文件传阅登记表

文件传阅登记表

文件标题山西省危险化学品生产经营企业销售装载

环节“十不准”规定

序号部门阅览人签字日期备注

文件发放登记表

发

文

文号密级

部

门

文

件

标

题

序

签收部门签收人签收日期备注号

公文传阅办理办法

公文阅办办法 一、机关公文(含电报)是传达党和国家方针政策,发布规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经 验的重要工具。局内各处(室)要认真做好公文阅办工作。 二、局办公室负责局内行政公文处理工作。对局内行政公文实行统一收发、分办、传递、立卷和归档。 三、收文 1、局内行政收文一律需经办公室开拆、登记、编号、分文和批办。所有收文均要经局办主任阅后,再根据内容和性质,送有关领导批示或交有关部门办理。紧急公文由办公室提出办理时限。对于“亲收”、“亲启”的文件,须由收件人或其指定的人员收启; 2、各处(室)必须指定专人负责文件管理,建立登记簿,履行交接手续及负责本处(室)文件的催办; 3、各处(室)要履行签字手续，严格按时限要求阅办文件。对需阅知的文件,文到二日内要及时退回办公室;对需承办的文件,承办处(室)要于七日内承办后退回办公室,如需 延长时间,须事先与办公室联系，特殊急件按领导要求时限办结。密码电报必须当日退回; 4、文件传阅要根据文件性质采取以下传阅方式：按顺序要求传阅；对只需各处(室)阅知的文件,采取接力式传阅，由最后阅文部门退交办公室; 5、凡借阅文件、档案严格履行借阅手续; 6、年末前,各处(室)要将当年各类文件全部清退办公室，并由办公室于次年二季末前立卷归档。 四、发文 1、发文要经处(室)负责人认真审阅,签署意见后送办公室进行核稿；报送省厅以上机关发布的交通法规、规章和以

局名义下发的规范性文件,须经局体改法规处审核,提交局 长办公会议讨论同意后,履行正常发文手续; 2、需要局内有关部门会签的文件,要由主办处(室)与有关处(室)协商会签后,再送交办公室处理; 3、局办公室接到拟发文稿后,先由文书进行登记,并交相关秘书工作人员进行初核,再交办公室主任审核签字。一般公文,一周内审核完毕,急件两日内审核完毕，对质量较差、需改动较大的文稿由办公室提出处理意见退回拟稿处(室)修改;对不符合发文规定的文稿,退回拟稿处(室)处理; 4、文稿经办公室审核后,由拟稿部门眷清,再由办公室文书人员呈局领导签发; 5、重要的或涉及面广的局发公文以及上报省厅以上机关的请示、报告等,由局长签发，急件在局长外出期间由主持日常工作的局领导签发。其他局发公文由主管领导签发; 6、局发文件经局领导签发,由局办公室编号。凡经局领导签发后的文件,原则上不得随意更改,确需改动时,应经办公室请示领导同意; 7、公文正式印制前，办公室应对审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等进行复核； 8、发文由各处(室)自行校对、分发; 9、各类文件印发后,要将原稿及2份印件交局办公室文书人员存档，并分送每位局领导一份。应转发有关部门的,由发文处(室)自送。 10、各处(室)以局名义发的便函,须经主管局长签字后,方可加盖局印章; 11、需翻印转发的文件按打印制度要求,经处(室)负责人签署意见,送办公室主任(副主任)审批后,方可打印(复印); 12、机关发文应遵循精简原则,严格控制发文数量和范围: (1)以局名义发文,必须是关系全局重大问题及必须由 省局行文的事项;

公司文件登记台账制度

文件收发登记台账管理制度 为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时准确、避免文件丢失，特制定本制度。本制度中需要做好登记的包括以下方面公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知（以下统称“文件”）等公文，均由办公室机要文书负责登记和保管。 台账就是单位各类文件详细资料的一个登记表，以方便管理及查阅本单位文件情况。建立文件管理台帐建立各类台帐、妥善分类保管、全面详尽分析是文件管理的一项基础工作。随着企业组织结构不同、规模不同，台帐的种类要求、类目粗细等都存在比较大的差异。台帐种类的确定与记录必须坚持简明、准确、及时和稳定的原则。 一、收发文件登记台账分以下几类：详见树脂图

