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家庭档案整理指南

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家庭档案整理指南

家庭档案是随着社会生产力高速发展而产生的文化现象,是社会文明进步的标志之一。家庭建档既是人们从事社会工作的需要,也是家庭生活的需要,更是构建和谐社会的需要。为了使家庭建档工作顺利、有效、规范地开展,特制定本指南。

一、定义

家庭档案是家庭及家庭成员在生活、学习、工作及各种活动中形成的归属个人备查的文字、图表、音像及其它各种形式和载体的历史记录。

二、收集范围和要求

人们家庭生活和社会活动极其广泛且形式多样,决定了家庭档案内容的丰富性、多样性、生动性。由于每个家庭生活所处的时间和空间不同,每个人所从事的职业不同,每个家庭所形成的档案内容与数量也就千差万别,各具特色。每个家庭应根据实际情况确定本家庭档案的收集范围,并注重各种材料的收集与积累,对有保存价值的文字、表册、票据、声像、实物等材料做到及时收集。家庭档案的收集范围主要包括:

1.家庭成员在社会活动中形成的材料。如:工作笔记、发表的论文、研究成果等材料;获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等材料;家庭成员接受社会各界邀请的邀请函、书信、请柬等材料;家庭成员与社会各界交往的名片、校友录、同学录、通讯录等材料。

2.家庭生活中形成的材料。如:出生证、儿童成长记录、结婚证、户口簿等材料;家庭成员的体检表、病历、诊断书、化验单等材料;拍摄的各类家庭生活的照片、录音录像等材料;编写的家谱、家史等家庭综合材料;个人收藏的各类书画、古董等材料。

3.家庭基本建设中形成的材料。如:建造、装潢房屋的合同、设计、施工、监理、质量检验、竣工图、验收、结算等材料;家用电器的说明书、用户手册、保修卡、发票等材料。

4.家庭成员在经济活动中形成的材料。如:收入、支出项目,工资单、存折、基金、股票开户书及交易记录,投资合同、章程,各类保险凭据、借据、契约、贵重物品发票等材料。

5.家庭成员在其他活动中形成的具有保存价值的材料。

三、保管期限

家庭档案的保管期限视档案价值而定,一般为“长期”。

四、归档整理办法

家庭档案的归档整理就是将处于零散状态的各种原始资料进行有序的分类、整理、编目、装盒,使之系统规范。

(一)分类

家庭档案的分类是将家庭及其成员所形成的全部档案材料,按其时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一套有机的体系。

1.分类原则

⑴选择分类方法要从家庭档案形成的特点和规律出发,既要符合实际,又要保持它们之间的内在联系。

⑵分类层次要清晰,类的概念要明确,相互间界限需分明,不能互相交叉或重合。

⑶分类的标准应一致,做法要统一,尽量避免前后互相矛盾。

⑷分类必须便于家庭档案的整理、保管和利用。

2.分类方法

⑴内容分类法。按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、家庭建设类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类。

⑵形式分类法。按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类、书信类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音(像)带类、光盘类、综合类。

⑶成员分类法。按家庭档案所记录的家庭成员,分为祖父、祖母、父亲、母亲、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等,家庭中有多少成员就设多少类,外加综合类。

3.分类方案

根据家庭档案材料形成特点和内在联系,结合家庭建档实际,综合运用内容和形式分类法,一般可把家庭档案分为10大类。

⑴综合类:包括家庭成员生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、入伍、应聘、升职、出国、乔迁的日期等;家谱、家史、自传、简历、日记、读书笔记、心得体会等;各种教育考试的成绩单等。

⑵社会交往类:包括家庭成员之间及与亲友之间的重要往来书信,家庭成员接受社会各界邀请函、书信、请柬,家庭成员与社会各界交往的重要名片,校友录、同学录、通讯录等。

⑶证件类:包括房产证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、出国护照、会员证、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证等。

⑷基建设备类:包括家庭建房、装潢的合同、施工图、施工记录、原材料合格证、竣工图、水电气管线图、验收及结算等材料;各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话、发票等材料。

⑸健康类:包括体检表、病历、诊断书、化验单、心电图、X光片、住院记录、免疫记录、常用药说明、家用药方、饮食禁忌、烹调技术、营养知识等。

⑹荣誉类:包括获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌、实物,家庭成员的优秀事迹材料等。

⑺理财类:包括家庭收入、支出项目帐本;存单、有价证券、保险凭据、借据、契约、贵重物品清单和发票等。

⑻旅游类:包括家庭及其成员外出旅游的线路计划、飞机票、火车票、汽车票、景点介绍、门票、地图、纪念品等。

⑼照片(音像)类:包括家庭成员各个时期的照片;结婚、寿庆等家庭重大活动,旅游观光、聚会娱乐等形成的照片、音像资料。

⑽作品(收藏)类:包括个人爱好、收藏等,如书法书画作品、名人好友题词、发表在各类报刊的文章及作品、出版的专著文集、邮票、古币及其它各类艺术品收藏等。

在分类方案的拟定过程中,可根据本家庭实际情况进行适当调整。家庭档案材料较多可设二级类目,如作品(收藏)类材料较多,可在作品(收藏)类下再设书画、瓷器、邮票等类,其他依次类推。反之,家庭档案材料较少的,可适当合并一些相近的大类,如把社会交往类并入综合类等。

(二)整理

家庭档案以“件”为单位进行归档整理。

1.确定“件”的概念。一般一份材料装订在一起为一“件”。如一份购房合同为一“件”,一幅书画作品为一“件”。对于不方便装订的材料可采取袋装等其他形式把材料集中起来作为一“件”,如一套家电所有材料为一“件”,一次旅游所有材料为一“件”。

