word文档应用

Word2003应用基础
一、窗口与视图
1、改变Word菜单栏和工具栏的位置
Word菜单栏和工具栏的位置是可以互换的，互换的方法是：
◎在菜单栏的空白处左端竖线上按下鼠标左键，往下拖动，菜单栏的位置就移到工具栏下面了。
◎按住工具栏左端的竖线，向上拖动鼠标，工具栏就会占住菜单栏位置，菜单栏移到工具栏下面。
◎如果按住工具栏左边的竖线，向下拖动鼠标，此时菜单栏的位置不变，在工具栏的下面会增加一个格式工具栏。
菜单栏、工具栏的位置移动后如需恢复原位，逆向进行上述操作即可。
2、常用工具栏与格式工具栏的合并与分离
◎在常用工具栏与格式工具栏的右侧点击【工具栏选项】，然后
选择【在一行内显示按钮】两个工具栏的部分按钮就会合并为一行。另一部分按钮转为隐藏状态。
◎两个工具栏合并为一行后，点击右侧【工具栏选项】，再选择【分两行显示按钮】，常用工具栏与格式工具栏又分开，各占一行。
3、用鼠标快速拆分Word窗口
有时因录入文档或文字编排的需要，必须将Word窗口分开。：
方法一：
◎将鼠标移至窗口右上方标尺与工具栏之间的空白处，鼠标变成上下双箭头。
◎当出现上下双箭头时，双击左键，窗口就自动上下一分为二。这样就可以在不同的窗口中对同一文档但不同位置的内容分别进行编辑。
方法二：
◎当鼠标变成双箭头时，按住鼠标，就会出现一条横线。
◎拽住横线往下拖，就可以按照需要把原窗口分成两个不同大小的窗口。
如果要将分开的两个窗口恢复为原来的一个窗口，可将鼠标移至两个小窗口之间，鼠标变成双箭头时，将鼠标移至工具栏与标尺之间，松开鼠标即成。
4、改变屏幕底色以保护视力
电脑屏幕多是白底黑字，长时间直视，极易伤害眼睛。为保护视力，可以把刺眼的白色背景改换为比较柔和的颜色，如较浅的青色、绿色、蓝色等。因为这些颜色的光线反射率比较适中，可以减少强光对眼睛的刺激。
改换屏幕底色有以下方法：
方法一：
◎在桌面上单击右键，从弹出的菜单中选择【属性】。
◎在【显示属性】对话框中打开【外观】选项卡，选择【高级】。
◎在【高级外观】对话框中打开【项目】下拉列表然后选择【窗口】。
◎单击【颜色】，在打开的颜色样式块中单击【其他】。
◎在【颜色】窗口右侧的调试屏上进行颜色试选（预览框内可以随时看到试选结果），直到选出适当的颜色为止，然后单击【确定】。
方法二：
如果要把网页的底色也变成这样的颜色，则需在完成上述操作后再进行以下步骤：
◎打开IE浏览器。
◎依次选择【工具】

→【Internet选项】。
◎在【Internet选项】对话框的右下角单击【辅助功能】。
◎在【辅助功能】对话框中选定【不使用网页中制定的颜色】复选框，然后单击【确定】。
5、视图
Word中一共有四种视图，各个视图的功能稍有差异，现分别记述于后：
（1）页面视图
页面视图是平时使用得最多的一种视图，它以页面的形式显示编辑的文档，页边距、页眉和页脚、背景和所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来。
（2）普通视图
普通视图分页不明显，不像页面视图中那样一页一页分得很清楚。它的分页只使用一条虚线来表示。在普通视图中无法看到图形对象以及没有设置为“嵌入型”环绕方式的图片。，也不能进行竖向排版。这种视图通常用来进行文字的输入、编辑和浏览纯文字的文档。
（3）Web版式视图
Web版式视图的最大优点是联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小。它还可以添加文档背景颜色和图案。使用Web版式可以浏览具有网页效果的文本。
（4）大纲视图
大纲视图中的文档结构是根据段落的大纲级别按等级层次设置的。大纲视图中的文档在每一个段落的前面都有一个标记，标记形状及其含义见右图。其中，
①带有从属文本的标题。
②正文。
③标题下的灰线代表折叠的从属文本。
④不带从属文本的标题。
依次选择视图大纲后，在工具栏的下边会出现一个【大纲工具栏】。其中有【提升】【降低】【上移】【下移】【展开】【折叠】…多个功能按钮。
6、大纲视图的基本操作方法
（1）在大纲视图中选择段落
单击任意段落前面的标记（包括加号、减号、和小正方形）可以选中这个段落和它下面所有从属于这个段落的段落。
（2）在大纲视图中折叠文档层次
◎选择需要折叠的标题。
◎在【大纲工具栏】中单击【折叠】按钮。单击一次就折叠一层；再单击一次，又折叠一层。当这个层次的下面出现一条下划线时，就表示所有层次已经完全折叠起来了
（3）在大纲视图中展开文档层次
◎选择需要展开的标题。
◎在【大纲工具栏】中单击【展开】按钮。单击一次就展开一层；再单击一次，又展开一层，可以部分或全部展开。
（4）提升或降低段落的大纲级别
◎点击需要提升或降低大纲级别的段落。
◎在【大纲工具栏】中单击【提升】或【降低】按钮（也可以左右拖动段落的标记，这个段落就和它原来的上一级或下一级段落同级了。此法可以用来调整文档的大纲级别。
如果是正文被错误提升，可在选择该正文后点击【大纲工具栏】

