信息沟通与协商控制程序

Q/WZYC **市烟草专卖局（公司）企业标准

QH/**YC-CX-010-BGS 信息沟通与协商控制程序

**市烟草专卖局（公司）发布

前言

本程序依据GB/T19001-2008《质量管理体系要求》、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》、GB/T15496《企业标准体系要求》和市局（公司）管理手册编制。

本标准于2013年07月10日发布，自2013年07月15日起实施。

—―本标准由**市局（公司）标准化委员会提出。

—―本标准由**市局（公司）企管办归口。

—―本标准批准人

—―本标准审核人：

—― 本标准主要起草人：

—―修订时间：

目录

1目的 (1)

2 范围 (1)

3 术语和定义 (1)

3.1 沟通 (1)

3.2 协商 (1)

4 职责 (1)

5 工作程序 (2)

5.2信息的策划 (2)

5.2信息的收集 (2)

5.3信息沟通 (3)

5.4检查与改进 (3)

6 相关/支持性文件 (3)

7 相关记录 (4)

信息沟通与协商控制程序

1 目的

对信息沟通、协商过程进行控制，促进市局（公司）各层级及相关部门对有关经营管理信息及时进行收集、整理、分析、沟通和协商，并寻求持续改进机会，确保管理体系运行的有效性，提高企业执行力。

2 范围

本程序规定了收集、整理、分析、传递、协商、沟通的职责权限、程序和控制要求，明确了各部门的接口关系。适用于市局（公司）内部和外部信息沟通和协商的管理。

3 术语和定义

3.1 沟通

沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和信息、感情的通畅、和谐。

3.2 协商

共同商量以便取得一致意见。

4 职责

4.1局长（经理）

负责重大信息的决策，确定、协调各部门职能、各层级职责、权限和沟通关系，确保卷烟营销、专卖管理及其他相关活动的信息得到有效沟通，工作目标全面落实。

4.2 副局长、副经理

负责审核、监督、指导分管部门的信息处理工作。

4.3 办公室

4.3.1 负责编制、修订、解释本程序。

4.3.2 负责市局（公司）内、外部重要信息的归口收集、整理、分析和沟通。

4.4 各部门

负责各自业务和专业管理相关信息收集、整理、分析和沟通，并保留相关沟通的记录。

4.5 工会

4.5.1 负责收集和反映员工有关意见和建议。

4.5.2 参与重大（质量、安全、服务）事故的调查和处理，维护员工合法权益。

4.6 督察考评中心

4.6.1 负责对各部门信息收集、信息传递及协商沟通等工作开展情况进行监督检查。

4.6.2 接收内、外部客户咨询、投诉、处理及结果反馈工作。

5 工作程序

5.1 信息沟通和协商的策划

办公室应建立行政管理信息沟通相关制度、流程和规范，对信息传传递渠道、沟通方式、沟通程序予以规定，保证上传下达信息沟通准确、及时、到位、确保协商一致、沟通结果有效。

5.2 信息的收集

5.2.1 各部门应建立信息沟通渠道，收集来自国家、行业、市局（公司）和相关方内、外部顾客要求等相关信息。通过整理、分析，确认其使用性、准确性及重要程度，按照轻重缓急程度，确定沟通对象，沟通时间、沟通方式、沟通地点，准备必要的材料。

5.2.2 信息的种类

5.2.2.1外部信息：

a)国家、地方政府以及行业主管部门发布的有关企业经营管理的法律、法规、标准、

规范等；

b)有关行业发展趋势、企业经营管理政策和指导性文件，同行业其他单位先进经营管

理经验；

c)行业主管部门、地方政府、社会公众、顾客及其他相关方关于服务、环境、安全要

求的咨询、投诉及满意度等方面的信息；

d)来自工业企业、供应商、外包商有关卷烟、物资、工程、设施设备、劳务派遣等方

面的信息；

e)与营销服务、专卖管理、企业管理及其它相关活动方面出现的创新。

5.2.2.2内部信息：

a)市局（公司）经营管理方针、目标，资源管理的状况及需求、过程监督检查、内审、

外审、管理评审等相关信息；

b)来自市局（公司）党组、领导班子、职能部门、员工的要求、建议、意见及答复；

c)市局（公司）内部行政命令及指令性要求，报送有关信息的通知、要求参加有关活

动的通知、处罚通知、转达相关方抱怨、投诉的文件或资料等；

d)其他需要向外界通报的信息。

5.2.3收集的重要信息应形成记录，记录的内容应包括来源、时间、内容、处理意见、记录人等基本要素，确定沟通内容和对象，并记录处理的结果。

5.3 信息沟通

5.3.1信息沟通的渠道和方式：文件、资料、会议、领导接待日、电话、谈话、电子邮件、局域网、新闻媒体等。国家、行业、顾客以及单位有规定、有要求的必须按规定要求的方式沟通。

5.3.2 部门沟通

5.3.2.1各部门应根据职能权限进行外部信息和内部信息沟通。对关系到管理体系有效运行的外部信息、内部信息应建立定期沟通制度，确保传递到相关部门和层级。

5.3.2.2各部门对涉及相关方的重要事项、重大风险因素，责任部门应由分管领导组织相关部门分析原因，做出处理决定，对沟通做出安排，可通过信函、调研、走访、约谈、通知、通告、通报、下发《纠正和预防措施处理单》等方式与相关方进行沟通。内部沟通应填写《内部沟通记录表》，对沟通的过程和结果予以记录和保持。