2.编号。在分类方案的最低一级类目内按归档材料形成时间顺序从“1”开始编制归档件号。

如只设10类的,则在每个大类内按归档材料的形成时间顺序编制归档件号。

如设臵二级类目的,如收藏类内再设书画、瓷器类,则在书画、瓷器类内分别按归档材料形成时间顺序编制归档件号,也就是书画类编制一个归档流水号,瓷器类编制一个归档流水号。各家庭可根据实际情况选用不同方法在归档材料上编制归档件号。

⑴盖归档章形式。档号章式样:

档案章位臵:档案章一般盖在归档材料的右上角。

类别名称:填写分类方案最低一级类目;

件号:按归档材料形成时间顺序从“1”开始编制归档件号。

用黑色水笔或钢笔在归档章的类别名称和件号栏中标注。

对于一些需保持原貌的归档材料可用铅笔直接在材料上注明类别名称和件号。

⑵粘贴标签形式。在标签上注明类别名称和件号粘贴在归档材料上。粘贴标签以不破坏归档材料原貌为原则,如奖牌证书可粘贴在背后或底部等。

3.装盒

一个类的家庭档案材料按编制的归档件号顺序依次装入档案盒,分装成一盒或数盒,不同类的档案不能装入同一盒中,并在每个档案盒内放臵备考表,填写对这一盒家庭档案需作的补充说明,如无补充说明的可不填写。对于不能装盒的家庭档案可采取其他形式妥善保管。

4.盒脊填写

档案盒背脊:有“家庭代号、年度、类别、起止件号、盒号”五个栏目。

家庭代号:如果按内容和形式分类的,一个家庭就有一个家庭代号;如果按成员分类

法,家庭代号则为每个家庭成员的代号(有几个家庭成员,就有几个家庭代号)。

年度:真写盒内存放材形成的起止年份。

类别:填写本家庭分类方案中大类的类别名称,如一个家庭分为荣誉类、证件类等,在整理荣誉类档案时在“类别”栏填写荣誉类、证件类。设臵二级类目,如作品(收藏)类设臵二级类目书画、瓷器的,在整理书画类时填写“作品(收藏)书画类”,整理瓷器类时填写“作品(收藏)瓷器类”。

起止件号:填写该盒档案材料的起止件号,如荣誉类共有三盒30件,第一盒1-10件填写“1-10”,第二盒11-25件填写“11-25”,第三盒26-30件填写“26-30”。

盒号:所有装盒的档案编大流水号。

(三)编目

在归档目录中,对该类内按顺序排列的归档材料填写件号、责任者、题名、成文日期、页数、备注。

“件号”:填写该类内归档材料的排列顺序号。

“责任者”:填写归档材料形成或署名者的名称。

“题名”:填写归档材料的标题或内容概括。

“成文日期”:填写归档材料的落款日期或形成日期,用八位数字表示,如2008年1月18日,用“20080118”表示,如无具体的月、日,则填写“20080000”。

“页数”:填写每件家庭档案材料的总页数,以每件归档材料有文字的页面计算页数。

“备注”:填写每份家庭档案材料的补充说明。

归档目录一般编制二份,一份装订成册用于日常检索,一份放臵在档案盒内便于日常家庭档案的管理。

一些特殊的家庭档案如书画、藏品等可根据实际需要确定归档目录的项目,使归档目录能完整、准确地反映这些家庭档案的信息。

私密性较强的理财类家庭档案,在编制归档目录时可根据理财类档案的特点增减所需项目,对于一些保密的项目在著录时可采取一些特殊符号表示不同的内容(相当于加密),并且将归档目录单独存放以确保安全、保密。

五、家庭档案的数字化

对有条件的家庭,建议对家庭档案实施数字化管理。

1.已数字化的归档材料应加强收集,确保归档材料的准确性、完整性。如在计算机上形成的文本、表格、多媒体等各类电子文件,数码相机、摄象机、录音笔等设备记录的照片、录象、音频,其他数字设备形成的电子文件等。

2.未数字化的归档材料应通过各种途径进行数字化。纸质档案一般通过扫描的形式进行数字化,扫描色彩为黑白位图,图像分辨率为300DPI,文件格式为“PDF”。如有特殊需要的可调整扫描色彩、分辨率、格式,如传统照片、一些重要的凭据等。奖状、奖牌、书画、玉器等一些实物档案一般采取数码相机拍摄的方法进行数字化,分辨率、储存格式等指标可根据实际需要自行设定。

3.对数字化后形成的电子文件进行命名,按归档材料题名对电子文件进行命名。如一份房屋装修合同,则数字化后的电子文件名称为“房屋装修合同”。

4.实施家庭档案数字化管理。利用电子表格或数据库软件建立家庭档案电子归档目录,将已命名的电子文件拷贝至专用的目录夹内与电子归档目录进行挂接,以提供日常的检索利用。另外,把电子归档目录和已命名的电子文件制作成光盘进行归档保存

六、家庭档案的保管

1.整理好的家庭档案按类别顺序依次排列,同类别的按盒号顺序依次排列,放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、贵重的家庭档案可单独存放。

2.家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防潮、防虫、防光、防尘等。

七、家庭档案的利用

1.家庭成员可根据实际需要利用家庭档案,用后归放原处,防止丢失。

2.涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用,保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。

3.家庭档案的所有者有权公布自己的家庭档案,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。

附:

家庭建档情况登记表

1、请在各具体类别下填写该类别的档案数量(件、卷、册等),无此类别档案,可不填。如有其它类别,请自行添加填写。如涉及理财类等需要保密的内容可不填写

2、家庭档案内容介绍全面介绍本家庭档案的基本情况与主要内容,包括本家庭档案的一些特色、亮点等。

电子档案与纸质档案特点比较

电子档案与纸质档案利用特点的比较 【摘要】在计算机与网络技术高速发展的时代,电子档案与纸质档案的使用都在快速增加,二者在利用过程中都有各自的优势特点与不足,通过比较可以更清楚的明白它们的特点,完善二者在利用过程中的不足。 【关键词】电子档案电子文件纸质档案利用 档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成,保存备查的各种形式和载体的数据、信息、和知识的记录。档案是在社会活动中直接形成并有意识的保存下来,保存档案的目的的实现档案的价值,使档案为人们所用。只有档案被档案需求者所用,创造更多有利于社会经济文化发展的价值,档案的价值才得以实现。在信息技术与网络不断发展进步的数字化时代,电子文件发挥着越来越重要作用,可以说与纸质档案并驾齐驱。但这并不意味这纸质档案将会被电子档案所代替,相反的是随着电子档案的广泛应用,纸质档案不减反增,而且是大幅度的增加。所以“电子档案将会代替纸质档案”的观点是不现实的,没有根据的。而电子档案与纸质档案利用的特点是不同的。 一、电子档案与纸质档案比较的优势利用特点 (一)共享性 电子文件的共享性是指同一份文件可以实现在同一时间,不同地方,被多个需求者以多种方式利用。电子文件不再受“孤本”的限制,一份文件可能供所有需要它的人共享。除要求普遍发行的文书文件外,大部份的纸质文件都是独份,就算有几个复印件和副本,在有限的数量下,文件的共享利用是只能在小范围进行。传统的纸质文件是一种“有形的信息资源”汇集在一定的场所、固定的时间范围内被需求者利用。这样既限制了档案利用的人数、时间、地点,而且在保存上存在巨大风险,很不利于档案被利用者利用。而电子文件在虚拟的计算机环境下,成为了“无形的信息资源”,打破了纸质文件“有形”的观念,使同一份文件可以在同一时间,不同地点,被不同利用者共享。电子文件的共享性主要表现在以下几个方面:一是打破了利用者人数的限制,同一份文件可以通过复制、下载、网络传递、利用移动硬盘等方法,实现了在一份文件被多个利用者利用。二是打破了纸质档案“固定场所”的限制,得益于现代先进的网络技术档案利用者通过网络等多种手段方法可以远程获取所需的档案。使档案的利用也不再受时空的局限。三是打破了“利用时间”的限制,利用计算机和网络技术,通过一定的设备可以在任意时间内获得所需的档案。 (二)多样性

档案归档及维护流程

档案归档及维护 1范围 适用于公司依据《中华人民共和国档案法》及其它相关法律法规,收集、整理、维护、开发利用以及管理公司内部的十大类档案资料

2控制目标 2.1确保整个公司范围内档案管理网络的建立和健全 2.2确保各部门的档案资料能够及时、规范的收归公司档案室 2.3确保公司档案资料的销毁符合国家相关规定 3主要控制点 3.1档案室检查各部门移交的档案资料是否符合归档要求 3.2公司档案主管部门经理审核档案销毁清单,并上报档案局备案 3.3档案室与相关部门共同监督档案的销毁工作 4特定政策 4.1档案的分类、归档范围、立卷应按照国家、省、市有关规定执行及相关法 律法规 4.2分类、归档范围包括行政管理、经营管理、党群工作、生产技术管理、产 品档案、科学研究档案、设备档案、基本建设档案、会计档案、干部职工档案等十大类,具体执行请参见国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》 4.3集团各部、室、中心设兼职档案员 4.4各部门技术人员和管理人员在工作中必须做好资料的收集、整理工作,及 时交部门兼职档案员管理 4.5党群工作类档案资料、行政管理类档案资料、经营管理类档案资料、生产 技术管理类档案资料,要在第二年三月份以前向档案室移交完毕 4.6产品类档案资料、科学技术管理类档案资料、基本建设类档案资料、设备 仪器类档案资料分别在新产品验收、科技成果鉴定、基建工程竣工验收、新购设备、仪器开箱时,由有关部门通知档案室参加,随时归档

4.7会计档案资料、干部职工档案资料按国家财政部和国家档案局颁布的《会 计档案管理办法》和中组部颁布的《干部档案工作条例》的有关规定规定及时向档案室归档 4.8工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料 要按照归档范围的规定,及时交本部门兼职档案员管理,再由兼职档案员按规定时间向档案室归档 5档案归档及维护流程C-15-03-001

干部人事档案工作整理分类明细

干部人事档案工作整理分类明细 一、第一类履历材料 主要有《干部履历表》和干部简历等材料。 (一)干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员的履历表(书)、登记表、简历表; (二)个人参加革命活动简历的材料,如中央和地方各级党委委员(候补委员)简历,人大代表、政协委员简历; (三)其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格。 二、第二类自传和思想类材料 主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。 (一)干部本人历次所写的自传; (二)带有自传的履历或简历表; (三)入党(团)申请书中能分开的自传内容材料; (四)带有自传内容的其它材料。 三、第三类考核鉴定类材料 主要有平时考核、年度考核、专项考核、任(聘)期考核,工作鉴定,重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现,援派、挂职锻炼考核鉴定,党组织书记抓基层党建评价意见等材料。 (一)个人鉴定,干部、党员、团员、学生等各类人员的鉴定材料; (二)以考核为主要内容的材料,如定期考核材料,年度考核登记表,援藏、援疆、援青、挂职锻炼等考核材料; (三)在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材