二、适用范围 适用于公司各部门 三、定义 台账原是指摆放在台上供人翻阅的账簿，故名台账。久而久之，这个名词就固定下来，实际上就是流水账。 四、收文 1、文件登记。 收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进行分类、编号、登记。 2、文件传阅。 文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。 3、公司各部门要安排专人管理文件收发工作，按照上述规定认证登记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完毕后，要及时返还公司机要文书室。 4、密级文件、资料，必须根据批示传阅范围由公司机要文书专人传送；密级文件要在当天内阅读，下班前交回公司机要文书保管，以确保文件的安全。 五、发文

文书管理办法

文书管理办法 第一章总则 第一条为规范集团公司公文管理，使文书处理规范化、制度化，完善和规范集团公司和子公司之间经营管理相关文书资料传递工作，提高公文文书处理工作效率和质量，特制定本办法。 第二条公文文书处理包括公文文书拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。公文文书处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则和准确、及时、安全、保密。 第三条集团公司总裁办主管公司公文文书处理工作，并对集团公司下属各部门、各子公司的公文文书处理工作进行业务指导。 第四条公司下属各子公司必须配备专职或兼职公文文书处理人员。公文文书处理人员应具有较高的政治和业务素质。 第二章公文文书种类 第一条本集团公文文书包括红头文件及专业性规范文书，主要有以下种类： 决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。 决定用于对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位及人员。 意见用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知用于发布规章制度；任免、聘用(解聘)干部或管理者；传达上级机关的指示；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文文书；批转下属单位的公文文书；发布要求下属单位 办理和有关单位共同执行或周知的事项。 通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。 请示用于向上级机关请求指示、批转。 批复用于答复下属单位的请示。 规定、办法用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 函用于不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准的事项。 会议纪要用于记载会议主要精神、传达会议情况和议定事项。 第二条其他专业规范性文书：细则、规程、制度、章程、可行性研究报告、工作要点、决议、简报、计划、规划、总结、会议记录、广告宣传方案等。 第三章公文文书格式 第一条集团公司红头公文文书一般由文头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、

(档案管理)文书档案管理

文书档案工作之我见 档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。 一、争取领导重视是做好文档工作的前提 1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。 二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路 随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。 1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。 2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发

文书档案移交工作的通知

关于做好段2011年文书档案移交工作的通知 各车间、科室： 按《柳州铁路局实用文书档案整理工作手册》及公司要求，2011年办理完毕的文件需在2012年一季度前向档案部门移交。为更规范统一档案归档管理程序，现将几点注意事项公布如下： 一、档案移交类型 1．文字材料：文件、会议纪录、报道等。 2．声像档案：重大活动的照片、刻录光盘等。 3．实物材料：证书、奖牌、奖状、奖杯、锦旗、匾、画册（公司、段级以上授予）。 二、档案移交标准 1．文字材料的移交标准： （1）必须办理完毕 所谓办理完毕指的是公文自拟稿到印发传阅这一过程中手续的齐全，例如一份可归档的文件需由正稿、签发文稿和底稿三要素构成，其中正稿要盖有印章、签发文稿要有领导签发及日期、底稿一定要保存有领导修改或指出意见的草稿一并归档。 （2）文字材料的移交样式、规格 文字材料的移交需尽量保持页面的平整、字迹的清晰、页码的完整，纸张应为标准A4（210×297mm）规格（特殊情况除外）。 （3）文字材料的移交清单

《归档文件移交清单》必须统一，填注部门及经办人，清单一式两份随文字材料一并移交档案部门。 2．声像、实物档案的移交标准 按《广西沿海铁路公司重大活动形成档案管理办法》（桂海铁办〔2007〕112号）要求，需填注《重大活动档案登记表》一式两份随声像、实物材料一并移交档案部门。 三、档案移交时间 办理完毕的2011年档案的移交工作在2012年一季度展开。 截止时间为：2012年3月31日。 附件：1．归档文件移交清单 2．重大活动档案登记表 二〇一一年十二月二十六日

附件1： 归档文件移交清单 移交部门：接收部门：

文书使用说明(办公)

