黑龙江省档案局关于印发《黑龙江省＜归档文件整理规则＞实施细则

黑龙江省档案局关于印发《黑龙江省＜归档文件整理规则＞

实施细则》的通知

【法规类别】机关工作综合规定

【发布部门】黑龙江省档案管理局

【发布日期】2017.09.28

【实施日期】2017.09.28

【时效性】现行有效

【效力级别】地方规范性文件

黑龙江省档案局关于印发《黑龙江省〈归档文件整理规则〉实施细则》的通知

各市（地）档案局，绥芬河市、抚远市档案局，省（中）直各单位、省农垦总局、省森工总局、在哈大专院校档案部门：

为进一步促进机关文书档案的规范化、标准化整理，现将《黑龙江省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称细则）印发给你们，请认真贯彻执行。

黑龙江省档案局

2017年9月28日附件1：

黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则

第一章总则

第一条为规范归档文件的整理方法，加强档案基础业务建设，提高全省档案工作标准化、规范化、信息化水平，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），结合我省实际，制定本细则。

第二条本细则适用于黑龙江省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理，其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

第二章术语和定义

第三条本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

第四条本细则所称归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

第五条本细则所称件是归档文件的整理单位。

第六条本细则所称档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

第三章整理原则

第七条本细则规定作为文书档案保存的归档文件整理工作要符合“简化整理、深化检索”的原则。

第八条归档文件收集应齐全完整，保管期限划分应客观准确。各立档单位按照国家档案局的相关要求，结合本单位职能和各部门工作实际，及时修订完善本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报送同级档案行政管理部门审查同意后执行。

第九条归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

第十条归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

第十一条归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

第十二条归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

第四章整理的一般要求

第十三条组件（件的组织）

（一）件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件，法律法规等重要文件的历次修改稿数量多的，可各为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；未装订、式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单与收文为一件，发文稿纸与正本、定稿为一件。

（二）件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。来文在前，复文依次排列在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

第十四条分类

（一）立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

（二）归档文件分类方案一般采用年度-机构（问题）-保管期限