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1文件控制程序

1文件控制程序
1文件控制程序

文件控制程序

1目的:本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定,以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制,防止使用失效和作废的文件,结合公司实际,特制定本程序。 2范围:本程序适用于与公司管理体系有关的文件,包括外来文件的控制。 3定义: 3.1归档:文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。 3.2发放:输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘,各部门使用。 3.3受控文件:体系文件、技术文件。 3.4非受控文件:仅提供信息作为参考,变更时不须更换 4职责: 4.1QCI&EHS部(文控部门) 4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制 4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。 4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。 4.2HR部 4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。 4.3技术部 4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。 4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集,并 输出到文控部门受控。 4.4销售部 负责收集客户提供的文件和资料归档。 4.5运营部 负责公司生产、能源、设备等方面文件控制 4.6总经办:负责原辅材料供应商材料的收集及归档。 公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。 4.6所有部门 4.6.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。 4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。 4.6.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。 4.6.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台,以便文件存储及安全性。 5工作流程 5.1文件分类 5.1.1按文件来源分:内部文件、外来文件 5.1.2按性质文件分为四层

1-.文件控制程序

目录 0修改记录 1目的 2范围 3 职责 4 工作程序 5 支持性文件 6 记录

1目的 通过对能源管理体系相关的所有文件的控制与管理,确保在公司各场所均获得并使用相应文件的现行版本,防止作废文件的非预期使用,制定本程序。 2范围 适用于公司与能源相关的管理体系文件、行政文件、外来文件的控制与管理。 3 职责 3.1 总经理负责公司能源管理手册的批准和发布。 3.2 管理者代表者负责能源管理手册文件的审核,负责程序文件的批准和发布。 3.3 各部门经理、处长负责本部门文件的审核,分管领导负责分管范围内文件的批准和发布。 3.4 设备部 3.4.1 负责组织编写和修订能源管理体系文件。 3.4.2 负责能源管理体系文件的状态、发放、管理的控制。 3.4.3 负责原版能源管理体系文件的归档、保管。 3.4.4 建立受控文件清单,以便识别文件的有效性和适宜性。 3.5 集团办公室 3.5.1 负责行政收文的登记、识别、报批、传阅、催办和归档保管。 3.5.2 负责公司行政发文会签、文件状态、发放、管理、归档的控制。 3.5.3 负责档案的管理。 3.5.4 协助做好能源管理体系文件的打印、发放工作。 3.5.5 负责行政事务相关文件的管理和实施。 3.6 各有关部门 3.6.1 负责相关程序文件、作业文件、行政文件的编写和修改。

3.6.2 负责相关外部文件的核查、报批、发放。 3.6.3 负责本部门职责范围内规章制度的管理和实施。 3.6.4 负责识别、确认适用的相关法律法规及相关要求,获取并更新。 4 工作程序 4.1管理体系文件的分类 4.1.1 管理体系文件包括:管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。 4.1.2所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件包括法律、法规、规章、标准、集团、顾客发的文件等,外来文件的识别和控制执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 管理手册中的能源部分由设备部编写、修改,管理者代表审核,总经理批准发布。 4.2.2 程序文件中的能源部分由设备部组织各分管部门编写、修改,各部门负责人审核,必要时相关部门会签,分管公司领导审核,管理者代表批准发布。 4.2.3 作业文件由负责本项工作的部门编写、修改,本部门负责人审核,必要时相关部门负责人会签,分管公司领导批准发布。 4.3 文件的标识 4.3.1 公司管理手册、程序文件、作业文件应标明文件名称、编码、版本、修改状态和生效日期。 4.3.2 作废或过期文件需保留时,应标明“作废”或“过期”字样。 4.3.3 设备部按职责编制《受控文件清单》,并注明文件编码和版本。 4.4 文件的发放和管理控制 4.4.1设备部确定管理手册、程序文件和作业文件的发放范围,进行发放登记。 4.4.2 使用者对文件资料要妥善保管,不得涂改、复印、转借。 4.4.3如有损坏、丢失要及时向设备部报告、登记、补发新文件,原编号不变。损坏的要

