基于数字化的档案管理平台

数字档案管理平台

方天数字档案管理平台（以下简称EA）严格按照《档案著录规则》

（DA/T18-1999）、《档案工作业务建设规范》等国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规的指导下进行开发研制与功能设计，并针对（集团）企业的档案业务管理工作，结合当今计算机技术与网络技术开发的一套C/S + B/S相结合的档案综合管理系统。EA的应用将有效地解决目前各企事业单位档案管理工作所存在的诸多问题，为利用信息技术提高档案管理工作的效率与档案信息的利用效果开辟出一条切实可行的道路。EA以实现对日常办公产生的各种类型、载体的文件、信息、档案等资源的集中统一管理、合理利用；对文件、档案、图纸、资料等信息进行有效控制为目的。实现单位文件信息的数字化管理、电子文件信息的收集整理、在单位内部网络上实现信息服务，为信息化建设打好基础。系统以海量数据库为支撑，基于智能检索技术和单位网络技术。

EA集中和解释了国家新颁布的档案管理标准，实现对原有数据的无缝集成，具有工作流程标准、利用手段方便、管理功能完善等特点。该产品包括档案管理所需全部功能模块，为用户带来一个真正意义上的数字化的档案馆（室），使用户内部所有部门、人员在统一的信息平台上协同工作，省去了学习规则、标准的麻烦，让档案资源轻松为用户共享、利用和服务。

EA采用C/S + B/S架构，与目前国内市场上常见的同类软件相比在使用、维护、管理方面具有无可比拟的优势。档案管理员使用C/S架构的程序，拥有高交互性，并可灵活操控扫描仪、高拍仪、打印机、刻录机等多种硬件设备，提高了档案著录、整理的速度；普通用户采用B/S架构程序，通过浏览器对档案进行检索、利用和查看发布信息。

EA提供了基本覆盖档案业务工作的全部功能，包括档案接收、档案管理、档案利用、档案鉴定、全宗管理、特种载体档案管理、查阅利用等功能模块，并完美的结合档案所有的业务流程：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编研、档案提供利用八个业务环节，将各个环节彼此衔接，形成有机整体。实现对纸张、照片、电子文件等原文资料的管理、发布和检索利用等功能。

首创跨平台应用服务器，支持多全宗管理，支持全宗监管，集团公司可对二级单位的档案进程远程监管，支持跨全宗全文检索；应用服务器、原文服务器可根据使用环境、网络状况进行任意集中、分布式部署，使用过程中也可根据网络变化更改部署。客户端零配置，集中管理。

全文检索是我公司自主研发的档案数据搜索引擎，百万级数据量检索返回结果时间小于1秒，支持DOC、XLS、PDF、CAD等百余种文件中的文字检索，对Word 文档、CAD图纸比较多的企业，尤其适用，您可用全文检索功能方便的检索Word、Excel、CAD图纸中的文字、描述等信息。结合我们提供的人名、行业、专业等索引词库使用，大大提高了检索命中率。

EA支持通过ModBus、TCP/IP、RS-485、RS-232等协议与档案库房硬件设备接口，对智能档案库房可进行温湿度自动采集，生成温湿度记录，可根据当前温湿度记录，自动启停空调、除湿机、加湿器等设备，档案借阅时可自动控制密集架开合，快速找到所需档案。（注：以上功能需智能档案库房设备）

方天科技在档案软件领域积累了大量的设计开发经验，EA除了为不同规模的企业提供通用版本的同时，还具有一些行业模块，如：图纸管理（与PDM联合运行）、

学籍卡片管理（学校等教育组织专用模块）、交通部报表（按交通部档案管理要求

生成报表）、电力报表（按电力企业档案管理要求生成报表）等等。

浅谈档案管理中的信息化建设

浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信

息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统

关于档案管理数字化建设发展前景展望.