上的【降为正文文本】,就可以恢复原状。
（5）上移或下移文档段落的位置
◎选定需要移动位置的段落，
◎单击【大纲工具栏】上的【上移】或【下移】按钮，或者上下拖动段落的标记，这个段落就和上面或下面段落互换了位置。此法可以用来调整各个级别的顺序
7、用大纲视图制作主控文档
编辑长篇论文或其他多章节的文章时，一般习惯把每个章节独立出来，作为一个文件，以便管理和操作。但是，整篇论文或文章毕竟是一个整体，当文档某一部分发生变动时，整个文档的页码、格式等都要随之发生变化。而独立的文件之间缺乏必要的关联，一旦遇到这些变动，每个部分就都需要人工进行修改，非常麻烦。主控文档就可以解决这个问题。
主控文档是包含一系列相关文档的文档。外观上它集中显示了整个文档的标题结构，同时它又保存着各个标题的全部正文。它的主要优点就是：既可以把整个文档当作一个整体处理，例如为文档建立目录、索引、超链结、编排页码、添加页眉、页脚等，又可以将其分成若干个部分，对每个部分单独编辑，而不影响全局，使用户对于整个文档的结构了如指掌，操作起来非常方便。
制作主控文档一般是以已有的文档作基础，因此 可以用两个窗口同时操作的方式进行。假设原文档如下：
序 号 标 题 标题等级
1 全省用电分析 1级
正文 正文文本
2 工业用电 2级
3 冶金工业拥电 3级
正文 正文文本
下略
制作主控文档的操作步骤是：
◎打开已有的原文档。
◎打开word空白文档，并在常用工具栏中依次选择【视图】→
【大纲】，打开大纲视图窗口，同时在常用工具栏下方出现【大纲工具栏】。
◎将原文档中的第一个标题（“全省用电分析”）输入到大纲视图窗口，点击该标题，并在在大纲工具栏的【大纲级别】框中选择【1级】。按enter键。然后输入主标题下的正文，选择该正文，在【大纲级别】框中选择【正文文本】，按enter键。（此时，点击主标题前的大纲符号，该标题及正文皆被选中，变成黑色，单击【大纲工具栏】上的【折叠】，标题下的正文即被折叠隐藏。）
◎将原文档子标题（“工业用电”）输入到大纲视图窗口，点击该标题，并在在【大纲工具栏】的【大纲级别】框中选择【2级】。按enter键。该标题下无正文，遂跳过。
◎将原文档子标题（“冶金工业用电”）输入到大纲视图窗口，点击该标题，并在在【大纲工具栏】的【大纲级别】框中选择【3级】。按enter键。然后输入标题下

的正文，点击该正文，在【大纲级别】框中选择【正文文本】，按enter键。（此时，点击标题前的大纲符号，该标题及正文皆被选中，变黑色，单击大纲工具栏上的【折叠】，标题下的正文即被折叠隐藏。）
以此类推，直至文档内所有标题及内容全部输进大纲视图。
主控文档建成后，外观上对全文档的标题结构可以一目了然，而且所有的文字内容也在其中。
在主控文档中，如果要把标题创建成独立的子文档，可在选中该标题和文字后，单击【大纲工具栏】上的【创建子文档】按钮，即成。 这样，当主控文档中其他子文档（标题及内容）处于折叠状态，或者恢复“普通”视图，点击超链接，就可以编辑子文档了，对子文档的任何改动都能够在主控文档中得到体现。
此外，还可以在主控文档中插入现有文档。具体做法是：将鼠标移到要插入已有文档的位置，单击【大纲工具栏】上的【插入子文档】按钮，在【文件名】框中，输入要添加的文件名称，就可以在主控文档中看到新加入的文档。
二、文档编辑
1、设置新建文档的几种方法
设置新建文档文档有多种方法，现分别列举于后：
方法一、双击桌面Word图标。
方法二、依次选择【文件】→【新建】，在右窗格任务栏内选择【空白文档】。
方法三、按Ctrl+N。
方法四、在桌面空白处单击右键，然后选择【新建】，从弹出的子菜单中选择【Microsoft Word文档】。
2、多文档切换的另一方法
多文档切换是编辑文档时的常用操作，一般的方法是：点击到哪个文档，那个文档就切换到前面成为当前文档 。但是，由于文档重叠，不好找到需要的文档，就可以采取从窗口切换的方法：
◎单击菜单栏的【窗口】命令。
◎在弹出的子菜单中列有窗口内所有文档的名称，点击某个名称，相应的文档就会切换到前面成为当前文档。
（此方法只适用于Word多文档，对多网页和Word文档与网页混存无效）
3、用键盘定位的几种方法
定位指将光标移到一个指定的位置，以便下一步操作。通常是用鼠标定位。下面介绍两项用键盘定位的方法。
（1）Ctrl键+方向键
◎按Ctrl+左方向键，光标向左移动一个词的距离。
◎按一下Ctrl+右方向键，光标向右移动一个词的距离。
◎按Ctrl+上方向键，光标到本段落的开始位置，再按一下，光标到上一段落的开始位置。
◎按Ctrl+下方向键，光标到下一段落的首行首字前面。
（2）Ctrl键+翻页键
◎按Ctrl+Page Up键，光标到了整个页面的首行首字前面，再按一下，光标到前一页的首行首字前面。
◎按Ctrl+Page Down键，光标到下一页的首行首字前面。
4、选取文字的几种方法
选

取文字的目的是为了便于对它进行复制、删除、拖动、改变格式等操作。除一般的选取方法外，下面介绍几种比较灵活方便的选取方法：
（1）任意拖动法
在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置时松开。
（2）首尾选取法
将光标移至待选定文字的开始位置，按住Shift键，再在要选定文字的结束处单击，就选中了这些文字。这个方法适用于选取连续的字、句、行、段或全文。
（3）矩形选取法
按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。区域内的文字就是选取的文字（如图）
（先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域)。
（4）全文选取法
◎使用快捷键Ctrl+A可以选中全文。
◎先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文。
◎按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取全文。
（5）扩展功能选取法
Word的【扩展】命令位于窗口底部状态栏右边，未启用时，【扩展】二字为灰色。要启用扩展选定功能，按一下F8键， “扩展”二字即变为黑色。表明该功能已经启用（双击【扩展】也可以激活此功能）。此时鼠标点向哪里，那里的文本就被选中。
（除了用鼠标指点以外，还可以用F8键。按一下F8键，将选取一个字;按两下F8键，选取一个句子; 按三下F8键，选取一段; 按四下F8键，全选。此法最适用于选取跨页的段落。）
要关闭Word的扩展选定功能，按Esc键或者按F6键即可。
5、怎样复制网上资料
在网上查到可用的资料，你可以先选中所需的内容，然后执行复制操作，再在打开的Word文档中执行粘贴命令。复制的内容一般有这样几种情况：纯文字、带有表格的文本和图文混排。针对不同的内容和需要，可采取不同的处理方法，以达到满意的效果。
（1）纯文字内容 。即选取的内容全部是文字形式，无表格与图片，且愿意保留HTML（注）文档中的格式及链接等，复制后就可以直接单击工具栏上的“粘贴”按钮。这样复制出来的文本原有的属性都会保留下来。但有的显得比较杂乱，需要重新编辑、排版，对其字号、字体、字形及行间距、对齐方式等进行重新设置。
（注：HTML（Hyper Text Mark-up Language ）即超文本标记语言，是 WWW 的描述语言，。设计 HTML 语言的目的是为了能把存放在一台电脑中的文本或图形(包括文字、动画、声音、表格、链接等)与另一台电脑中的文本或图形方便地联系在一起，形成有机的整体，人们不用考虑具体信息是在当前电脑上还是在网络的其