潍坊市数字教育应用服务平台办公部分使用操作说明 文书人员 浙江浙大万朋软件有限公司 2011年5月6日

关于平台的访问地址、界面及简单使用，在普通用户使用操作说明中已经做了介绍，在此不在多做说明。 文书人员在使用平台前，首先保证本单位管理员已经为文书人员开设好帐号，并做了相应授权。如没做授权，请参考本文档的附件1，对本单位所有人员先做授权，一般分为默认角色。 文书在使用本办公平台时，要做的主要工作： 1、做常用设置，包括发文流程管理、收文流程管理、印章管理、用户组管理、单 位组管理、关联人设置、参数设置等。 2、公文处理 2、1发文办理要掌握如何公文拟稿、发文处理、手工发文，重点掌握发文发送。 2、2收文办理要掌握收文登记，收文办理，特别是收文发送。 2、3公文管理模块，掌握如何对公文进行删除操作。 只需要按如下项目进行设置，即可正常进行公文收发。 一、常用设置 1、发文流程管理（指本单位对外发文时，文件要经过哪些步骤办理后，才能对外 发送。） 在上面的图片中我们可以看到发文流程设置的界面，发文流程主要有三种：公用流程（单位所有人可用）、部门流程（本部门人员使用）、个人流程（流程设置人使用）。流程设置方法一样，下面以公用流程为例介绍。 步骤1、点击新增流程按钮，出现一个提示“您想使用系统初始化流程创建新流程”，一般点击确定即可。 步骤2、在打开的界面填写流程名称及描述，然后在设置流程区域，对流程的步骤进行调整，可以删除、新增步骤，修改步骤负责人，调整步骤的顺序。如下图，详细步骤的实际意义，可参考附件2 注意：在修改步骤的时候，可以点击步骤名称，进行步骤负责人设置，同时可以设置本步骤是否可修改负责人，是否可插入步骤，是否可略过。 新增步骤时，可新增单一步骤，可以新增并行步骤，并行步骤是指需要多人同

公文管理制度(少文件传阅)

公文管理制度 一.目的 为了使公司公文处理程序合理、安全、标准，结合公司的实际，制定本制度。 二.定义 公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。 三.适用范围 本制度适用于公司内部管理红头文件、内部通告、各类报告、技术文件资料及外部往来函件等。（不含财务类文件、报表） 四．公文种类 凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本制度执行。 1.红头文件 1.1红头文件适用于以公司名义对外、对内的正式发文； 1.2以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求，凡接到文件的公司或 部门应严格按照文件内容执行； 2.请示呈批文件 2.1用于向上级领导呈报文件。一般情况下，向上级领导呈报文件时都应以呈批 文件的形式上报，若文字内容太多，或有表格等其他文件时，则以呈批文件附件的形式上报； 3.内部通告 3.1主要用于公告、通知、通报、请示（申请）时使用； 3.2要用于公司内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件； 五．收发文 1.收文 1.1各部门负责人收到的文件进行分类登记，填写《收发文记录表》以备查。1.2收件人应正确地判断文件的紧急程度，及时予以传递，不得延误。 1.3收件人在传递文件至各部门时，各部门收文人员应在《收发文记录表》上签 收，并写明签收时间。

2.传阅 2.1文件的传阅，需经公司领导层和各部门阅知时，由相关负责人组织传递和阅 读。 2.2每份传阅的文件，都应填写《文件传阅单》，防止文件丢失和积压。 2.3文件文件在传阅过程中或传阅完毕后，相关负责人要及时对文件进行检查， 发现有领导批示时，要按批示意见进行处理。 2.4文件阅毕后，阅看文件的人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。 传阅顺序：传送总经理阅读批示→常务副总、副总→部门领导→部门员工 3.分办 3.1关系本公司经营管理的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均 应先送副总、常务副总阅处。 分办流程：收文登记（经营管理的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件）→副总审阅核实→常务副总审阅批示→总经理签发 4.批办 4.1为加速文件运转，部门应在当天或第二天将文件送到批转部门，如关系到两 个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。 4.2审批文件时，对有具体处理事项的，审批人应当明确签署意见、姓名和审批 日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体事项的，圈阅表示已阅知。 批办流程：行政人事部→财务部→晶品部门主管→恒石部门主管 5.拟办 5.1一般函、文件、单据、传真等，由部门直接分转处理。紧急公文，应当明确 办理时限；如涉及几个部门会办的文件，应当明确主办部门，协办部门，协调后再分转处理。 5.2为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 拟办流程：一般函、文件、单据、传真等→由部门直接分转处理 6承办 6.1承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文件应当 按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。