5.3.2.3 信息沟通应及时准确，应在规定的范围、要求和时间内完成。

5.3.2.4 信息的来源、沟通过程和沟通结果应具有可追溯性。

5.3.3 员工协商

各部门应做出员工协商安排并予以实施，以确保员工能充分参与企业以下经营管理各项活动：

a)参与企业经营管理方针、目标的制定与评审；

b)贯彻执行市局（公司）各项工作部署、安排，确保员工能正确履职履责；

c)参与规范、标准、制度、不符合项改进措施的制定，评审、实施和跟踪验证；

d)参与日常事务，包括质量活动、职业健康安全活动、管理方案的制定、提出改善作业条件的建议和意见。

5.4 检查与改进

5.4.1各部门应按照规定要求对职责范围内信息沟通效果进行验证，发现、纠正、协商和沟通存在职责权限不清、渠道不畅、沟通不到位等问题，查找问题，分析改进。在授权范围内通过下发《纠正和预防措施处理单》督促整改，并对整改情况进行跟踪验证。

5.4.2 人事政工科应将重要和重大信息沟通事项列为绩效考核指标进行考核，确保信息沟通和协商机制的建立和保持。

5.4.3 督察考评中心应对重要和重大沟通事项进行督促检查，对信息沟通和协商不按时、达不到要求的部门，应下发《纠正和预防措施处理单》，并对整改情况进行跟踪验证。

6 相关/支持性文件

6.1 《纠正和预防控制程序》(QH/WZYC-CX-006-DCZ)

7 相关记录

7.1 《纠正和预防措施处理单》(QH/WZYC-JL-004-ABK) 7.2 《内部沟通记录表》(QH/WZYC-JL-056-DCZ)

ISO45001交流沟通、参与和协商控制程序

交流沟通、参与和协商控制程序 受控状态： 分发代号： 编制： 审核： 批准： 发布实施

目的 1.1确保内、外部各方对公司QEHFMS运行的信息获得理解和沟通，促进过程和产品的有效控制， 寻求持续改进的机会。 1.2使顾客和相关方及时了解由本公司生产活动引起的质量、产品安全、环境、职业健康安全风 险，避免或减少由此带来的危害或损失。 1.3支持和鼓励员工参与和协商与其有关的公司各方面活动。 2适用范围 适用于公司QEHFMS有关的内、外部信息的交流、沟通过程以及员工参与和协商过程。 3定义 无 4职责 4.1总经理 4.1.1对外部沟通的职责的分配； 4.1.2确保在公司内部各职能层次的职责和权限能获得沟通； 4.1.3确保有效的管理体系和符合管理体系要求的重要性进行沟通； 4.1.4向公司内传达满足顾客、法律法规和相关方要求的重要性； 4.1.5确保获得信息传递所必须的资源； 4.1.6确保公司员工协商和参与过程的建立和实施。 4.2管理者代表/食品安全小组组长 4.2.1建立内外部信息沟通的渠道； 4.2.2为保证公司QEHFMS的有效实施和运行与外部方进行联系； 4.2.3促进QEHFMS良好的内部沟通； 4.2.4鼓励员工参与和协商职业健康安全相关及员工其他需求相关的政策与决定。 4.2.5对外发布食品安全风险产品召回等方面的信息； 4.2.6向总经理报告审核的结果及有关QEHFMS运行的业绩以及改进的机会。 4.3人事行政部 4.3.1收集有关法律法规及变更的信息，并在组织内沟通； 4.3.2对外来人员的信息调查，以及本公司QEHFMS要求的告知； 4.3.3就环境因素和职业健康安全风险的信息与内部员工进行沟通； 4.3.4就法规符合性、环境因素和职业健康安全问题进行内外部沟通； 4.3.5就外部审核结果进行内部沟通；

DC2-04001 信息沟通与交流控制程序

信息沟通与交流控制程序 1目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。 2适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3权责 3.1 管理部为本程序的归口管理部门； 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4工作程序 4.1 工作流程图 4.2 信息的内容 4.2.1 外部信息 A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息； B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息； C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息； D 相关方有关的信息：包括与顾客的沟通，顾客和相关方投诉及抱怨，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等； E 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。 4.2.2 内部信息 A 体系运行的信息：包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、 制订日期：2005.09.10 修订日期：发行日期：2005.09.20

内审和管理评审等信息； B 试验信息：包括试验计划、试验方案、检验报告等； C 重大环境因素、重大危险因素信息； D 有关不符合的信息；包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息； E 相关法律、法规及其他要求信息； F 紧急信息：包括事件、事故等信息； G 资源信息：包括人力资源、基础设施资源等信息； H 合同信息：包括合同签订、合同条款等信息； I 员工及其代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论； J 检查、考核信息：包括公司考核、检查的结果等信息。 4.3 信息的传递与沟通 4.3.1 信息的传递方式 A 口头； B 电话； C 会议； D 书面形式：文件、报表、信息交流单； E 板报； F 网络等。 4.3.2 外部信息的传递与沟通 A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递，执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。 B 管理部负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息，并向公司领导和相关部门传递。 C 质量部负责外部体系认证审核，生产负责有关环境保护和职业健康安全机构的外部检测或检查结果的接收与反馈，并传递到相关部门； D 生产部负责与顾客的沟通及顾客满意度的测量。 4.3.3 内部信息的传递与沟通 A 职能部门按《方针目标制定与管理程序程序》要求向管理部传递管理目标完成情况的自检结果。 B 职能部门按《管理手册之数据分析要求》向管理部传递、沟通有关信息； C 管理部按《管理手册之管理评审要求》向公司领导、相关部门传递沟通管理评审有关信息；信息沟通与交流控制程序受控状态：