它电脑上，你只要使用鼠标在某一文档中点取一个图标，Internet就会马上转到与此图标相关的内容上去。HTML的结构包括头部 (Head)、主体 (Body) 两大部分。头部描述浏览器所需的信息，主体包含所要说明的具体内容。）
如果你不需要保留原来的格式及链接等，单击【编辑】→【选择性粘贴】，打开【选择性粘贴】对话框，在【粘贴】选项中选择【无格式文本】，然后单击【确定】就可以了。这样复制后的文本不带有任何格式，略做处理即可。
(2)带有表格的文本
有时从网页上复制的内容是带有表格的，这为排版会带来较多的麻烦，这时可以把表格去掉。方法是：将光标移动到表格内的任一位置，单击【表格】→【转换】→【表格转换成文本】，再选择【段落标记】或【制表符】，然后单击【确定】，表格消失了，而文字完整保留下来，并且文字的格式及链接等都保留着。
（一般情况下不要删除表格，可用调整和移动表格的办法解决排版的困难。）
(3)图文混排形式
对于图文并存的网页，复制到Word后，默认的图文环绕方式是“嵌入型”，一般还要调整“文字格式”和“段落格式”，或对文档重新排版。要注意的是在【段落格式】对话框中调整行距时不要选择【固定值】选项。否则，图片会置于文字的下面，被遮盖住。需要将图文环绕方式重新设置为“四周型”等环绕方式，图片才能完全显示出来。
（注：经试验，可以用【固定值】设置行距，图片虽被遮盖了大部分，还有一小部分显示在下边，在这小部分上点击一下，再在【段落】对话框中单击【单倍行距】或【最小值】，图片就恢复过来了。）
图文复制后，图片与文本的相对位置会发生一定的变化，有时为了某种特殊的需要，欲保持图片与文本的相对位置绝对不改变。可以采用抓图的方法，将网页完整地抓下来，把图片插入到Word中保存就可以了。
6、连续输入相同文字的快捷方法
输入一个单词后，如果紧接着要再输入同样的单词，通常的办法是按照原来的步骤再输入一次。
这里有一个简便快速的方法就是第一次输入某单词后，紧接着按F4键，按一次就会输入一个同样的单词。如：输入一个单词“向前”以后，接着按三次F4键，就会再出现“向前向前向前”。
7、选择性粘贴的应用
【选择性粘贴】命令，相对于【粘贴】来说它具有更强大的功能，可以完成某些特殊的操作。
(1)自动转换文本格式
写论文的时候，不可避免会从其它格式的资料中复制一些相关的文字，由于这些格式很多，如PDF格式（Adobe Acrobat文档）、CAJ格式（中国期刊网）、PDG（超星文档）以及HTML格式等，

在这些资料中复制的文字，若要直接粘贴到Word中，会将相关的格式如段落标记符、制表符、手动换行符等粘贴到Word中，使Word文档不好编辑，需要重新转换格式。如果使用【选择性粘贴】程序，复制过来的文字就可以自动去掉原来的格式与Word中的文字格式相统一。使用【选择性粘贴】程序的操作方法是：
◎在Word文档中将光标定位到需要插入文本的地方。
◎在网页上选择将要复制的文字。
◎依次选择【编辑】→【选择性粘贴】命令。
◎在【选择性粘贴】对话框中选定【粘贴】（或【粘贴链接】）单选框，并在【形式】栏中选择【无格式文本】或【未设格式的Unicode文本】，然后单击【确定】即可。
（注：【选择性粘贴】对话框中的【粘贴链接】功能与【粘贴】不同之处，除了将复制内容粘贴到目标文档外，还在原文档与目标文档之间建立了链接关系。例如，将Excel中的一分表格通过【粘贴链接】链接到Word文档中，当Excel表格中的任何数据发生变动，Word表格中的相同数据就会同时作出同样的变动。）
(2)文字、表格转换为图表
为了防止某些固定的内容遭破坏，或着是为了某种特殊需要，可以将文字和表格等转换为图片。
◎选择要转换成图片的文字和表格，并复制或剪贴到剪贴板中.
◎依次选择【编辑】→【选择性粘贴】命令。
◎在【选择性粘贴】对话框中选取一种图片类型（【Word图元文件】或【增强型图元文件】），单击【确定】，即可将文字转为图片格式并粘贴到光标处。
（注：这里只是格式的转换，即由文字格式转换为图表格式，在文字区点击一下，就会出现一个图表框，文字在内，并可随同图表框一道调整大小，）
8、中文简繁体转换
◎单击常用工具栏上的 【中文简繁转换】按钮的下拉箭头（如图）。
◎弹出的菜单中有【转换为简体中文】”和【“转换为繁体中文】两个选项，可根据需要选取其一。
9、给中文文字添加拼音
◎选中需要添加拼音的文字。
◎依次选择【格式】→【中文版式】→【拼音指南】命令，打开【拼音指南】对话框，
◎单击【确定】，Word就自动给所选文字添加了拼音。
如果想要删除拼音，选择拼音文字后，在【拼音指南】对话框内
单击【全部删除】， 再单击【确定】即可。(注：最简单的方法就是单击工具栏的【撤消】命令)。
10、中英文互译
◎选择需要翻译的单词
◎依次选择【工具】→【语言】→【翻译】，在右窗格【信息检索】栏的【搜索】文本框中出现选定的待翻译的单词。
◎单击【翻译】框下拉按钮，选择【英语助手】（中国），在下面的方框内出现“正在搜索”，稍等

