软件系统实施方案
O A项目实施方案书
［Jan-15］
北京软件技术有限公司
? 2003 UF Seeyon Co., Ltd.
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Date: 2015. 01. 06
.目录
.目录1 .第一部分工作目标和范围3 1.1建设目标 3 1.2项目目标 3 1.3项目实施的功能模块 3 .第二部分实施流程介绍4 2.1项目咨询阶段 4 2.2项目准备阶段 4 2.3项目建设阶段 5 2.4项目交付阶段 5 2.5运行支持阶段 5 .第三部分项目实施计划6 . 3.1项目实施流程6 3.2项目实施主计划 6 3.2.1实施进度表 6 第四部分项目组织结构10 4.1概述10 4.2项目组织10 4.2.1项目组织结构10 4.2.2东锅工业OA项目组织成员11 4.2.3项目实施方成员介绍11
表4.2项目实施方成员介绍11 4.2.4组织间的协调11 4.3项目成员角色和职责11 4.3.1东锅工业项目组11 4.3.2恒弘科技有限公司项目组14 .第五部分项目计划和主要工作内容16 5.1准备阶段---主要工作和预期成果16 5.1.1项目成员主要工作16 5.1.2预期成果16 5.2项目建设阶段---主要工作和预期成果16
5.2.1项目成员主要工作16 5.2.2预期成果16 5.3项目交付阶段---主要工作和预期成果17 5.3.1项目成员主要工作17 5.3.2预期成果17 5.4运行支持阶段---主要工作和预期成果17 5.4.1项目成员主要工作17 5.4.2预期成果17 .第六部分项目管理规范和过程18
6.1沟通方式18 6.2项目会议安排18 6.3项目状态定期报告18 .第七部分项目实施关键成功因素19 .第八部分项目验收内容和产品功能验收标准20 8.1项目验收里程碑20 8.2产品功能验收标准20 8.2.1系统管理20 8.2.2协同工作20 8.2.3公文管理21 8.2.4文档管理21 8.2.5公共信息22 8.2.6日程/计划/会议22 8.2.7常用工具及个人设置22
.第一部分工作目标和范围
1.1建设目标
通过在东锅工业实施北京用友致远A6协同工作系统，提供协同工作、表单管理、公文管理、公共信息、日程/会议管理、常用工具以及系统管理等应用模块。使单位日常协作、公文传送等信息在各部门、分厂、办公室、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，从而全面提高东锅工业的办公效率和管理应用水平。
1.2项目目标
1．实现单位管理逐步转变到无纸化办公。通过北京用友致远A6协同工作系统建立单位内部的OA办公自动化信息通讯平台，便于单位内部协同工作与沟通交流。
2．规范单位管理行为。通过北京用友致远A6协同工作系统的信息流程约束，规范管理过程，追求理想管理结果。实现管理规范化，流程制度化。
3．提高效率、节约开支。通过北京用友致远A6协同工作系统的实施应用，促进使用者的办公效率提高，人员沟通实时快捷，任务传递高效清晰，及时了解任务、工作的进度。节约单位在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，达到开源节支，增产增效的目的。1.3项目实施的功能模块
本项目实施的主要功能模块如下所示：
. 第二部分 实施流程介绍
恒弘科技有限公司的实施流程是北京软件技术有限公司实施顾问在多个行业多个单位多年来实施OA 项目经验总结。如图2.1所示：
2.1项目咨询阶段
项目咨询阶段的目的是：对现有业务和IT 现状进行调查和初步诊断，明确咨询与实施的目标与范围，根据现状制定具体的行动方案。
2.2项目准备阶段
项目准备阶段的目的是：
确定合适的项目经理；建立双方的项目组织，建立项目组织的高效的决策和解决问题的机制，并在项目组织内部，对于项目的远景达成共识；
对客户业务运作流程进行调研，确定包含实施主计划的工作任务书；
召开项目启动会，使客户的高层以至全体员工，对因项目实施带来的过程和方法的变革有清楚的认识，同心协力，推进项目实施。
图2.1 自北京科技公司OA 实施流程
16. 调查分析 17. 制定项目实施建议书
11. 项目组建设 12. 业务调研
13. 制定工作任务书 14. 培训准备 15.