客户沟通管理程序a

目的 以公司的實際生產的能力為基礎,達成客戶與公司之要求合二為一.從而滿足客戶的各方需求. 範圍 配合香港的生產通知單,與客戶多作溝通,做好內外兩地的出貨. ３.權責 3.1接收與評估訂單. 3.2外部溝通. 3.3內部溝通. ４.定義 (無) ５.作業內容 5.1客戶溝通管理程序見附件一. 5.2當發貨部接收客戶訂單時,如有疑問或不清楚時由發貨部與客戶進行電話 聯絡.將聯絡結果記錄在客戶原始訂單中,并注明聯絡結果、聯絡時間、聯絡人. 5.3當工藝設計過程中有疑問時或不清楚時,則由工程部按＜＜工藝設計管理 程序＞＞與客戶進行電話聯絡.并將聯絡結果記錄在客戶原始工藝資料中.并由聯絡人簽名認可. 5.4當樣品確認過程中與客戶溝通應由工程部在客戶所提供之樣品確認資料 中或客戶所確認之我公司樣品報告中記錄溝通情況、溝通人、時間. 5.5生產執行過程中出現疑問時或交期變更時,由發貨部與客戶聯絡,并將聯 絡結果記錄在客戶原始訂單及＜交貨計劃表＞中． 5.6當客戶所提供之產品在驗證及使用過程中出現羿常時由發貨部與客戶聯 絡,并將聯絡情況反映在相應之檢驗、報廢、羿常報告中依＜＜內部溝通管理程序＞＞回復各部門客戶之意見． 5.7出貨前,由發貨部與客戶就出貨時間、產品規格進行再確認并記錄在客戶 原始訂單中及＜交貨計劃表＞中. 5.8客戶發生抱怨及退貨處理. 5.8.1當客戶發生抱怨及退貨時,由發貨部依客戶傳真或電話將客戶抱怨情況 記錄在＜客戶投訴貨物料情況說明＞中交由副總并依＜＜糾正與預防管理程序＞＞執行.并由發貨部將處理完畢之＜客戶投訴貨物料情況說明＞交客戶確認.并在客戶原始傳真中記錄＜客戶投訴貨物料情況說明＞編號,以利追蹤. 5.9當客戶滿意度調查結果回傳公司后,由發貨部依＜＜內部溝通管理程序＞ ＞將調查結果交由品管部進行資料分析及提出改善,并由發貨部將改善情況回復客戶并在＜客戶滿意度調查表＞中注明回復情況及改善情況. 5.10相關質量記錄之管理依＜＜質量記錄管理程序＞＞執行. ６.相關文件 6.1＜＜工藝設計管理程序＞＞ 6.2＜＜內部溝通管理程序＞＞ 6.3＜＜糾正與預防措施管理程序＞＞

07 沟通、信息交流、参与和协商控制程序控制程序

1 . 目的： 本文件规定了为保证公司信息交流的及时性和有效性所需建立的内外部沟通过程的有关要求，同时规定了确保员工参与和协商有关职业健康和安全管理的有关要求，以确保体系的有效运行。 2. 范围： 本程序适用于公司内部和外部信息的收集、交流、沟通的控制，以及员工参与和协商有关职业健康安全管理的实施过程的控制。。 3 职责： 3.1 各职能管理部门负责相应业务范围内的信息收集、交流与沟通。 3.2 经营管理部负责沟通过程的建立、实施和保持，以及所交流的内外部信息的分析汇总，并向管理者代表汇报。 3.3 管理者代表在沟通过程的建立、实施和保持过程中起协调和监督作用。 3.4 总经理应确保适用于公司内部和外部信息交流和沟通过程的建立，并任命员工安全事务代表，以确保员工就OH&有关事务的参与和协商的实施。 4 要求： 4.1 总经理应亲自或授权管理者代表策划建立、实施和保持与OHSMS有关的内部和外部信息交流与沟通所需过程，以确保保在公司的不同职能和层次之间，以及与外部相关方就管理体系及其过程的绩效和运行有效性进行沟通，包括交流体系的变更。 4.1.1在策划信息交流和沟通过程时，应确定： a）沟通的内容、沟通时机和沟通方式； b）负责沟通的部门和责任人、与谁沟通。 4.1.2 在策划环境方面的信息交流过程时，应： a）考虑其重要环境因素、合规义务、环境绩效等相关信息； b）确保所交流的环境信息与环境管理体系形成的信息一致且真实可信。 4.1.3根据本公司实际，确定： a）根据信息来源可分为内部信息和外部信息； b）信息内容应包括与公司质量和环境管理体系运行绩效和有效性有关，包括有关体系的变更，并应确保及时、准确、可靠； c）信息沟通的方式可以是口头或书面文件，以及其他一切可以利用的通讯和宣传工具。 4.1.4 经营管理部负责将信息交流和沟通相关信息形成文件或记录，相关部门应对相关的信息交流和沟通结果做出响应。 4.2 内部信息交流与沟通： 4.2.1 内部信息包括以下内容： A、法律、法规和其他要求的遵循及其变化情况； B、管理目标、指标、管理方案完成情况和体系运行绩效； C、内审、外审、管理评审结果； D、过程、产品和服务的监视、测量结果； E、不符合与纠正、预防情况； F、应急准备和响应情况以及员工参与和协商安全事务管理的实施情况； G、包括质量、环境和职业健康安全意识在内的与管理体系有关的培训情况；