片刻即可看到翻译的结果。
（注：还可以采取以下方法打开【信息检索】栏：依次选择【工具】→【信息检索】；或右键单击待翻译的单词，然后在弹出菜单中选择【翻译】）
11、对跨行英语单词断字
有的英文单词字符太多，电脑屏幕行宽不够， Word又不允许英文单词在中间断开。因此只能提前换行，以至造成行末不整齐或行内字符间距太大的现象。解决的办法就是对跨行英语单词断字（即在一个英文单词跨行中断的地方加上连字符“-”， 表示上一行行末的字符与本行行首的字符属于同一个单词）。
具体方法如下：
方法一：
◎将光标移到上一行末最后一个英文字母的后面，然后单击组合键[Ctrl+ -（减)]，本行行首的字符前面就会出现一个连字符“-”，表示连接的字符是一个单词。
方法二：
此法可以自动为断字单词添加“连字符”，步骤如下：
◎依次选择【工具】→【语言】→【断字】命令，Word会显示出【断字】对话框(如图)。
◎在【断字】对话框中勾选【自动断字】选项，这样Word会在文字输入过程中，凡是需要断字的地方都自动插入连字符。如果此后对文档作了修改，Word会重新对文档进行断字。
如果有哪一部分不想设置断字，可以不设置断字。方法是：
◎将光标定位在段落中。
◎依次选择【格式】→【段落】。
◎在【段落】对话框中，打开【换行和分页】选项卡，选定【取
消断字】复选框。
◎单击【确定】，即可。
12、查找同义词
◎选定要查看同义词的单词，
◎依次选择【工具】→【语言】→【同义词库】。，
◎单击【搜索】栏文本框的下拉按钮，选择【同义词库】（中国），在下面的方框内就会出现所选单词的同义词。
如果没有相应的同义词，就会提示：“中文（中国）没有可用的同义词库”。
13、拼写和语法检查的应用
Word的【拼写和语法】功能能够在文档输入过程中随时对输入的文字（主要是英语）进行语法检查，并在可能有错误的文字下面加一条红色或绿色的曲线，以便改正。
方法一：
◎右键单击有红色或绿色曲线的错误单词。
◎在弹出菜单中，选择建议修改的正确单词。选定后，单击【自动更正】即成。
如果不同意修改，可选择 【忽略】，在关闭文档以前Word将不再对这些单词提出疑问。
选择 【忽略】后，如果认为不妥，想要对文档的所有错误再重新检查一遍，则需进行以下操作：
◎打开【工具】菜单，单击【选项】命令。
◎在弹出的对话框中打开【拼写和语法】选项卡，然后选择【重新检查文档】按钮，并在询问提示框中单击【是】。
方法二：。
打开【工具】菜单，单

击【拼写和语法】（或按F7键），，在打开的【拼写和语法】对话框中显示错误文字（红色），同时在对话框【建议】栏内提出可供修正的单词，选定后，点击【更改】即成。
后续操作与方法一同。
（对计计算机术语和某些简化英文的检查结果不一定正确，不得随便修改）
14、自动编写文档摘要
为快速浏览文档的要点，可使用word【自动编写摘要】功能。
其方法是：
◎依次选择【工具】—【自动编写摘要】对话框。
◎在【自动编写摘要】对话框中选择【摘要类型】和【摘要长度】（如占文档的百分比、字数、句数等，）自动从文档中找到合适的摘要
◎单击【确定】，Word就会把重要语句着重显示出来(图1)。
同时界面中出现了一个“自动编写摘要”工具栏(图2)，
图1
单击其中的“关闭”按钮，就可
以退出自动编写摘要状态。
图2

三、文 档 管 理
1、新建word文档的几种方法
方法一：打开Word。Word启动之后自动建立了一个新文档，这个文档的名称是“文档1.doc”。
方法二：在“文档1.doc”窗口单击工具栏上的"新建空白文档"按钮，就又新建了一个空白的文档，名称叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮，就出现了“文档3”。这是新建文档最常用的方法。
方法三：依次选择【开始】→【所有程序】→【 Office2003】→【新建 Office 文档】。在【新建Office文档】对话框中选择【空白文档】（如图），然后单击【确定】，就建立了一个新的Word文档
方法四：使用快捷键来新建文档，即在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。
方法五： 在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立新的空白文档。
方法六：在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立新的空白文档。
方法七： 在桌面空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击【新建】项，从弹出的子菜单中选择【Microsoft Word文档】，桌面出现一个新建文档图标。双击此图标，就会出现一个新文档。
2、快速打开多个文档
打开多个文档，一般的方法是一个一个地依次打开，速度较慢。比较快的方法是：
◎依次选择【文件】→【打开】，弹出【我的文档】对话框。
◎如果要打开顺序相连的多个文档，可以选中第一个文档后按住
Shift键，再用鼠标单击最后一个文档，则所有文档会一次被选中。
如果文档的顺序不相连，可以先按住Ctrl键，再用鼠标依次选定需要打开的文档。
3、快速显示多个文档
依次选择【窗口】→【全部重排】。这样就会将所有打开了但未被最小化的文档显示在屏幕上。每个文档宽度未变，垂直面呈折分重叠状态。文档之间可以切换

，点击一下后面的窗口就会自动转换到前面来。还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口，也可以将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。
4、快速关闭多个文档
屏幕上已经打开了多个文档，如果要快速保存和关闭这些文档，可采取以下办法：
◎按住Shift键，然后单击【文件】菜单。
◎在弹出的子菜单中根据需要选择 【全部关闭】或【全部保存】。
如选择【全部保存】，屏幕上所有文档没有什么变动；如选择【全部关闭】，所有文档全部关闭，但留有一个黑底空白文档，删除此文档即可。
5、修改Word文档的默认保存路径
一般来说，Word文件默认的保存路径是C:\My Documents文件夹。如果要修改这个默认保存路径，可用以下方法：
◎依次选择 【工具】→【选项】命令。
◎在“选项”对话框中打开“文件位置”选项卡。
◎在“文件类型”中选择【文档】，然后单击【修改】按钮。
◎在【修改位置】对话框的【查找范围】栏内点击下拉按钮，然后在弹出的清单中选择一个保存文件的位置。
6、调整文档的宽度
在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，因此，看一行文字，就拖动一次水平滚动条，很不方便。为解决这个问题，可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。
方法一：
◎依次选择 【工具】— 【选项】。
◎在【选项】对话框中打开【视图】选项卡。
◎在【大纲视图和普通视图】栏内选定“窗口内自动换行”复选框即可。
（此法适用于大纲视图和普通视图）
方法二：
◎依次选择【视图】→【显示比例】，
◎在【显示比例】对话框中，选择“页宽”。然后在百分比栏中将百分数调整为100％。如果工具栏内有显示比例框，则可在其中将比例数调整为100％。
此外，还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。
7、让Word不再记忆曾经打开的文件
在Word中编辑过的文件虽然已另外保存到其他文件夹了，但在Word中还是保留着这些文件。这是Word记忆功能的反映。但是，这样不仅造成重复，也使Word显得冗肿。取消Word这种记忆功能的方法是：
依次选择 【工具】— 【选项】命令，在【选项】对话框中打开【常规】选项卡，在【常规】选项卡中取销【列出最近使用文件】复选框，就可以让Word不再记忆曾经打开的文件。

