Excel2003知识点总结

Excel2003知识点总结

1.

2.窗口外观

——和word对比，菜单，9大菜单

——“以下哪些是Excel有而Word没有的”……编辑栏等……

——编辑栏从左向右依次是名称框、工具按钮和编辑区，用于显示或编辑单元格的内容。名称框显示当前单元格的地址（也称单元格的名称），或者在输入公式时用于从其下拉列表中选择常用函数。

——编辑区或称公式栏区，用于显示当前单元格中的内容，可以直接在此对当前单元格进行输入和编辑操作。

——任务窗格：启动Excel 2003后，默认情况下系统自动打开“开始工作”任务窗格，利用此任务窗格可以进行各种信息的检索、打开工作簿和新建工作簿等操作。

——Excel 2003共有11种任务窗格，可以根据需要选择不同的任务窗格。

3.启动、退出

——四种启动方式：菜单、图标、文件、命令（运行excel）

——五种退出方式：……、快捷键（alt+F4）

4.工作簿和工作表概念

——工作簿（Book）就是Excel文件，工作簿是存储数据、进行数据运算以及数据格式化等Excel中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其

——工作簿是由工作表组成的，

盘。

——工作表（Sheet）是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称作电子表格，用于组织和分析数据。

——Excel工作表最多可由256列和65536行构成。纵向为列，每列用字母标识，从A、B、…、Z、AA、AB、…、BA、BB、……一直到IV，称作列标。横向为行，每行用数字标识，数字范围为1～65 536，称作行号。每个行列交叉部分称为单元格，每个工作表最多可有65 536×256个单元格。

——要对工作表进行操作，必须先打开该工作表所在的工作簿。工作簿一旦打开，它所包含的工作表就一同打开，用户可以增减工作表。

——工作表名在工作表的最下面一行，系统给每个打开的工作表提供了一个缺省名：Sheet1、Sheet2、……用户可以重新为工作表命名。

由于工作表名栏区域有限，只能显示部分工作表名，可以利用工作表名栏左边的工作表控制按钮来显示其他的工作表。单击某个工作表名，它就呈高亮度显示，成为当前（活动）工作表。

——在Excel 2003中，允许同时在一个工作簿中的多个工作表上输入。

——Excel 2003启动后，系统默认打开的工作表数目是3个，用户也可以改变这个数目，方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，再单击“常规”选项卡，改变“新工作簿内的工作表数”后面的数值（数字介于1～255之间），这样就设置了以后每次新建工作簿同时打开的工作表数目。

——每次改变以后，需重新启动Excel 2003才能生效。

——在启动后，将自动建立一个全新的工作簿Book1。

——按快捷键“常用”工具栏中的“新建”按钮直接创建空白工作簿。——在“文件”菜单中单击最近使用过的文件（在默认状态下显示4个最近打开过的文件，用户可以通过“工具”菜单中的“选项”命令打开“选项”对话框，然后在“常规”选项卡中修改这个数目），即可打开相应的工作簿。

——Excel 2003允许同时打开多个工作簿。可以在不关闭当前工作簿的情况下打开其他工作簿。可以在不同工作簿之间进行切换，同时对多个工作簿进行操作。

5.保存有关

——Ctrl+S

——自动保存

——若没及时保存，在退出Excel 2003或关闭当前工作簿时，系统会弹出提示是否保存的对话框，单击“是”也可保存。

6.单元格

——单元格（Cell）就是工作表中行和列交叉的部分，是工作表最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位。