文件和资料控制程序

文件和资料控制程序

1. 目的:此程序文件范围了本公司内部制订社论手外部接受国际标准资料的管 理,以确保公司文件的使用爱到严密的控制,避免误用旧版文件。 2. 范围:此程序文件适用于控制质量手册,程序文件,指导书表格,外部提供 公司之国际或国家的标准,政府相关法规等。(客户、供应商提供之相 关技术资料,不在本范围,参阅:技术资料控制程序)。 3. 权责: 质量中心主管: 负责监察文控中心的工作。 质量中心文控中心的工作。 负责保管四阶内部文件的原稿。 安排文件的编号。 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效的处理。 文件之制订、审核与核准: 文件种类核准人审核制订

文件的修订若由原制订部门提出,则按程序执行,若由非原制订部门提出,则填写文件修订/废止申请表经原制订部门同意后,按之要求审核和核准。 表单格式之制订和修改,可采用:随同文件的制订和修订,或部门主管于表单背面核准。 外部文件: 国际标准(女口QS9OO0,国家标准统一由质量中心接收,质量中心主管于圭寸面签核后,列管于质量中心。 法律相关政府规定统一由行政部收集,主管签核、列管。 4. 名词定义:(无) 5. 相关文件: 【技术资料控制程序】(TST-QC-P-05-02) 1.作业程序: 二阶文件标准格式,参照本程序,其同一类型文件昼采用同样样式。 文件编号系统: 第一、二、三阶文件依下列系统方式编

□ □口一DEL 版本 要素号/要素流水编号 文件类别 部门代号 公司代号 版本管理:文件新制订以A为版本或以A0为版次,而后修订则以A1、A2 A5 BO B2依此类推直到Z5 文件类别:M---质量手册S----- 作业指导书 P--- -程序文件 空白表格编号原则参见《质量体系文件记录的管理作业指导书》生产资料与文件的编号依产品编号,版本编号同参见《生产资料管理作业指导书》部门代表: 总经理室:GM 行政部:AM 生产部:PD IPQC : QCC 工程部:EN 油压:PDS 品管部:QC 备料:PDR 客户服务部:CS 会计部:AC 印刷:PDP QA : QCA 加工:PDF 质量中心:QQC 附加组:PDA

文件控制程序

唐山凯伦新材料科技有限公司 文件控制程序 A/0版 受控状态:文件编号:TSCL-QP-01 编制:文件编写小组日期:2017年06月01日 审核:日期: 2017年06月15日批准:日期:2017年06月15日 2017年06月15日发布 2017年06月15日实施

修改记录

1 目的 本程序规定公司管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求,以确保各部门所使用文件的有效性及一致性。 2 适用范围 适用于公司各部门与管理体系有关的文件的控制,包括管理手册、程序文件、工作指引类文件、作业性技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。 3 职责分配 3.1人事行政部负责管理手册、程序文件、工作指引类等文件的发布、补发、回收、作废的管控作业和公司管理体系运行所需的外部文件的管理。编制<受控文件一览表>。 3.2 各部门应指定人员负责管理与本部门相关的带有<受控文件>标识的文件。 4 程序描述 4.1 文件的编制、审核、批准 4.4.1 文件的编制可根据文件级别的要求,必要时可成立文件编写小组进行。 4.1.2 管理手册:由总经理组织相关人员编写,副总经理审核,总经理批准。 4.1.3 程序文件:由各部门负责人组织相关人员编写,部门负责人审核,总经理批准。 4.1.4 工作指引类文件:此文件可分为工作程序指引和作业性技术指引两类,工作程序指引如:规范、实施细则、管理制度、管理办法、方案等。作业性技术指引主要指产品生产作业标准、工艺和原材料、半成品、成品检验标准等。由相关部门负责编写,部门负责人审核,所属部门副总经理批准。 4.1.5 同一级别、类型文件的编制应保持统一的格式、风格。 4.1.6 未签名确认或未按规定签名确认的文件无效。 审批权限详表