文件传阅单

文件传阅单 公文传阅笺的意见，一般由该机关的公室主任填写。作为公室主任，填写时要把握这样几个要点：一是综合性的上级文件，需要主要领导知晓，并要向各分管领导落实的，应填写为“请某某局长阅示”；是会议通知需要主要领导参加的，可直接填写“请送某某局长”；二是业务性文件，需要业务科室操作的，可直接填写由某某分管领导阅示；业务性的工作会议通知，在通知内容中已明确参加人身份的，可直接填写为“请送某某分管领导”；三是有关党务工作文件的，可直接填写“请送某某书记阅示”等。一句话，公文传阅笺的填写者，必须要熟悉单位情况和各分管领导的工作职责。 文书人员将文件立卷归档时,文件传阅单(文件处理单)应如何处理呢?在日常工作中,我观察到有的同志在立卷时将文件传阅单划为不归档范围,当作废纸一样丢弃l有的则随文件(附在该份文件前)一起入卷,作为永久、长期或短期保存,我认为这两种做法都是不妥当的。‘ 首先,档案是各机关、企业、事业单位和某些个人在社会活动中形成、并作为历史记录保存起来的以备查考的文件材料。文件传阅单是文书人员将收到的文件进行处理的全过程的原始的、客观的、真实的记录,包括拟办意见、领导批示、承办、办复情况等,是有查考利用价值的,因此,将文件传阅单划为不归档范围是不恰当的。其次,我们说将某一份文件作为长期保存,是因为该分文件的内容是在相当长的时期内本机关需要查考的,而文件传阅单是文书人员附加上的,并不属该份

文件本身的内容。所以,将文件传阅单随文件一起入卷的做法显然是不恰当的。同时。这样做也必定会增大长期、永久档案的数量,增加馆藏,不符合馆藏先化的原则。我认为,应将文件传阅单作为短期或备查卷集中保存。每年在立卷时,就将附在文件上的文件传阅单按照本单位收文流水号、顺序(无保存价值的可缺号)单独组卷,并划为短期或备查卷归档。

文书处理中的公文传阅

文书处理中的公文传阅 公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。它是文书处理工作中的比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。笔者通过公文传阅的工作实践，对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作，有了一些粗浅的认识，主要有如下几个方面：一、公文传阅的不可替代性随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用，有人认为可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要，因而在可以取代传统的公文传阅程序，这种看法是不妥的。因为公文复制虽然满足了多位领导、多个部门同时阅文的需要，但达不到公文传阅的实际效果；一是公文传阅追求"流水式"批示效应，领导成员和有关部门依次阅文，然后把批示（意见）内容集中起来才能形成民主决策；二是公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅互相通气，交换看法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识；三是通过公文传阅，集领导亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案；四是公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其它漏洞。二、公文传阅的多样性公文传阅工作看似简单，其实是一项重要而复杂的工作。如果不采取适当的传阅方式，就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度，造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件的现象。公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。（一）专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。为确保在很短的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，坐候领导阅完签名、注明时间，再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。这种方式，具有迅速、准确、保密、高效的优点，但占用专送人员的时间多，如运用过频，将干扰领导人的正常工作，应从严掌握。（二）回传即后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报，是一个倒流的传阅过程。这种传阅方式通常是领导A 对一个文件已作了批示，要求传给领导B和领导C阅知，B同意A的意见，而C却批了同A 相反的意见，这时文秘人员应将C的意见回传给A和B，目的就是使他们的意见能够互通。而且对于一些批交部门办理的文件，如果领导的意见不一致，承办部门就会无所适从。还有一种情况是尽管几位阅批人的意见基本一致，但后边阅批人对前边阅批人的意见回传给前边作过批示的领导。处理这类传阅件时拿不准的应征求有关领导同志的意见后再转。（三）集中传阅是指因紧急程度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅，而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时，将阅件人集中在一起传阅公文的方式。公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在，而是相互联系，有时是交叉使用的。文秘书人员在具体操作时，要根据领导的要求和各自的工作习惯，合理地组织传阅。但无论采用哪种传阅方式都必须遵循有序、及时、安全的原则。三、公文传阅的原则性（一）有序的原则。公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位