——在一个工作表中，当前（活动）单元格只有一个。

——每个单元格内容长度的最大限制是32767个字符，但单元格中只能显示1024个字符，编辑栏中才可以显示全部32767个字符。

——单元格区域指的是由多个相邻单元格形成的矩形区域，其表示方法由该区域的左上角单元格地址、冒号和右下角单元格地址组成。例如：单元格区域A1:E5

击“插入”菜单中的“工作表”命令。

——用户既可以在一个工作簿中移动或复制工作表，也可以在不同工作簿之间移动或复制工作表。

——要在当前工作簿中移动工作表，可以沿工作表标签栏拖动选定的工作表标签；如果要在当前工作簿中复制工作表，则需要在拖动工作表到目标位置的同时按住Ctrl键。

7.隐藏工作表、簿

——隐藏工作表：选定需要隐藏的工作表，在“格式”菜单上，指向“工作表”，选择“隐藏”命令即可隐藏该工作表。

——取消隐藏工作表：在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框，在该对话框的“取消隐藏工作表”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作表的名称，按“确定”键即可重新显示该工作表。

——隐藏工作簿：在需要隐藏的工作簿的“窗口”菜单中单击“隐藏”命令即可隐藏该工作簿。如果想显示已隐藏的工作簿，可在“窗口”菜单中单击“取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框，在“取消隐藏工作簿”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作簿的名称，按“确定”键即可重新显示该工作簿。

8.内容输入、编辑有关

——Excel 2003能够接受的数据类型可以分为文本（或称字符、文字）、数字（值）、日期和时间、公式与函数等。

——在数据的输入过程中，在输入数据时，必须按照Excel 2003的规则进行。

——单击选择需要输入数据的单元格，然后直接输入数据。输入的内容将直接显示在单元格内和编辑栏中。

——单击单元格，然后单击编辑栏，可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。

——双击单元格，单元格内出现插入光标，移动光标到所需位置，即可进行数据的输入或编辑修改。

——如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定相应的单元格，然后输入数据，按Ctrl+Enter键，即可向这些单元格同时输入相同的数据。

——在Excel 2003中，文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符，也可以是它们的组合。

——在默认状态下，所有文字型数据在单元格中均左对齐。输入文字时，文字出现在活动单元格和编辑栏中。

输入时注意以下几点：

（1）在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。

（2）如果把数字作为文本输入（如身份证号码、电话号码、=3+5、2/3等），应先输入一个半角字符的单引号“'”再输入相应的字符。例如，输入“'010********”、“'=3+5”、“'2/3”。——在Excel 2003中，数字型数据除了数字0～9外，还包括+（正号）、-（负号）、(、)、,（千分位号）、.（小数点）、/、＄、%、E、e等特殊字符。

——数字型数据默认右对齐，数字与非数字的组合均作为文本型数据处理。

输入时应注意以下几点：

（1）输入分数时，应在分数前输入0（零）及一个空格，如分数2/3应输入0 2/3。如果直接输入2/3或02/3，则系统将把它视作日期，认为是2月3日。

（2）输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。如-8应输入“-8”或“(8)”。

（3）在数字间可以用千分位号“,”隔开，如输入“12,002”。

（4）单元格中的数字格式决定Excel 2003在工作表中显示数字的方式。如果在“常规”格式的单元格中输入数字，Excel 2003将根据具体情况套用不同的数字格式。

（5）如果单元格使用默认的“常规”数字格式，Excel 2003会将数字显示为整数、小数，或者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示。采用“常规”格式的数字长度为11位，其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。如果要输入并显示多于11位的数字，可以使用内置的科学记数格式（即指数格式）或自定义的数字格式。

——无论显示的数字的位数如何，Excel 2003都只保留15位的数字精度。如果数字长度超出了15位，则Excel 2003会将多余的数字位转换为0（零）。

——Excel 2003将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在键入了Excel 2003可以识别的日期或时间型数据后，单元格格式显示为某种内置的日期或时间格式。

——在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。如果Excel 2003不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。

——在控制面板的“区域和时间选项”中的“日期”选项卡和“时间”选项卡中的设置，将决定当前日期和时间的默认格式，以及默认的日期和时间符号。

输入时注意以下几点：

（1）一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”。例如，2010/2/16、2010-2-16、16/Feb/2010或16-Feb-2010都表示2010年2月16日。