信息交流控制程序

制订部门: 业务部 发行时间: 2014年9月15日 一、目的 1.1 本程序为了收集、处理本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信 息，保证信息渠道畅通，使质量体系及环境有害物质管理体系能有效运行而制定。

二、适用范围 2.1 适用于本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信息以及对这些 信息的处理。 三、职责 3.1业务课：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到 的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。 3.2 品管课：公司质量/环保信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外 部信息，按有关的程序进行处理或传递。 3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。 四、参考文件 4.1《文件与资料控制程序》 4.2《记录控制程序》 4.3《纠正和预防措施控制程序》 4.4《题案活动管理规程》（WI-QD-010） 五、定义（无） 六、流程图（无） 七、程序说明 7.1信息的分类： 7.1.1外部信息： A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及其反馈的信息。 B、法律、法规、标准类信息，如条例、产品标准等。 C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、供应商）。 D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、 环保技术、环保管理等方面的信息。 7.1.2内部信息：

A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及 体系正常运行时的其它记录。 B、（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施 处理单等。 7.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯等 方式加以传递。 7.2.1外部信息的收集与处理。 7.2.1.1业务课负责7.1.1中A、B、C项内容进行信息的收集，并传递到公 司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预 防措施控制程序》和《文件与资料控制程序》的要求进行处理。 7.2.1.2业务课、品管课负责与7.1.1中C项内容相关方的信息。联络以满 足顾客要求，对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制 程序》顾客抱怨处理控制程序。 7.2.1.3各部门负责7.1.1中D项内容，以《联络单》传递到相关部门。7.2.2内部信息的收集与处理 7.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常 信息。 7.2.2.2（潜在）不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。 7.2.2.3由总经理、管理者代表发出的质量信息，通过“公司会议”的形式 进行传达，建立《会议记录》，由相关部门落实和处理。 7.2.2.4公司总经理召集按排各部门负责人每月召开生产、质量例会，建立 《会议记录》，根据有关工序、操作、特采、质量记录、返工报告重大生 产品质问题、产品合格率、产能、客户投诉率等信息以探测、分析生产 品质趋势，确定潜在生产品质问题。 7.2.2.5总经理、课长必要时召开公司例会，讨论公司的所有行政、业务、

ISO14001内部信息沟通控制程序

ISO14001内部信息沟通控制程序 1 目的 通过在公司各层次和职能之间建立有效沟通渠道，确保全员参与环境管理和保持环境管理体系的持续有效。 2 适用范围 本程序对环境管理体系过程及其实施有效性全员沟通的管理和控制作出了明文规定。 3 职责 3．1管理层应积极创建有效内部沟通渠道和团队沟通文化。 3．2安全环境保卫部负责有关沟通内容的收集和传递。 4 定义 5 运作流程 5．1内部沟通内容可包括： a）环境方针、目标、指标； b）适用之环境法律、法规及其他要求； c）重要环境因素； d）环境监视和测量结果； e）组织环境绩效； f）管理评审、内部环境管理体系审核结果； g）环境管理体系适宜性、充分性、有效性等。

5．2内部沟通方式（渠道）。 对上述沟通内容，可采用如下沟通方式： a）会议方式（包括电话会议、逐一征求意见方式等）； b）报告分发、通告栏、墙板方式； c）培训方式。 5．3会议方式沟通流程。 5．3．1某部门/人员（提案人员）对沟通内容有异议者，可填写《内部沟通表》。5．3．2《内部沟通表》传递至相关部门主管，相关部门主管对以下事宜进行确认： a）是否须进行沟通（部门主管建议）； b）沟通范围（部门级、公司级）； c）沟通参与人员、时间、地点。 5．3．3若部门主管认为无须会议沟通，并且不同意沟通意见，则应将不须沟通理由填写于《内部沟通表》，并退回提案人员。 5．3．4若部门主管认为无须会议沟通，并且同意沟通意见，则应将具体实施方案填写于《内部沟通表》，并依据本程序5.3.7条款监管方案实施。 5．3．5若部门主管认为须会议沟通，则应依据《内部沟通表》确认事宜进行会议沟通。 5．3．6会议沟通结束，部门主管将沟通意见（包括具体实施方案）填写于相应《内部沟通表》。 5．3．7《内部沟通表》复印一份传递至方案实施人员相关部门主管保持原件并

员工沟通反馈流程知识讲解

员工沟通反馈流程 一、目的 为促进公司各部门及员工之间的交流，加强员工沟通，及时了解员工思想动态和诉求，培养正确的沟通心态和积极的沟通习惯，提高沟通的准确度和工作效率，减少误解和矛盾，建立和谐的工作关系，形成健康良性的问题反映、反馈和解决渠道与机制，为公司各项工作的顺利开展提供保障，特制订本程序。 二、适用范围 公司内部和员工之间涉及到文件沟通、会议沟通、面谈及其他形式沟通时均适用本办法，主要包括以下形式的沟通： 1)面谈：主要指一对一或多方面对面谈话。 2)会议：包括专题讨论和工作协调会议、员工座谈会、班组晨会、管理例 会和干部或员工大会等方式。 3)书面沟通：包括会议纪要、工作报告、文件、联络单、管理看板、班组 园地、宣传栏和内部刊物等方式。 4)网络沟通：包括电话、电子邮件与网络即时联络工具等方式。 5)其他如意见箱等方式。 三、内部沟通原则 1)自上而下沟通，可以越级检查，但不可以越级指挥（紧急情况除外）。 2)自下而上沟通，可以越级申诉，但不可以越级报告（紧急情况除外）。 3)沟通应以尊重、信任、耐心的态度进行，应避免冲突，以基于事实、出 于工作目的和解决问题为主，严格要求对事不对人。 4)部门间的沟通，尤其是重大分歧或不确定事项，应职责明确、以书面信 息为主，做到沟通和沟通记录及时、准确、真实等。 5)下级对上级的报告请示或建议，应避免简单提交问题，而应提出对解决 问题的几个备选方案且明确选择倾向，供上级决策选用。