文件传阅制度

文件传阅制度 （一）文件收发由专人负责，保持相对稳定，如果人员确需变动要办理交接手续。 （二）对上级来文要按照行文单位，来文种类等分别进行登记编号、盖章，并填写文件批阅单，送办公室主任提出拟办意见，送领导批示，并及时下发到各承办单位。 （三）对上级来文一般情况下要做到当日送批，急件随时送批，并等待领导批示完后，及时送呈各承办单位。 （四）做好机密文件的处理工作，对上级机密文件进行登记，传阅完后及时送还上级部门。 （五）及时作好文件的归档立卷和定期销毁工作。 （六）收到报送的资料、快报、信息、群众信件等，按照来文单位来文内容，送达有关领导传阅。 （七）需要领导传阅的文件，及时送呈领导传阅，领导传阅完后归档。 （八）本年度第二季度末，要按照要求归档分类整理前一年的文件。归入档案库房以备查阅。 （九）档案的查阅要填写档案查阅表，秘密文件不能带出档案室，如果确实需要，由领导批准后，可带出一份复印件。 机要文件的传阅与使用规定 1

一、机要员收到文件后，应逐件进行登记，填写批办单。有关领导批示后，由机要员送各位领导阅读。 二、严格按规定范围阅读文件，任何人不得随意扩大阅读范围，也不允许向规定范围以外的人员泄露文件内容。 三、传阅文件一律采取直传方式。严格登记手续，注明送传时间，随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延传。传阅文件一般先送党委或行政主要领导，后送主管领导，再送其他领导。文件传阅完毕后，应注明，以备存查。 关于文件传阅的规定 为了规范文件传阅，有效地发挥各类文件的作用，根据本院的实际情况，特制定本规定: 一、上级机关及其他部门发送来院的文件，统一由办公室文书收文，收文后应及时分类登记，并交办公室主任提出拟处意见，及时送院领导传阅。属于急件的，应存放于急件文件夹内及时送交领导阅批。 二、院领导及其他工作人员外出开会带回的文件，应及时交办公室文书统一登记，由文书按一条规定处理。 三、院领导阅批文件完毕应及时退回文书，文书应按领导阅批的意见及时落实。 2

文书工作与档案管理

1、文书的概念;一是指文字材料，二是指文字书写，三指从事文书工作的人。文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 2、文书包括公务文书和私人文书。 3、公务文书，简称公文，是指机关在公务活动中形成和使用的具有特定格式的文书，如请示、批复、报告、通知等。 4、文书的作用：主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各种路线方针、政策、管理实务，处理事务，沟通机关、单位之间联系的一种工具。具体变现：领导指导作用；行为规范作用；公务联系和知照作用；凭据记载作用；传递信息和宣传教育作用。 5、档案的概念；档案是机关、组织、和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图表、音像以及其各种方式好载体的历史记录。档案是最原始的历史记录。 6、档案的特性 （1）来源的广泛性。 （2）形成的条件性。 其一，处理完毕的文件才能作为档案。 其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为7、档案保存。 其三，按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。 （3）记录方式和载体形式的多样性。 （4）原始的记录性。 8、档案的类别；文书档案、科技档案、专门档案 9、档案的作用 （1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。 （2）历史凭据作用。 （3）科学研究的基础和条件作用。 10、文书与档案的关系： 1）、文书与档案的联系 （1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。 （2）在内容格式上完全一致。 （3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结。 2）、文书与档案的区别 （1）两者的性质和形式不同。 （2）两者的目的和作用不同。 （3）两者存在和发挥效用的时间不同。 11、文书工作的组织机构：一种设立专门的文书工作机构；一种不需要专门文书工作部门，只在办公室、秘书室、内设一两个专职或兼职负责文书工作的人员。 12、档案管理的工作机构类型：（1）档案室；（2）档案馆；（3）档案事业管理机构； 第二章 1、公务文书，简称公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。 2、文书种类的划分 １）按公文种类名称是否法定划分

公司公文传阅管理规程(doc 2页)