关于档案管理数字化建设发展前景展望2018-01-15 一、档案管理在企业单位的意义 对于档案的管理是相关乡镇地区进行登记管理方面的工作的一部分重要的内容。建立起一套完备的乡镇地区登记管理档案主要是为了贯彻并实施《档案法》中的相关规定，从而加强对于乡镇地区登记管理的服务以及其他方面的管理服务，使档案管理能够很好地服务于乡镇地区和社会公众。基于此，我们应当把乡镇地区中的登记档案的管理摆在工作上的突出位置，召开专门的乡镇地区档案管理工作会议，对乡镇地区中档案管理工作的目及意义进行充分的学习，统一思想，为档案管理工作的高效实施做好铺垫。 二、提升档案管理者的数字化思想 对于档案的利用在整个档案管理工作中的地位很重，而档案学本身就是一门专业性和技术性较强的学科。因此，档案管理中的相关工作者其工作的主要性质便是以脑力运用为主，具备数字化性、探索性与技术性的科学工作，并不是简单的捆扎、抄写就能够应付的事务性的工作。所以，在档案的管理工作中不断学习和更新自身的科学技术知识逐步成为乡镇地区对于档案工作者的普遍要求。随着时代的发展和科技的进步，企业管理也朝着现代化的建设发展，在这种大形势下，乡镇地区中的档案工作也迎来了诸多新的情况、新的问题和新的任务，尤其是工业计算机技术、信息科学技术等一系列现代化的管理技术在档案管理工作中的运用，要求档案管理的工作者必须通过不断地学习和数字化，更新基本观念，掌握最新的技能和知识，只有这样，才能逐步适应档案管理工作的新形势。 三、对档案管理的数字化认识 科学的档案管理要求按照档案管理的基本规律研究出一套适应本单位的科学的、高效的档案管理制度。这项要求有两点含义，首先它指的是按照档案工作的一般规律来说，应当建立其健全的档案的整理制度、文件的归档制度、档案的鉴定制度和档案的利用制度等，并通过这些有效可行的制度来规范乡镇地区中档案的管理工作。其次是指建立档案的管理制度时要结合本单位实际情况，并根据单位的具体情况，在档案的管理形态、管理方式和管理手段上有所区分。一个有效的管理制度一定是在制度上、质量上和科学上下的功夫，使得档案管理走向现代化、服务化、信息化，有目的、有计划地对用户的需要进行档案资源的采集，并对相关的文献资源进行不断优化、合理组织、完美集成，使其变得系统、规范、和有序，并能针对登记档案中要求的特点，积极进行乡镇地区档案管理新模式的探索和实践工作。 （一）传统档案管理对企业的制约及数字化档案管理的先进性

数字档案管理系统手册

系统概述 档案信息化的起步是以计算机技术的发展为基础，二十世纪七八十年代，随着计算机的引入，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。二十世纪中期到二十一世纪初，国家和地方政府对档案信息化建设的投入有较大程度的增加，档案部门配置的信息化设备越来越多，档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善，档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪以后，网络信息技术的广泛应用，特别是电子政务的快速发展为档案信息化建设注入了新的活力。 虽然国内数字档案馆发展迅速，但是我们必须清醒的认识到：很多用户单位仍然在使用着单机版的档案类管理软件。这些档案类管理软件在功能上不够完善，在运行上不够稳定，在对档案的处理速度和精度方面，远远不及网络版的档案管理软件，无法满足日益增长的档案管理需求。 《数字档案馆管理系统》是济南国子数码科技有限公司自主开发的网络版的档案管理软件，该软件的设计遵循国家档案局（馆）的相关规范、标准，操作简单、性能稳定、数据安全性高，极大提高了数字档案馆的建设速度。 公司介绍 济南国子数码科技有限公司，独立软件开发商，已通过软件企业认定、软件产品认定、CMMI L3软件开发成熟度认证、ISO9001质量管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证。公司以各类管理软件研发和软件系统集成为主营业务。 解决方案 国子数字档案馆管理系统立足建设一个区域性、开放型的文件、档案信息中心，为各级各类行政事业单位和企业提供数字化的网上档案管理、查询、服务。对有价值的图像、文本、语音、影视、软件和科学数据等多媒体进行收集、组织和规范化再加工，并进行高质量的保存和管理，通过网络提供高速的多媒体信息存取服务，有效提高档案部门信息化工作。 国子数字档案馆管理系统是以分布式的海量数据支撑，基于智能检索技术和高速宽带网络技术的大型开放、分布式信息库，结合先进的信息技术、主机系统、扫描技术、网络系统、存储技术和安全管理体系，使档案工作提高到全新的管理模式，为用户带来显著的管