8、统计文档字数
Word “字数统计”功能，可以统计整个文档或文档一部分的字数。
（1）统计整个文档的字数：
依次选择【工具】→ 【字数统计】， 打开【字数统计】对话框。在【统计信息】栏内显示出【页数】、【字数】、【段落数】、【行数】等项目及其具体

数值。
（2）统计文档中的部分字数
先选中要统计字数的文字，然后依次选择【工具】→【字数统计】命令，【统计信息】栏内同样会显示出【页数】、【字数】、【段落数】、【行数】等项的数值。
9、自由放大和缩小页面显示比例。
在工具栏上有一个显示比例按钮（100%），但其放大、缩小都有一定的控制数。如果想自由放大或缩小，可用以下方法：
方法一：
如果你的鼠标有滚轮，在Word文档中可以使用它来放大和缩小
页面显示比例。
◎在按住“Ctrl”键的同时，向前滑动鼠标滚轮，可以放大页面显示比例。
◎在按住“Ctrl”键的同时， 向后滑动鼠标滚轮，就会缩小页面显示比例。
放大缩小的幅度可以在工具栏的【显示比例】框中看到.
如果要恢复原来的大小,在工具栏的【显示比例】框中选择【100%】即可.
方法二：
◎依次选择【视图】→【显示比例】。
◎在【显示比例】对话框的【百分比】栏中将百分数调整到需要的数字，然后单击【确定】即成。
如果要恢复到原来的状态，就将百分数调整为100%。
10、取消Word文件菜单下保存的文档
在Word中的【文件】菜单下，通常能保存一些最近输入或复制的文档，如果不想在【文件】菜单下保存这些文档，可用以下办法删去：
◎在菜单中依次选择【工具】→【选项】。
◎打开【常规】选项卡。
◎在【常规】选项卡中取消【列出最近所用文件】复选框。
11、自动保存文档
◎单击【工具】→【选项】→【保存】选项卡。
◎选中“自动保存时间间隔”复选框(如图)。
◎在【分钟】框中，输入时间间隔。保存文档越频繁，出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，一般输入3～5分钟就可以了。
（注“自动保存”不等同于正常的文档保存。“自动保存”是指文档在编辑或浏览过程中按照指定的时间间隔不断地对文档进行保存。其目的是为了一旦遇到突发事故（如突然断电）造成文档丢失，可以及时恢复。一旦停止编辑或停止浏览文档，“自动保存”功能也同时停止了。因此，不能用“自动保存”代替正常的文档保存。否则，会造成文档丢失。）
12、设置文件备份功能，恢复丢失文件
在 Word中设置文档备份功能，使其在每次保存文档时自动保留一个备份。该备份就是所保存文档的副本。每次保存文档时，新的备份都会替代已有的备份。这样，原文档一旦被损坏或丢失，保留的备份可使文档恢复。设置和使用备份功能的方法如下：
（1）设置备份功能
◎依次选择【工具】→【选项】→【保存】。
◎在【保存】选项卡中选取【保留备份】复选框，然后单击【确定】，设置

保留备份功能。
（2）使用备份功能恢复丢失文件
设置备份功能后，文档如果丢失，可用以下方法恢复。
◎依次选择【开始】→【搜索】。
◎在【搜索】对话框中输入“.wbk”，点击【立即搜索】。
◎在【搜索结果】对话框中可以看到所有的备份文件的图标，其名称形式都是【备份属于“X”】（“X”是原文件名称）。
◎找到并双击丢失文件的备份图标，就可以打开该文件。
13、WORD文件强制恢复
◎在WORD中，依次选择【文件】→【打开】。
◎在【打开】对话框的【文件类型】文本框中选择【所有文件*.*】
◎打开【查找范围】下拉列表，从中选中你要恢复的文档，
◎单击【打开】按钮右侧的下拉箭头，
◎在弹出菜单中选择【打开并修复】。
14、恢复Word中被误删的菜单命令
Word中的菜单命令有时被误删了。如何恢复，可使用以下方法：◎在依次选择【工具】→【自定义】。
◎在【自定义】对话框中打开【工具栏】选项卡，然后单击【重新设置】。
◎在弹出的【重新设置工具栏】对话框中选择【Normal dot】并单击【确定】，这样系统就会恢复为默认值，那些被误删的菜单命令即可恢复。
15、怎样解决文档存盘受阻问题
文档存盘时页面提示：【磁盘已满或打开文件过多，不能保存】，另开新窗口重存也不管用。对此问题可试用以下办法解决。
◎依次选择【编辑】→【全选】
◎选择【复制】。
◎关掉word，电脑提示：“你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序？”单击【是】。
◎重新打开word，然后依次选择【粘贴】、【保存】。
16、 修复变成乱码的Word文档
有时候打开Word文档可能会看见文档变成了一堆乱码。可以试用下面的两个方法来恢复文件。
方法一：替换格式法
替换格式法就是把损坏的Word文档存为另一种格式。
◎打开被损坏的文档，单击【文件】→【另存为】菜单，在 【保存类型】列表中，选择【RTF格式】，然后单击【保存】按钮，并关闭word。
◎打开刚才保存的RTF格式文件，再次使用 【另存为】将文件重新保存为【Word文档】。现在打开这个word文件就可以发现文件已经被恢复过来了。
如果在转换成RTF格式后文件仍然不能被恢复，可以将文件再次转换为纯文本格式(*.txt)，再转换回Word格式。
（注：在转换为txt文件的时候其图片等信息会丢失掉。）
方法二：删除格式信息法
Word文档的最后一个段落符号记录着全篇文档的格式信息，有时删除这些格式信息就可以恢复变成乱码的文件。
◎在打开损坏的文档后，依次选择【工具】→【选项】菜单，打开【编辑】选项卡，取消 “使用智能段落选择范围”复选

