培训机构教学教研档案管理规范

培训机构教学教研档案管理规范

一、实施目的

教学档案管理工作在教研部日常工作中处于非常重要的地位，对于深化教学改革、提高教学质量和教学管理水平发挥着重要的作用。为提高教学档案的质量和科学管理水平，推进教学档案管理工作制度化、规范化、程序化建设，制定本规范。

二、基本原则

1.凡是学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物均属教学档案，各校区、各学科组、各课程开发组均为教学档案归档文件整理单位。

2.教学档案是衡量教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是教研部档案的主体、核心和重点。

3.教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，便于开发和利用。

4.教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5.各校区、各学科组、各课程开发组要有设置一名档案员负责本单位的档案工作，统一管理本单位、本系统的教学文件材料，协同教研部档案管理人员认真做好教学档案的积累、立卷和移交工作。

6.利用群晖文档建立教学档案数据库，统一管理和开发利用。

三、档案归档

1.归档原则和主要内容

归档的教学类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映学校教学部门职能活动（教学管理和教学实践）的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系和成套性，符合教学管理和教学实践活动的特点。

归档的主要内容包括教师培训档案、研发类档案、教学管理档案、部门管理档案、

课程开发档案等，具体范围见《档案归档范围和保管期限表》。

2.档案保密等级划分和保管期限

一般纸质档案划定为普通档案，一般电子类档案划定为秘密档案，押题卷、教材、课程开发、教师培训手册等电子划定为绝密等级，具体见《档案归档范围和保管期限表》中的等级划分明细。

保管期限分为短期（1年）、长期（5年）、永久三个等级。

3.立卷与归档流程

3.1形成与积累

3.1.1每年新学年开始后，由档案负责人向各校区、各学科组、各课程开发组部署新学年档案管理工作，同时向各单位档案管理人员布置形成积累教学文件材料的任务。

3.1.2档案部门向各单位发放各种教学文件材料表格、积累用卷宗(袋)等。

3.1.3各单位档案管理员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。

3.1.4档案负责人随时了解、督促、检查、指导档案员做好文件材料的积累工作。

3.1.5归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

3.1.6教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，各校根据实际情况，酌加副本。

3.2整理组卷

3.2.1坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各单位的档案员负责将积累的文件材料向档案负责人归档。

3.2.2根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

3.2.3在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

3.2.4卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

3.2.5卷内材料要装订完整，对破损的文件材料应进行修补。

3.2.6凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。

3.2.7各种材料大小根据具体情况设置，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料同柜保管，并填写与文字材料卷一致的档号。

3.2.9按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角或居中.

3.2.10填写卷内目录及备考表。

3.2.11文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案负责人确定。

3.2.12填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

3.3归档验收

3.3.1各单位档案员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制卷号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面、装订、编码，交本单位档案工作负责人检查合格审核签字，移交档案负责人。档案负责人接收档案时，要检查案卷质量，符合要求后，方可按照移交目录进行签收。电子文件归档时应按照电子文件归档要求验收移交。

3.3.2移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

3.3.3移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

3.3.4教师培训档案以每个培训教师培训周期归档，研发类档案以项目周期或关键节点归档，其他档案每月归档一次。

4.档案管理

4.1档案负责人应当对档案和资料的保管情况定期检查，防止档案的破损、褪色霉变和散失。对受损档案要及时修复或复制，对重要档案应及时数字化，加工成电子档案保管。

4.2档案负责人应当按照教研部相关规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经教研经理鉴定并批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

4.3档案负责人每月对归档的档案进行统计梳理，并形成电子统计报表。

四、档案的利用与公布

4.1档案公布

档案馆要严格执行教研部和公司保密制度，在确保档案安全和商业机密前提下，按照教研部有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布档案。属下列情况之一者，不得对外公布：涉及商业秘密的；会造成不良影响的；涉及个人隐私的。

4.2档案查阅、借阅

4.2.1本部门员工因工作需要可查（借）阅非保密档案。

4.2.2本部门员工查（借）阅科研档案需征得课题（项目）主持人或教研经理同意；查（借）阅其他秘密档案，须经档案形成部门负责人及档案负责人批准；查（借）阅机密及以上文件，须经教研经理批准。

4.2.3本校在籍学生因需要查阅档案的，可凭相关证明材料参照本条1、2款规定执行。

4.2.4其他部门员工查阅档案，需经教研部批准。查阅非保密档案，须经档案负责人批准；查阅秘密档案，须经教研经理批准。

4.2.5档案借出期限为7天，借出档案不得丢失、污染、缺损、涂改和转借。借出档案，档案负责人需定期催还，并检查档案完好情况。

教学档案集存文件一览表

附件：培训档案交接记录表