（2）如果只输入月和日，Excel 2003就取计算机内部时钟的年份作为默认值。

（3）时间分隔符一般使用冒号“:”。例如，输入7:0:1或7:00:01都表示7点零1秒。

（4）如果要输入当天的日期，则按Ctrl+“;”（分号）。如果要输入当前的时间，则按Ctrl+Shift+“:”（冒号）。

（5）如果在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开。

9.自动填充

——Excel 2003有自动填充功能，可以自动填充一些有规律的数据。如：填充相同数据，填充数据的等比数列、等差数列和日期时间序列等，还可以输入自定义序列。

——自动填充是根据初值决定以后的填充项，方法为：将鼠标移到初值所在的单元格填充柄上，当鼠标指针变成黑色“+”形状时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标即可完成自动填充。

（1）初值为纯数字型数据或文字型数据时，拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据（即复制填充）。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，可使数字型数据自动增1 （2）初值为文字型数据和数字型数据混合体，填充时文字不变，数字递增减。如初值为A1，则填充值为A2、A3、A4等。

（3）初值为Excel预设序列中的数据，则按预设序列填充。

（4）初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据，则自动增1。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，则在相应单元格中填充相同数据。

——输入任意等差、等比数列：先选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值，再选定相邻的另一单元格，输入序列的第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值和第二个数值的单元格，用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充。如果要指定序列类型，则先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。

——也可以在第一个单元格输入起始值（如2），通过“编辑”菜单中的“填充”→“序列”命令，打开“序列”对话框产生一个序列。在对话框的“序列产生在”区域选择“行”，选择的序列类型为“等比数列”，然后在“步长值”中输入2，“终止值”中键入256，最后单击“确定”。

——创建自定义序列

用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式创建自定义序列，并可以保存起来，供以后使用。

——利用现有数据创建自定义序列：

如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域。单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，即可使用现有数据创建自定义序列。

——利用输入序列方式创建自定义序列：

选择图中“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。

10.内容的编辑

——格中的数据输入后可以修改和删除、复制和移动。

——在Excel 2003中，修改数据有两种方法：

（1）在编辑栏修改，只需先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行相应的修改，按

“ ”按钮确认修改，按“ ”按钮或Esc键放弃修改，此种方法适合内容较多或者公式的修改。

（2）直接在单元格中修改，此时需双击单元格，然后进入单元格修改，此种方法适合内容较少时的修改。

——如果以新数据替代原来的数据，只需单击单元格，然后输入新的数据。

——数据删除：

在Excel 2003中，数据删除有两个概念：数据清除和数据删除。

(1) 数据清除的对象是数据，单元格本身并不受影响。

(2) 数据删除的对象是单元格，即单元格删除，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。

——数据复制和移动

在Excel 2003中，数据的复制可以利用剪贴板，也可以用鼠标拖放操作。

——用剪贴板复制数据与Word中的操作相似，稍有不同的是在源区域执行复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线。只要闪烁的虚线不消失，粘贴可以进行多次，一旦虚线消失，粘贴则无法进行。如果只需粘贴一次，在目标区域直接按回车键即可。

——选择目标区域时，可选择目标区域的第一个单元格或起始的部分单元格，或选择与源区域一样大小的区域，当然，选择区域也可以与源区域不一样大。

——鼠标拖动复制数据的操作方法也与Word有所不同：选择源区域和按下Ctrl键后鼠标指针应指向源区域的四周边界而不是源区域内部，此时鼠标指针变成右上角带有一个小十字的空心箭头，按下鼠标拖动到目标区域释放即可。

——此外当数据为纯字符或纯数值且不是自动填充序列的一员时，使用鼠标自动填充的方法也可以实现数据复制。

——数据移动与复制类似，可以利用剪贴板的先“剪切”再“粘贴”方式，也可以用鼠标拖动，但不按Ctrl键。

——选择性粘贴：

一个单元格含有多种特性，如内容、格式、批注等，可以使用选择性粘贴复制它的部分特性。选择性粘贴的操作步骤为：先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，单击“编辑”→“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。选择相应选项后，单击“确定”按钮可完成选择性粘贴。