数字化干部人事档案管理系统简介

技术资料 数字化干部人事档案管理系统功能介绍

******有限公司

目录 一、设计宗旨 (4) 二、系统功能介绍 (4) 2.1系统总体规划 (4) 2.2系统功能列表： (5) 2.3数字化档案采集系统 (10) 2.3.1档案目录整理 (10) 2.3.2档案数字化采集 (11) 2.3.3档案材料审核 (11) 2.3.4系统维护 (12) 2.3.5其他功能 (12) 2.4数字化档案管理系统 (13) 2.4.1档案案卷管理 (13) 2.4.2档案材料管理 (15) 2.4.3 档案审核 (15) 2.4.4 信息管理 (16) 2.4.5 系统维护 (17) 2.5 数字化档案网上阅档系统 (18) 2.5.1系统综述 (18) 2.5.2角色说明 (19) 2.5.3档案查阅 (20)

2.5.4消息系统 (21) 2.6 系统前景 (21) 三、操作系统及硬件配置要求（推荐） (21) 附：数字化干部档案查询系统演示操作说明 (22)

一、设计宗旨 干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分，是做好干部管理工作的基本前提。随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高，传统的干部档案管理工作模式逐渐显露出一定的弊端，工作效率不高、原件易损等。传统的管理模式已不能完全适应经济社会发展及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的数字化管理也是信息化社会发展的必然趋势，是提高管理水平、工作效率、服务质量的必然要求，是发挥干部档案作用、深化档案管理职能的必然选择。能够促进干部档案管理工作的科学化，推进组织部门工作的信息化，提高工作效率，健全管理体制，加快信息化建设的步伐。 二、系统功能介绍 该系统是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部档案工作服务的水平和质量，实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变。2.1系统总体规划 “数字化干部档案管理系统”由四部分组成：信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织干部管理系统”中得到或通过纸制档案的

数字化干部人事档案理系统简介

数字化干部人事档案管理系统功能介绍 ******有限公司

目录 一、设计宗旨 (2) 二、系统功能介绍 (2) 2.1系统总体规划 (2) 2.2系统功能列表： (3) 2.3数字化档案采集系统 (6) 2.3.1档案目录整理 (7) 2.3.2档案数字化采集 (7) 2.3.3档案材料审核 (8) 2.3.4系统维护 (8) 2.3.5其他功能 (9) 2.4数字化档案管理系统 (9) 2.4.1档案案卷管理 (9) 2.4.2档案材料管理 (10) 2.4.3 档案审核 (11) 2.4.4 信息管理 (12) 2.4.5 系统维护 (12) 2.5 数字化档案网上阅档系统 (13) 2.5.1系统综述 (13) 2.5.2角色说明 (14) 2.5.3档案查阅 (15) 2.5.4消息系统 (15) 2.6 系统前景 (16) 三、操作系统及硬件配置要求（推荐） (16) 附：数字化干部档案查询系统演示操作说明 (16)

一、设计宗旨 干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分，是做好干部管理工作的基本前提。随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高，传统的干部档案管理工作模式逐渐显露出一定的弊端，工作效率不高、原件易损等。传统的管理模式已不能完全适应经济社会发展及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的数字化管理也是信息化社会发展的必然趋势，是提高管理水平、工作效率、服务质量的必然要求，是发挥干部档案作用、深化档案管理职能的必然选择。能够促进干部档案管理工作的科学化，推进组织部门工作的信息化，提高工作效率，健全管理体制，加快信息化建设的步伐。 二、系统功能介绍 该系统是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部档案工作服务的水平和质量，实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变。 2.1系统总体规划 “数字化干部档案管理系统”由四部分组成：信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织干部管理系统”中得到或通过纸制档案的录入、档案材料的扫描、档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集。并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。档案管理部分包括：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护功能。信息利用部分可完成档案的统计、查询、网上阅档等功能。

档案数字化工作总结通用版

单位名称：_________________________ 姓 名：_________________________ 日 期： _______年______月______日 档案数字化工作总结通用版 ——Summaring Experience, Carrying Over To Go Forward Striving for More Achievement 。

