182]50号）。 第二条职责 工程项目监理、施工等单位应分别按照各自的职责范围完成工程文件资料的编制整理工作，在规定时间内，各施工单位向工程监理单位提交归档资料，由工程监理单位审核。工程监理单位审核后向各工程项目的业主管理机构移交，并由各工程项目的业主管理机构存档。 第三条收集范围 凡是反映与水电站工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件、材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），都应收集齐全，归入工程建设项目成套档案。资料收集范围见附件一。 第四条文件材料质量要求 4.1文字材料用A4（70g以上）幅面纸打印，纸质优良，线条、字迹清楚；图样清晰，图标整洁，签认手续完备。 4.2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。 4.3复印、打印文件及照片的字迹、红条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 4.4声像文件应保证载体的有效性。 4.5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 第五条竣工文件的编制 5.1竣工文件编制要求 5.1.1标段工程施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实

际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制标段工程竣工文件。 5.1.2竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。 5.1.3 根据附件一及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同规定份数的，应按要求复制补齐。 5.1.4对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。 5.1.5与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更与竣工图编在一起。 5.2竣工图编制要求 5.2.1竣工图应由施工单位负责编制。 5.2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映标段工程竣工验收时的实际情况。 5.2.3按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章并签署。 5.2.4一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖竣工图章并签署。 5.2.5图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，并加盖竣工图章、签署。 5.2.6编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。 5.3竣工图的更改方法 5.3.1文字数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位。在原图空白地重新绘制。 5.3.2利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。 5.3.3 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。 5.3.4 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

文件材料整理及归档办法

文件材料整理及归档办法 为了实现文书材料的科学管理，现根据国家有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。 一、归档范围 凡本公司在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容：一是本公司形成的文件； 二是主管单位颁发的文件； 三是下属公司上报的文件； 四是不相隶属单位或公司的参考性文件。 二、归档文件整理分工 1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。 2、总经理办公会议记录、纪要；公司下属各单位以公司名义形成的发文件；本公司组织沿革、大事记；人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；传真电报、《农业农村工作情况》等材料，由档案室负责整理。 3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案室，由档案室整理归档。 4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档案室整理；以厅名义召开的专业性会议文件，由主办单位整理。 5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根；干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。 6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。 7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。 8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档。 9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。 10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。 三、归档文件整理的方法 根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节，我们把归档文件整理方法分成下列十三步： 收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填写归档章——编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架。 1、收集文件。凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐全完整地收集起来，这些材料来自四个方面，一是本机关形成的；二是上级机关颁发的；三是下级机关上报的；四是同级机关和不相隶属机关抄送的。在收集过程中要注意把好三关，一是齐全完整关，如正文与附件是否齐备，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备。二是文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备。三是用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致。用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。重要的传真件需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。随着办公自动化的普及，许多文件都是用微机起草的，对无领导批示和签字的底稿可以不存档，只保存正本和文件签批单即可。 2、归档范围审查

设计文件归档管理办法

八设计文件资料归档管理办法 1.总则 1.1为加强设计文件管理工作，有效地保护和利用设计文件的技术资源，特制订本制度。 1.2本制度使用于设计文件的编制、校审、归档与发送等方面的管理。 2.设计文件种类（根据工程具体情况可酌情增减） 2.1设计项目完成后，项目负责人需将设计的原始资料、设计条件资料、设计中间资料、设计施工阶段资料、设计资料文本、全套完整图纸等叫院档案室统一并存档。 2.2档案管理人员需对存档设计资料进行逐一登记后，项目负责人应在设计资料入库清单和设计资料存档表上签字确认。 2.3经院档案室存档的设计资料，原则上不得外借、院内借阅者，需填写设计资料借阅登记表。院外借出者，需经院长签字，总工办备案。 3.设计归档的资料包括： 设计原始资料：业主提供的设计依据性文件和资料，设计审批批文，规划的红线及河道蓝图、地质详勘报告、设计任务书、设计原始资料等； 设计条件资料：工程设计技术措施等技术性文件、包括本专业接受和提出资料、会议纪要等； 设计中间资料：校审意见卡及图纸、各专业提出和接受的设计条件

及确认单、审图公司意见及回复单、审图通过的全套图纸和计算书；设计施工资料：设计交底记录、图纸会审记录，设计变更（补充）通知单及变更附图，设计变更（修改）的批件或会议纪要。变更记录汇总表、施工验收、调试文件等； 4.设计文件的归档 4.1全部设计文件必须按规定进行归档，不得擅自保管。 4.2档案室必须认真履行签收和检查手续，不符合归档要求的应及时提出。 4.3所有设计文件应按项目进行归档，并依照本管理办法施行 5.设计资料的验收 5.1档案室需校对设计资料，并在完成验收后进行签收。同时填写设计项目设计资料图库的目录清单，对归档资料进行统一的归档管理和登记，以方便日后查询 5.2设计资料验收后，档案室应填写该项目设计自来入库的设计图纸图库清单和设计文件设计资料入库汇总表。 6.设计文件的发送 6.1设计文件归档后，项目负责人应及时提供发送设计文件的目录清单和发送地址。 6.2院总工办在完成加盖“设计资质”印章后，负责复制后对外发送。 6.3项目负责人需将发送回执单及时返回，以备查询。 6.4未加盖“设计资质”印章的图纸，对外发送均无效。

工艺文件更改办法

Q/SY 三一重工股份有限公司企业标准 Q/SY1014-2003 工艺文件更改办法 （试行） 2003-04-15发布 2003-04-30实施 三一重工股份有限公司发布