特别地，劳动合同、员工工作岗位安排和岗位薪酬、绩效考核等属于员工个人与公司劳动关系的一部分，除相关管理人员外，员工只应就个人相关事宜做逐级沟通，不得向无关人员透漏个人相关信息，不得串联其他同事或擅自散播负面信息、煽动群体性事件。 四、管理职责 （一）生产经理 1)生产经理负责各班组的员工沟通情况予以监督和指导，并组织对班组长 及以上管理人员、特殊部门与岗位的员工进行相关沟通技能的培训。 2)生产经理应积极促进各部门间的沟通，定期或不定期召集恳谈会，及时 了解员工思想动态和需求。必要时，应进行员工满意度调查（正式或非 正式）。 3)对员工反映的问题，生产经理应组织协调相关部门和人员予以及时答复 和解决；解决有重大困难的，应专题上报领导，并跟踪解决方案，及时 反馈员工、形成工作闭环。 （二）车间主任及各班组长 1)应按要求参加出席会议、执行会议决议；并根据会议要求、上级指示或 工作需要，向所属部门、员工及时传达会议决议及公司的政策、规章、 要求等； 2)应及时召开部门员工会议、做好专题沟通和培训，形成会议决议并追踪 落实； 3)各部门及各级管理人员，应加强对跨部门事务的联络、协调、催办，必 要时对部属加以考核或提起跨部门投诉； 4)应定期或不定期向上级主管做员工思想状态和员工沟通的专题汇报； 特别地，每一位有团队下属的管理人员，应对团队成员进行入职谈话、转正谈话，定期或不定期的工作表现与绩效沟通谈话等；并按规定和要求，对入职转正评价、绩效考评等做出书面评价、签认和沟通。对核心员工，应会同人力资源部明确其定向培养和发展计划。

内部和外部协商和沟通管理办法

廊坊中建御澜华府工程 内部和外部协商和沟通管理办法 中建保华建筑有限责任公司 中建保华建筑有限责任公司 廊坊中建御澜华府工程项目经理部 2013 年 4 月

内部和外部协商和沟通管理办法 一、目的 规范信息的沟通与协商，保证总包方与外部相关方的联系及内部沟通管理，减少误解和矛盾，融洽工作关系，建立良好的问题反映及解决渠道，避免出现因内部、外部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节，推诿现象。 二、适用范围 本管理办法适用于廊坊中建御澜华府项目部和部门 三、职责 1、安全部 （1）负责政府安监部门入外部的联系； （2）负责接受员工及相关方提出安全问题处理。 （3）负责评价员工或员工代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议，督促有关方面予以解决． 2、人力资源部 （1）负责对管理人员及员工进场沟通方面的培训。 （2）定期进行员工满意度调查问卷，了解员工目前工作的状态和需求。3、工会部 （1）组织召开职工（员工）代表会，及时将职工（员工）代表就安全生产劳动保护方面提出问题和合理化建议及时反馈有关方面予以解决。（2）负责员工满意度的总体调查。

4、商务部 （1）负责建筑甲方的工程合同信息沟通 5、物资部 （1）负责与供应商的信息沟通。 6、综合办 （1）负责外部联系信息的处理并呈报项目领导和传达至相关单位， （2）负责安全生产文件的发放。 7、各级领导 （1）其他需要对外发布的信息由相关部门报生产经理征求意见后时行处理，必要时由项目部领导处理。 四、外部联系的形式 1、书面形式 （1）会议纪要 （2）各类报告、报表、通报 （3）信息交流 2、会议形式 安全部每周召开周检例会，由生产经理主持，对下列各项进行交流的讨论和汇报： （1）员工及相关的安全问题提出处理意思； （2）纠正预防措施跟踪检查情况 《其他系统问题》 3、口头信息、电子邮件等其他形式

公司质量手册及程序文件信息沟通管理程序

1目的 建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2 范围 适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 3定义和术语 无 4 职责 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5 程序 工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通 →沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存沟通内容（信息）之分类 5.1.1 外部信息 5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息 a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。 b.产品标准类信息。 c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。 d.供应商的质量信息及投诉等。 e.其它外部与产质量量相关的各类信息。 5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息 a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。 b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。 c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。

5.1.2 内部信息 a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。 c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。 e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。 信息的收集 信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。 信息重要度分级 根据信息的紧急及重要程度，分为三级： A、一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据； B、二级数据为不重要但紧急的数据； C、三级数据为日常信息，不需标识。 数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“√”说明。 信息沟通 5.4.1 沟通方式及追踪落实 5.4.1.1 会议 5.4.1. 会议计划 a例行性会议 b临时性会议 5.4.1. 例行性会议

内部沟通控制程序

*********有限公司内部沟通控制程序文件编号：COP-5.5-01 文件版本： 生效日期：年1月1日 制定部门：人力资源部

对公司的内部沟通管理要求做出规定，以便使有关质量信息得到交流，从而统一行动，确保质量管理体系的有效性。 2.0适用范围 适用于公司内部沟通过程的管理。 3.0引用文件 3.1<<质量手册>>中第5.5.3节: 内部沟通 3.2《质量记录控制程序》 COP- 4.2-02 4.0主要职责和权限 4.1公司总经理负责向组织传达满足顾客和法律法规要求的重要性，以增强顾客满意为目 的，确保顾客的要求得到确定并予以满足。 4.2管理者代表负责向全体员工传达质量方针、质量目标的意义以及建立、实施和保持改进 质量管理体系的有关要求。 4.3各部门负责内部沟通的安排和实施，确保及时、有效的进行。 4.4公司人力资源部负责内部沟通的归档管理。 5.0程序内容: 5.1程序流程图：