德信诚公司公文传阅管理规程 版本1 一、为规范内部公文传递程序,提高公文办理效率,特制定本办法。 二、公司各单位报送公司领导阅批的请示、报告类文件应送交综合管理部,由综合管理部根据公司领导的分工和实际需要,送有关领导阅批。 二、一般情况下,报告类公文可以同时送每位公司领导阅知；请示类公文应先送分管公司领导,根据分管公司领导的批示,再传送其他公司领导。 三、送公司领导阅批的公文,综合管理部要在内部公文阅办单上注明"请阅知"、"请批示"等类别。 四、公司领导阅批公文时,对于阅知类公文,如无其他意见,阅知即可,如有什么意见,批示后退回综合管理部；对于有具体请示事项的公文,要明确批示意见,表示是否同意,然后退回综合管理中。 五、综合管理部要将公司领导批示意见及时告知有关部门,并将落实情况反馈给分管公司领导。

版本2 一、公文传阅要认真贯彻执行《法》和《关公文处理条例》,确保传阅公文及时准确、安全、优质高效。 二、由于局领导职数较多,阅批文件要迅速不得积压。收到上级下发的文件后,由文书及时、认真登记。传阅要依照公文阅读范围和部门负责人的批办意见纵向传阅,不能横向传阅。传阅前要履行传阅登记手续。传阅方式：做到勤传、勤收、勤催办,不拖、不压、不误事。 三、特件、急件在保证当日传阅的同时,按照局领导的分工,采取分别传阅方式,切实保证文件传阅的时效性；密级公文当日阅完收回；一般公文周内传完；绝密级公文,要严格按照公文印发传达范围传阅,不准擅自扩大传阅范围。 四、公文传阅要严格交接手续,收回时要逐一清点,核清件数并检查是否完好无损。 五、对领导批示的公文,文书人员要及时催办、落实,并将办理结果及时向领导汇报。 六、阅文人员应在办公室（或阅览室）阅读公文。不准从公文夹内擅自抽取公文；不准将公文随意带往宿舍、大众场所或其它不利于公文的地方；也不准将公文内容随意泄漏给他人。 七、公文保存要使用专用保管柜,做到分类保管、按时清理、存放有序、定期和对、使用规范、安全。严防失、泄密事故的发生。秘密级以上公文要使用保险柜保存。

文书档案管理规章制度汇编

文书档案治理制度 在专门多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的治理制度可有可无阻碍不大事实上不然即使一个再小的公司假如对这些看似琐碎的方方面面失于治理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的治理势必陷入混乱因此要想幸免这种后果必须掌握以下几个方面 一.文印室治理规定 第一条为了加强公司的文件治理特制定本规定 第二条公司的文件有打印必要时方予打印内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件一般不予打印 第三条公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方准打印一般文件的打印复印传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理部门经理不在时可经总裁办公室主任同意后办理 第四条私人资料不得在公司打印复印或用公司传真机传送以免阻碍公司的正常工作

第五条文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资料应及时给有关部门人员送发或及时通知有关人员到文印室取回不得延误 第六条文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或传真资料中有关商业秘密或公司治理中须保密的事项透露给他人不得载留任何文件 第七条文印室对送来打印复印传确实文件资料应做好登记并在月终作统计核算属业务部门的由各部门承担费用属行政治理部门的统一列行政开支 第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批判或处元以下罚款屡教不改或给公司造成不良的社会阻碍或较大经济损失处元以上罚款直至辞退 第九条本规定自年月日起执行 行文表 发文号

二.文件收发规定 第一条公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发第二条文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印盖章 第三条文件和原稿由办公室分类归档保存备查 第四条属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并确定报送范围秘密文件按保密规定由专人印制报送 第五条文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容报送日期部门接件人等事项登记清晰并向文件签发人报告报送结果秘密文件由专人按核定的范围报送

文书管理制度

一、文印室管理规定 第一条公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。 第三条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。 第四条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。 第五条文印室人员应树立严格的XX观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须XX的事项透露给他人，不得截留任何文件。 第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。 第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。

三、文件收发规定 (一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。 (二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。 (三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。 (四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送X围。秘密文件按XX规定，由专人印制、报送。 (五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的X围报送。 (六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。 (七)传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。 四、企业报刊、、函电收发制度 (一)全厂公私报刊、外来、外发公启、函电由厂收发室负责收发。 (二)外发函、电要求。 1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。 2.每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。 (三)外来管理 1.外来一律经厂收发室签收分发。 2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。 3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。 4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。 5.不论公私收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。

