公司制度建设管理办法

公司制度建设管理办法

（试行）

第一章总则

第一条目的

为加强制度建设工作，建立和完善公司制度体系，规范制度的制定程序，根据公司建章立制的总体目标和要求，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司各部门的制度编制、修订和废止。

第三条定义

公司制度是指依据国家（地方）有关法律法规，结合公司生产经营和管理实际情况制定的，明确公司各机构、各岗位的责任、权利、义务以及管理程序的一系列文件的总称，是公司全体员工在生产经营活动中必须共同遵守的办事规程和行动准则。其表现形式或组成包括企业组织机构设计、职能部门划分及职能分工、岗位工作说明，专业管理制度、工作流程、管理表单等管理制度类文件。

第四条管理原则

1. 制度编制和修订要抓住重点，把握关键，符合公司实际经营管理需要，解决现实问题，并能保证公司长远可持续发展。

2. 制度应合法合规，内容要客观公正，符合常规且在公司内达成共识。

3. 制度应科学合理，职责分工、权限范围、业务流程、工作标准和问题解决步骤措施明确，监督主体或仲裁机构清楚，奖惩措施能落实到位，可操作性强。

4. 制度应内部协调统一，各部门订立制度时，应研究公司现行有效的类似和关联制度，避免修订或新制定的制度与现行其它相关制度在条文上产生冲突。

5. 制度执行应严肃平等，任何组织成员都应严格遵守公司制度，违反公司制度后须按规定进行处罚。

第二章制度建设职责分工

第五条工作职责

1．行政部是制度建设归口管理部门，履行下列职责：

1.1 组织拟定公司制度修编计划；

1.2 根据计划，组织起草、修改、废止和颁发公司内部制度，协助公司各部门、直属子公司实施制度的起草和修订工作；

1.3 对公司各部门和直属子公司拟制定或修订的制度草案的合法性、规范性、适用性进行审查、会签；

1.4 在公司内部对制度体系建设征求意见、建议，统筹制定制度优化方案，并逐项督导落实；

1.5 负责公司管理制度的汇编工作；

1.6 负责已定稿公司层面的管理制度的冠文、组织会签、编号印发及整理归档工作。

2. 公司各部门是本部门职能范围内相关规章制度的具体执行部门，在制度建设

方面履行下列职责：

2.1 负责组织实施本部门制度修编计划；

2.2 负责草拟、修改和培训属于本部门管理职责范围的规章制度；

2.3 负责会审、会签与本部门职能相关的规章制度；

2.4 部署、督促所属部门完成规章制度的建设、修订和完善，监督所属部门规章制度的贯彻执行情况。

2.5 完成本办法规定的其它工作。

3. 公司内控部为公司制度的检查监督和执行效果评价部门，负责对制度的贯彻落实情况进行检查，执行效果进行评价。

第三章制度文体和编号规则

第六条制度的文体

根据管理活动的特点、性质及其范围大小等，管理制度的文体基本上可分为“制度”、“规定”、“办法”、“规程”、“守则”和“规范”等。

1. “制度”是规范某一方面经营管理活动行为准则的文件，含义较为广泛。制度具有指导性、约束性、规范性和程序性的特点。

2. “规定”是对特定的事项、工作和活动所做出的关于原则、方式、方法等的要求及相应的措施，是公司依据实际情况制定的行政法规性文件。

3. “办法”顾名思义是指“处理或解决问题的方法”，办法不能抽象笼统。办法是对某一方面工作所做的具体措施进行梳理和列明，使有关人员在办理具体工作时有章可循。

4. “规程”，简单说就是“规则+流程”。所谓流程即为实现特定目标而采取的一系列前后相继的行动组合，也即多个活动组成的工作程序。规则是工作的要求、规定、标准和制度等。因此规程可以定义为：将工作程序贯穿一定的标准、要求和规定。“规程”主要用于具体生产运营过程中的操作性指导文件。