档案数字化工作总结 自参加档案工作以来，我接触最多的是档案数字化相关工作。在这1年多的工作经历中，越发觉得档案工作是一件非常有意义，而且富有挑战的工作。正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”，档案工作者只有通过不断的实践，不断的作为，才能从中获取宝贵经验，提高自身档案工作的专业素养! 档案数字化工作可谓是任重而道远。这不是一个简单的工程，而是有其完整而有序的一个体系，其工作量颇大，需强大的人力、财力和物力作为支撑，方可有条不紊的进行。从拆卷开始一直到最后的还原，会经过目录录入、扫描、存储备份、后期处理等过程，各道工序环环相扣，前面的工作没做好，后期的工作就没法进行。 档案数字化有其方方面面的管理制度，档案工作者需严格遵守各项规章制度，当然，这仅仅是一个前提。到了具体的数字化工作中就会有不同的规定和要求，我大体将数字化流程分为两个部分，其一是扫描前处理，前期的工作包括调取档案、拆卷、卷内目录录入、页码编号和档案修补等等，这就要求我们的相关工作人员应持有对工作认真细致负责的态度，尤其是目录录入工作，前期的目录录入对后期的扫描挂接有着直接的影响，目录录错将会导致后期需要进行大量的修改清理工作，严重地拖慢整体效率，举个简单的例子来说，一个小小的档号错误，将会导致原文挂接失败或者原文挂接到了不该挂到的地方，笔者曾遇到过各种各样千奇百怪的挂接错误和目录错误，究其原因之根本，是为目录有误!因此目录

档案数字化基本工作流程

档案数字化基本工作流程 一、术语和定义 1、数字化 用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。 2、纸质档案数字化 采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 3、数字图像 表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。 4、黑白二值图像 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。 5、连续色调静态图像 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。 6、分辨率 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英时点数（dpi)表示。 7、失真度 对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。 8、可懂度 数字图像向人或机器提供信息的能力。 9、图像压缩 清除图像冗余或图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。 二、纸质档案数字化基本要求 1、基本原则 纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。 2、数字化对像的确定原则 应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。 1）符合国家法律法规的原则 纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定。 2）价值性原则 属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。 3、基本环节 纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 4、过程管理 1）应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全. 2 ）纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 三、档案整理

档案信息化管理制度

档案信息化管理制度 第一章电子文件归档与管理制度 第一条为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。 第三条按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。 第四条各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。 第五条为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。 第六条归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。 第七条电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。 第八条电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。 第九条电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。 第十条通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 第十一条各科室在每年6月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。 第十二条移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。 第十三条归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。 第十四条接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。第十五条归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。 第十六条利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络

谈档案管理数字化的意义

谈档案管理数字化的意义 档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案管理数字化对优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。 一、优化了管理者知识结构和队伍结构 人类进入信息社会，信息技术向各个领域拓展与渗透，涉及的领域也越来越宽，档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。数字化档案管理要求档案管理人员必须加强学习，更新专业知识，使专业知识和管理知识相互渗透，互为补充。如何使现有的管理人员适应档案数字化管理这一新事物的要求，使从事档案管理人员既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。目前各档案部门一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来，如掌握计算机软、硬件技术或数字通讯技术，接受过大学教育的档案管理人才。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状，优化管理者知识结构，改善管理者队伍结构，提高管理者综合素质。 二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率 档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。 三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式 漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如贝叶经、敦煌写经等这样古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。 另外，纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理，可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲，此时，利用者可以不用到档案馆来，通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外，利用者还可以不受时间限制，在档案电子化以后，即使在闭馆之日，也能随时上网利用档案电子资源。 综上，随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。

数字档案管理系统技术要求

技术要求 一、项目背景及信息化现状 （一）项目的建设背景 随着技术的发展、社会的进步，德清县国土资源局在工作过程中产生了大量各类介质的原始材料，主要以纸制档案为主，由于工作中需要经常查阅相关的档案，这种以纸张介质为载体的档案查阅耗时、费力，导致工作效率低下，因此，必须将这些不同介质的原始材料实现数字化转换和处理，适合于信息时代的数字化管理及信息的共享。 目前德清县国土资源局不仅需要解决纸制材料的数字化转换和处理，还需要对数字化的电子档案资源进行有效管理，提供方便的档案查询和利用。 因此，本项目所用的档案管理系统软件要求具有极强扩展性并能适应各种复杂需求的档案解决方案，对档案扫描、档案管理、档案查询等功能，可以利用系统自由定义功能定制。 档案管理系统需要建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字手段，以高度有序的综合档案管理信息资源为处理核心，以高速带宽通信网络为技术设施的大规模、分布式数字信息系统。其功能涵盖对档案的数字化加工、数字档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。包括统一平台基础之上的多个分布式的、大规模的、具有可互操作的电子档案资源管理系统。 （二）德清县国土资源局信息化现状 信息化建设采取总体规划、分步实施、网络平台建设结合基础应用开发的技术路线，经过几年的建设，德清县国土资源局已经建立了包括6台IBM服务器、1套EMC光纤磁盘阵列、1套磁带库及由思科网络设备组成的高性能千兆局域网络。 二、项目内容 德清县国土资源局本次档案信息化建设招标主要分为两大部分内容，进行统一招标： （一）德清县国土资源局数字档案管理系统定向开发 （二）德清县国土资源局纸质档案的数字化加工：

