redemittel-bericht

Die Menge an Informationen nimmt st?ndig zu – ob sie nun in

elektronischer Form vorliegen

oder klassisch auf Papier. Texte geh?ren zum beruflichen Alltag: Briefe, E-Mails, Protokolle, Notizen und Berichte.

Dennoch: …Den“ Bericht gibt es nicht. Dazu sind die Anforde-rungen an diese Textsorte zu vielf?ltig.

Was ist ein Bericht?

Ein Bericht ist eine Darstellung von Sachverhalten, Ereignissen oder Handlungen. Der Inhalt hat dabei folgende Kriterien zu erfüllen:

? richtig ? sachlich ? vollst?ndig ? folgerichtig

? wahrheitsgetreu

Wozu einen Bericht schreiben?

Ein Bericht vermittelt Inhalte zwischen Autor und Leser, ist eine wichtige Grundlage für Entscheidungen .

Meist verfügt der Adressat nicht über das aktuelle Wissen oder Fachwissen des Schreibers. Um diese Wissensunterschiede aus-zugleichen, verwenden wir Berichte.

Definition

Funktion

Welche Aufgabe hat der Verfasser?

Jeder Bericht ist Teil eines Dialogs zwischen Schreiber und Leser. Das bedeutet für Sie: Betrachten Sie Ihren Text beim Schreiben aus dem Blickwinkel des Lesers. Denn Sie schreiben für ihn und nicht für sich.

Und genau das ist eine gro?e Herausforderung. Zuerst gilt es Informationen zu sammeln, zu gewichten und zu gliedern. Danach setzen Sie die einzelnen Inhalte sprachlich klar um und stellen sie optisch ansprechend dar. Ein Autor muss also über Sach- und Sprachkenntnisse verfügen.

Kurz gesagt: Sie formulieren einfach, pr?gnant, strukturiert und zugleich anregend.

Fakten gewichten

Gehen Sie bei der Auswahl der Inhalte systematisch vor. Denken Sie dabei immer an die Ihnen gestellte Aufgabe als auch an Ihre Leser.

Drei Arten von Informationen lassen sich unterscheiden:

1. Muss-Informationen

2. Soll-Informationen

3. Kann-Informationen

Muss-Informationen

Informationen, die ein Leser unbedingt braucht, um den Bericht zu verstehen. Für Sie als Verfasser sind sie eine Bringschuld.

Soll-Informationen

Prüfen Sie, welche Informationen die Verst?ndlichkeit Ihres Textes zus?tzlich erh?hen k?nnen. Einleitende Worte, Hintergrund-informationen, Skizzen oder Bilder erleichtern das Verstehen.

Pr?gnanz ist zwar ein wichtiges Kriterium, dennoch darf sie nicht zum Selbstzweck werden.

Kann-Informationen

Vor allem, wenn Ihre Leser über ein sehr unterschiedliches Vor-wissen verfügen oder ein gro?es Interesse am Thema besteht, bieten sich solche Informationen an.

Dazu geh?ren weitere Details, Beispiele, Vergleiche oder Erkl?-rungen sowie erg?nzende Bilder oder Darstellungen.

Auf der n?chsten Seite sehen Sie ein Beispiel für ein Formblatt, das Ihnen zeigt, wie Sie die einzelnen Informationen strukturieren k?nnen. Perspektive wechseln Stoffauswahl

Formblatt

Aufgabenstellung:

Allgemeine Situation:

Zusammenfassung: Knappe Darstellung der wichtigsten Eindrücke, siehe auch Punkt 9.

(kann auch Schlussfolgerungen enthalten)

Zielvereinbarung:überblick über die wichtigsten Zielvereinbarungen, siehe auch Punkt 9.

(Leistungszusagen des Berichterstatters bzw. des Partners)

Thema Inhalt Aktionen

1. Bestandsaufnahme

1.1 Generelle Marktsituation 1.2 Situationsbericht/Kenndaten Welche Situation habe ich

vorgefunden? Was habe

ich als Berichterstatter vor

Ort entdeckt, was ist mir

aufgefallen?

T?tigkeiten w?hrend des Besuchs,

Vorschl?ge/Empfehlungen sowie

gemeinsame Ausarbeitungen der

erforderlichen Ma?nahmen.

2. IT-Systeme Unter …Inhalt“ k?nnen eben-

falls vermerkt werden:

Analyseergebnisse, pers?n-

liche Eindrücke.

3. Preisgestaltung

4. Disposition und Bestellwesen Darunter nicht festhalten:

erforderliche Handlungen,

Ma?nahmen. Die Spalte …Aktionen“ muss nicht immer ausgefüllt werden.

5. Teiletechnik

6. Personal

7. Aufgaben der Aufgabestellung,

die nicht durchgeführt wurden

- Begründung -

8. Noch durchzuführende Aufgaben, die nicht in der Aufgabenstellung enthalten sind

9. Ergebnisse und Vereinbarungen Zusammenfassung meiner

Beobachtungen (nur au?er-

gew?hnliche und wichtige)

sowie deren Interpretation

= meine pers?nliche Ein-

sch?tzung als Berichter-

statter.

Vorschl?ge, Anerkennung

der Leistung des Partners

und Zukunftsaussichten

k?nnen enthalten sein.Wichtig: Ma?nahmen bzw. Leis- tungs- und Zielvereinbarungen unbedingt festhalten.