程序文件:01文件控制程序

QEM-Ⅱ-01 文件控制程序 1目的 对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制,确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件,确定QEM体系有效运行。 2适用范围 适用于与QEM体系有关的文件的控制,包括于QEM体系有关的外来文件控制。3职责 3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。 3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。 3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。 3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。 3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。 3.6技术部负责技术性文件的管理工作。 3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。 3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。 4工作流程 见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-096 5 控制程序 5.1 文件的分类和编号 5.1.1本公司管理体系文件分以下几类: 1)管理手册; 2)程序文件; 3)管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书; 4)记录(包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等); 5)外来文件(包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等); 6)专门文件(例如《XTL化学物质管理体系》)。 5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理,编号按文件层次递进,易于查阅和检索。本公司规定编号的统一结构如下图所示:

文件顺序代码 文件分类代码 公司名称代码 1)公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成,本公司缩写为“XTL”。 2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”;各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示,如财务部CW、品管部PG等。 3)文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。 4)对外来文件仍采用原发文编号,对没有编号的外来文件,如果被某部门采用,可由使用部门按规则编号,并登记《外来文件登记表》。 5.2 文件受控、非受控的界定 5.2.1 受控文件指需随时保持最新有效版本的文件,文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行,并在《文件发放/回收记录表》中登记。5.2.2 应在受控文件封面或首页加盖“受控”印章,以让使用者明确其受控状态。本公司复印的受控文件一律需重新加盖“受控”印章,否则视其不在受控状态内,但对于大量使用的记录表单,除进行编号按要求管理外,不盖“受控”章。 5.2.3 非受控文件是指只具有暂时作用,不需作更新管理的文件,也无其他控制要求。如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。5.3 文件的审批 5.3.1 QEM管理手册和程序文件由管理者代表审核,总经理批准; 5.3.2 各部门制定的受控文件由各部门经理审批。但属公司级的工作文件应由总经理或管理者代表批准。 5.3.3 外来文件由使用部门的主管人员审批其适用性。 5.4 文件的发放 5.4.1 文件发放前确认是否进行有效的批准;确定发放范围并保证相关场所均能得到相应文件的有效版本。 5.4.2 文控中心应根据《文件发放基准》规定的范围填写《文件发放/回收记录表》,在发放的文件上加盖“受控”章,注明分发编号,文件领用人应签收。5.4.3 受控文件不得随意复印、复印使用仍应重新加盖“受控”印章并登记《文件发放/回收记录表》;文件若用电子版本发布时,由文控中心通过内部网络发放

文件控制程序文件

文件控制程序文件 文件控制程序 Q/LHG3-SY-01-2006 1. 适用于本公司管理管理体系和与技术有关的文件和资料,以及外来标准、 图纸等的控制。为了对管理体系等有关文件和资料进行控制,确保有关部门使用文件的有效版本。 2.1公司办公室负责公司行政文件、外来文件的编制、发放、更改、控制和管理。 2.2质检室负责有关质量文件的编制、发放、更改、控制和管理,并负责对各部门与质量体系有关的文件的管理进行监督。 2.4.销售科、财务科、设备科负责对相关文件的编制、发放、更改、控制和管理。 2.5.各有关部门负责本部门专用文件的编制、发放、更改和保管。 3 31.文件的分类 3.1.1方针 3.1.2.手册 3.1.3.程序文件 3.1.4.作业文件 3.1.5.记录文件 文件的编制、会签、审批及发布 3.2.1.管理手册由质检室编制,各部门负责人会签,公司经理审核批准后 发布实施。

1 文件控制程序 Q/LHG3-SY-01-2006 3.2.2.程序文件由各相关部门编制,相关部门负责人会签,厂部领导批准后发布实施。 3.2.3.其它各种与管理管理体系要求有关的文件和记录表由归口部门负责编制,相关部门负责人审核,厂部领导批准后发布实施。 3.2.4.外来文件在采用前必须经主管领导确认其适用性。 3.2.5.文件审核的内容 a. 适用性(包括可行性、可操作性、可检查性); b. 现行状态(包括版本、编号); c. 与所依据的管理管理体系标准及管理手册的符合性; d. 与其它管理文件的协调性,接口的合理性。 .文件的编号规则 Q表示企业标准;ZR表示中瑞;J表示技术标准;G表示管理标准;Z表示工作标准。 3.3.1技术标准为: a. 外来技术标准可以直接引用原标准编号。 b. 内部技术标准编号为:Q/LHJ-YY-ZZ-WW-**** J-代表技术文件 YY-代表分厂代码 ZZ-代表文件起草部门 WW-代表该部门形成的文件序号 ****-代表年代号 2