档案管理信息化

档案管理信息化 第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。 档案信息数字化的内容有两个不同层次： 一是档案目录信息的数字化， 二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。 第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的 重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。 第三、 数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；

B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。 目前档案信息化面临的主要问题是： 1、规划和设计滞后 主要原因是，档案信息的生成和管理是按时间和空间分割的，受权限、资金、规范的制约，全国统一制定规划很难，以地方为主做起，较为可行。另外的原因还有，与档案信息化连接的前期对象处于变化之中，使档案信息化本身也不得不跟着变化。如产生电子文件和电子档案的部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，造成档案信息化管理系统的不确定性。或者由于档案部门的参与指导不到位，使电子文件和电子档案的采集与归档方法带有缺陷，难以保证电子文件的真实和完整。中国的电子政务信息化的变化与体制改革相关联。目前多数行政职能部门正处于从管理向服务的转变之中。由此造成信息系统运转中较强调权利的分割、流程控制和手续的严密，办理一件事的过程中，多数部门处于等待状态，效率较低。各个职能部门只掌握自己的数据，部门之间存在较严重的数据共享壁垒。由于体制限制，不少单位为解决此问题多次下文，企图实现信息共享，但很难奏效。如北京某科技园区管理中遇到工商、税务、公安部、财政等多个职能部门的信息壁垒问题，使对用户办事期限的时间承诺难以兑现。 2、档案信息化的服务观念和方式滞后档案信息化的服务对象扩展

数字档案管理系统高校版用户操作手册

数字档案管理系统 ——高校标准版用户操作手册 上海新影捷信息技术有限公司 二00九年九月

目录 一、立卷归档 (3) 二、馆藏加工 (10) 三、档案管理 (11) 1、档案审核 (11) 2、档案鉴定 (12) 3、档案统计 (16) 3.1 馆藏统计 (16) 4、三性检查 (17) 三、档案服务 (17) 1、档案查询 (17) 1.1 基本查询 (17) 1.2 高级查询 (18) 1.3 通用查询 (21) 1.4 全文查询 (22) 1、档案利用 (25) 2.1 借阅登记 (25) 2.2 借阅审批 (27) 2.3 借阅管理 (28) 3、档案打印 (29) 四、系统配置 (31) 五、系统管理 (38) 1、用户管理 (38) 1.1 部门维护 (38) 1.2 人员维护 (39) 2、权限定义 (41) 2.1 数据权限 (41) 2.2 系统权限 (41) 2.3 档案门类权限 (43) 2.4 角色管理 (43) 2.5 用户角色赋权 (44) 3、数据管理 (44) 3.1 数据备份 (45) 3.2 数据还原 (45) 4、代码维护 (46) 5、操作日志 (47) 六、结束语 (49)

一、立卷归档 功能介绍 立卷归档：各个单位或部门用本单位的账户登录系统，对本单位或部门的档案进行预立卷操作，由原来的纸质立卷变为数字立卷，便于管理和查询。 1.1当你点击立卷归档时会出现如图所示的画面： 1.2 选择你要录入的档案门类点击进入，例如点了‘教学’如图所示：

1.3 接着点击你要录入的档案这里点‘教学综合’作为例子，点击后出现如图所示：

数字化档案管理工作的实践

数字化档案管理工作的实践 摘要:随着近几年我国科技的快速发展，人们步入了信息化时代，各个行业工作也逐步发生变化。档案管理作为一项复杂且对工作质量、效率要求相对较高的工作类型，也需要结合时代发展，引入先进技术，构建数字化档案管理模式，以适应时代发展。本文将结合实际情况，对数字化档案管理工作实践进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供宝贵参考与借鉴。 关键词:数字化;档案管理;实践 在科技快速发展的时代背景下，各个行业均已经做出较大调整，以适应时代发展需求。档案管理作为事业单位一项重要工作，其数字化建设有助于提高工作质量与效率，使得档案管理能够充分发挥积极作用。因此，从实际角度出发对数字化档案管理工作的实践策略进行分析是十分必要的。 一、档案管理工作数字化的必要性 在事业单位中，档案管理工作具有一定的复杂性，且工作量较为庞大，而随着事业单位的发展，档案的数量不断增加，若是仍然采用传统的管理方式，不仅会影响到工作效率，还会为档案查阅、调取、使用等带来阻碍。因此，在步入数字化时代以后，档案管理工作的数字化发展已经成为一种必然趋势。一方面，能够改变传统纸质档案自身存在的弊端，以电子档案的形式，将所有档案信息保存起来，避免在因纸质档案损毁而影响档案信息的精准度，另一方面，可以有效提高工作效率，数字化的实现能够简化档案管理工作，在调取档案时只