5. “守则”：是确定员工行为规范方面的向公司员工发布要求自觉遵守的约束性公文。具有概括性、针对性、准确性、可行性、通俗性。守则的篇幅一般比较短小，多采用通篇分条式写法。

制度的编号规划如下：华中大社内字[2016]06号，对应年份随时间做好调整，顺序号由行政部排序提供。

第四章制度的编制、修订和废止

第七条制度编制流程

公司层面的重要管理制度。

有关部门起草初稿→部门内部会审并根据会审意见修改初稿→部门根据制度的重要程度组织相关部门会审或会签并根据意见修改取得一致意见→行政部填写《文件审批单》→相关部门负责人及公司管理层会签→行政部收集反馈意见→文件起草部门根据反馈意见进行修改→行政部再次填写《文件审批单》→公司管理层会签→总经理批准→行政部规范格式，加文件编号，正式发布。（如果对文件内容争议较大，需反复征求意见并修改）

公司管理制度在组织相关部门会审或会签时均应征询内控部意见。

第八条制度编制计划的确定

各部门应按照业务和职能分工，全面分析制度编制的需求，了解国家及监管机构相关规定以及公司目前相关制度执行情况，找准制度执行中存在的问题，根据公司规章制度基本框架拟定本部门年度制度建设计划，报行政部备案（该项工作应列入该部门年度目标责任方案）。

第九条起草初稿和内部会审

制度拟稿人应依据制度建设计划完成制度初稿的草拟，草拟初稿时要注意跟国家法律法规、行业规范及监管机构相关要求保持一致，并注意保持与公司内部其它相关制度的协调一致。

制度在初稿编制完成后，须在本部门范围内征求内部意见，制度拟稿人应根据形成的统一意见对制度初稿进行修改和完善，完善后的初稿提交部门负责人确认。

第十条相关部门会签/会审

制度初稿经部门负责人确认后，可组织相关管理部门进行制度会签或会审。原则上，对于涉及重大经营管理事项的制度均应组织现场研讨会，进行制度会审，对于制度会审形成的一致意见以会议纪要的形式进行确认。各相关部门在会审或会签时，应重点审查该项制度：

1. 是否符合现行国家法规、政策的要求；

2. 是否符合行业惯例、规范和标准；

3. 是否符合监管机构要求；

4. 是否符合公司实际情况；

5. 所涉及部门是否有不同意见；

6. 对其预见性效果的不同意见；

7. 是否切实可行。

针对制度会签意见或会审一致意见拟稿人进行修改后提交部门负责人和主管领导进行审核确认。

第十一条行政部审核及制度批准下发

1. 行政部审核的内容包括：制度是否符合公司战略和经营管理理念的要求、制度反馈意见采纳情况、与其它专业制度的衔接情况、制度编写格式是否规范、有无相应的流程与表单等。

2. 制度审核完成后，由行政部冠以文件编号随同制度文本及《文件审批单》一起提交公司管理层会签审定，总经理批准下发。

3.未征求相关部门意见及未经过行政部审核的制度，不得提交公司领导审定或会签。

第十二条制度审查民主程序

在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及员工切身利益的规章制度或者重大事项时须经过民主程序、公示程序，广泛征求意见。

“民主程序”通常采取听取工会或者职工代表意见的形式，听取意见可以采取公示、传阅、座谈会、论证会、征询意见表等多种形式。

第十三条制度的修订流程

编制制度的部门提出制度修订的书面申请或建议→行政部审核→提交主管领导或总经理审定→执行制度编制流程。

第十四条制度的废止流程

1．对制度进行修订后，原制度同时废止。

2．对不能适应现实状况要求的制度进行废止，按如下流程进行：制度编制部门提出制度废止的书面申请→行政部审核→提交主管领导或总经理审定→决定是否废止。

第十五条制度的存档

公司发布的规章制度以年度为节点，将制度最终稿及相关文件送至档案室归档。相关文件包括制度初稿、经过会议研究讨论的会议纪要（若进行会签的，复印会签页）、红头文件（电子版/纸版/扫描版）、修订及废止记录等。