文件控制程序表格格式

文件控制程序表格格式 Document number:PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

受控章 1.目的 规定适当的程序,对质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废、回收进行控制,以确保公司各场所使用的文件均为有效版本。 2.范围 适用于与质量管理体系有关的文件的控制。

3.定义:无 4.流程 5.要求 总则 质量方针、质量目标的控制按质量手册的控制执行。 质量记录的控制按《质量记录控制程序》的要求执行。 质量手册、质量程序文件、工作文件、外来文件的控制按本程序的以下要求执行。 文件的编制 总工程师负责遵照ISO 9001:2000质量管理体系国际标准的要求,结合公司实际情况编制质量手册。

行政部负责各相关部门遵照ISO 9001:2000质量管理体系国际标准的要求,结合公司行业特点编制相应的质量程序文件。 各责任部门依照公司质量手册及质量程序文件的有关要求,根据相关过程开展的要求编制该过程所需的工作文件。 文件的编号按的要求统一进行,以易于识别和检索。 文件编制人员应在所编制的文件上签名表示确认。 文件的批准 文件审核人负责确定以下事项: A.文件内容正确并符合要求; B.文件编有正确的文件名、文件号及版本号; C.签名表示确认。 文件批准人负责: A.批准文件及文件分发范围; B.文件以批准人签名后生效。 管理者代表负责文件的审核;总经理负责文件的批准。 文件的发放 行政部负责文件的发放和文件原稿的存档。 文件发放人负责: A.确认要发行的文件的原稿有各权责人原笔迹签名; B.按文件首页的“分发范围”确定文件分发数量并用原稿复印相应数 量的文件; C.在文件首页上盖上红色[受控]章,注意文件原稿首页不应盖章;

01#-文件控制程序

01#-文件控制程序

Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次: 2/7 1 目的 为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效,并对体系文件进行控制,包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制,特制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制,包括所需外来文件的控制。 3 术语和定义(无) 4 职责 4.1 总经理办公室是文件归口管理部门,负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。 4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件,起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件,并做好管理控制。 4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。 4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理,各职能部门负责各自业务范围 内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。 4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。 5工作程序 文件和资料控制工作程序流程图(见2/7页) 5.1 文件的分类 5.1.1 内部文件 内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的 文件,主要包括: a)管理手册——一级文件; b)程序文件——二级文件; c)作业文件——三级文件(包括公司相关制度汇编;作业指导书汇编; 操作规程;施工方案;技术标准;规范图纸;检验、检测、计量文件等);d)记录(包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的 各种记录表格、数据报告、过程活动记录等)。 5.1.2 外来文件

Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序 页 次: 3/7 外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件,主要包括: a )法律法规及其它要求; b )技术标准和规范; c )其他与QHSE 管理有关的文件。 文件和资料控制工作程序流程图

1文件控制程序

1、目的 对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制,确保在使用处获得适用文件的有关版本。 2、适用范围 适用于本公司范围内,与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。 3、术语、缩略语 本程序采用质量手册中的术语、缩略语。 4、职责和权限 4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定,负责质量手册等体系文件的批准; 4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写,并负责系统审核; 4.3质量部是所有文件的归口管理部门,负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。其他部门为协办及配合部门; 4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。 5、工作程序 5.1文件的分类及编号 5.1.1 管理体系文件的分类 1)质量手册(包括质量方针、质量目标); 2)EN ISO13485:2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序(如:程序文件等); 3)本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件(诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等),具体执行表1规定; 4)EN ISO13485:2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。

表1:文件分类表 5.1.2 文件编号 本公司所有质量体系文件(不包括记录,记录编号执行《记录控制程序》)均由质量部控制并给定代号,各类型文件编号控制执行如下要求: 5.1.2.1质量手册 QM-JH-XXX-X/X 版本号,A/0,B/0开始 流水号,以三位阿拉伯数字表示,自001开始; 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码; 质量手册代号; 5.1.2.2程序文件 QP-JH-XXX-X/X 版本号,A/0,B/0开始 流水号,以三位阿拉伯数字表示,自001开始; 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码; 程序文件代号; 5.1.2.3第三层次文件 除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外(如产品技术要求),本公司第三层次文件执行如