…Bilder sagen mehr als tausend Worte“, so lautet ein bekannter Spruch. Wenn Sie auch die …Sprache“ eines Diagramms für Ihren Bericht nutzen wollen, sollten Sie sich überlegen, wer Ihr Leser ist und welche Aussage Sie machen wollen.

Setzen Sie Grafiken nur gezielt ein und überfrachten Sie

Ihren Text nicht damit. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie mit …gutgemeinten“ Bildern Ihre Leser eher verwirren.

Eignung: Struktur

Zeigt, welchen Anteil meh-rere Komponenten an einem Ganzen haben.

Eignung: Rangfolge und Wechselbeziehung

Vergleicht die Gr??e einzelner Werte miteinander.

Zeigt, ob zwischen zwei Gr??en ein Zusammenhang besteht.

Eignung: Zeitreihe und H?ufigkeit

Zeigt, wie sich eine Gr??e im Laufe der Zeit entwickelt.

Zeigt, wie oft ein Objekt in verschiedenen, abgestuften Gruppen vorkommt. Eignung: Zeitreihe

Zeigt, wie sich eine Gr??e im Laufe der Zeit entwickelt.

Zeigen Sie Ihren Lesern, wie Ihre Informationen untereinander zusammenh?ngen und erh?hen Sie somit die Verst?ndlichkeit und überzeugungskraft Ihres Textes.

GEDANKENBRüCKE BEISPIEL BINDEW?RTER

Abfolge Wir besprachen zuerst die Grobziele,

dann die Feinziele. dann nachdem danach

Bedingung Wenn Sie bis 31.12. bestellen,

erhalten Sie 1,5 % Rabatt. wenn ... (dann) andernfalls, sonst

Begründung Unsere finanzielle Situation hat sich

verbessert, weil ... weil

da

denn

wegen

aufgrund/auf Grund deshalb

dadurch

Einschr?nkung Die Verhandlungen verliefen reibungs-

los, nur ... nur allerdings au?er dass

Erkl?rung Diese Firma montiert die Teile wie

abgesprochen, und zwar ... und zwar

das hei?t (d. h.) zum Beispiel (z. B.)

Einr?umung Wir hatten Produktionsausf?lle.

Trotzdem konnten wir rechtzeitig

liefern. trotzdem obwohl dennoch

Folge Unsere Briefe sind kundenfreundlich,

sodass sich unser Umsatz weiter

erh?ht hat. sodass/so dass so infolgedessen

Gegensatz Herr Müller hat bis heute nichts

überwiesen, Frau Schmid aber hat zu

viel gezahlt. aber

jedoch

sondern

im Gegensatz dazu

Hinzufügung Die Lage am Weltmarkt hat sich

weiter verbessert, zudem sinken in

den USA die Zinsen. zudem

au?erdem auch

Reihung Unser Kunde hat sowohl neue Waren

bestellt als auch alte Auftr?ge stor-

niert. sowohl ... als auch und

erstens, zweitens

Vergleich Die ABC-AG hat Unternehmen erwor-

ben, wie andere Firmen neue Maschi-

nen kaufen. wie genauso

im Vergleich

Wahl Entweder wir entwickeln dieses Pro-

dukt oder die XY-GmbH verdr?ngt

uns aus dem Markt. entweder ... oder stattdessen andernfalls

Zusammenfassung Alles in allem war unsere Besichti-

gung sehr interessant. alles in allem zusammengefasst

Zweck Um die Kosten zu senken, haben

neue Maschinen bestellt. um ... zu damit dazu

Auch …Kleinigkeiten“ haben ihre Wirkung. Setzen Sie daher die Leerzeichen richtig. Ihr Text wirkt dadurch optisch einheitlich und abgerundet.

Satzzeichen/Zeichen Beispiel

Punkt am Satzende Mit diesem Ergebnis sind wir sehr zufrieden. Punkt bei Abkürzungen i. A., z. B., Fa. Müller, ca. 200 Neufahrzeuge,

Jan. 2007, 3 Mio. EUR

Komma Wir empfehlen, die Ma?nahmen noch in

diesem Monat umzusetzen.

Doppelpunkt Grund: Die Software ist v?llig veraltet.

Typ: A 564

Fragezeichen Welche Vorteile bietet dieses Vorgehen?

Sind Sie damit einverstanden? Ausrufezeichen Unser Absatz hat stark zugenommen! Gedankenstrich Sie erhalten – wie besprochen – eine

Aufstellung aller erforderlichen Werkzeuge. Klammer Wichtige Dokumentationen (z. B. Handbuch)

sind nicht vorhanden.

Prozentzeichen Der Umsatz konnte 2006 um 15 % gesteigert

werden.

Zeichen für …bis“ 08:30 – 13:00 Uhr

aber: von 08:30 bis 13:00 Uhr

10 – 15 EUR

Bindestrich bei Zusammensetzungen Soll-Ist-Vergleich, LKW-Fahrer, ET-Sektor Zeichen für …kleiner“ und …gr??er“ Lieferzeit > 10 Tage

W?hrungsbezeichnungen 2.769,17 EUR

Schr?gstrich 130 km/h, ABC/SM, Wünsche/Erwartungen