5.2定义 5.2.1质量信息：生产服务质量活动中的各种有意义的数据、报表、资料和文件、意见 或要求。 5.2.2内部沟通：指公司内部质量信息的交流和传递。 5.3内部沟通的方式可以通过会议、电话、电传、调查、信函、文件、内刊、联网、培训、 咨询、会签等，但不论采用何种方式，要达到预定的沟通效果，为对方理解和接受为目的。 5.4内部沟通的内容包括产品质量问题、生产问题、行政管理问题等与经营管理有关的任何 问题。 5.5内部沟通过程的安排按程序文件要求进行。 5.6沟通的对象包括：与质量管理体系有关的全体员工。 5.7沟通的时间不作限制,在产品实现过程中的各个阶段,随时都可以与相关人员进行沟通。 5.8公司全体员工都要以主人翁的责任感作好沟通工作，尤其是与顾客的沟通，以体现公司 质量管理体系的整体绩效。 5.9内部沟通时限规定： 5.9.1各部门之间进行沟通时，当接受部门收到联络事项时，不管是否能按要求完成， 必须在二小时内向提出部门回复处理的时间要求或困难。如任何一方有困难或疑 问时，应采取平等协商的办法进行沟通处理，如果不能达到效果，应向上级部门 反映。 5.9.2当提出部门在二小时内没有收到接受部门的回复时应及时向上级反映，由上级部 门协助处理。 5.9.3当上级部门向下级部门交办任务时，接受部门必须在二小时内给予回复处理的时 间要求或困难。接受部门应主动积极开展处理工作，并且要在规定时间内完成任 务和及时向上级交待。如果在规定时间内不能完成应提早主动向上级反映。 5.9.4当事项或任务处理完成后，由提出部门或上级部门对处理结果进行评估，如果问 题的处理不能达到预期的效果，进行再次沟通，同时知会上级部门协助处理。 5.10沟通的记录按相关程序文件要求进行，必要时作好有关记录。 6.0支持文件 无 7.0相关记录 7.1《内部联络书》 QR-5.5-0101

协商沟通和信息交流管理守则1.doc

协商沟通和信息交流管理制度1 协商沟通和信息交流管理制度 1．目的 为针对公司管理体系建立协商与沟通的渠道，促进就有关质量、环境、职业健康安全信息在公司与工作人员和其他相关方进行相互协商和沟通，制定本管理制度。 2. 适用范围 本制度适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系内部和外部的协商与沟通的管理。 3. 编制依据 3.1 GB/T19001－2008 《质量管理体系要求》 3.2 GB/T50430－2007 《工程建设施工企业质量管理规范》 3.3 GB/T24001－2004 《环境管理体系要求及使用指南》 3.4 GB/T28001－2011 《职业健康安全管理体系要求》 3.5 《管理手册》（A版） 3.6 国家、地方相关的现行法律、法规和规定 4. 职责和权限 4.1 管理者代表

是本管理制度的主管领导，负责对本制度的实施进行指导、监督检查。 4.2 行政部 是本管理制度的主管部门，负责对本制度的实施进行指导、监督检查；负责相关信息的收集、汇报、处理和传递。 4.3 其他职能部门 是本管理制度的相关部门，负责本部门主要管理过程或要素的运行信息的收集、处理和传递。 4.4 项目部 是本管理制度的具体实施执行部门，负责本项目部内、外部信息的沟通交流、处理、传递。 5. 管理要求 5.1 协商与沟通的内容 5.1.1 内部沟通的内容 管理体系的运行信息应在公司内部不同层次和部门得到充分的沟通和协商。内部沟通的内容包括： a. 管理方针、目标、管理方案； b.管理体系文件要求； c.质量、环境和职业健康安全职责、作用；

d.环境因素与危险源辨识、风险评价和风险控制的情况； e.环境、职业健康安全等的有关方面的变更； f.对质量、环境和职业安全的合理化建议； g.有关体系运行的信息，如：运行程序、监测信息、不符合报告、法规要求、培训信息、内审、管理评审、纠正和预防措施等。 5.1.2 外部沟通的内容 与外部相关方应得到充分的协调和沟通、外部沟通的内容包括： a.管理方针、目标的宣传； b.法律法规的获取和其他要求的变化； c.相关方的投诉； d.应急安排的变化； e.可能影响领导的危险源或来自领导的危险源； f.向政府管理部门的报告； g.事故的处理等； 5.2 信息沟通与交流的方法 5.2.1 内部交流的

信息沟通管理程序

信息沟通管理程序制定：日期 2017-2-15 标准化审核: 日期 2017-2-18 审核: 日期 2017-2-20 批准: 日期 2017-2-22 文件变更记录

