ERP操作规范

ERP用户操作规范

1.最重要的事项

●业务处理数据的及时性、准确性；

●不能随意更改手工、系统数据，保证数据的严肃性。

●出现ERP系统问题时，请向ERP系统管理员/网管反馈。

2.操作规范

为确保ERP系统安全、高效的运行，特制订以下规范，请各操作人员严格遵循：

每一张输入到ERP系统中的原始单据必须在输入之后，由输入者在原始单据上做标记：“X年x月xxx输入”，并保存至少3个月。

1.了解本岗位ERP操作与相关的其他ERP岗位的整体操作的业务操作顺序

2.了解所使用到的参照是在基础设置的哪个功能里设置，由谁来设置，以

便新增时，找到相关人员。

3.必须按系统指定的权限对软件系统进行操作，严禁利用他人帐号登录系

统；

4.必须严格按ERP系统业务手册的要求进行操作，清楚地知道自己应当在

业务发生时，做什么具体工作，例如填写什么数据，根据什么来填写，

不允许随意填写不规范的数据；

5.操作员要对数据负责，确保数据的准确一致，严禁重复录入数据或单据；

6.禁止在同一台计算机上重复打开一个以上的系统窗口进行操作；

7.当天的票据必须当天录入系统，保证数据的及时性；

8.要保证录入单据中数据的完整性，避免漏录现象；

9.单据保存前，应当复核当前单据的录入内容，确保数据无误后，再单击

保存按钮保存；

10.操作员要随时跟踪ERP系统的数据，发现数据异常情况应能够分析解

决，解决不了的提交系统管理员；

11.离开计算机10分钟以上，应关闭ERP系统，防止他人录入、修改、删

除数据。

12.系统基础数据的更改需要提交更改申请单，经部门领导批准，提请信息

部门统一更改。

13.对系统运行中各种意外、困难情况及时上报系统管理员，以保证软件系

统顺利、高效地运行；

3. 密码注意事项

●没有密码：这是密码设置中最严重的错误，这和你家没有房门一样危险。

●密码和用户名相同：破解者一般都会尝试使用用户名作为密码。

●以用户的姓名、生日、电话等基本社会资料作为密码：假如你遇到一个处

心积虑的破解者，密码就很快泄漏；

●要将密码设置为相同的数字或字母，如000000、66666、88888、aaaaa等；

●简单常用的英文拼写：破解软件带有的“字典”文件中含有这些常用词语，

它会优先进行尝试。例如“GoodMoring”、“NewYear”等英文辞典上的单词或短语。另外一些常见的词语也不能使用，比如“FIFA2003”“Microsoft”

等。

●不要将密码设置为有顺序的数字或字母，包括升序和子降序。如123456、

654321等。或者纯数字组合：数字只有10个，它的组合相对来说较为有限，并且一般以数字组成的密码都和用户的相关资料有联系，很容易被猜

测出来。

●按照显而易见的规则或潜规则输入的字符串：“abcdef”、“123456”都是

十分不安全的，很多人在猜测密码时就先试的“123456”。“QW-ERT”、“ASDFGH”等按照一定潜规则(键盘顺序)形成的密码同样不安全。

安全密码的特点：

安全密码首先不能有上述弱口令的相关特征，它还应该满足以下要求：

1.采用数字、字母和符号的组合，这样可以延长破解所需的时间。

2.一定要有足够的长度，一个数位的增加会使破解软件需要尝试的组合数

量几何级增长。

3.大小写混用，同样可以增加字符的理论数量，延长破解时间。

4.关键用户（业务骨干）使用要求

关键用户是ERP系统正常使用的基石。他们具备以下3个角色：

●具体的业务使用者；

●流程改善的发起者；

●新用户的培训者。

关键用户不仅要具体参与操作，更重要的是，他们必须时时关注所负责模块的使用情况，并及时进行操作辅导和新人培训。对于管理流程变更而引起的软件不适用，应及时进行评估，并确定是否进行软件修改。

在熟练操作系统之后，应该进行总结，并提出“流程优化”的各种建议，在进行分析之后，提供领导决策

5.为什么需要保证数据准确

借助ERP系统进行管理的主要依据就是ERP系统中的数据及统计分析，整个ERP系统的数据流反应了企业运作的业务流。

由于ERP将不必要的重复录入取消，所以，使用ERP进行业务处理的过程中，如果上游业务用户不能及时录入当前的业务数据就会影响下游业务的处理；而且如果录入不慎，而又没有稍作检查，由此引起的数据错误，流入下游，下游会接连处理自己的业务从而会进一步错误；

错误发现得越晚，影响的下游数据就越多，甚至成几何增长，纠正起来也就越困难；当业务流入某一环节后，将会产生不可挽回的境地。

而且错误发生的时间越长，查找错误的困难就越大，往往要核对本月甚至更长时间的相关单据，才能找出一个看似小小的错误；

因此，在录入单据时，多用一半分钟或者几秒钟来核对一下数据的正确性，就轻易地节省几个小时的核查时间；自己的失误往往造成下游业务人员工作量大大增加。

同时，也必须要养成一个良好的工作习惯，以便更好适应这种新的工作方式：当业务数据到自己处理的环节时，立刻进行相关处理，在处理过程中及处理完成

后应认真核对一遍，这样即不会因积累一大堆工作同时处理而容易产生错误，也不会影响下游业务的处理；当天工作当天处理，工作量是非常小的。

上游业务按规章进行操作，会减少自己的错误，同时下游处理业务也更顺畅。为了使系统能够正常有效的运转，必须出台一套ERP操作规章制度来保证ERP 的正常运转。

6.如何保证数据正确录入

1.及时完成当前业务录入，以不影响下一环节的业务处理为准。由于自己

工作的拖延而导致下一环节工作无法正常运转，或导致其他部门不能进

行业务处理的，要给予一定的处罚。

2.认真录入正确的数据，确保不将错误数据流入下一环节。对于第一步产

生错误的人员要处罚，同时也要对下游人员有条件检查出错误而没能查

出错误的，并将此错误继续带入下一环节的人员进行处罚，这样有利于

防止错误的扩大及责任推卸。

3.杜绝重复录入。重复数据是造成下一环节出错的一原因，也是造成电子

垃圾的一个原因，因此，一但发现应立即删除，如果重复数据进入下一

环节，则两方都要承担责任。

4.杜绝缺少录入。这种错误是很难发现的，往往只有在最后一个环节才能

发现，这时回头再补录数据就比较困难了。

5.审核人员要做到认真、及时。审核不仅是检查业务及数据的正确性，也

是确定此业务数据是否流入下一环节的关卡。