11.数据的有效性

——以输入有效考试成绩0~100为例。

（1）选择要创建数据有效性的单元格；

（2）从“数据”菜单中选择“有效性”，打开“数据有效性”对话框；

（3）在对话框的“允许”下拉列表中选择“小数”，在“数据”列表框中选择“介于”，在“最小值”框中输入“0”，在“最大值”框中输入“100”；

（4）单击“确定”按钮，完成数据有效性设置。

——在设置数据有效性时，“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡中的有效性条件的确定至关重要，需要根据对单元格中数据的限制，确定“允许”下拉列表中的选项及数据对应的条件。“输入信息”、“出错警告”、“输入法模式”等选项卡可以根据需要确定相关内容和设置。——复制数据有效性设置

（1）选择已设置数据有效性的单元格，单击“复制”；

（2）选定需要复制数据有效性设置的单元格，在“编辑”菜单中单击“选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框；

（3）选中“有效性验证”选项，单击“确定”按钮。

（1”对话框；

（2）单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框；

（3）选中“数据有效性”，再选中“全部”选项，然后单击“确定“按钮即可。

——查找符合特定数据有效性设置的单元格

（1）单击具有数据有效性设置的单元格，该数据有效性设置用于查找匹配项；

（2）在“编辑”菜单上，单击“定位”，打开“定位”对话框；

（3）单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框；

（4）选中“数据有效性”，再选中“相同”，然后单击“确定”按钮即可。

——删除数据有效性

（1）选择不需要再对其数据进行验证的单元格；

（2）在“数据”菜单上，单击“有效性”，打开“数据有效性”对话框；

（3）在对话框的“设置”选项卡中单击“全部清除”即可。

12.行、列的操作

——如果要在某行上方插入一行，则选定该行或其中的任意单元格，在“插入”菜单上单击“行”命令，或单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入”→“整行”命令

——如果要在某行上方插入N行，则选定需要插入的新行之下相邻的N行，在“插入”菜单上单击“行”命令

——选定要删除的行或列，然后单击“编辑”菜单上的“删除”命令，下边的行或右边的列将自动移动并填补删除后的空缺。

——查找和替换功能可以在工作表中快速地定位用户要找的信息，并且可以有选择地用其他值代替。“查找”功能用来在工作表中快速搜索用户所需要的数据，“替换”功能则用来将查找到的数据自动用一个新的数据代替。

——在Excel 2003中，用户既可以在一个工作表中进行查找和替换，也可以在多个工作表中进行查找和替换。

基本步骤是：先选定要搜索的单元格区域（若要搜索整张工作表，则单击任意单元格），然后使用“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。使用方法同Word 2003类似。

13.数学公式

——公式是Excel 2003最重要的内容之一，充分灵活地运用公式，可以实现数据处理的自动化。公式对于那些需要填写计算结果的表格非常有用，当公式引用的单元格的数据修改后，公式的计算结果会自动更新。

——Excel 2003中的公式与数学表达式基本相同，由参与运算的数据和运算符组成，但Excel 2003的公式必须以“=”开头。

——Excel 2003包含四类运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。（1）算术运算符

+（加号）、-（减号或负号）、*（星号或乘号）、/（除号）、%（百分号）、^（乘方）。完成基本的数学运算，返回值为数值。例如，在单元格中输入“=2+5^2”后回车，结果为27。

（2）比较运算符

=（等号）、>（大于）、<（小于）、> =（大于等于）、<=（小于等于）、< >（不等于）。用以实现两个值的比较，结果是逻辑值True或False。例如，在单元格中输入“=3<8”，结果为True。

（3）文本运算符：&

用来连接一个或多个文本数据以产生组合的文本。例如：在单元格中输入“="职业"&"学院"”（注意文本输入时须加英文引号）后回车，将产生“职业学院”的结果。输入“="职业"&"技术"&"学院"”，将产生“职业技术学院”的结果。