公司文件管理规定流程和相关表格

公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心: 1)负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2)建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3)收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4)负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5)提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6)负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员: 1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政中心; 2)向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件; 3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 3、各部门主管人员 1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总

1)负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排 放在文件/档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内, 不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须 当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门 经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由行政中心人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录

文件和资料控制程序

文件和资料控制程序(总11 页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面,使用请直接删除

1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制,统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止等管理,确保文件正确、完整、有效,特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类: 3.1.1红头文件:包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件(A):公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件(B):管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件(C):管理规章制度、操作规程、作业指导书。 (D):检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件(管理表单):用来记录管理过程的表单,作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件(E):包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件(F):包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件: 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责

01文件控制程序

1 目的 文件和资料是指导检测和管理活动的依据。为使文件受控,确保本站所有场所使用的文件资料为最新有效版本,特制定本程序。 2 适用范围 适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制及维护。 3 职责 3.1 质量主管负责本站质量管理体系文件的控制和管理,包括质量手册、程序文件、作业文件、外来文件等; 3.2技术管理者负责技术性文件的控制和管理; 3.3 各职能部门使用的文件和资料由各职能部门自行控制和保管; 3.4资料管理员负责所有文件的存档、保管和发放。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1内部制定的文件 (1)管理体系文件(如质量手册、程序文件、作业文件等); (2)一般性技术文件(如请示、报告、总结等)。 4.1.2外来文件; (1)外来质量文件(如国家和上级部门颁发的有关法规、规章、政策及技术标准、规范等) (2)外来技术性文件(委托方提供的资料、企业标准、书籍、信件、电话记录等)4.2 文件的编制、审批和发布 4.2.1质量方针、质量目标由站长主持制订,经管理层集体讨论后由站长发布。 4.2.2管理体系文件由质量主管组织编写,站长审批和发布; 4.2.3技术文件和作业文件由技术管理者组织编写,并会同各检验室的负责人审核后

4.3 文件的编号 所有管理体系文件和技术文件均按《编号管理规定》由资料管理员统一进行编号。 4.4 文件的受控 4.4.1 文件和资料分为受控与非受控。受控文件加盖“受控”印章。管理体系文件(如质量手册、程序文件、作业文件等)和国家法律、法规、技术标准、规范等,属于受控文件。 4.4.2 非受控文件不加盖“受控”印章,只进行编号。内部编制的和外来的一般性技术文件(如请示、报告、总结、委托方提供的资料、企业标准、书籍等)属于非受控文件。 4.5 文件的发放 4.5.1资料管理员负责建立所有文件、资料的帐目及明细表。文件的收发、复制、归档均应统一编号,并有责任人签字。 4.5.2资料管理员应建立、保存有效的文件发放清单及唯一性标识,防止使用失效的文件,使下发的文件始终处于受控状态。 4.6 文件的替换和更改 4.6.1资料管理员负责文件资料有效性的确认,跟踪标准的最新出版信息。 4.6.2需要替换的技术文件,应由使用人通过检验室负责人提出申请, 经技术主管批准后, 由资料员登记编号发放使用。 4.6.3质量文件的更改,应由该文件原审批部门或负责人组织进行。提出更改申请的人员应同时说明更改的理由,必要时应提出书面依据及背景材料。文件修订与更改应有相应记录或更改清单。保存在计算机系统中的文件更改和控制应执行计算机管理规定。 4.7文件的换版和作废 4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时,可进行换版。原版次文件相应作废。

1文件控制程序

1 范围 本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档,修订,作废,外来文件的控制,电子媒体文件的控制,适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。 2 引用文件 《记录控制程序》 3 职责 办公室归口实施,其他各部门配合实施。 4 过程展开与控制 4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括: a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标; b.质量和食品安全管理体系手册(包含程序文件); c.程序文件; d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件(以下简称作业文件,如作业指导书、图纸、操作规程等); e.外来文件,如国家的法律、法规,国家行业标准等; f.记录。 4.2 为使文件易于识别,本公司对各种文件予以标识: XX- XX - XX ↓↓↓ 单位代号文件类别文件序号或章节号 注:文件类别:M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书 R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程 GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书 修订状态: X / X ↓↓ 版本修订号 注:版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”