需要搜索关键词即可，在提高工作效率的同时，还减轻了管理人员的工作压力，对于档案管理工作的进一步优化有着重要的现实意义。 二、事业单位数字化档案管理工作存在的主要问题 为了适应当前时代的发展，事业单位已经基本上实现了数字化档案管理，虽然在一定程度上提高了工作效率，但事实上仍然存在一些问题，影响档案管理数字化进程。首先，设备滞后。目前大部分事业单位所采用的计算机、影印机、扫描机，不管是使用时间较长，更为主要的是在功能上也存在一定的滞后性，数字化档案管理的实现，对软硬件设施的要求都相对较高，而设备的滞后性，将直接影响到数字档案的保存，是档案管理数字化的重要阻碍。其次，大部分档案管理人员的年龄偏大，对于数字化的接受程度相对较低，还有一部分则是非管理专业出身，一人身兼数职，缺乏管理经验，但年龄较小，需要事业单位在这一人才任用、培训方面加以重视。再次，精细化管理工作仍待完善。目前，事业单位中大部分档案仍然是纸质档案，以书面形式充分显现，这些档案存储时间较为久远，无法完全录入到计算机中，需要结合实际情况，采取有效的对接方式，保证纸质档案与数字档案的准确对接。最后，事业单位的档案管理系统与自动化办公室之间无法实现紧密对接，这也就使得单位档案管理、自动化管理系统之间缺乏管理规范，不利于档案管理工作的数字化发展。 三、加强事业单位档案管理数字化建设的有效对策 基于上述分析可以了解到，随着时代的发展，档案的数量不断增加，而内容也更为详细，传统的档案管理方式已经无法发挥作用，导

数字档案室管理制度

安全保密制度 一、档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。 二、数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在六位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。 三、电子档案条目和全文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和全文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。 四、电子档案全文按权限进行查阅，不得擅自外传。涉密档案严禁在网上提供查询。 五、禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

档案数据管理维护制度 一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。 二、各门类的归档数据经质量检查合格后，输(导)入数字档案室管理系统，由综合档案室统一管理。 三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。 四、数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套向区档案馆（档案登记备份中心）移交异地保存。 五、综合档案室应配备专用的防磁柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

档案数据网上查询利用制度 一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。 二、本单位工作人员经开通个人帐号，登录数字档案室系统查询数字档案。外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。 三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户:是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户:是指各科室兼职档案员在普通用户使用权限基础上，可以添加指定分类的资料。高级用户:是指中层以上的领导可以查阅各类档案。 四、本单位人员查询限制开放的数字档案需提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用。 五、外来人员利用数字档案管理系统查询档案资料，由档案管理人员审查后通过后台管理提供相应权限的内容。

档案信息化管理制度

档案信息化管理制度 1、总则 本标准规定了XXX有限公司技术档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。 本标准适用于XXX有限公司技术档案管理工作。 2、引用标准 2.1《中华人民共和国档案法》； 2.2国务院颁发《科学技术档案工作条例》； 2.3国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》； 2.4《电力工业系统科学技术档案工作细则》； 2.5《江西省档案管理条例》。 3、管理职能 3.1技术档案是本公司在生产、经营、技术、科研管理活动中形成具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等技术文件材料，由公司档案室集中统一管理。 3.2技术档案管理由受主管经理和上级档案主管部门的指导和监督。 3.3技术档案基本内容包括接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研等工作，做到完整准确、系统安全和有效利用，