项目启动会
6. 系统安装测试
7. 项目组培训
8. 业务分析与设计 9. 系统配置与测试 10. 制作客户化操作手册
3. 最终用户培训
4. 系统权限设计分配
5. 辅助建立客户内部支持体系
1. 现场支持
2. 远程支持
2.3项目建设阶段
项目建设阶段的目的是：对客户实施范围内的业务进行深入全面的分析，澄清客户的需求，并结合产品拟定应用方案。建立一套系统运行的良好制度。
2.4项目交付阶段
项目交付阶段的目的是：建立一个良好的软件使用规范、完成大量用户的操作培训、完成从模拟运行阶段到正式运行的转换。
2.5运行支持阶段
运行支持阶段的目的是：系统上线后的运行支持，对出现的问题进行分类并快速解决，项目总结和验收、项目交接和顾问撤离后的维护。
.第三部分项目实施计划
. 3.1项目实施流程
项目实施流程图用图形化的方式表述了整个项目的进展。如下图所示：
其具体的步骤请见实施主计划。
3.2项目实施主计划
项目实施主计划详细的描述了项目的进程，并明确了资源配置和项目各阶段应该完成的内容。
项目共有五个里程碑：项目组成立，系统安装，系统上线，用户培训，项目验收。3.2.1实施进度表
实施计划进度简表
备注:以上时间可根据具体实际情况再作调整！
东锅工业协同OA系统实施计划讨论表
1、以上工作计划，为预计工作日安排，具体时间会根据OA实施进度略微调整；
2、培训安排：
培训环境：容纳100人左右教室，备有高清晰度投影仪，不出噪音的扬声器；
培训教室需要可为用户提供操作的电脑，电脑要求安装IE6.0，取消广告拦截功能；
培训和考核时间需要预先确定，避免培训和考核时间拖延。
第四部分 项目组织结构
4.1概述
东锅工业OA 软件实施项目将由恒弘科技有限公司和东锅工业共同合作完成。在这一部分，将定义各方参加项目的主要办公自动化及其职责、项目组织结构和人员配备要求等基本情况。
4.2项目组织
4.2.1项目组织结构
整个项目的组织机构如图4.1所示。
东锅工业OA 项目实施小组配备人员：项目总监1人、项目经理1人，IT 人员1人，办公自动化管理业务2-3人，OA 办公管理业务2－3人。
恒弘科技有限公司实施小组配备的角色：项目总监1人、项目经理1人，技术顾问，实施经理1人，实施工程师2人，支持顾问1人。
项目组织机构图
项目领 导小组
项目实 施小组
4.2.2东锅工业OA项目组织成员
表4.1东锅工业OA项目组成员
4.2.3项目实施方成员介绍
表4.2项目实施方成员介绍
4.2.4组织间的协调
恒弘科技有限公司项目经理负责制定整体项目计划及明确各方的责任。各方的项目经理负责明确各自内部的人员分工。
任何重大的事宜及项目任务的变更需经各方项目经理的协商并达成一致意见方可实施。
4.3项目成员角色和职责
4.3.1东锅工业项目组
领导小组：由东锅工业决策人员和相关业务高级管理人员组成的项目领导小组，领导小组组长由担任，领导小组成员组成。
领导小组的职责主要有：
对项目工作小组提供承诺、支持、指导；
为项目的实施提供人力、财力、场地等的大力支持；
负责实施项目形成的管理制度、规程的审批。
决定对与项目相关部门及责任人的奖惩。
解决项目工作小组无法解决的重大问题（或扩大化问题）；
按照项目实施的成果组织实施项目的进行和新的业务流程规划；
决定办公自动化管理软件项目整体策略，把握总体方向；
审定项目各项方案和项目实施目标。
检查考核项目组织实施工作。审批和保证项目投资落实，确保项目实施按计划进行。
督促各部门与项目组、项目组与技术支持单位的工作协调。
在每个重要阶段关键点，负责项目组验收和监督系统切换运行。组织项目阶段实施鉴定。听取实施小组、恒弘科技有限公司的工作汇报，提出指导性意见，解决重大问题，并决定下一阶段工作重点和行动计划；
对项目经理和实施小组给予适当的授权；
签收项目实施中交付的各种交付件资料。
时间要求：4-8小时的项目参与时间。
项目经理：指派一名专职项目经理参加到项目组中与恒弘科技有限公司项目经理共同工作，作为恒弘科技有限公司和东锅工业之间的联系渠道，解决有关业务部门等方面的问题。被指派到项目中参与的OA实施和调研员工必须成为项目组的一部分。
项目经理职责主要有：
保证能够在整个项目实施期间能够专职地在项目组中工作；
与恒弘科技有限公司项目经理及相关人员一起检查工作说明书及附件；