料; (四)专项考核形成的重要材料;干部人才参加援派、挂职、扶贫和博士服务团等工作中形成的考核、鉴定材料;党委(党组)对下一级党组织书记抓基层党建工作情况的综合评价意见等。 注意:自2015年档案专项审核工作起,“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归到第九类”。这里所谓“相应的考察材料或表现材料”,是指由于干部职务任免而形成的考察或表现材料。 四、第四类学历学位、职称、学术、培训等材料 主要有中学以来取得的学历学位,职业(任职)资格和评聘专业技术职务(职称),当选院士,入选重大人才工程,发明创造、科研成果获奖、着作译注和有重大影响的论文目录,政策、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。 第四类材料又分为四小类: 4-1 学历学位材料 4-2 专业技术职务材料 4-3 科研学术材料 4-4 培训材料 (一)4-1学历学位材料 1.学生登记表;高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;学习鉴定表、学习考核表; 2.普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生推免生登记表,专家推荐表; 3.学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记

档案整理归档过程中的整理技巧

档案整理归档过程中的整理技巧 (一)归档文件“件”的区分与修整 首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档,其它单位(包括上级、同级和下级机关)的来文,需要办理的文件(办件)必须归档,重要的文件材料应该归档,阅知类的文件可以不归档。 文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件, 1、文件正本与定稿为一件(重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的,其正本与历次稿包括定稿各为一件)。 2、正文与附件为一件(附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件)。 3、原件与复制件为一件(对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件)。 @ 4、转发文与被转发文为一件(转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容,它们在发挥文件效力方面难以分割,因此也应作为一件)。 5、报表、名册、图册等一册(本)为一件(报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整,具有独立的检索价值,因此应按照其本来的装订方式,一册(本)作为一件)。 6、来文与复文各为一件(这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述,也包括“去文与复文”,从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等)。 7、请示与批复各为一件。 8、报告与批示各为一件。 正文与文件处理单(文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸,有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的重要组成部分,应与文件作为一件)。 “为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。 归档文件的整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。 ! 归档文件按照不同年度、不同机构(问题)、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中,维护不同文件间的有机联系。排列文件时,强调了“事由原则”,将同一事由形成的文件排列在一起,使文件间的有机联系得以充分体现。 在装订之前,将全部文件梳理一遍,按照以上整理原则,将属于一件的材料放在一起,以便于装订,防止返工。

如何简单整理家庭档案

如何简单整理家庭档案 杨俊生 (广州市公安局海珠区分局) 摘要:家庭档案的整理可以概括为简单地分类,简单地整理,简单地保管三句话。在整理家庭档案过程中要注意持之以恒,要注意随时补充,要教育家庭成员注意利用原则。 关键词:家庭档案整理问题 随着人民群众生活水平的提高,精神生活也在不断地丰富。日常生活中,人们发现家里多了很多平时用得着但又不知如何管理的诸如各类证书、购买物品的发票、各种说明书、病历、书信甚至书画或照片、录像带等东西。随着档案知识的普及,他们想到了用档案管理的方法来管理这类东西,这就产生了现在称为家庭档案的一类新型档案。 当前对家庭档案管理的研究非常丰富,从家庭档案的定义到家庭档案的分类,到家庭档案的整理归档、日常保管等等都有涉及。但笔者认为家庭档案不同于一般机关或企事业单位的档案,后者有专人管理,每一项工作都可以按照专门的档案管理的原则来开展。而家庭档案存在于每一个家庭当中,不同的家庭有不同的管理者,

作为家庭档案的管理者可能是大学教授、可能是机关干部、可能是路边的小贩、也可能是工厂外来工,其文化水平、管理水平或对档案的理解和能投入整理家庭档案的时间自然千差万别。所以笔者认为,家庭档案的管理不应只是在我们档案工作者当中自娱自乐的一项活动,而应该作为普罗大众,深入到千家万户的一项文化活动,家庭档案的管理规范和操作手册应该简明扼要、通俗易懂,符合大多数人的管理水平,甚至应省略一些档案管理应有的程序,使档案整理过程简单化,而不能过于卖弄高深,过于形式,过于理论化。 1 如何简单地整理家庭档案 可以概括为三句话:简单地分类,简单地整理,简单地保管。 1.1 简单地分类 家庭档案内容极为丰富,涉及面很广,而且由于家庭结构不同,家庭成员经历不同,家庭档案的类别也不尽相同。但是,每个家庭成员肯定有工作、学习、生活的经历,少不了注意健康和财富,所以每个家庭肯定有几类东西,那就是:财产类档案、健康类档案、工作学习类档案和照片音像类档案。 财产类档案包括家庭收入支出账目、存折、股票等各类投资交易证卡、有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借据、合同契约、贵重物品清单和发票、各种家用电器的说明书、保修卡、维修单等。 健康类档案包括病历、诊断书、医疗保健卡、各类检查的报告、表格、结果、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外