前言 本标准是结合三一重工股份有限公司产品工艺更改的实际情况、考虑到公司发展要求制定。 本标准编制参照了JB/T 9169.3—1998《工艺管理导则产品结构工艺性审查》标准的要求及研究院技术中心文件Q/SY1002-2002 《技术文件更改规定与程序》，《进入ERP系统设计、工艺相关数据更改规定》，结合公司实际情况制定。 本标准由三一重工股份有限公司研究院工艺研究所提出并归口。 本标准由三一重工股份有限公司研究院工艺研究所负责起草。 本标准由三一重工股份有限公司研究院工艺研究所负责解释。 本标准于2003年4月15日修订发布，自2003年4月30日起实施，自实施之日起代替Q/SY1014-2002 《工艺文件更改办法》。 本标准主要起草人：李建辉

工艺文件更改办法 1范围 本标准规定了工艺更改的职责、内容和要求。 本标准适应于产品、工装工艺文件的更改。 2 定义 2.1工艺更改：由于设计更改或工艺完善引起工艺的相关参数的调整，以及由于物料作废或物料取消引起的工艺作废或工艺取消。 2.2 改进性更改：由于生产条件的变更、产品图纸改动及新工艺、新技术的采用所进行的工艺更改属于改进性更改。 2.3 缺陷性更改：对产品经试制、试验、试用后成批生产中发现的工艺设计差错、不完善所进行的更改属于缺陷性更改。 2.4工艺作废：是指设计更改中指明物料图纸作废时，工艺更改时也应注明工艺作废，此工艺将永远不会再用，工艺人员应将工艺文件删除，而且应在ERP系统中将作废的工艺删除。 2.5工艺取消：是指设计更改指明物料取消，工艺更改时则应注明工艺取消，表明此物料暂时不用或者在某一产品上不用的状态。 3 职责 3.1机加工艺工程师负责产品机加工艺的更改、工艺更改后执行情况检查。 3.2焊接工艺工程师负责产品焊接工艺的更改、工艺更改后执行情况检查。 3.3装配工艺工程师负责产品装配工艺的更改、工艺更改后执行情况检查。 3.4涂装工程师负责涂装产品工艺的更改、工艺更改后执行情况检查。 3.5系统维护员（ROU）负责ERP工艺流程的更改、负责工艺文件更改通知单的稽核及控制。 3.6系统维护员（BOM）负责ERP系统中底层材料定额的维护及更改。 3.7工时定额工程师负责工时定额的调整，并修改ERP系统中的工时数据。 4 更改依据 4.1 产品设计更改(产品图样资料更改通知单)； 4.2工艺设计差错或不完善； 4.3 其它(如设备,材料等加工条件的变化)。 5 文件的更改格式及标记 5.1 工艺文件的更改格式见Q/SY1002-2002《技术文件更改规定与程序》附录B。 5.2 更改标记用加三角形的两位数字表示，顺序编写从数字01开始，标记应写在更改部位附近。必要时应引出一条细实线指向更改处，每次更改的标记应使用同一标记。 6 一般要求 6.1 更改工艺文件的文字应清晰。 6.2 工艺文件的更改不得降低产品质量，并严格贯彻有关标准。 6.3 工艺文件需要更改时，应由工艺部门下达工艺文件更改通知单，凭更改通知单更改。如果生产车间要求更改工艺文件时，由车间PE工程师与相关工艺工程师协调解决。

归档文件整理流程和方法

归档文件整理流程和方法 按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为 收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。 第一步：收集 文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。这部分文件材料分为对外发文和内部发文。对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。内部发文即未经登记编号的文件材料，主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件，以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本；③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导

检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告；⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告；⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等；⑩本单位编印的简报、出版物（包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等）报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。 第二步：组件 归档文件一般以每份文件为一件。特殊的如正文、附件为一件；

文件归档方法

文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求，但整理原则相同，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念 （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法 （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。 以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。 （二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧

文书档案管理归档整理操作方法和技巧 文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 二、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 三、文件材料归档整理的具体操作方法 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求:材料齐全完整、内容真实准确 （二）确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位,进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 具体情况作如下规定: 1、文件正本与定稿为一件; 2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件; 3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。 4、原件与复制件为一件; 5、转发文与被转发文为一件; 6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等; 7、成套的会议材料分别为件; 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件; 9、正文与文件处理单（办文单）为一件; 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件; 11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册（本）为一件; 12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位（如部门或时间等）组合,可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等; 13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成若干件; （三）件的装订 件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。 在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 1、件的修整: （1）对破损文件进行修裱; （2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制; （3）去除文件上易腐蚀的金属物;对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。 （4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。 （5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。 2、装订: 我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必

归档文件整理方法

归档文件整理方法 今天讲的归档整理方法主要针对机关、事业单位，企业和科技事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类归档文件材料的整理工作，可参照执行。 第一节归档文件整理工作概述 归档文件整理工作是档案工作的重要组成部分。各单位档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶段。 一、归档文件归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件整理归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 三、归档文件整理原则归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、归档文件整理方法目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。今天，我们主要讲文件级整理方法。大家都知道，在用传统方法立卷时，“卷”是文件整理和保管的最小单位。文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件的定义：件是指归档文件的整理单位。 1、一般情况下每份（单份）文件为一件。 2、文件正本与定稿为一件。 、正文和附件为一件。3．

4、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 6、转发与被转发件为一件。 7、正文与文件处理单为一件。 8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。 10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。 11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。 第二节文件级整理程序 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。 一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。（一）收集文件的意义收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。（二）收集工作的法律依据《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集“机第十六条规定：第十五条、《郑州市档案管理规定》得据为己有。任何个人不中管理， 关、团体、企业事业单位和其他组织的工作人员在公务活动中直接形成的具有保存价值的各种文