第五章制度的督导执行及评审

第十六条制度的学习及培训

制度下发前，制度拟稿人要编写制度培训计划，填写制度培训计划提交到行政部；在制度下发的15 天内，各相关部门要会同行政部组织相关人员进行学习贯彻，并填写培训签到表和培训记录单。

第十七条制度的执行及特殊情况处理

公司制度必须严格执行。制度执行过程中，如果认为制度脱离实际难以落实时，要及时与制度起草部门或行政部书面沟通，如无异议就要对制度在部门的落实负责。制度执行过程中，如果发现重大情况确实不能按制度执行的，制度的执行部门或相关部门必须履行请示报告程序，经分管领导（公司层面的重要制度需经过总经理或总经理办公会议）同意后方可灵活处理。

第十八制度的评审

行政部应定期或不定期组织各部门对公司制度进行评审，并协助各部门制定制度建设计划。

1. 定期评审：每年十月初，行政部组织公司各部门对公司的制度进行一次评审，并协助各部门制定下一年度的制度建设计划。

2. 不定期评审：发生下列情况时，行政部应适时组织公司制度体系或有关制度的评审活动。

2.1 国家宏观经济政策调整、重要法律法规实施、竞争对手的竞争态势发生变化等影响公司经营环境改变时。

2.2 资源配置、经营方向和领域、组织机构等发生重大变化时。

2.3 公司的经营、管理策略进行重大调整时。

2.4 其它改变公司外部或内部经营条件的事项发生时。

第七章制度的编写规则及格式要求

第十九条管理制度的内容划分及起草要求

管理制度一般由名称、目的、适用范围、定义、职责、管理内容和方法、附则、其它附件等部分组成。

1.名称

名称是必备要素，它应置于管理制度的正文首页。名称力求简练，并应明确表示出管理制度的主题，使之与其他管理制度相区分。名称不应涉及不必要的细节。

2.目的

目的为必备要素，主要描述编写文件的目的或意图。它应置于每项管理制度正文的起始位置。编写目的陈述应使用“为了……,特制订本制度（或本办法、本规定）”。

4.适用范围

适用范围为必备要素。它应置于“目的”之后，适用范围主要描述制度适用的区域、部门、组织、人员等。

5．定义

定义为可选要素。定义，即关键词语解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。

6.工作职责

职责为可选要素。主要简述执行制度的职责和权限分工。当管理制度中的管理事项需要两个以上部门参与完成，且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。

7.内容

主要描述相关人员所进行的工作，描述内容包括执行工作的时间、由谁于何时何地以何种方式执行什么工作。管理内容和方式是管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。

8.附则

附则为必备要素。它应作为每项管理制度正文的最后一章，在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门。当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：

——XX 制度自本制度实施之日起即行废止。

——现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。

——现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。

9.附件

附件为可选要素。附件为制度内容中所包含的记录、表单（空白模板），在公司其他管理制度文件中已包含的文件不用再单独列为本制度的附件。

第二十条编排格式

1.幅面与页边距

制度统一用A4纸排版，用纸介质和电子文档两种形式发布。边距为上3.00厘米，下2.54厘米，左3.0厘米，右2.6厘米；字间距为标准距离，行距为22磅。页眉用五号宋体填写；页脚用小五号宋体填写“第页共页”。

2. 标题、章、节，条、款、项、目、表和图

制度的标题、章、节，条、款、项、目，序号统一使用以下格式（详见表1）。如有注解内容排序用1、2、3 顺序排列，再次目录用a、b、c 顺序。首行缩入 2 个字符。)

表1：格式要求

第八章附则

第二十一条本办法由行政部负责解释。

第二十二条本办法自2016 年10月1日起实施。

第九章附件

序号名称

附件1内控部工作办法

附件2文件审批单

附件3制度文件模板

附件4制度培训签到表、记录单