图纸类纸质档案和电子化档案的重要前景规划

图纸类纸质档案和电子化档案的重要前景规划 摘要:图纸类档案由于其历史地位和意义,一直受到人们的重点关注,但随着互联网的发展和普及,电子化档案应运而生,这种新兴的档案储存管理方式给以纸为载体的传统档案储存管理方式带来了新的机遇和挑战。然而纸质档案和电子化档案都各有优劣,从长远的发展来看,二者共存,取长补短才是正道。因此我们将讨论图纸类纸质档案和电子档案的优缺点,阐明二者共存的意义,以及对未来远景的规划。 一?图纸类纸质档案的优点和缺点 (1)优点:图纸类档案是以纸书籍类的形式将档案完整的保留下来。自从古人发明纸开始,先辈们就将诸多的文献古籍和学术资料通过纸保留下来,使得中华民族的在发展中的总结出来智慧和经验得以延续,为中华民族传承千年做出了巨大的贡献。因此这种以纸为载体的档案用着极其深远的影响和重大的意义。不仅如此,在几千年的发展中,我们总结出了诸多优秀的纸质档案的管理办法,有着积极丰富的管理经验,对纸质档案的保存具有很大的好处。 不仅如此,图纸类纸质档案还具有先天的优势,那就是真实性。纸质档案存留的信息很难被删改而不留痕迹,在完

整性和真实性上具有电子档案不具备的优势。因此在法治社会里纸质档案拥有更强的法律效力,即便伪造也能很轻易的检查出来。 (2)缺点:图纸类纸质档案的缺点就在于它的载体,纸比较容易损坏和缺失,耐火性和防潮防腐防蛀性能都比较差,因此需要花费大量的时间和资金去保存。而且纸质档案往往都是孤本,复制的要求很高,往往存在着丢失的风险。一旦丢失,就意味着图纸类档案上记载的信息完全的遗失,无法找回,这种损失无疑是无法接受的。同时纸质档案由于种类繁多,分门别类也比较复杂,同时也耗费空间,不利于快速的查找。同时由于纸质档案只能在一个地方保存,无法实现资源上的共享,对大数据的建立具有不利的影响。 二?图纸类电子档案的优缺点 (1)优点:图纸类电子档案是伴随着计算机和互联网的发展而产生的一种新兴的档案管理储存模式,它不以纸为载体,通过计算机的处理和识别,在磁盘或光盘中储存,以编码的形式储存在网络中。作为一种新兴的档案管理储存模式,它符合现代社会科技发展的潮流,为档案的储存管理带来了极大的便利,主要体现在如下几个方面: 1.多样性。相比于传统的纸质档案,它的储存方式多种多样,既可以储存在电脑中,也能放在手机里,它不需要具体的事物作为载体,以编码的形式储存在网络中。同时,电

档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定; 4.1.3建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公 司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具,编辑档案参考资料,开发档案信息资料,提高档案信息的 利用效率,促进信息传递和沟通; 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档; 4.2.2负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知人事行政部;4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件;

4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间(见附表一) 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理: 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》, 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识, 整齐排放在文件/档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限:填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类:绝密档案需经总经理批准。 b)机密类:机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类:普通档案借阅属于本部门的,由本部门经理批准;借阅其他部

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则 一.归档内容: 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单 位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式: 1.归档的照片材料,由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集,整理后移交档案室统一 整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统,具有有机联系的,反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常,无病毒、清洁、

无划伤,确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量,应分别符合国家有关规定,禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称,保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录,相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单(一式二份)交档案室,交接双方清点后在移交清单上签字,各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式,由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间: 1.照片资料每年三月——六月归档。 2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。 四.整理规则 1 整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。每一件事分为一组,底片相应和照片一起同时归档。 2.照片的分类 按照《电力工业企业档案分类规则》(0——9大类)为分类原则。即年度—保管期限—问题进行分类,分类方案应保持前后一致,不能随意变动。 3. 照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用,照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。 照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。 4. 照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式,第一段四位数字表示形成的年份,第二段表示保管期限代码,第三段表示册号,第四段表示流水号,第 2

第6章 家庭档案的保管、利用

第六章家庭档案的保管、利用 家庭档案保管,对家庭档案的可以管理与有效利用以及家庭档案的长久保存都具有重要的意义。 第一节家庭档案保管的内容及要求 一、家庭档案保管的内容 家庭档案保管,是在家庭档案的日常管理中,创造适合家庭档案保存的条件与环境,妥善保存家庭档案的一项日常的业务工作。其内容包括:(一)家庭档案的存放和日常的管理 包括:家庭档案的排架、家庭档案保洁。 (二)实施保护措施 主要指围绕防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防污染而采取的防护性方法与治理手段。 (三)家庭档案流动过程中的保护。家庭档案不光是保存在那里一动不动了。它总有派上用场的时候,总要拿出来用。在这个流动的过程中,有必要采取一动的措施,以保护家庭档案的安全和完整,特别要注意不能让档案丢失。 二、家庭档案保管的要求 家庭档案保管,对家庭档案的科学管理与有效利用以及家庭档案的长久保存都具有重要的意义,因此必须努力做好家庭档案的保管工作。 (一) 要确定人员负责保管 家中无论人多,还是人少,最好确定其中一位,作为家庭档案员,负责家庭档案的保管。家庭档案员的条件在第四章中已提及,这里不在赘述。这位家庭档案员一般应负责家庭全部档案的收集、保管及利用等工作,对应家庭成员中特殊的档案材料也可由家庭成员中的形成者自己保管。 (二)要为家庭档案的保管提供必要的条件 保存家庭档案也需要一定的物质条件,首要的得有专门保存家庭档案的装具。在家庭档案数量不太多的情况下,可以将家庭档案放入书柜、书架或其他档案箱柜中,也可自制一个比较精致和家具色彩相协调的家庭档案箱。对与家庭档案数量比较家庭,也可自己设计制造较大的家庭档案柜,也可购买家庭档案柜,或者购买书柜、书架来存放家庭档案。也就是说,无论档案数量多少,家庭都应