1.目的 目的是建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。 2.适用范围 适用于与本公司整体运作有关的各类内、外部信息沟通的管理。 3.职责与权限 3.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 3.2品质保证部负责与产品质量相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。 3.3 营销管理部负责与市场动态相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。 3.4 企管部负责与企业管理相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。 3.5 管理者代表负责对以上信息进行统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 4. 术语和定义 无 5.内容 5.1 沟通信息分类 5.1.1 外部信息 1）与质量有关的外部信息 A.客户、产品检验机构、质量监督机构、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。 B.产品标准类信息。 C.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。 D.供应商的质量信息及投诉等。 E.其它外部与质量相关的各类信息。 2) 与公司相关的外部信息 A.政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等。 B.市场、行业动态（包括竞争对手）中与公司相关的信息。 C.与公司有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5.1.2 内部信息 1)体系运行情况、QHSEMS方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 2)员工对质量及公司内部管理的建议和意见等。 3)公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 4)财务、人事、行政、后勤、安全、环境、卫生等情况。 5.2 信息的收集 信息（数据）及时收集、分析、传递、汇总，各部门按本部门职能和运行程序的规定收集和整理相关信息。 5.3 信息沟通 5.3.1 沟通方式 1）例行性会议沟通：

信息沟通控制程序

信息沟通控制程序 PD-553 1.0目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 2.0范围 适用于本公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。 3.0职责 3.1各部门负责对工作范围内相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存，及相关紧急信息的处理。 3.2质保部负责统筹与质量管理体系各类相关信息的传递与处理；负责保存和管理相关的信息。 4.0程序内容 4.1信息的分类 1外部信息包括： A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及 反馈的信息；

B、政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、 产品标准等； C、相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的 信息及其投诉等； D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量 改进技术，质量管理、质量培训等方面的信息。 4.1.2内部信息包括： A、正常信息，如质量方针（目标）之完成情况、测 量和控制记录、内部审核与管理评审报告以及体 系正常运行时的其它记录等； B、（潜在）不符舍信息，如制程中的不合格品通知 单（FM-830-01）、内部审核中的不合格品专题报 告（FM-830-03）、等； C、紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息 与记录； D、其它内部信息（如员工的建议等）。 4.2信息的收集、处理与沟通工具 信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、影像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。 1外部信息的收集与处理 A、质保部负责质量技术监督局、认证机构等监测、

检查结果及反馈信息的收集，由质保部传递到公 司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况 时，按照改进控制程序（PD-850）的要求进行处 理。 B、政策法规标准的资料信息由行政部、质保部等部 门负责收集、更新、整理交文控中心保存，详见 文件控制程序（PD－423）。 C、各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量改 进技术，质量管理信息等，应及时反馈到质保部， 由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。 4.2.2内部信息的收集与处理 A、正常信息的处理：各部依据相关文件的规定直接收 集并传递日常正常信息；质保部按照相应程序文件 的规定向有关部门传递质量方针、目标信其完成情 况、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 B、（潜在）不符合信息的处理详见改进控制程序 （PD-850）。 C、紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅 速传递给行政部和质保部组织处理，可采用电话， 传真等方式紧急沟通。 4.3信息的汇总和管理应用 1质保部不断汇总各方面反馈的质量信息，按照信息载体的

022沟通参与协商管理控制程序

文件编号：EOG/YP210022—2014 沟通、参与协商管理控制程 序 （D 版） 编制：管理部 审核：黄旭飞徐洪恩 批准：官晓春 发布日期：2014年10月08日实施日期：2014年10月08日 广西北海玉柴马石油高级润滑油有限公司 广西南宁玉柴马石油润滑油有限公司 1目的 为规范公司内、外部协商与交流信息的正常传递，确保公司各层次、各职能部门、员工和相关方进行环境和职业健康安全信息的沟通。 2适用范围 适用于公司内部及外部环境和职业健康安全协商与沟通的管理。 3职责 3.1管理部负责组织编制《沟通、参与协商管理程序》。 3.2其它部门负责本部门业务工作的信息交流、沟通、参与和协商。 4引用文件 4.1《应急准备和响应控制程序》 4.2《安全事故处理规定》 5术语和定义 5.1相关方 关注组织的环境/职业健康安全绩效或受其环境/职业健康安全绩效影响的个人或团体。 6工作流程 6.1协商与沟通的载体 协商的载体可以是自动化办公系统、工作会议、宣传栏、电视、工作函、玉柴建设者报、日常工作通报、通知、调查表、意见箱等，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具。 6.2公司内部沟通、参与和协商 6.2.1内部参与和协商的内容 1环境因素/危险源的辨识、评价、控制。 受控状态 受控 分发编号

2方针、目标的制定和评审。 3纠正措施的协商、监督和执行。 4事件、事故的调查、协商、处理、反馈。 5各类人员、设施、设备、场所以及状态的变更. 6.2.1.6制定程序、标准书时进行协商。 7员工和相关方提出的建议和要求。 6.2.2内部沟通的内容 6.2.2.1各部门之间的环境与职业健康安全信息的交流。 6.2.2.2法律、法规信息的传递。 6.2.2.3内外部审核的结果。 6.2.2.4管理评审的结果。 6.2.2.5监测与检验的结果。 6.2.2.6纠正措施与预防措施。 6.2.2.7应急准备与响应。 6.2.2.8体系运行过程中产生的其它环境与职业健康安全信息。 6.2.3员工参与和协商的内容： 6.2.3.1参与环境与职业健康安全管理方针和目标的制定和评审。 6.2.3.2适当参与环境因素/危险源辨识、风险评价、风险控制措施的确定和事故调查处理等。 6.2.3.3参与改善职业健康安全环境的商讨，对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商。 6.2.3.4享有员工代表权，所有员工应该了解谁是员工代表以及管理者代表。 6.2.4工会参与职业健康安全事项的协商和沟通，包括参与有关职业安全事项的决策，事故的处理以及涉及职工健康安全权益事项监督管理。 6.2.4.1工会监督与协助公司及各部门贯彻和宣传有关职业健康安全法律法规，落实安全生产责任制，关注职工安全健康，不断改善劳动条件，督促行政部门整改影响职工职业健康安全的问题。6.2.4.2工会参与职业健康安全管理方针和程序的制定和评审，包括公司职业健康安全方针、各项政策、目标、计划、制度的制定、评审。 6.2.4.3工会负责组织选举并任命部门一级的员工代表。 6.2.4.4工会按照公司与员工签订的集体合同和劳动合同，负责合同中有关职业健康安全条款的协商与沟通，并对执行情况每半年检查一次，听取并收集员工的意见、建议和要求，做好相应的整改，每年向职代会汇报情况。 6.2.4.5工会监督相关职能部门按规定发放劳保用品和定期对职工进行健康检查，并做好防暑降温以及女职工劳动保护工作。 6.2.4.6工会参与职业伤亡事故和职业危害的调查处理，维护员工权益。 6.2.5内部沟通、参与和协商的实施