框的“√”，然后单击按钮。这样就可以修复文件了。
◎选定最后一个段落符之外的全部内容，然后将这些内容粘贴复制到新的word文件中即可。
四、查 阅 文 档

1、设置文档结构图
【文档结构图】是word文档中的一个独立窗口，它由文档各等级标题组成，显示着整个文档的层次结构。单击该图中的某一标题，就可以直接在页面顶部显示该标题及其全部内容。这样可以大大节省查阅文档的时间。因此，它不但能显示整个文档的层次结构，而且具有与目录同样的功能。
要制作文档结构图，首先必须安排好整个文档的层次结构，分等级设置好标题（假设按章节体设置标题，则“章”为【标题1】；“节”为【标题2】；“目”为【标题3】），然后按以下步骤进行：
◎依次选择【视图】→【文档结构图】，打开窗口左格。
◎在文档中选择一个标题。
◎依次选择【格式】→【段落】，打开段落对话框。
◎在【缩进和间距】选项卡的【大纲级别】文本框下拉列表选择上述标题的级别。
◎单击【确定】，该标题就进入窗口左格文档结构图
在【文档结构图】中插入标题.要注意按文档中的标题顺序逐一进行。
2、怎样使用文档结构图
（1）通过【文档结构图】查阅文档
◎在【常用】工具栏中单击【文档结构图】（按钮 ）。
◎单击【文档结构图】中要跳转的标题。该标题及其内容就会显示在页面顶部。。
（2）调整【文档结构图】的大小
先将鼠标指针指向窗格右边，当指针形状变为 时，向左或向右拖动即可。
如果标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗格大小，只需将指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。
（3）展开或折叠上一级标题下的所有子标题
凡是隐藏了子标题的上一级标题，前面会有一个展开符号“+”，单击“+”即可展开所有子标题。同时“+”号变成“-”号，即折叠符号。
如果要隐藏某一标题下的子标题，则单击标题旁的 “-”号，
所有的子标题即被折叠隐藏起来。
（4）显示某特定级别下的标题
可在【文档结构图】的标题上单击鼠标右键，然后单击快捷菜单中的一个数字（例如，单击【显示至标题3】可显示标题级别1 至3）。
（5）关闭文档结构图
单击【文档结构图】（按钮 ）或双击窗格右边。
（6）删除文档结构图
◎在【文档结构图】中选择要删除的标题，
◎依次选择【格式】→【段落】。
◎在【段落】对话框的【大纲级别】下拉列表中选择【正文文本】，然后单击【确定】就可删除所选标题。逐一删除了全部标题，【文档结构图】就不存在了。
如果需要删除的不是标题而是正文中的某一段

文字，则在正文中找到这段文字并删除它，【文档结构图】中相应的文字就会同时被消除。如果正文中需要这段文字就在原处重新输入。但不能使用单击工具栏中【撤消键入】命令的办法来恢复这段文字。
3、光标快速返回上次编辑点
编辑或修改文档有时需要切换编辑点。 “Shift+F5”组合键可以快速执行这一任务：
◎在当前编辑点按“Shift+F5”组合键，可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。
◎再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。
◎修改文稿时因故终止，下次继续修改时却不知道上次已修改的位置处于何处。可以在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，就会将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。
4、建立文档与文档之间的超级链接
在Office各应用程序中编辑的各种文档，存放在不同的位置，由于时间太长，经常连文件的名字也不记得了，再次使用时，查找很不方便。可以用Word提供的超级链接功能来解决这一问题。也就是建立文档与文档之间的超级链接。方法如下：
◎在当前文档选取作为显示链接的文字，如《视频音频简介》，或在Word空白文档中输入并选择上述文字。
◎依次选择【插入】→【超链接】。
◎在【插入超链接】对话框中选择【当前文件夹】或【浏览过的页】、【近期文件】，然后在右侧清单中找到并选定需要查阅的文件（如《视频音频简介》，然后单击【确定】。原设置的文字变为蓝色并加上了下划线（在有文字的当前文档中不一定会有下划线和变色）。
◎点击该名称，在弹出的对话框中单击【是】，需要查阅的文件就会显示出来（在有文字的当前文档中，有的会直接显示需要查阅的文件）。
删除超链接的方法是：依次选择【插入】→【超链接】。在弹出的【编辑超链接】对话框中单击右下方的【删除链接】
5、用定位功能浏览文档
定位浏览是一种快速浏览的方法，即把需要浏览的目标事先定好，点击定位命令后就可以立即看到预定的目标，包括文字、表格、图表、图片等。此法通常用于寻找文档中大幅度跨越的特殊对象。操作方法如下：
方法一：
◎依次选择【编辑】→【定位】命令，这时，会打开【查找和替换】对话框的【定位】选项卡。
◎在【定位目标】框中选择定位的项目，如【页】、【节】、【标题】…，（下面以【页】为例，建议以【页】为定位目标较好）。
◎项目选定后，按照【定位目标】框右侧的提示向文本框输入有关内容（如+20页）。即从当前的页码开始向前加20页，假设当前
页码为1页，则定位的页码为21页。）
◎单击【定位】按

钮，光标就会定位到指定的位置（例如21页）。
若要定位相同类型的下一项或前一项，单击【下一处】或【前一处】按钮也可。
方法二：
◎单击【选择浏览对象】按钮（垂直滚动条下端小圆圈），弹出【选择浏览对象】图形菜单。（如图）
◎在图形菜单下面一行的前两项中选取其一 ，就会弹出【查找和替换】对话框，从中打开【定位】选项卡。
◎以下操作与方法一相应的操作相同。
此外，图形菜单中还有其他选项，如【按页浏览】、【按节浏览】……，选取其一，然后单击圆形按钮上面或下面的双箭头按钮，就可以浏览上一个或下一个定位对象。

五、页码目录与索引
1、怎样在长文档中插入页码
在Word中插入页码往往是从文档（包括封面、目录、序言、正文等）的首页开始。但是，按照中文文档编排的惯例，应当从正文的第一页开始插入页码。封面、目录、序言等都不设页码。根据这个要求，下面列举两种插入页码的方法。
方法一：
假设封面、目录、序言等共有N页，正文是N+1页。如果要求从正文开始插入页码（第1页），则需按以下步骤操作。
◎将鼠标移至正文前一页（即N页）的最后面。
◎依次选择【插入】→【分隔符】。
◎在【分隔符】对话框的【分节符类型】中选择【下一页】，然后单击【确定】。此时，鼠标箭头自动移至正文首页（N+1页）的前面。
◎依次选择【插入】→【页码】。
◎在弹出的【页码】对话框中，选定【首页显示页码】并按照需
要设置页码位置和对齐方式。然后单击【格式】。在【格式】对话框中选定数字格式，点击页码编排栏的【起始页码】将页码设为“1”。
此时，正文首页（N+1页）的页码显示为：“1”，以后各页按顺序分别显示为“2、3、4……”。与此同时正文前面的“N”页也插入了页码，顺序为“1……N”。
如果要取消正文前面的页码，需采取以下步骤：
◎双击正文首页插入页码的地方，页面出现【页眉】、【页脚】和【页眉页脚】工具栏。
◎在【页眉页脚】工具栏中选择【链接到前一个】（有的版本名称为【同前】），此时页脚右上方“与上一节相同”六个字即自动消失。
◎双击正文前“1……N”页中的任何一个页码，并按Delete键，正文前的所有页码即被删除。
◎在【页眉页脚】工具栏中单击【关闭】，退出【页眉页脚】工具栏。
至此，从正文的第一页开始插入页码的任务即已完成。
方法二：
◎将光标定位到文档开始处（或按【Ctrl】+【Home】快捷键）。
◎依次选择【视图】→【页眉和页脚】命令，进入【页眉和页脚】编辑状态。
◎在【页眉和页脚】工具栏中