（4）引用运算符

单元格引用运算符：:（冒号），用于合并多个单元格区域。

联合运算符：,（逗号）。将多个引用合并为一个引用。

交叉运算符：空格，产生同时属于两个引用的单元格区域的引用。

——.公式中的运算顺序

公式中的运算符运算优先级为：

:（冒号）、空格、,（逗号）→%（百分比）→^（乘幂）→*（乘）、/（除）→+（加）、-（减）→&（连接符）→=、<、>、<=、>=、<>（比较运算符）

对于优先级相同的运算符，则从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，则应把公式中需要首先计算的部分括在圆括号内。

——选择要在其中输入公式的单元格，先输入等号，或者通过单击编辑栏中的“编辑公式”按钮或工具栏中的“粘贴函数”按钮自动插入一个等号，接着输入运算表达式，最后按回车键确认。

注意：第一: 运算符必须是在英文半角状态下输入；

第二: 公式的运算量要用单元格地址，以便于复制引用公式。

14.相对引用和绝对引用

——单元格的引用是把单元格的数据和公式联系起来，标识工作表中单元格或单元格区域，指明公式中使用数据的位置。

——Excel单元格的引用有两种基本的方式：相对引用和绝对引用。

默认方式为相对引用。

1）相对引用

相对引用是指单元格引用时会随公式所在的位置变化而改变，公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计算。

2）绝对引用

绝对引用是指公式中的单元格或单元格区域地址不随着公式位置的改变而发生改变，不论公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。

3）混合引用

混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用，部分是绝对引用。如$B2、B$2。4）三维地址引用

在Excel中，不但可以引用同一工作表中的单元格，还能引用不同工作表中的单元格，引用

格式为：[工作簿名]+工作表名！+单元格引用。例如，在工作簿Book1中引用工作簿Book2

15.函数

Excel 2003提供了许多内置函数，共有财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等9类共几百种函数，为用户对数据进行运算和分析带来了极大的方便。

Excel 2003函数由函数名、括号和参数组成，如“=SUM(B2:E2)。当函数以公式的形式出现时，则应在函数名称前面输入等号。

函数的输入有以下方法：

1）从键盘上直接输入函数

2）使用“插入函数”对话框

3）使用工具栏按钮

16.批注

添加了批注的单元格的右上角有一个小红三角，当鼠标移到该单元格时将显示批注内容，批注内容不能打印。

要编辑、删除、显示、隐藏批注可进行如下操作：选定单元格，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令。

17.格式化

单元格的数据格式定义包括六部分：数字、对齐、字体、边框、图案和保护。单元格数据的格式化操作必须先选择要进行格式化的单元格或单元格区域，然后才能进行相应的格式化操

作。

——复制列宽，如果要将某一列的列宽复制到其他列中，则选定该列中的单元格，并单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，然后选定目标列。接着，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，然后单击“列宽”选项。

——不能用复制的方法来调整行高。

18.自动套用格式和条件格式

——自动套用格式

Excel提供了多种已经设置好的表格格式，可以很方便地选择所需样式，套用到选定的工作表单元格区域。套用时可以全部套用，也可以部分套用。

——条件格式

在工作表中有时为了突出显示满足设定条件的数据，可以设置单元格的条件格式，用于对选定区域各单元格中的数据是否满足设定的条件动态地为单元格自动设置格式。

19.数据清单

——Excel 2003的数据清单具有类似数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能，因此，Excel数据清单也称Excel数据库。

——具有二维表性的电子表格在Excel中被称为数据清单，数据清单类似于数据库表，可以像数据库表一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据，如图6所示。在执行数据库操作（如查询、排序等）时，Excel 2003会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单中的元素来组织数据：数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。

——创建数据清单应遵循的规则

（1）一个数据清单最好占用一个工作表。

（2）数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。

（3）每一列包含相同类型的数据。

（4）将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。

（5）显示行和列。在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。

（6）使用带格式的列标。要在清单的第一行中创建列标，Excel 2003将使用列标创建报告并查找和组织数据。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。

