活动项目执行流程图-经典
活动项目执行流程图-经典
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活动策划执行流程
项目接洽
项目接
洽流程策划方案
项目策
划流程项目筹备
项目执行
执行总结
人员分组
物料准备 现场台本 活动宣传
预
算
物料申
现场照媒体剪客户评执行人
执行管
开拓、整合资源 规范、专业执行 构建、完善模式
接洽流程
参与人员准备工作洽谈重点
初步接
触联络人★公司宣传册及相关资料
★本公司自有优势资源、活动经验；
★了解项目规模、场地及其可操作性；
★了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，
资金条件；
★了解对方的想法和建议；
细节洽
谈（多次）联络人、活动
策划、执行统
筹
★自有资源、案例介绍PPT文档
★项目初步策划案框架（包括：活动主题、
形式、主要内容建议；执行流程安排；大体
预算）
★讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及
意见；
★获知项目的着重点及难点；
★客户的倾向性。
项目汇
报联络人、活动
策划、执行统
筹、活动部负
责人
★根据客户意见修改后的策划案(包含策划
执行方案、宣传策划案；详细预算)
★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT
文档；
★策划文案打印、装订成册；
★汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，
答疑人员。
★项目汇报；
★合同条款认定。
策划流程
参与部门讨论重点会后工作
初次策划
会议联络人、活动策划、执行统
筹、活动部负责人
★项目背景、需求；
★是否值得继续跟
进；
★活动概念和形
式。
★撰写初步策划案；
★报策划总监与分管副总。
谈判后协调会议联络人、活动策划、执行统
筹、活动部负责人；制作统
筹、设计师、信息专员、媒
介负责人
★客户意见；
★策划案大体框
架；
★形式和内容设
计；
★项目基本成本；
★宣传炒作重点；
★撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣
传方案、预算方案）
★方案由设计师进行精包装；
细节谈判
后
协调会议联络人、活动策划、执行统
筹、活动部负责人；制作统
筹、设计师、信息专员、媒
介负责人、部门总监
★客户意见；
★内容、执行细节
确定；
★现场效果图；
★宣传方案确定；
★物料方案
★预算方案（成本/
报价）。
★撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、
执行流程、人员分工、宣传计划及预算）；
★拟定合作协议；
★确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、
场地等）
★确定执行工作组。
合同签订
后
协调会议执行工作组成员★项目分解及完成
时间图表（甘特图）；
★安排各项工作。
★项目正式立项
★落实各项资源、外包
★执行管控
管控流程
管控环节具体内容
时间管控时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。
供应管控要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执
行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对
专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。
人力管控活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。
风险管控风险管理覆盖了活动管理的所有领域，比如活动的安全风险，预算超支等风险等等。
标准管控工具：甘特图表
任务：把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。
时间段：对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。
优先顺序：设定任务的优先顺序。
节点：因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。
分工：每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。
总结流程
财务结算：
●尾款催收
●演员劳务结算
●制作尾款结算
●项目费用结算
资料收集、归档
●合同
●方案策划、执行台本
●宣传（网络、电视、报媒、杂志等）资料收集
●现场照片、录像
●物料设计稿、照片
工作总结：
●对内、对外等总结报告
●参与人员评估与奖惩