电子文件与纸质档案

电子文件与纸质档案 Company number:【0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108】

在信息化时代,我对于电子文件和纸质档案能够并存的理解。 纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。 1 . 1 信息与载体的依附性 由于载体与信息的统一,构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面, 也体现在其存储介质的原始依附性上 1 . 2 档案信息的原始凭证性 从其形成过程来看, 纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况,具有令人信服的凭证功能。 1 . 3 信息存储介质的耐久性 实践证明,纸张、胶片最适宜档案文献的长期保存,它具有较强的耐久性, 尽管在一定条件下会发生水解和氧化反应,但只要我们注意排除其发生化学作用的必要条件,就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长时间。 它的弊端在于 (1)投入人力多,特别是归档、立卷、装盒等, 工 作量较大,工作效率低; (2)同一时间、同一地点只允许一人使用,不能信息资源共享,具有信息的独占性; (3)相同成果占用空间量大,给管理工作带来不便,管理手段相对落后。 2 电子档案的特点 电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显着

标志。电子档案以其现代化手段, 在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,主要表现在如下几方面。 2 . 1 档案信息存储丰富性 电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘,尤其是光盘,由于信息存储的高密度性,使档案信息存储量极为丰富,具有“海量存储”之称,大大高于纸质载体所存储的信息,这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间,又简化了各种档案管理环节。 2 . 2 档案信息生动形象性 随着网络技术的成熟, 电子档案与多媒体信息相结合,通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态, 形象生动地再现历史活动状况,从而改变了纸质档案记录信息的单一性,使反映出的 信息图、文、声、像并茂,对人类社会活动的概貌进行全息化再现。 2 . 3 信息存储与利用的迅速准确性 电子计算机具有高效率的信息处理功能,它通过数字或代码,对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理,由计算机转换成可视、可听的信息,从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。 2 . 4 信息资源共享性 电子网络系统提供了全方位的档案信息,可以随时更换档案信息内容,可以得到最新的档案信息,并且可以摆脱时间和空间的制约,在同一时间,不同地点共同享有档案信息,从而获得第一手资料,大大提高信息的准确性和实效性。电子档案缩短了查档时间,提高工作效率,大幅度地降低工作强度。

档案归档 流程

档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤,由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用,目前将其划分为两个步骤:文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定,首先需要与各单位进行沟通和深入调研,根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率,重要程度等划分对应的保管期限,根据不同的保管期限进行相应的管理,主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。 二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分,应对照表格对于收集文件进行类别的划分。 三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页,案卷封面、卷内目录、备考表不编页码,卷内文件在右上角开始标号,从“001”开始,遇有正反双面在反页左上角标出。 四、装订 用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订,避免生锈腐蚀文件。 五、排序 对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。 六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号,做到不重复,不断号,保持档案编号

的自然连续性。 七、着录 着录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,着录是为了满足检索查找提供利用的需要。 八、装盒 即同“组卷”,将具有相同联系的文件放置在同一盒子里,对于案卷(盒子)进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表,案卷封面反映文件内容,备考表则对于案卷组卷情况进行说明,包括案卷包内容,日常使用、变更情况,组卷时间,组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面,备考表置于文件之后,二者不进行页码的标识。 九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录,注意按照文件的保管期限进行区分汇总。 十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理,编制目录汇总表,提供日常利用。 档案归档整理流程图

家庭档案实用记录表

家庭档案实用记录表

表1:家庭成员基本情况记录与户主关系户主 姓名(曾用名) 性别 出生时间地点 本人成份 籍贯 工作单位或住址 民族及宗教信仰 文化程度及就业时间、地点 职业及服务处所 政治面貌 简要经历 记录项变更原因、内容、时 间等 表2:家庭成员政治面貌记录姓名: 组织名称 参加情况 少先队共青团共产党参加原因 基层组织名称 申请时间 批准机关、时间 决议参加组织事 项简记 介绍人姓名、单位 及任职情况 组织内担任职务

其它情况 记录事项变更内 容、日期等 表3:家庭成员奖惩记录 姓名代号事由及简要经过审批机关及时间执行情况变更事项备注代号:①各种奖励②各种惩黜 表4:家庭大事记录 时间地点人员事件情况备注

表5:家庭经济收支记录 项目 时间收 入 支 出 收支平衡 来由金额(元)日常生 活费 (元) 生产经 营费 (元) 科研资 料费 (元) 交纳税 款(元) 小计 (元) 金额 (元) 超额 (元) 合计

表6:家庭重要物品记录 顺序号 物品名称 来源 数量 单价(元) 购买时间及地点 票证单位 及编码 备注 表7:家庭保险记录 投保人 受益人 代号 保险内容或名称 保险期限 保险份数 到期总金额 保险单 位、日 期及凭 证编码 事故处 理或兑现情况 备注 代号:①人身保险 ②财产保险 表8:家庭成员参加国内外进修、考察、学习及学术活动记录 姓名: 起止日期 机构、专业名称及地举办或考核单位 进修、考察、学习及学位(职称) 收获或成 绩 备注

址学术活动 内容 表9:家庭科研(论著)记录 顺序号科研(论 著)项目 名称 科研(论 著)简要 经过 完成日期 鉴定(出 版)单位 及时间 成果获奖 情况 成果档案 存放地点 备注 表10:家庭成员健康状况记录 姓名:性别: 发病年龄发病 时间 就诊 时间 就诊 医院 及科 自觉 症状 检测 手段 及项 诊断 结果 健康 检查 阳性 医疗 情况 简要 重要 医嘱 过敏 史 备注