根据要求，定期向东锅工业OA项目领导通报项目的进展，并在必要时寻求支持和干预；
指派和管理参加项目组的东锅工业员工；
组织安排适当的高级管理人员、内部用户、信息技术人员接受访谈，参加研讨会、工作会议；
及时解答恒弘科技有限公司的实施咨询并提供所索取的信息，文档资料；
与恒弘科技有限公司项目经理协调处理任何由东锅工业提出的对项目计划、进度或程序的更改；
与恒弘科技有限公司项目经理一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可能偏差；
根据变更程序协助处理变更申请；
进行授权范围内的决策；
与恒弘科技有限公司项目经理及相关人员一起决定项目实施策略和方案。
时间要求：专职。
对项目经理的要求：
有很强的项目管理和组织技能；
熟悉东锅工业整体业务流程；
熟练使用计算机常用办公软件；
深刻理解本项目目标，范围、标准，最好有相关项目经验；
很强的分析技能等。
办公自动化管理软件项目实施小组：为了更好的使东锅工业办公自动化管理软件项目的实施项目的执行，要求由相关办公自动化管理人员，组成项目实施小组，在项目经理的领导和管理下，与恒弘科技有限公司项目组一起实施办公自动化管理软件项目。
项目实施小组办公自动化业务成员
主要职责：
根据实施顾问的要求提供详细的需求和信息
收集和确认现有业务流程
随同恒弘科技有限公司顾问对东锅工业目前现状和将来发展进行评估
协助进行业务流程的调研
掌握恒弘科技有限公司顾问进行培训的知识和技能
进行各种业务数据整理（包括测试数据、正式运行数据）
对办公自动化管理软件项目进行应用测试等
和恒弘科技有限公司顾问一同进行业务流程设计和重整工作
和工作组成员审核项目交付件
主要技能要求：
必须深刻了解公司的办公自动化业务流程和需求
很强的分析能力，熟悉常用的一些分析方法
良好的计算机操作能力（OFFICE、WINDOWS等）
沟通能力强
项目实施小组IT人员
主要职责：
根据IT顾问的要求提供详细的IT需求和信息
参与OA软件IT配置工作
主要技能要求：
熟悉公司办公自动化管理部门的IT状况
具备系统管理、网络管理、安全管理、数据库管理等能力
良好的分析和沟通能力
熟悉Windows 2000 Server等操作系统、office等办公软件
4.3.2恒弘科技有限公司项目组
项目经理主要职责：
做好项目管理工作，控制项目目标与范围，控制项目风险，控制客户期望值，保证项目质量和进度。
监督完成对实施项目的前期调研、需求确认；
组织项目小组成员制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划。
负责审核项目实施工作的具体安排，确保项目实施按计划保质保量完成，督促、协调和安排项目组成员工作以及与东锅工业项目经理的日常沟通、工作任务安排与协调。
负责编制项目实施工作任务书，并与东锅工业项目经理进行确认；
负责项目阶段成果确认和整个项目的验收工作，提供项目实施总结及验收报告，并获得用户签字。并与东锅工业项目经理进行确认，向实施部提出项目评估申请，完成项目移交工作；
协助客户方项目经理开展工作；
组织讨论、编写《项目实施方案》，决定项目实施方案和方法；
组织制定培训计划；
决定项目组人员分工和具体工作安排；
组织客户方编制客户化手册。
实施经理主要职责：
完成对实施项目的前期调研，并直接向项目小组报告；
协助项目经理共同制定项目实施方案、项目实施目标、项目实施总体计划和实施的详细计划。
负责按实施合同、实施方案界定的工作范围并按项目实施总体计划确定的时间进度开展实施工作，服从项目经理的工作安排，与东锅工业项目经理协调与沟通，保证项目实施工作的正常开展；
负责实施过程中各种实施文档的提供、整理与确认。
负责提供经双方确认的恒弘科技有限公司各模块初始化及日常操作流程指导性文档及操作注意事项说明书。
实施工程师主要职责：
负责本项目数据库和OA系统和安装、调试。
与技术支持人员合作，配合解决东锅工业公司网络和软硬件平台故障引起的系统问题。
负责系统技术层面的培训工作，如：安装、系统维护等培训。
按计划完成各项实施任务并提交相关报告。
支持顾问职责:
1.为项目维护提供支持，在项目组工作繁忙或需要时，随时增援项目组工作；
.第五部分项目计划和主要工作内容