文书、档案、资料管理办法

文书、档案、资料管理办法 1.0目的: 方便资料查阅，完善记录档案。是事件有源可查。 2.0 适用范围 物业公司的各种资料、档案。 3.0 管理内容 3.1 文件和资料的分类 ——质量体系文件（质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录） ——文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等) ——其它资料的分类（业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等） 3.2 文书档案管理 ——上级机关、来往单位发来的文件，由行政部在《收文薄》登记，送经理阅转，并送有关部门传阅，阅者签署姓名后送回行政部存档。 ——外来信件，写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后，若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。 ——以公司名义的发文，由承办部门起草，行政部核稿，编文号、经理签发，然后安排打印，文件类应登记在《发文簿》，信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信 函寄发登记表》上，以便查询。 ——电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。 3.3 其他资料管理 ——行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档，并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。 ——定期收集整理档案资料，收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料，如确有需要，可随时在行政部进行查阅。 ——档案资料一般不借出，若特殊情况需借出须经经理同意，完善登记手续后方可借阅。 ——借阅资料档案必须妥善保管，注意保密，不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天，在规定时间内使用人应及时归还，如因保管不善造

文书处理中的公文传阅

文书处理中的公文传阅 篇一：浅谈文书处理中的公文传阅 浅谈文书处理中的公文传阅 作者：俞乔筠 来源：《科技创新导报》20XX年第05期 摘要:公文传阅技巧是适应办公自动化建设的需要,是提高公文处理质量的需要。随着办公自动化的建设,对公文传阅也提出了更高的要求。所以需要一定的方法和技巧,使公文达到最佳的传阅效果。 关键词:公文传阅方式技巧 中图分类号:c931.46文献标识码:a文章编号:1674-098X(20XX)02(b)-0222-01 公文传阅顾名思义是指公文轮流着看。在日常生活中指办公室文书将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导,让领导领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想和智慧的过程。同时通过公文传阅,集亲笔签署意见于一纸,可以实现公文处理过程的完整记录,形成准确的文书档案。公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕,再取回的简单过程,是文书处理工作中比较重要的环节,所以它需要一定的方法和技巧,使公文达到最佳的传阅效果。探索公文传阅规律,对于提高文件传阅的质量和效果,将起到积极而有益的作用。 1公文传阅的方式

分传,又称树型传阅,即以文秘人员为中心组织传阅,依次将公文传送给阅文者,每个阅读者阅毕后,需将公文退回给公文管理人员,由文秘人员检查无误后,再传递给其他阅读者。这种传阅方式的优点在于,文秘人员自始至终都是传阅活动的中心(像树干),其他阅文者(像树枝)的阅文活动均处于文秘人员的监督、控制之中,可以保证公文信息传递的可靠性和传递效率。 专传是指由专人将文件送传给有关领导阅批的过程。这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。秘书必须严格按照限定的阅知范围,亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批,坐候领导阅完签名后马上送其他领导,直到传完为止。采用专传方式可以减少中间环节,加快传阅速度。 回传即后边阅批人的指示意见需要向前边已经作过批示的领导通报,是一个倒流传阅的过程。通常是二种情况,一类是领导a对一个文件已作了批示,要求传给领导B和领导c阅知,领导B同意领导a的意见,而领导c却批了一些同领导a相反的意见,这时文秘人员就应将领导c 的意见回传给领导a和领导B,使他们的意见能够相互沟通。第二类是尽管几位领导的意见基本一致,但后边阅批人对前边的阅批人的意见作了重要补充,这时也应将后边阅批人意见回传给前边作过批示领导。 集中传阅指因紧急程度或密级所要求,一份公文需在极短的时间内由多人传阅,而阅件人办公地分散,采用专传方式还不能满足要求时,将阅件人集中在一起传阅公文的方式。