(档案管理)档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,定件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件;一次会议或活动的文件可为一件或两件;会议记录、简报、信息均可为一件或两件;介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起,编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下:正文在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复件在后;转文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法,具体操作将文件的左、上侧对齐,并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊,用包角纸套在左上侧,压紧即可;文件超过40页以上,采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况,我们选择以下分类方法 保管期限-年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关,或每年形成的文件数量少的机关。如: 长久:2001年、2002年、2003年…… 定期:2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成,必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 (1)引言,提示分类方法。如按保管期限-年度,还是按其它分类方法。 (2)类别序号,是最低一级类目(机构或问题)的序号 (3)类目名称,按机构分类的,机关内部第一层机构名称就是类名,如,办公室、业务处;按问题分类的加“类”字,如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案,以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面,根据编制分类方案,分门别类地组放在一起,使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义,是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

电子文件归档与电子档案管理制度

一.目的 为加强公司数据资料的备份管理,方便各部门做好数据集中备份工作,特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于XX有限公司电子文档的管理。 三. 负责部门 本制度由行政部负责信息收集、归档,各部门协助实施。 四. 制度内容 总则 (1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,由行政部 统一协调,指定专人负责,保证管理工作的连续性。 (2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作,行政部档案管理员 要进行指导与监督。 (3)电子文件的管理由行政部负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。 (4)为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施, 确保其信息的真实性、安全性和完整性。 (5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描 述上保持一致。 (6)具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时,必须将 电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 电子文件的收集与积累 (1)收集范围。电子文件的收集范围:草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件; 无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件; 计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。 (2)收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是 纸质时,相关人员须向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的 草稿性电子文件进行保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。 2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、 可靠的标识关系。 3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施, 保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上。 4、用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。 5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件 一并收集。 6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性, 以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。 7、用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。 8、用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 9、由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集 时应注意参数准确、数据完整。 10、通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产 生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。 11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一 同收集。 收集、积累方法

档案管理业务流程

单位名称人事部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导人事部员工 节点 A B C 1 2 3 4 5 7 提供材料开始 收集员工 人事材料 9 编制明细 目录 标识 编号 审批 结束 身份证明 学历学位证明 各类证书 招聘资料 试用转正文件 奖惩文件 绩效评估报告 劳动合同及附件 离职文件 各类人事通知单 归档 入库 8 6

任务名称节 点 任务程序、重点及标准时限相关资料 材料收集 程序 1、《员工登 记表》、 2、《个人简 历》 3、《相关材 料》 B2 由人事部建立公司员工的人事档案,档案材料包 括:个人简历、培训经历、资格认证证书、考核 奖惩材料、录用材料、其他材料等 每月1次 C2 员工应积极提供材料即时 统一装订1个工作日 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 档案编号标识 程序 B4 编制档案内容明细目录,形成人事档案目录一览 表 1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号,并做出标识1个工作日重点 档案编号,并做出标识 标准 准确、合格、严密 档案归档入库 程序 人事部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档1个工作日B8 在档案明细表上补填相应内容,将档案入库1个工作日重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密

档案管理制度 节选公司《人事管理制度》第十章人事信息管理 1.人事信息管理 1.1为保障合理配置人才,公司人事部组建人事信息中心,并做好人才储备工作,即建立内部人才和外部人才信息库。 1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握,包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上,对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才,尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。 1.3公司将借助现代化的人事管理软件,逐步实现人事管理信息化。 2.人事档案管理的基本要求 2.1公司人事部负责人事档案工作的归口管理。 2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。 3.确立两级档案管理制度 3.1 一级档案为本办法所指人事档案,是员工入司随转的人事档案材料; 3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料 4.人事档案分类 第一类:履历材料; 第二类:自传材料; 第三类:鉴定、考核、考察材料; 第四类:学历和评聘材料; 第五类:政治面貌材料; 第六类:奖励材料; 第七类:处分材料; 第八类:录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料; 第九类:其他可供组织上参考的材料。 4.1一般文档管理 4.1.1人事部文件 (1) 人事部正式形成发出的文件、传真、通知等,除保密薪资文件外,均应保存一份原件或复印件归档,年终按内容类型、依成文时间编号装订成册; (2) 人事工作中形成的台帐、报告,以及搜集到的业务资料等,由各经办人归口管理、保存。年终根据内容价值酌情归档; (3) 薪资福利类保密文件由人事部经理自行建档保存。 4.1.2公司文件 新峰集团制造事业本部及集团公司发文、请示和报告(除保密的薪资内容),平时收文即入活页册保存,年终编排目录,装订成册归档。 4.1.3 外部文件 包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文,社会公开资讯等,应作为公开业务

浅谈家庭档案的内容和功能

浅谈家庭档案的内容和功能 论文关键词:家庭档案内容功能 论文摘要:家庭档案是档案的一部分,记录家庭及家庭成员生活的方方面面,具有私有性、广泛性和社会性的特点。家庭档案是家庭事务管理的助手,能推进社会主义精神文明建设、见证民生,是国家档案资源的重要组成部分。 每个家庭都会保存有数量不等的照片、票据凭证、奖状奖杯、日记、账本等,这些其实就是我们常说的档案,将这些档案按一定的方法分类整理,编写目录和科学保存,便建立起了“家庭档案”。家庭档案记录民生,折射社会发展变化情况,是最基本的民生档案。探讨家庭档案的特点、内容、功能有着重要的意义。 一、家庭档案的特点 家庭档案是档案的一部分,原始的历史记录性同样是它的主要特点,另外,由于其形成范围、作用等不同,它又有其自身的特点,主要表现为以下几点: 1.家庭档案的私有性 家庭档案主要是由家庭成员在家庭生活社会活动中形成的可归个人(家庭)所有的档案,其私有性表现在对家庭档案的整理、保存、使用、处理等的权力都在于家庭成员。