4.3 为了确保文件是充分与适宜的,文件应经审批后才能发布。 4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写,总经理批准。 4.3.2 程序文件由相关归口部门编写,归口部门部长审核、总经理批准发布。 4.3.3 作业文件由相关归口部门编写,归口部门部长审核、总经理批准发布。 4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别,由办公室文件资料员编制清单,记录文件的修订、换版、作废动态。受控文件清单由办公室主任批准。 4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件,本公司采取以下控制程序。 4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单,列出文件接受人和分发号(1人1号),经办公室主任审批后,按发放名单发放文件。 4.5.2 文件在发放前由办公室资料员盖“受控”章,填上接受人发放号。 4.5.3 文件发放、回收均由领用人、交回人在文件发放、回收登记表上签名,发放、收回人在发放、回收完成后,也应签名,原则上发放新文件回收旧文件。 4.5.4 每份文件的手签稿,由办公室资料员归档保管。 4.5.5 因破损而重新领用的新文件分发号不变,发放新文件收回旧文件按4.5.3条款执行,因丢失而补发的文件应重新给予分发号,并注明己丢失的旧文件分发号作废,也应履行4.5.3条款的规定,并在备注栏中注明原因。 4.5.6非受控的管理手册,由办公室资料员编制文件发放名单,总经理批准,按4.5.3条款发放,但本公司不再负责更改换版的控制。 4.6 文件的更改和换版 4.6.1 文件的日常更改,由更改人在文件更改单上填写更改原因,更改前后文件内容对照,经原审批部门审批后,更改生效,更改由办公室资料员采用换页的办法,并发放文件更改单附于更改文件之后备查。若由其他部门人员审批,该人员应获得该文件审批所依据的背景资料。 4.6.2 文件的换版 文件经多次更改或大幅度更改,须进行换版,换版按本程序4.3、4.5 条款的规定重新审批发放,并收回旧版本文件。 4.6.3每年底由总经理组织,办公室归口实施,对文件评审一次,必要时进行修订或

文件和资料控制程序-流程和记录表格

有限公司 文件和资料控制程序 HJ- 0P -001文件编号 受控副本章 受控印章 文件版次 A0

1.0 目的 确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制,所使用的文件和资料是最新有效版本。 2.0 范围 指质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。 3.0 3.1 3.1.1 3.1.2 定义 文件 文件:由信息和承载媒体构成; 文件承载媒体具体表现形式是纸张、磁片、光盘、电子媒体、照片、样板等。 受控文件:分为正本和副本两种文件。正本为手签本,盖“受控正本”印章,由文控中心统一管理,副本盖 3.2 “受控副本”印章,由使用部门管理。 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 非受控文件: 盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件; 分发时是最新版本,但修订后不再另行分发,废止后无须收回及销毁。 质量手册:是公司建立符合 IS09001: 2000要求的质量管理体系的,是落实质量方针、目标的指导性纲领及 基本的文件。 3.5 程序文件:质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件,是质量管理体系活动中跨部门运作流程的最主要 件,用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。 3.6 作业指导书:程序文件中作业内容所延伸引用的下一阶文件,是质量管理体系的重要补充性运作文件。这一 的作业通常都针对单一部门性质或单一工作岗位较为复杂的作业而制订的。 3.7 3.8 法令、 3.9 表单:包括各类记录格式、表格、图表、或经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。 外来文件:来自公司外部的文件,如来自客户图表、资料、供应商的产品规格说明书、国家标准、国际标准 法规等。 外发文件:发放给供应商、客户或第三方机构的公司内部资料文件。 4.0 职责 文件的编制、修订、审核和审批。 质量手册 4.1 4.1.1 A ) 人事行政部组织编制修订; B ) 副管理者代表审核; C ) 总经理批准。

文件控制程序-1

1、目的 规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法,确保体系文件得到有效控制;使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。 2、范围 本公司所有质量/环境管理体系受控文件。 3、定义 受控文件:指严格按照文件编写、制定、审批、发放、记录、更改、作废及回收等过程管