（7）使清单独立。在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2003检测和选定数据清单。

（8）不要在前面或后面输入空格。单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。——数据清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑，还可以使用“记录单”来进行：

1）查看、编辑记录

2）新建、删除记录

20.排序

21.筛选

——筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录

被隐藏。Excel 2003提供了两种筛选清单命令：自动筛选和高级筛选。与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。

1. 自动筛选

2. 高级筛选

22.分类汇总

——分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理。不需要用户自己建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均等多种计算，并且把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”显示出来。在Excel 2003中分类汇总可进行的计算有：求和、平均值、最大值、最小值等。

——注意，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须先对要分类汇总的列排序。

23.合并计算

——合并计算是对一个或多个单元格区域的源数据进行同类合并汇总。合并计算可以对有相同位置的数据或相同分类的数据进行汇总。

——要想合并计算数据，首先必须为汇总信息定义一个目的区，用来显示摘录的信息。此目标区域可位于与源数据相同的工作表中，也可在另一个工作表或工作簿内。其次，需要选择要合并计算的数据源，此数据源可以来自单个工作表、多个工作表或多重工作簿中。

24.图表

——数据图表就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更直观。当工作表中的数据发生变化时，图表中对应项的数据也自动变化。

——Excel中的图表分两种，一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，它是一个独立的图表工作表，打印时也将与数据表分开打印。

——在Excel中，用户可以利用图表工具栏创建简单图表，也可以利用图表向导创建各种图表。

——建立图表后，用户还可以对它进行修改，比如图表的大小、类型或数据系列。值得注意的是，图表与建立它的工作表数据之间建立了动态链接关系，当改变工作表中的数据时，图表会随之更新；反之，当拖动图表上的结点而改变图表时，工作表中的数据也会动态地发生变化。

——图表格式的设置主要包括对标题、图例等项重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等的设置以及对坐标轴格式的重新设置。

——双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，就可以在该对话框中进行图表格式设置。

25.打印和页面设置

——工作表或图表在编辑好之后，打印前，应使用“打印预览”命令看一下模拟显示，若不满意，则可通过“页面设置”进行适当设置，直到效果满意时再打印。

——单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，该对话框中共有4个选项卡：页面、页边距、页眉/页脚和工作表（若当前被编辑的是一个图表，则“工作表”选项卡将变为“图表”选项卡）。

——如果需要打印的工作表内容不止一页，Excel 2003将自动在其中插入分页符将其分成多页。分页符的位置取决于所选纸张的大小、页边距设置和设定的缩放比例。当用户有特别需要时，可以人工插入分页符。

——插入水平分页符、插入垂直分页符、分页预览、移动分页符、删除分页符

26.协同word

——Excel 2003与Word 2003之间的信息共享方式有两种类型：对象链接和嵌入（OLE）。

——链接对象

对象被链接后，被链接的信息保存在源文件中，目标文件中只显示链接信息的一个映像，它只保存原始数据的存放位置（如果是Excel 2003图表对象，还会保存大小信息）。为了保持对原始数据的链接，那些保存在计算机或网络上的源文件必须始终可用。如果更改源文件中的原始数据，链接信息将会自动更新。使用链接方式可节省磁盘空间。

——使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令并选定“粘贴链接”选项以后，信息将被粘贴为链接对象。

“插入”菜单上的“对象”命令和“图片”子菜单中的大部分命令也可以将信息按链接对象插入。

——嵌入对象

与链接的对象不同，嵌入的对象保存在目标文件中，成为目标文件的一部分，相当于插入了一个副本。更改原始数据时并不更新该对象，但目标文件占用的磁盘空间比链接信息时要大。——可用“复制”与“（选择性）粘贴”实现对象嵌入，也可用“插入”菜单上的“对象”命令和“图片”子菜单中的大部分命令实现对象嵌入。