5.1准备阶段---主要工作和预期成果
5.1.1项目成员主要工作
1.参加项目启动大会及周例会
2.了解项目的管理规范和沟通原则
3.明确自己的角色与责任
4.审核和签署恒弘科技有限公司提交的项目附件
5.1.2预期成果
1.就项目的目标、范围、计划和管理规范与东锅工业领导小组及项目小组达成共识，确认项目成员的角色、责任及必要的技能。
2.这一阶段的主要交付件：
3.《项目组成员名单》
4.《项目实施主计划》
5.2项目建设阶段---主要工作和预期成果
5.2.1项目成员主要工作
1.参加相关建设阶段的培训
2.掌握业务流程设计原则和规范
3.收集业务流程的数据流和信息流
4.分析相关的岗位职责
5.收集报告/报表需求
6.准备静态业务数据和进行数据的录入工作
7.参与系统配置
8.按照测试计划对软件进行测试并熟悉相关的功能
9.完成日常的项目管理工作
10.审核和签署恒弘科技有限公司提交的项目交付件
5.2.2预期成果
1.系统安装确认
2.培训记录、培训计划、培训总结
3.应用方案
4.数据准备方案表单
5.测试案例清单、系统测试计划、测试问题记录、测试报告
6.向东锅工业OA领导小组的汇报会，汇报内容为本阶段的工作成果
5.3项目交付阶段---主要工作和预期成果
5.3.1项目成员主要工作
1.业务人员准备系统的业务数据
2.IT人员参与硬件平台的配置
3.参与系统权限的设定与测试
4.按测试计划对系统进行测试
5.参与对其他用户的培训教育
6.在恒弘科技有限公司实施顾问的指导下编写基于岗位和业务流程的客户化操作手册
7.学习和审定手册
8.按数据规范录入各项起初数据
9.审核和签署恒弘科技有限公司提交的项目交付件
5.3.2预期成果
1.产品环境安装确认书
2.培训计划、培训总结
3.静态数据转换计划
4.客户化标准操作手册、系统运行制度
5.系统切换计划、系统切换报告
5.4 运行支持阶段---主要工作和预期成果
5.4.1项目成员主要工作
1.依据业务对系统进行操作
2.审核和签署恒弘科技有限公司提交的项目交付件
5.4.2预期成果
项目验收总结报告
.第六部分项目管理规范和过程
6.1沟通方式
1.会议
2.定期汇报
3.项目交付件确认
4.培训：知识转移的主要方式
5.调研配合
6.备忘录、电子邮件等其他方式
6.2项目会议安排
1.项目启动会（东锅工业项目经理主持，全体项目人员和特请人员参与）
2.向领导小组汇报会（项目里程碑结束后，由东锅工业项目经理汇报，恒弘科技有限公司项目经理参与）
3.项目结束总结报告会（由东锅工业项目经理主持，全体项目成员、领导/实施小组以及项目外的相关人员参与）
6.3项目状态定期报告
1.项目周状态报告
2.项目阶段报告与项目总结报告
3.会议纪要、问题记录
.第七部分项目实施关键成功因素
要保证项目的成功实施，有一些要素必须得到充分重视。项目的成功与否直接取决于项目全过程中，各方面对这些要素的重视和承诺。
办公自动化管理软件项目实施项目的成功取决于以下主要因素，见表7.1：
表7.1 项目关键成功因素表
.第八部分项目验收内容和产品功能验收标准
8.1项目验收里程碑
为保证项目质量，将项目进程所完成的以下可交付结果定义为项目里程碑，必须进行验收与批准。在第一期和第二期的试点工程和扩展工程中分别设有下述里程碑。
里程碑1：项目小组成立
交付结果：《项目小组名单》、《实施方案》
里程碑2：系统安装
交付结果：《系统安装确认书》
里程碑3：系统上线
交付结果：产品安装盘、《用户手册》（含《安装手册》、《管理员手册》、《用户使用手册》）、《需求调研报告》等
里程碑4：用户培训
交付结果：《培训计划》、《系统简易操作手册》、《培训试题》、《培训总结》
里程碑5：项目验收
交付结果：《项目验收报告》
8.2产品功能验收标准
在项目验收里程碑：应用确认、项目验收中，需要参照下面产品功能验收标准进行相关验收。产品功能验收标准如下：
8.2.1系统管理
.1可以分别设置部门、职务级别、岗位信息，并匹配到每个人员的基本信息中。
.2可以对各种工作流程、格式内容进行自定义。
.3可以制定系统模版，并授权给相应的人员使用。
.4可以对数据进行备份和恢复。
8.2.2协同工作
.5可以发起和审批流程。
.6可以可视化自定义工作流程。