2.家庭档案的广泛性 家庭档案产生于千家万户,涉及每个家庭,比机关、社会团体及企事业单位档案的形成有着更为广泛的社会基础,它所反映的内容包罗万象,另外,它的记录方式、载体形式也广泛多样。 3.家庭档案的社会性 家庭档案记录和反映的虽然是一个个家庭的状况,但它从微观上反映了时代的变迁、社会的民生发展,具有社会性。 二、家庭档案的主要内容 不同的家庭,家庭档案的内容不尽相同,根据其内容及载体等,家庭档案大致可分以下几大类: 1.家庭历史及家庭履历类。主要包括家谱、家史、自传、回忆录、大事记以及家庭各成员的个人简历等材料。 2.荣誉类。包括家庭成员的各种奖章、获奖证书以及有纪念意义的奖品等。 3.理财类。一般包括家庭账本、存折、有价证券、保险凭证;家庭贵重物品清单和发票等档案。 4.健康类。一般包括家庭成员的病历、诊断书、化验单、各种检查报告、门诊病历记录、住院记录以及医院的处方、体检表、药物过敏史记录等。 5.照片、声像类。包括家庭成员各个时期的照片,结婚、

电子文件与纸质档案

在信息化时代,我对于电子文件和纸质档案能够并存的理解。 纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案。 1 . 1 信息与载体的依附性 由于载体与信息的统一,构成了纸质档案所特有的属性——原始记录性。这种原始记录性不仅体现在档案信息的原始真实性方面, 也体现在其存储介质的原始依附性上 1 . 2 档案信息的原始凭证性 从其形成过程来看, 纸质档案是从当时使用的文件直接转化而来。它客观地记录了以往的历史情况,具有令人信服的凭证功能。 1 . 3 信息存储介质的耐久性 实践证明,纸张、胶片最适宜档案文献的长期保存,它具有较强的耐久性, 尽管在一定条件下会发生水解和氧化反应,但只要我们注意排除其发生化学作用的必要条件,就可以使纸质档案的寿命延长到上百年甚至更长时间。 它的弊端在于(1)投入人力多,特别是归档、立卷、装盒等, 工 作量较大,工作效率低; (2)同一时间、同一地点只允许一人使用,不能信息资源共享,具有信息的独占性; (3)相同成果占用空间量大,给管理工作带来不便,管理手段相对落后。 2 电子档案的特点 电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上

的档案。它是电子计算机在档案管理工作中应用的产物,也是档案现代化的显著标志。电子档案以其现代化手段, 在档案信息存储、输出、处理等方面,具有纸质档案无法比拟的优越性,主要表现在如下几方面。 2 . 1 档案信息存储丰富性 电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘,尤其是光盘,由于信息存储的高密度性,使档案信息存储量极为丰富,具有“海量存储”之称,大大高于纸质载体所存储的信息,这样既节省了大量保存纸质档案所占用的空间,又简化了各种档案管理环节。 2 . 2 档案信息生动形象性 随着网络技术的成熟, 电子档案与多媒体信息相结合,通过用视频、音频或用数字代码形式存储事物信息的原来形态, 形象生动地再现历史活动状况,从而改变了纸质档案记录信息的单一性,使反映出的 信息图、文、声、像并茂,对人类社会活动的概貌进行全息化再现。 2 . 3 信息存储与利用的迅速准确性 电子计算机具有高效率的信息处理功能,它通过数字或代码,对信息的数字编码进行存储、传递、编辑加工处理,由计算机转换成可视、可听的信息,从而提高档案信息开发工作中档案信息存贮、处理、输出的能力。 2 . 4 信息资源共享性 电子网络系统提供了全方位的档案信息,可以随时更换档案信息内容,可以得到最新的档案信息,并且可以摆脱时间和空间的制约,在同一时间,不同地点共同享有档案信息,从而获得第一手资料,大大提高信息

档案分类整理制度

档案分类整理制度 一、整理分类的定义及方法 整理分类是建立物业类档案基础的重要工作,是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理,组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点,按一户一档的办法,为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业,预立卷工作同步进行,总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。 二、收集归类,整理成卷 这里所说的收集的档案资料,是物业管理公司需要总体掌握的资料,然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。 (1)购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。 (2)业主详细资料登记表。 (3)家庭人员登记表。 (4)业主房屋维修档案。 (5)缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料(含产权)。 (1)规划图纸、项目批文、用地批文。 (2)建筑许可证、投资许可证、开工许可证。 (3)拆迁安置资料。

(4)竣工总平面图。 (5)地质勘查报告、开(竣)工报告、图纸会审报告。 (6)工程合同、工程预决算。 (7)工程设计变更通知。 (8)竣工图:单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图,消防、燃气等;工程及地下管网竣工图。 (9)房屋、消防、燃气竣工验收证明书。 (10)主要材料质量保证书,新材料、购配件的签订合同、证书。 (11)水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。 (12)砂浆、混泥土块试压报告。 (13)绿化工程竣工图。 (14)各类房屋清单。 (15)出售房屋的产权范围或成本核算清单。 (16)公用设施设备及公共场地清单。 (17)未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。 (18)产权方面的资料。 (19)其他工程技术资料。 3.服务档案资料。 服务档案,一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。 (1)业户服务档案:业户意见调查、统计结果;业户接待记录;业户投诉及处理记录;回访记录等。

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