单击【在页眉和页脚间切换】按钮，显示页脚区域。此时页脚的左上角有“页脚 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。
◎如果第1节是封面，不需要添加页码，可在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一项】按钮 ，显示下一节（第2节）的页脚。
◎如果第2节是目录的页脚，同样不需要添加页码，因此继续单击“显示下一项”按钮。
◎第3节如果是正文就应该开始插入页码。但是页脚的右上角显示有【与上一节相同】提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。
◎在“页眉和页脚”工具栏中单击【链接到前一个】（有的版本为【同前】）按钮 ，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。这时再插入页码，就能让页码只出现在当前页和以后的其他页。
◎依次选择【插入】→【页码】命令。
在弹出的【页码】对话框中，除选定对齐方式等项外，单击【格式】按钮，在【页码格式】对话框中选择一种页码格式，在【页码编排】中设置【起始页码】为“1”。（注意：不要将 【页码编排】设置为【续前节】，如果采用此设置，正文页码就不是从第1页开始，而是排在封面、目录等的页码之后了）
正文第1页之后的其他页无需再一页一页地设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，Word将会自动为每一页设置页码。
2、怎样删除文档中的页码
◎双击文档的最后一页。
◎页面弹出【页眉】、【页脚】和【页眉页脚】工具栏。如果【页脚】右上方有“与上一节相同”六个字，则在【页眉页脚】工具栏中选择【链接到前一个】（有的版本名称为【同前】），此时页脚右上方“与上一节相同”六个字即自动消失。如果没有“与上一节相同”字样，则直接进入以下第三步。
◎双击文档中任何一个页码，然后按Delete键，
◎在【页眉页脚】工具栏中单击【关闭】 ，【页眉页脚】工具栏和所有页码即自行消失。
3、为长文档设置目录
文档过长，如果想阅读中间章节的内容，需要翻页寻找，颇为不便。为能及时方便阅读，可在WORD中设置具有跟踪超链接功能的目录。只要在此目录中点击有关标题，该标题下的所有内容就会立即显示在当前页面上。设置这种目录的方法有两种，无论那一种都必须分两步走：第一步按标题等级统一标题格式；第二步，建立文档目录。
方法一：通过【样式】进行各等级标题格式化，然后建立目录。
◎打开WORD中的有关文档。
◎在工具栏中

依次选择【格式】→【样式和格式】.
◎在Word窗口右方的任务窗格下端，点击【有效样式】，出现【标题1】、【标题2】…每一级标题都设置有一定的文字格式和段落格式。如不适合，可从【标题1】开始点击右侧的下拉三角按钮，然后在弹出的选项中单击【修改】。
◎在【修改样式】对话框中设置合适的标题样式（即文字格式和段落格式，含字体、字型、字号、行距、段落间距等选项）。然后单击【确定】。
在各级标题样式设置好了以后，再按设定的样式分别修改文档中的各级标题，方法是：
◎在文档中先选择一个1级标题。再在任务窗格中选择【标题1】。这样，该标题的格式就按照【标题1】样式统一了。所有的1级标题
都应按照上述办法统一格式。
◎在文档中先选择一个2级标题。再在任务窗格中选择【标题2】。这样，该标题的格式就按照【标题2】样式统一了。所有的2级标题
都应按照上述办法统一格式。
各级标题格式按照设定的样式统一后，就开始建立目录。
◎将鼠标移至目录区（一般设在正文的前一页），为所选标题在目录区设定位置。
◎依次选择【插入】→【引用】→【索引和目录】。
◎在【索引和目录】对话框中打开【目录】选项卡。
◎在【目录】选项卡的【显示级别】文本框中点击三角按钮，打开标题等级清单，先选定【1级】，单击【确定】，所有1级标题进入目录。
◎所有1级标题进入目录后，再在【显示级别】文本框中依次选择2级，页面弹出 【是否替换所选目录？】对话框，单击【是】。所有2级标题进入目录。
◎依照同样方法将3级及以下等级标题（如果有此等级标题）进入目录。
全部标题进入目录后，就完成了设置目录的任务。
（注：“标题1”、“ 标题2” ……均代表标题的等级，例如中文文档中的“章”可设为“标题1”，“节”可设为“ 标题2”，“目”可设为“标题３”。）
方法二，通过【大纲视图】按等级统一标题格式，然后建立文档目录。
◎打开WORD中的有关文档。
◎检查各等级标题的格式（字体、字形、字号、字符间距、行距等）。同等级标题的格式内容必须相同，非同级标题的格式内容应当有所区别。
◎依次选择【视图】→【大纲】。
◎在文档中先选择需要设置为目录的一级标题。
◎在【大纲视图】（位于常用工具栏下方）的【大纲级别】栏中选定相应的目录级别（1级）。
◎所有的1级标题定完后，依次定2级、3级及以下等级标题。
至此，完成了第一步按等级统一标题格式。下一步开始建立目录，具体步骤是：
◎依次选择【视图】→【页面】，切换为页面视图（如