为电力建设和科研服务。 3.4公司各有关生产技术、基建、计划、设计、供用电、技术、物资供应等部室及生产单位等，对本单位产生的各种技术文件材料的形成负责，做好收集、整理、鉴定、分类，并达到系统、完整、准确的要求，及时向档案室移交归档。 3.5技术档案管理基本任务 3.5.1制定技术档案管理有关规章制度。 3.5.2做好技术档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作。定期查看技术档案的保管状况，发现问题及时提出整改措施。 3.5.3指导监督技术档案管理网络的工作。 3.5.4编制本公司技术档案保管期限表，按技术档案实用价值划分为永久、长期、短期三种。 3.5.5技术档案复制，要经公司分管生产领导的批准方可进行复制。 3.5.6凡借出的技术档案，严禁在技术档案上涂改、勾画、随意拆卷等不良行为。 4、管理内容与要求 4.1归档范围和保管期限 4.1.1根据《国有企业档案管理暂行规定》精神，结合公司生产、基建、科研活动中形成的技术文件材料的种类，制定本公司技术档案归档范围和保管期限表。

档案数字化是档案管理发展的必然趋势

档案数字化是档案管理发展的必然趋势 作者：李霞 来源：《兰台内外》2020年第06期 摘要：档案管理工作的主要内容是对各类文字图片等信息资源进行管理，分析以往发展中存在的问题，同时也可以对未来工作的开展提供指导意见，以此实现企事业单位的良好发展。随着信息技术的不断进步，当前我国企事业单位在开展档案管理工作中也不断推进数字化进程，使得档案管理工作效率得到极大的提升，然而在当前部分企事业单位信息化档案管理中还存在着一些问题，需要对相关问题进行解决。本文从档案数字化的基本概念入手，讨论档案数字化建设的意义，阐述当前我国档案数字化建设存在的问题，最后分析如何有效推进我国档案数字化建设进程，希望对相关研究具有借鉴意义。 关键词：数字化;档案管理;发展;趋势 在企事业单位的发展过程中，档案管理作为一项基本工作对其事业单位活动和经营情况可以直接体现，进而对今后的工作开展起到有效的指导作用。在信息时代下，我国档案也在加快数字化建设，进而有效节约人力的投入，显著提升其事业单位档案管理效率。不过在当前的档案管理工作中还存在管理意识不强，对信息和数字化技术掌握不扎实等问题。而实现对档案资源的有效利用，提升信息化时代下档案资源安全性，需要档案管理人员对工作方法不断改进，熟练利用计算机技术，以此实现数字化档案的正规化管理。 一、档案数字化的基本概念 档案数字化出现依托于信息技术的不断成熟，是和大数据相结合的一种档案管理新技术，当前数字化技术已经应用到我国的诸多领域，实现档案管理和数字化技術的结合，以数字化的形式进行存储，然后将档案中的文字、图片以及音频、视频等以数据的形式存储到计算机系统，上传到云端，进而有效解决传统纸质档案存储安全性低、数据容易丢失的问题，还极大地减小了占用空间，数字化档案查询管理和信息资源的共享更加便捷，便于企事业单位进行档案的利用，有利于对档案资源的优化配置，进而推进其他工作的有效开展。 二、档案数字化建设的意义 1.是时代发展的必然要求 随着我国科学技术的不断进步，当前计算机技术以及通信技术得到了广泛的应用，随着计算机技术以及通信技术的广泛利用，我国也正式进入到了信息化时代，极大地改变了人们的生活方式，显著的提升了工作效率，将信息技术利用到各行业中，也让档案管理工作发生了巨大的变化，不断向着信息化和数字化的进程发展，与此同时也对新时期下企事业单位档案管理人

档案信息化基础理论与实践-测试答案

试卷提交时间:2017-06-08 21:27:17.5 试卷得分：96.0 1、题型：判断题分值：2 照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。 正确 答案正确 2、题型：判断题分值：2 上网档案信息鉴定方式一般有两种：一是直接鉴定法；二是间接鉴定法 正确 答案正确 3、题型：判断题分值：2 在公众网上发布的数字档案资源，不需要办理审批手续。 错误 答案正确 4、题型：判断题分值：2 档案数字资源的鉴定主要包括价值鉴定、开放鉴定和发布鉴定。 正确 答案正确

5、题型：判断题分值：2 数字档案馆拥有局域网、政务网、公众网甚至保密网等众多网络利用平台。不同的网络平台存储和管理着不同的资源，面向不同的用户群体，即便同一网络也要面向具有不同权限的用户群体。 正确 答案正确 6、题型：判断题分值：2 信息安全是指信息网络的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不受偶然的或者恶意的破坏、更改、泄露，系统连续可靠正常地运行，信息服务不中断等。 正确 答案正确 7、题型：判断题分值：2 数字档案馆的档案信息资源共享与利用的途径主要是数字档案的提供利用、电子政务网中的数字档案共享和互联网上数字档案的发布等。 正确 答案正确 8、题型：判断题分值：2 如果把数字档案（电子文件）作为数据，档案元数据就是描述或反映档案文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。 正确