文件传阅制度

文件传阅制度 为了加强扎兰屯蒙银村镇银行文件传阅管理工作。更好的发挥文件指导实际工作的功能，使党、政领导和各部门负责人及时了解和落实党的方针、政策，结合我行实际，特制定文件传阅制度。 一、文件传阅本着急件急办、一般文件抓紧传办的原则。对领导批阅的文件，传阅及时，急件当日传完，普通件三日内传完。并将办理结果及时向批文领导汇报，做到事事有回音，件件有落实。如有出差、学习人员回单位再行阅读签名，凡阅文后不 。 分，以及在一定时间、一定范围不宜公开的事宜，均属于涉密文件。 五、严格按规定范围进行传阅，不得将文件的内容随意泄露给他人，提高警惕，防止失、泄、窃密事件的发生。 需要上报村镇银行总部、央行、银监分局及相关单位的文件，由行长审定，副行长审核后方可上报。上报的信息、宣传报道经综合部总经理同意后，登记后再发送。 六、文件传阅时，综合部应随时掌握传阅卷去向，避免漏传、误传或延误。 七、传阅、借阅文件需指定专人负责，严格履行行领导签字手续，做到送出有登记，收回要核点，严禁擅自传阅横传，杜绝文件丢失。涉密文件使用电子计算机存放、处理、传递国家秘密的，必须建立安全保密制度和技术防范措施。 八、阅文人必须爱护文件，不得在文件上随意涂改，勾划。凡造成文件损坏，丢失者，按情节轻重给予处理。 九、 十、文秘人员应认真执行规章制度，必须照章办事，有权抵制一切违反规定的要求和行为，发现问题及时向主管领导汇报并予以纠正。 十一、文秘人员认真妥善管理文件，文件传阅完毕后，及时收回分类保管、归档。 十二、要求各部门指定兼职文书，将本部门留存的传阅文件签收，保存归档。 十三、文件阅办后要及时清退。未阅完的非密级文件下班前要清点入柜，离开办公室要关门上锁；未阅完的涉密文件下班前要退回机要室加密保管。绝密级文件指定专人在专设保密室有秩序逐文逐人组织阅读，阅读人员不得抄录、复印和带出保密室外。 十四、出差人员不准携带涉密文件、刊物、资料，如确因工作需要随身携带时，须经行长批准，要严格保密和保管，严防丢失。 十五、严肃保密纪律。

文件传阅制度

文件传阅制度 为规范文件传阅程序，较好发挥文件指导实际工作功能，切实提高公司管理工作人员政策、业务水平，特制定本制度。 一、凡上级来文及有关单位来文，公司内务人员必须及时登记编号，填写公司文件处理笺，送相关领导批阅后，按照领导批示及时办理。 二、领导批阅文件时，须用钢笔、签字笔在指定栏目内签注批阅意见，姓名和日期，以保持文件整洁规范。 三、按照文件要求和领导批示需要传达学习的文件，及时组织传达学习；领导对传阅件有批示意见的，要按领导批示意见及时办理，不得拖延。 四、文件传阅本着急件急办、一般文件抓紧传办的原则，公司内务人员将文件送给第一个办公室，第一个办公室每位成员必须在本人阅后，亲手转第二人传阅全部阅读签名完毕后（出差、学习人员回公司再行阅读签名），由最后阅文者转第二个办公室，以此类推，全部传阅完毕后，最后传阅签名者应及时将文件交回公司内务人员处，形成闭环式传阅方式。凡阅文后不亲手往下传阅造成文件滞留将承担所产生的后果。 五、公司人员在接到文件的一天内将文件阅毕（出差在外除外），并在“文件处理笺”上签名。

六、传阅文件不得漏传、误传、延误或扩大传阅范围，不得自行翻印，不得擅自借给外单位人员或抽出、带走自己保存。 七、要及时办理文件领取签字手续，做到文文有下落，件件有登记，公司对上级及有关单位来文一律登记留存。 八、需要借阅文件的，须向内务人员办理借阅登记手续，并认真妥善保存，用后及时归还。 九、内务人员做好文件的清退工作，每日查对，每月清点，年终清查，发现缺少及时 二○○九年三月二十五日 收文处理程序

公司内务人员负责上级主管部门及有关单位来文、来函的处理工作。具体处理程序如下： 一、对于纸质上级来文： 1、签收。收到来文，首先要看清是否属本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递单是否相符，检查文件装封是否破损，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注时。 2、拆封。上级来文，均由文件专管人员拆封，其他人员不得任意拆封。写明某个部门或个人亲收的文件，应先登记，然后送有关部门或个人。 3、核对。文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等问题，发现问题及时向发文单位查询，予以弥补。有回执单的，在回执单上签字盖章后，退回发文单位。 二、对于电子上级来文： 从段公文信息网上接收电子公文，工作日保证每天上、下午各接收一次，确保及时接收，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。下载后的电子公文，经核对无误后，进行打印装订。