已是页面视图则不需这一步）。
◎在打开的页面中，选定设置目录的位置（一般设在正文的前一页）。
◎依次选择【插入】→【引用】→【索引和目录】。
◎在【索引和目录】对话框中打开【目录】选项卡。（如图）
◎在【目录】选项卡中选定【显示页码】、【页码右对齐】等复选框，并在【制表符前导符】文本框中选好需要的前导符。
◎在【目录】选项卡下端的【显示级别】文本框中点击三角按钮，，先选定【1级】，单击【确定】，所有1级标题进入目录。
◎所有1级标题进入目录后，再在【显示级别】文本框中依次选择2级，页面弹出 “是否替换所选目录？”对话框，单击【是】。所有2级标题进入目录。
◎依照同样方法将3级及以下等级标题进入目录。
全部标题进入目录后，就完成了设置目录的任务。
4、怎样使用目录
在Word 2003中按照以上两种方法设置的目录，只要点击一下目录中的项目，正文中相应的标题及其内容就会显示在当前页面的顶端。
在Word 2002中则需将鼠标指向目录中的某一项目，然后按住ctrl键，鼠标变成手指型，点击左键，该标题下的所有内容就会显示在当前页面上。如果觉得按ctrl键麻烦，可依次选择【工具】→【选项】，在【编辑】选项卡中找到并取消【用ctrl+单击跟踪超链接】复选框，即可直接点击目录中的标题，实现快速跳转。
5、设置图形表格目录
文档中所有的图形（或表格）也可以设置目录。设置图形表格目录的方法要分两步走：
第一步，给每个图形对象加上题注(如图形名称或说明)。
◎选择要在目录中出现的图形。
◎依次选择【插入】→【引用】→【题注】，打开【题注】对话框。
◎在【题注】框中对象编号的右边输入题注的内容（如图）。
◎单击“确定”按钮，
◎按同样步骤对其它图形对象上都加上题注，
第二步，制作目录
◎将光标定位要插入目录的地方，即目录区。
◎依次选择【插入】→【引用】→【索引和目录】命令。
◎单击【图表目录】选项卡，这里的设置和前面文档目录很相似，不做什么改变。
◎单击“确定”按钮，就在文档中加入了一个图形的目录。
目录制成后，单击目录中某一条文，页面就可以显示出相应的图形。
六、格式与样式

1、文字格式
文字格式内容极其丰富，除常用的字体、字形、字号外，，还有字符间距、文字效果等等。下面对如何设置文字格式列举数例：
1、选定或更改字体
◎选定需要更改字体的文本
◎依次选择【格式】→【字体】，打开【字体】对话框。
◎在【字体】选项卡内有宋体、魏体、隶书、楷体…，可根据需要选取其一

。
依照上述步骤，可以更改字形、字号，选择文字颜色、下划线型以及文字效果（静态效果，如阴文、阳文…）等。
2、选定或更改字符间距
◎选定需要更改字体的文本
◎依次选择【格式】→【字体】。
◎在【字体】对话框中单击【字符间距】。
◎在【字符间距】选项卡中有：
【缩放】，指缩小或放大文字的宽度，可通过修改文本框中的百分数进行调整；
【间距】，指文字与文字之间的距离，可通过修改文本框中的
数值（磅）进行调整。
【位置】，指向上或向下移动文字的位置，可通过修改文本框中的数值（磅）进行调整。
3、选择动态文字效果
◎选定需要添加或更改文字效果的文本。
◎依次选择【格式】→【字体】。
◎在【字体】对话框中打开【文字效果】选项卡。
该选项卡中有赤水情深、礼花灿烂…动态文字效果，可根据需要选取其一。（如图）
2、段落格式
常用的段落格式主要有【对齐方式】、【缩进】、【间距】、【行距】等。
依次选择【格式】→【段落】。在段落对话框中进行以下操作：
（1）选择对齐方式：通常用的的段落对齐方式有五种，即【左对齐】、【右对齐】、【两端对齐】、【居中】、【分散对齐】，可根据需要选取其一。其中【左对齐】用得比较少，所以没有把左对齐按钮放到工具栏上来。通常都是用【两端对齐】来代替【左对齐】。如果用【左对齐】，段落里最右边不整齐，会有一些不规则的空白，而两端对齐的段落就没有这个问题。
（2）选择缩进：缩进是指设置段落两边与页面边界的距离（以字符数为单位）。段落的缩进有【首行缩进】、【左缩进】、【右缩进】和【悬挂缩进】四种形式。标尺上有这几种缩进形式所对应的标记。这几个标记分别代表段落不同部分的位置：
【首行缩进】标记控制段落第一行开始的位置（比其他行空两格），
【左缩进】和【悬挂缩进】两个标记不能分开，但是拖动【左缩进】标记，【首行缩进】标记就会跟着移动。拖动【悬挂缩进】标记只能影响段落中除第一行以外的其它各行左边的开始位置，而【左缩进】标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。
【右缩进】标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。 需要比较精确定位的地方可以按住Alt键以后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。
（注：也可以在【段落】对话框的【特殊格式】下拉列表中选择【首行缩进】和【悬挂缩进】并输入相应的度量

值。）
（3）选择间距：指段落之间的距离，分段前、段后。段距一般是以行距为基准的，如果段距与行距相等则设为“0”。大于或小于“0”即大于或小于行距。
（4）选择行距：打开行距下拉列表，可以看到【单倍行距】、【1.5倍行距】、【多倍行距】、【最小值】、【固定值】等选项。这些选项每次只能选取其一。其中最小值设定为12磅，固定值可由用户自定。
3、自动套用格式
自动套用格式是指利用Word默认的文档格式制作文档或改变文档格式。方法是：
◎将光标定位到要输入文本的地方或选定需要改变格式的文本。
◎依次选择【格式】→【自动套用格式】命令。
◎在【“自动套用格式】对话框中将文档类型选定为【常用文档】。 然后单击【确定】。这样，新制作的文档或原文档就自动套用了Word默认的文档格式了。
4、设置样式
样式是Word应用程序中的重点内容之一。什么是样式？简单地说，就是格式的集合。编辑文档过程中，通常在录入文字后，用【字体】、【字号】等命令设置文字格式；用【两端对齐】、【居中】等命令设置段落对齐。但是，这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，还要一一修改。使用样式就简单多了。
这里所说的样式是针对文档中的标题、正文以及其他设置（页眉、
页脚、尾注等）而言的。例如：标题的文字必然有字体、字型、字号、字符间距等格式。如果对同一类型的标题都使用同样格式的文字 并且加上一个名字（如“标题1”）。这就是这一类型标题的样式。所以说样式是格式的集合。正文的样式也是这样的。在编写文档以前，把正文、各类标题以及其他设置的样式设置好，编写起来就省事多了。
怎样设置样式？首先要在菜单栏中依次选择【格式】→【样式和格式】命令，窗口右侧弹出【样式和格式】任务窗格(如右图)。窗格中的正文和标题样式都是Word的默认样式（如不适用，可作修改）。然后分别设置正文样式、标题样式等。
(1)设置正文样式
【正文】样式（ 包括文字格式和段落格式）是文档中多种样式的基础，。很多其他的样式都是在【正文】样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此【正文】样式一经设定就不要轻易修改，一旦它被修改，就会影响所有基于【正文】样式的其他样式的格式。设置【正文】样式的具体步骤是：
◎依次选择【格式】→【样式和格式】，在窗口右侧弹出【样式和格式】任务窗格。
◎在【样式和格式】任务窗格中将鼠标指针指向【正文】，就会出现一个活动文本框，框内指出【正文】中的文字格式和段落格式，包括字体、字形、字