答案正确 9、题型：判断题分值：2 内容数据库是指数字档案的原文数据集，其信息类型多种多样，如文本、图片、表格、音频、视频等，它们是数字档案资源建设的主体。 正确 答案正确 10、题型：判断题分值：2 广义的档案信息系统是指档案信息管理应用系统。 错误 答案正确 11、题型：判断题分值：2 上网档案信息鉴定工作方法主要包括上网档案信息鉴定的组织、原则、方式、程序等。 正确 答案正确 12、题型：判断题分值：2 误操作是安全威胁因素中的头号触发因素。 正确 答案正确

数字化档案管理系统方案书

数字化档案管理系统 方案书

目录 方案背景 (3) 一设计目标 (3) 二设计理念 (5) 三系统特点 (5) 四功能介绍 (7) 1登陆界面 (7) 2系统界面布局 (8) 3功能说明 (8) 3.1全宗管理 (8) 3.2档案录入 (9) 3.2.1立卷归档 (11) 3.2.2以件归档 (17) 3.3档案整理 (18) 3.3.1档案整理流程 (18) 3.3.2鉴定及回收站 (21) 3.3.2.1档案保管期限鉴定 (21) 3.3.2.2密级鉴定 (23) 3.3.2.3档案回收站 (23) 4档案检索 (24) 4.1直接检索 (24) 4.2组合检索 (26) 4.3定制检索 (28) 4.4系统条件 (29) 4.5未归档检索 (29) 5档案统计 (30) 5.1 档案数量统计 (30) 5.2目录数量统计 (32) 5.3档案利用情况统计： (33) 6档案借阅 (33) 6.1借阅审批 (34) 6.2我的借阅 (35) 7档案保管 (35) 7.1库房温湿度登记 (35) 7.2八防管理 (36) 7.3存放位置索引 (36) 8资料管理 (37) 8.1资料管理 (37) 8.1.1目录管理 (37) 8.1.2资料录入 (38) 8.1.3资料回收站 (39) 8.2资料借阅审批 (39) 8.3我的借阅 (40)

9数据处理 (40) 五系统技术架构与平台设计 (41) 六系统运行环境推荐 (42) 七技术服务与支持 (43)

方案背景 随着科学技术的不断进步，越来越多的档案管理单位通过采用先进的档案保存及维护技术，从硬件条件提升了档案的保存、维护能力，但与此对应的是，面对累积得越来越多的档案资料，档案管理单位苦于昂贵的档案管理人力资源成本以及档案存放空间场所的限制，使得档案管理工作举步维艰。 采用传统档案管理方式，更是出现了下列常见的“难题”： 1.频繁的档案原件借阅调用，使得档案原件面临“消耗性”损毁或破坏的问题。 2.传统人工管理档案的方式由于档案资料的累积，尤其是在面临大容量档案库的情形 下，更加凸显工作效率较低的难题。 3.对于多种类档案的保管，存在检索效率低下，准确性较差的问题。 4.涉及档案资料安全部分，可能存在只想授权某个范围内人员许可检索、查阅、调用， 而现实中无法严格区分界定上述权限设置。 5.传统档案管理以及借阅受制于地域限制，无法满足跨区域异地档案申请检索、查阅、 调用功能。 档案管理系统即是在这一背景下而开发，系统采用java技术开发，基于成熟稳定Struts MVC框架，，采用Spring为中间层，以ibatis作为持久化层；设计和架构具备良好的稳定性、扩展性、安全性、灵活地需求变动功能。 本档案管理系统可使档案管理单位档案管理的运行体系更为系统化，同时，以档案的归档、保存、维护、借阅为主线来驱动的档案管理流程将更为高效、便捷；由于系统采用了网络无纸化办公模式，在节省了办公成本的情况下，还减轻了档案工作人员的工作负荷，提升了档案工作人员的工作积极性，另外，档案管理系统也为档案利用对象提供了更为简洁的档案借阅体验，提高了档案利用的满意度。 一设计目标 档案管理系统的开发是为了通过建立一个统一的数据交流平台，在规范化档案资料收集整理的前提下，实现档案及文档信息最大化有效利用，从而为各项工作提供准确详实的参考信息。 本系统具体设计目标包含以下几个方面：