信息沟通控制程序

1. 目的 规范信息沟通程序，使相关信息及时有效地传递、交流、沟通，确保管理体系有效运行。 2. 范围 适用于公司内、外部对质量与食品安全管理体系有关信息及其它信息的传递、沟通和处理。 3. 职责 质量部负责统筹质量与食品管理体系相关信息的交流。 各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。 3. 程序 》 信息分类 质量与食品管理体系的信息沟通；其他信息沟通。 信息沟通的方式 口头、书面文件、会议、内部报刊、公告栏、网络或利用其他通讯及宣传工具进行沟通。 信息的内容 内部信息： 公司的质量方针、目标、经营方向、业绩等； 管理体系运行的情况、内审、管理评审、监督检查的反馈情况； · 体系运行中产生的信息（如不符合信息，重大事故、事故调查和处理信息，培训等）。 其他信息（如员工的建议等） 外部信息： 法律法规和其它要求的获得和更新； 网络信息的获取； 与政府机关职能部门的信息联络； 顾客的需求； 外部审核、检查、参观、访问； ： 相关方投诉、抱怨和处理信息。 信息沟通的实施 内部信息: A 由质量部组织，人力资源部负责将公司的质量方针、质量目标等以简报、标语等宣传形式公诸于众；管理体系运行过程中产生的各种信息由信息产生部门通过企业邮箱或其他相关邮箱传递到责任部门及其他相关部门且同时抄送总经理及副总以上人员；邮件内容应体现时间、信息内容、联系人、联系方式等；主要责任部门及其他相关部门在收到邮件时应在1个工作日内回复邮件并给出建议、处理意见。 B 紧急状态下的信息由信息产生部门使用最为快捷的通讯方式迅速传递到主要责任部门及相关部门、总经理以及有关的政府机关； C 对不符合项实施纠正与纠正措施的部门必须在整改过程中将有关信息及时传递到相关部门； 各部门的应积极参加每周一的生产例会，沟通工作情况，解决存在问题，处理争议和纠纷； :

职业安全环境管理的协商沟通与信息交流管理

协商、沟通与信息交流控制程序 1 目的 通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。 2 范围 适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。 3 职责 3.1 最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。 3.2 管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。 3.3 综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。 3.4 工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。 3.5 各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。 3.6 各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。 4 管理内容与方法 4.1 内部信息 4.1.1 内部信息内容包括： ——质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况； ——法律、法规、规范、标准及其他要求； ——顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息； ——企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案； ——各部门的质量、职业健康安全和环境职责： ——质量、职业健康安全和环境培训的信息； ——监测、测量结果； ——不符合与预防纠正措施的信息； ——质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息； ——管理评审结果的信息； ——员工的建议与意见。 4.1.2 综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。 4.1.3 工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。 4.1.4 部门的质量、职业健康安全和环境信息由各部门主管按规定要求负责将其汇总至综合管理部，各部门之间的质量、职业健康安全和环境信息交流由各部门间相互传达。

014 信息沟通管理程序

1目的 建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2 范围 适用于与本总经办整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 3定义和术语 无 4 职责 4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.3 市场部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.4 综合部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.5 协助总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5 程序 工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存 5.1 沟通内容（信息）之分类 5.1.1 外部信息 5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息 a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。 b.产品标准类信息。 c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。 d.供应商的质量信息及投诉等。 e.其它外部与产质量量相关的各类信息。 5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息 a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。 b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。 c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5.1.2 内部信息 a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。 c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。 e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。 5.2 信息的收集

内外部沟通控制程序

*******有限公司 程序文件 内外部沟通控制程序 文件编号： GC-QP5.5.3-2010-03 文件版本： B/1 编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 2010年10月20日发布 2010年10月20日实施 *******有限公司发布

程序文件.内外部沟通控制程序 1 目的 运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。 2 范围 公司全体员工、各职能部门以及相关方。 3 职责 3.1人事行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通 联络。 3.2营销部负责与客户的沟通。 3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。 3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。 4.工作程序 4.1内部沟通 4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。 4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。 4.1.3公司大会。 4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。 4.1.3.2会议由行政部经理主持，公司全体人员必须参加。 4.1.4主管例会 4.1.4.1一般为每周一次。 a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望， 对各部门的合理建议。 b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。必要时，部门负责人可 带与会议相关的本部门员工参加会议。 c.会议记录执行情况由人事行政部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。 4.1.5部门会议 4.1. 5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。 4.1. 5.2门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。 4.1.6班组会议 4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。 4.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。