控的体系文件。 4、作业流程 5、补充说明 5.1文件类别 5.1.1文件类别,可区分为四阶,其各阶代码如下: 注明: QMS:表示质量管理体系 EMS:表示环境管理体系 5.2文件编号规定 5.2.1 文件编号按如下顺序和规定制定:

一阶文件 Q E M —××× 一阶文件代码文件流水序号 二阶文件 Q E P —××× 二阶文件代码文件流水序号 三阶文件 Q S/ E S —×××—××× 三阶文件代码部门代别文件流水序号 四阶文件 Q R / E R —×××—××× 四阶表单代码部门代别表单流水序号 5.2.2 部门代码: 5.2.3 文件流水序号(三位)规定:从“001”依次开始编号。 5.2.4 文件版本规定:以三位字符表示,例如:A00,依次按A01、A02、A03编号等;文件修 订时应及时更新其版本号。 5.2.5 外来文件的获取及编号规定 外来文件主要包括:相关国际、国家标准,相关法律法规要求等;其编号按照原文件编号。 5.3 5.4 文件提交 5.4.1提交文件前,由编制部门填写《文件发放申请单》,明确注明文件发放部门及数量。 5.4.2 编制部门将审批的《文件发放申请单》,和需发放的文件提交到品保课文控;同时将 原始文件PDF档发到品保课文控文员电脑上。 5.5 文件的发放和回收 5.5.1文控文员根据《文件发放申请单》,首先登入《文件总览表》。

《文件和控制程序》

1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制,统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止等管理,确保文件正确、完整、有效,特制定本程序。2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 文件分类: 红头文件:包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 一级文件(A):公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 二级文件(B):管理控制程序、业务流程性文件。 三级文件(C):管理规章制度、操作规程、作业指导书。 (D):检验标准、产品规范。 四级文件(管理表单):用来记录管理过程的表单,作为QEO管理的追踪和检索的工具。 临时性文件(E):包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 外来文件(F):包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 文件分为受控文件及非受控文件: 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会

签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 非受控文件:若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 文件的审查、批准权限为: 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 文件使用管理:各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料,确保文件及记录的正确、完整及安全性。

文件控制程序(含文件编写模板)

XXXXXXXX有限公司 文件控制程序 文件编号: 版本: 编制: 审核: 批准: XXXXX有限公司发布

文件控制程序 1.目的 本程序规定与公司管理体系和产品有关的所有文件和质量记录的管理, 确保所依据的文件和记录均处于受控状态,确保提供产品符合规定及体系有效运行的客观证据。 2.范围 本程序适用于公司管理标准、技术标准、工作标准、质量记录及适当范围的外来文件或外来文件经转化后重新编制的文件及电子媒体文件控制。 3.规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的,凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)使用于本文件。 ISO9000:2015 《质量管理体系基础和术语》 4.定义 下列定义适用于本标准 4.1文件:信息及其承载媒体。如公司质量手册、程序文件、规范标准、质量记录等,可以是纸张、磁盘等形式。 4.2受控:用规定的方法进行管理,确保文件有效性、适宜性。 4.3 记录:为已取得的结果或提供所从事活动的客观证据文件。 4.4 外来文件:来自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等。 5.职责 5.1体系部负责质量手册的编制和质量手册、程序文件及指导文件的管理。 5.2技术中心下属的技术管理与产品规划管理总部负责知识产权管理手册、程序文件及指导文 件的编制。 5.3管理者代表负责管理手册的审核。 5.4总经理负责批准管理手册。 5.5副总经理负责批准分管部门的程序文件及指导文件 5.6各部门负责相关文件的编制及本部门的文件、记录的保管等管理。 5.6.1各部门负责本部门基准文件(如作业指导书、设计文件、标准规范等)的编制、发放、回收及保管等的管理。 5.7信息技术部负责文件电子化管理系统的建立和维护。

