基建工程项目档案收集与建设

基建工程项目档案收集与建设

作者：张玉琴

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第3期

【摘要】收集与建设基建工程项目档案工作是一项繁杂而又重要的工作，要搞好这项工作

必须充分认识基建工程项目档案收集与建设的重要意义，切实把基建工程项目档案收集与建设

工作当作档案管理的一项重要工作，要设立专门人员，建立一整套严格的基建工程项目档案收

集与建设制度。

【关键词】基建工程项目档案；基建工程项目档案收集；基建工程项目档案建设

一、了解基建工程项目档案收集与建设要义基建档案收集与建设要义可参照《国家重大建

设项目文件归档与档案整理规范》中的有关规定执行。特别是本行业内有行业标准的，则应严

格按照行业标准执行和落实。笔者认为主要做到以下三个方面：

（一）基建工程项目档案与文书档案范畴的划分。如果基建项目立项没有取得成功，相关

文件应作为文书档案；在基本建设项目建设中创建的普法性文件、文档、事务性文件也应作为

文书档案；涉及项目审批、征用土地和拆迁、竣工验收等文件材料，应当存入基建档案。

（二）基建工程项目档案与其原件和复印件的区别。档案文件能够发挥作用，就是由于其

形式的原始性以及内容的原始性。基本建设项目的工程质量实行领导责任制、监理负责制、法

人管理制、招投标确定制、合同制约制，经过这些有效制度和措施，单位时间内文件形式基本

数据的数量急剧增加，大量的施工基础资料和监理文件要在施工现场逐步形成，如果没有专人

负责，很容易由于管理不善造成原件丢失。搞好基建档案原件的收集是做好基建档案收集与建

设的前提与关键环节，收集的同时，要备份好复印件。

（三）基建工程项目档案图纸和文字材料的区分。图纸是基建的依据，基建是图纸设计的

具体体现。图纸在基建中具有举足轻重、无法替代的地位和作用，但同时也不能忽略收集文字

材料。以便为后续手续的办理、各种纠纷的处理、应对各种各样的维修保养和工程检查验收提

供依据。对此，档案管理部门和人员必须高度重视基本建设档案图纸和书面材料的收集和建设。基建档案收集和建设方法，通常要根据基本的施工图纸和文本材料形成的时间序列，分为早、中、后期三个不同阶段进行收集和建设，根据图纸和文本材料形成的不同渠道，可分为上级机

关批准的文书、业务部门批准的文书、自己的图纸和文本材料、协作单位的图纸和文本材料等

进行收集与建设；可按照建设单位、施工单位、监理单位、跟踪审计单位形成的材料，分类收

集和建设。只有高度重视施工图纸和高度重视施工的材料收集与建设，才能确保基本建设档案

的完整性。

二、掌握基建工程项目档案收集与建设要素基建档案的收集要素包括以下几个方面：

（一）基建工程项目前期的数据资料收集和建设。完成建筑工程档案的收集和建设，不仅

是工程建设的施工档案的管理，信息也应该涵盖项目的早期阶段。项目建设的施工期间，对工

程局部进行修改，优化工程的设计是不可避免的。任何工程变更，设计单位都会提供设计更改

图纸或文本；竣工验收材料，包括对环境的检测报告、对消防验收的合格报告、对质量的检查

验收报告等一系列的资料；审计数据，主要包括总包单位工程项目结算书、各个专项分包项目

结算书、最终整个项目决算报告。尽管建设项目的建设周期有长有短，但都是以这个建设项目

为单位进行的，其档案显示出明确的完整性、系统性和不可重复性。只有完成施工前的档案材

料的收集与建设，才能有效确保基建档案的齐全完整，为以后的管理使用创造良好的条件，不

留后遗症。在基建项目立项设计阶段，注意检查征地拆迁方面收集的资料是否完整，尤其是要