公司会议及接待管理规定

公司会议及接待管理规定 Prepared on 22 November 2020

公司会议及接待管理规定

一、目的

为规范公司会议管理，保障会议质量，降低管理成本，特制会议及接待管理制度。

二、会议类别

会议类别分公司内部会议和公司外部会议，其中公司外部会议包括主办、承办、参加三种类型。

（一）公司内部会议

1、总经理办公会

（1）总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。

（2）参加人员为总经理层、总经理办公室、企业管理部及相关的部门负责人。

（3）时间原则上定为每周日下午。

2、部门经理例会

（1）部门经理例会由公司层面组织的部门会议。

（2）会议由企业管理部负责主持。参加人员为总经理层、各部门负责人（负责人出差时由部门行政主管或指定代理人参会）。

（3）会议纪要由总经理办公室负责整理，经主管总经理审核，总经理批准后在公司OA上发布，会议纪要在总经理办公室存档。

3、部门例会

（1）部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。

（2）例会时间由各部门根据部门工作开展合理安排，原则上每半月召开一次。

（3）会议纪要由各部门行政助理负责整理，每月28日之前报总经理办公室存档。

4、项目相关会议

(1）项目组内部会议。项目经理根据需要，主持召开项目组内部会议，由项目经理指定人员负责整理会议纪要。会议纪要由各自部门负责存档备查。

(2）与客户沟通的相关会议。项目组与客户进行沟通或汇报项目的工作情况时，由项目经理或项目组指定人员记录客户的意见，并形成会议纪要，由客户签字确认后提交企业管理部存档，同时报送主管总经理。

(3）对于公司组织召开项目评审会议及验收会议，由企业管理部组织召开。项目管理员或项目经理指定人员负责记录会议纪要，并于次日呈会议主持人员，经审批后在项目中存档。

(4）对于聘请外部专家召开的项目评审会，由项目负责人组织召开。由项目管理员或项目经理指定人员记录会议纪要，并于次日呈会议主持人员，经审批后在项目中存档。

5、公司大会

公司大会为公司层面董事会、全体员工大会等公司规模会议，会议安排由总经理办公室或企业管理部统筹负责。

（二）公司外部会议

由公司主办、承办的外部会议由总经理办公室负责统筹，具体由市场营销部负责组织会议的准备与接待工作，《会议纪要》与会议材料由专人提交企业管理部存档，对于公司派出参加的外部会议，参会人员在会议结束后将《会议纪要》（会议影音材料）和资料交企业管理部存档。

二、会议的准备

1、所有会议主持人和参会人员都应分别做好有关准备工作（包括会议室准备、会议议程、发言要点、会议所需材料、会议决定草案、通知与会人等）。

2、参会人员准时参加会议并签到，手机保持振动状态，不得由于接听电话而影响他人。

3、会议涉及机密事件，所有与会者要执行保密制度，不得外传泄密，否则按公司有关规定处理。

4、会议形成的决议应由会务负责人责成专人及时书面或者口头通知有关执行部门，并负责监督落实情况。

三、会议记录

1、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

2、会议记录员应遵守的规定

（1）做好会议的考勤记录，填写《参加会议人员签到表》（见附件3），根据会议内容整理《会议纪要》。

（2）《会议纪要》整洁、清晰，在记录中要注明“待解决内容”和“会议决定”等字样。

（3）《会议纪要》应在会议结束两个工作日内呈报会议主持人审核签名。

四、会议费用管理

1、涉及到费用的会议，会议组织方需提供《会议用款申请表》（见附件2），经批准后从财务领取备用金，会议结束三个工作日内，提供《会议申报表》（见附件6），对费用情况进行详细说明，履行报销手续。

2、会议组织方严格遵守各项费用开支标准，不得有瞒报、漏报的行为，会议的各类费用开支标准见附件6。

五、会议的成果管理

会议结束两个工作日内，《会议纪要》与相关资料交企业管理部存档，若有录音文件要一并存档。《会议纪要》由企业管理部上传公司OA，方便员工知识共享。

六、会议接待

1、接待管理：

总经理办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况确定接待方式。必要时由办公室负责统筹，会议接待成立会务组，填报《会议任务单》（见附件1）确定会务组负责人，项目会议会务组负责人原则上由业务部门经理担任，其他由办公室负责安排，会务组负责人依据实际情况填报《客户接待计划表》和《会议接待计划表》，统筹会务组其他人员的安排。每次会议结束后，由会务组负责人与总经理办公室对会务人员表现进行考核打分，填报《会务考核打分表》（见附件7），考核结果作为薪资、职位与奖金调整的重要参考。

2、接待礼仪：

（1）仪表：面容清洁，衣着得体。

（2）举止：稳重端庄，从容大方。

（3）言语：语气温和、礼貌文雅。

（4）态度：诚恳热情，不卑不亢。

（5）迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

（6）接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

（7）过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

（8）进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

（9）座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

（10）送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

本制度由总经理办公室负责解释。

附件1：

会议任务单

附件2：

用款申请表

附件3：

会

参加会议人员签到表

附件4：

专家组名单表

附件5：

专家咨询费发放表

批准：审核：制表：

附件6：

会议申报表

附件7：

会务考核打分表