核电文件控制程序

核电文件控制程序 U N34/G L-H D-01-01-G S P 2012-06-01发布2012-06-01实施 江苏欣安新材料技术有限公司发布

1.目的 加强对核电项目文件的控制,确保所有部门、使用场所可获得适用文件的有效版本,防止作废文件的非预期使用,确保管理体系的有效运行。 2.范围 适用于公司核电项目和与产品质量、环境、职业健康安全有关的管理性、技术性文件,包括外来文件等所有文件的控制。 3.职责 3.1总经理负责《质保大纲》、《程序文件》的批准,管理者代表确定文件发放的范围。 3.2各部门层次文件由各分管副总审核,管代批准。 3.3综合管理部为公司核电项目文件的归口管理部门,负责核电项目文件的登记、发放、回 收、更改和受控等管理。 3.4综合管理部负责所有文件的编号管理并负责文件公司印章的控制。 3.5技术部门负责产品技术类文件(例如:图纸、质量计划、材料计划采购单等)的登记、 发放、回收和更改等管理,公司技术负责人确定技术文件发放范围及批准所有技术类管理性文件。 3.5.1综合管理部负责产品检验类规定的登记、发放、回收和更改等管理,管理者代表负责 批准并确定发放范围。 3.6档案室负责文件原稿、修改和审签过程记录、文件正式稿的保存。 3.7各职能部门负责本部门职责范围内所有文件和资料的管理。 3.8技术部门负责核电项目外来技术文件的登记、发放、回收和更改等管理,并负责加盖“外 来文件”受控章。合同部门负责商务类文件资料的接受与登记归档工作。 4.工作程序和内容 4.1文件的分类 核电项目的文件包含体系运行文件外,还包含需受控和提供给购买方的文件(含管理程序、规范及图样、适用文件清单等),适用于核电项目的法律、法规、标准及一些专门要求文件的适宜性、有效性评价控制等。 4.1.1 控制文件的种类

文件控制程序(新修订版)

文件名称文件编号TRKL-MSP-01 文件控制程序 版本号A/02 生效日期 更改履历 修订号 更改日期更改人更改内容 旧新 会签列表 会签部门会签人日期职位备注批准/日期审核/日期编制/日期分发号

生效日期 1. 目的 本程序对公司质量管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制,以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料(即适用版本),防止使用作废的文件,达到保持公司质量管理体系运行的符合性的目的。 2. 范围 适用于对质量管理体系所要求的文件进行控制,包括质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书、质量记录、技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。 3. 职责 3.1最高管理者负责批准发布质量手册。 3.2管理者代表负责审核质量手册。 3.3 行政人事部对质量体系文件进行控制,并对版本有效性负责。 3.4 各职能部门负责对其使用的管理性文件进行控制:编制、使用和保管。 3.5 行政人事部负责公司有关质量管理体系文件的回收、保存和销毁的归口管理。 4. 程序 4.1文件的分类和受控范围 4.1.1质量体系文件:质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书、质量记录等体系 文件。 4.1.2作业技术性文件:技术标准、规范、工艺、检验规范标准、图纸等。 4.1.3法规性文件:与质量有关的法律、法规、规章、制度等(包括外来文件)。 4.2文件的编写、审核和批准 4.2.1质量手册:由管理者代表组织相关人员编写,管理者代表审核,总经理批准。 4.2.2程序文件:由主控部门编写,相关部门审核,管理者代表批准。 4.2.3 作业技术性文件:技术标准、规范、工艺、检验规范标准有相关部门编写,部门负责人批准。 4.2.4其他管理文件由各部门起草,与之相关的部门审核,管理者代表批准。 4.2.5受控文件必须在文件封面上加盖受控状态的印章,并注明分发号。 4.3质量管理体系文件编号规定 4.3.1 质量手册:TRKL-MSM-2014。 TRKL为公司名称TianRunKangLong的简写,即每个单词的第一个字母大写; MSM为Management(管理),System(体系),Manual(手册)的简写,即每个单词的第一个字母大写;2014为年号,即2014年编写或修改。 4.3.2 程序文件 TRKL-MSP-YY。 TRKL为公司名称TianRunKangLong的简写,即每个单词的第一个字母大写; MSP为Management(管理),System(体系),Procedure(程序)的简写,即每个单词的第一个字母大写;YY为序列号,从01开始向后延续,01、02、03……。 4.3.3 管理文件 TRKL-DMR-XX-YY。 TRKL为公司名称TianRunKangLong的简写,即每个单词的第一个字母大写;

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