物资管理操作手册讲义

圣元环保股份有限公司ERP系统

物资管理操作手册

一、物资管理业务流程

1.1采购管理业务流程

采购管理是对产生需求、需求申请、采购申请、采购订货、到货接收、发票核对的一系列采购活动的监督和管理。

采购是由于对物资的需求而产生的，发电企业对物资的需求主要来自以下几个方面：机组大小修、机组日常维护及消缺、常用备品备件及材料的补库、日常办公用品及劳保用品的需求。

需求产生以后，需求部门向采购部门提交需求申请反馈需求信息，采购部门结合实际情况进行采购申请的编制，再经过多家供应商的询价、比价过程，最终确定中标供应商后生成采购订单。待供应商交货时，进行采购收货。收到供应商开具的发票后，进行发票核对。采购管理就是对以上一系列活动的管理、跟踪及控制。

1.2库存管理

库存管理是指物流过程中对物资入出库的管理。它是发电企业物资管理的重要组成部分，是企业各个业务活动的交汇点。

在发电企业生产经营活动中，库存管理既必须保证生产、检修对备品备件、材料以及劳保办公用品的需求，又直接影响采购业务的发生。盘活发电企业流动资金，加快资金周转，在保障供给的前提下，最大限度地降低库存资金占有率，这就是库存管理的目的。

库存管理主要包括采购入库管理、领料出库管理、调拨入出库管理、其它入出库管理、退货管理、退料管理、报废管理、盘点管理、领用成本管理等业务。

传统库存管理存在以下问题：○1不能及时获取库存信息。在发电企业生产经营活动中，由于对库存信息不了解，生产部门为了应对

库存管理系统

入出库事务 外购入库 其它入库 领料通知单 领料出库 其它出库通知单

其它出库

库存账表 库存日报 物料收发台账 领用出库情况 入库组合查询 出库组合查询 物料库存情况

库存分析

库存货龄分析 库存周转率分析 库存资金占用分析 库存资金变动分析 查询物料超限情况

其它事务 库存调拨 库存盘点 库存单据审核 库存金额调整 出库成本计算 库存模块结账

库存年度结转 图1-1

查询领料通知单执行情况

查询采购入库情况

生产检修任务，进行需求申请时，通常都会在实际需求的基础上多申请一些，从而造成库存金额的不断膨胀。○2库存信息不够准确。由于没有严格的管控，领料或者入库时，对业务数据记录不够准确，很容易造成库房账面信息与实物账不一致。○3欠缺库存分析手段。没有良好的库存分析手段，无法给管理决策提供有效的信息支持。

二、业务操作

2.1需求申请

需求申请是各个分公司或业务部门专工申报物资需求计划的模块。需要领用物料，不管仓库有没有该物料，都需要填写需求申请单。

需求申请业务主要包括物料需求申请、需求申请处理、需求申请关闭、需求申请查询和新物料申请。

2.1.1物料需求申请

2.1.1.1业务流程

计划＆技改申请流程：

专工申请→分厂部门负责人→分厂副总→分厂总经理→集团运管中心→分厂采购员

●紧急＆零星申请流程：

①专工申请→分厂部门负责人→分厂副总→分厂总经理→分厂采购员【单价小于500，总金额小于3000

②专工申请→分厂部门负责人→分厂副总→分厂总经理→集团运管中心→分厂采购员【单价大于500，总金额大于3000

●建设类申请流程：

专工申请（金额和数量）→分厂总经理→采购（分厂或者总部采购）→总部专工审核→总部基建部经理→财务部→总部副总→采购员

●行政申请流程：

申请→分厂总经理\总部部门负责人→总部办公室（主任）→分厂采购员。

2.1.1.2业务操作

在物资管理-需求申请-物料需求申请模块，点击“新建”按钮，新建一张需求申请单，并填写工厂、申请部门、申请日期、需求日期等信息。

在下面列表栏目填写需要申报的物料。可以在物料编码栏填写物料名称，鼠标左键双击进行模糊查询，如果查询不到可以减少查询的文字。

点击“选中”按钮或者双击，可以选择物料。填写需求数量、单价等信息。如需填写多条记录，可以点击“新增”按钮进行增加。

填写完毕之后，点击“保存”按钮，并在“提交”的下拉按钮点击“提交”进行提交。

提交下拉按钮中，正常情况下使用的按钮包括“提交”、“退回”、“转交”、“撤回”、“流程跟踪”。

提交：将流程提交到下一步处理。

退回：在处理时将单据退回到上一步或者前面的处理人。

转交：可以将单据转交给他们代为处理。

撤回：提交后下步处理人未处理之前，可以进行撤回。

流程跟踪：可以跟踪当前的处理流程。可以点击图形跟踪，进行流程图跟踪，可以追踪目前单据的处理进度。

最后一步处理人提交后，流程结束。

2.1.2需求申请处理（采购员使用）

需求申请流程结束后，需要采购员对需求申请进行处理，以确定采购或者使用库存。

专业名词解释：

自动分配：系统自动按照仓库现有可用库存进行分配。库存充足时，使用库存进行分配；库存不足时，优先使用库存，剩余部分分配到采购；没有库存时，自动分配到采购。

手工分配：手工进行需求的分配。可以在库存充足时将物料分配到采购。

利库：字面意思：利用库存，是指库存提前占用。系统秉着“先申报先领用”的理念，将库存提前占用，以免发生申报时有库存，领用时没库存，或者我申报形成的采购，采购回来的东西被他人领用。只有

点击“利库”后，物料才能被采购或领用。

选中需要处理的物料，点击“自动分配”或者“手工分配”进行分配。

点击“利库”按钮下拉“确认”按钮进行利库确认。

2.1.3需求申请关闭（采购员使用）

已申报的物料后续不需要进行采购或者领用，可以在需求申请关闭模块进行关闭。

点击“查询”按钮，查询出需要关闭的需求申请。

点击“关闭”按钮，填写关闭原因，进行关闭。

2.1.4需求申请查询

可以查询所申报的物料，目前的处理进度。

执行状态：

已完成：代表该物料已完成领用。

采购申请：代表该该物料的采购流程已走到采购申请。

采购订单：代表该该物料的采购流程已走到采购订单。

收获入库：代表该该物料的采购流程已走到收货入库。

领料申请：代表该该物料正在走领料申请。

需求申请申报的物料，在分配数量有数值时，可以开领料单进行物料领用。分配数量为空时，代表该物料已经完成领料或者正在进行采购，无法领用。

2.1.5新物料申请

在物料需求申请时，查询不到所需要的物料，则代表系统物料库中没有该物料，需要使用新物料申请，将此物料添加到物料库中，之后才可以进行物料需求申请。

点击“新建”按钮，打开新物料申请模块，填写物料相关信息，物料相关信息必填项：物料名称、规格型号、计量单位。填写完毕后提交。

2.2采购申请

采购申请业务主要包括采购申请、请购单调度和采购申请查询。2.2.1采购申请

2.2.1.1业务流程

运营计划类＆技改类采购流程：

采购员询价结果提交→总部采购部门负责人（可以改金额填备注等等）→财务审核主管→总部副总→采购员。